13 Beantwoording commissievragen VVD raadscie. 3-2 agendapunt 5.1 Investeren in een toekomstbestendig gemeentehuis

Zaaknummer Documentnummer

Z-25-543373 DOC-25-996323

Naam commissielid

D. Dekker

Fractie

VVD

Onderwerp

Commissievragen VVD raadscie. 3-2 agendapunt 5.1 Investeren in een toekomstbestendig gemeentehuis 24 januari 2025

Datum waarop de vraag is gesteld Beantwoording uiterlijk woensdag 15:00 uur voorafgaand aan de commissievergadering. Portefeuillehouder Jeroen Broeders Afdeling

Over het inkoopproces hebben we de volgende vragen: 1.

Klopt het dat het (meegestuurde) inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 nog steeds van kracht is?

antwoord

Bij de opdrachtverlening aan Mecanoo was het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 met de specifieke nadere regels van kracht.

In het inkoopbeleid zijn de volgende passages te lezen: • Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Wij houden rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, houden wij rekening met regionaleen lokale ondernemers. • Wij bevorderen eerlijke mededinging. De ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Dit realiseren wij door objectief, transparant, nondiscriminerend en proportioneel te handelen. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking. Hierover hebben wij de volgende vragen: 2.

Vind u dat ondernemers gelijke kansen gekregen hebben bij de enkelvoudige onderhandse uitvraag naar Mecanoo?

antwoord

Zoals eerder beantwoord hebben we gezocht naar een architectenbureau dat de vaardigenheden architectuur, binnenhuisarchitectuur, interieur, stedenbouw en landschap in één organisatie verenigt. Verder was een belangrijk criterium ervaring met renovaties van gemeentehuizen en andere publieke gebouwen. Geen van de bij ons bekende regionale architectenbureaus verenigt de genoemde criteria en vaardigheden.

*ZBC6A4378C2*

Beantwoording vragen voorafgaand aan de raadscommissie

3.

Vind u dat u eerlijke mededinging bevorderd heeft met de keuze voor de enkelvoudige onderhandse uitvraag naar Mecanoo?

antwoord

Zoals eerder beantwoord is er gekozen voor een enkelvoudige onderhandse opdrachtverstrekking aan Mecanoo met de criteria zoals benoemd in het antwoord op vraag 2. De keuze voor de enkelvoudige onderhandse aanbesteding is conform ons inkoopbeleid.

4.

Had een openbare procedure niet tot scherpere prijsstelling en betere tarieven kunnen leiden?

antwoord

In algemene zin leidt een lagere kwaliteit tot lagere tarieven. Ons streven was om te selecteren op kwaliteit en prijs.

5.

De prijs/kwaliteit verhouding van het gekozen architectenbureau met de vereiste kwaliteiten (zie vraag 2) is evenwichtig. Had een openbare procedure niet kunnen leiden tot creatievere invullingen van scenario’s? Specifiek doelen wij op scenario’s zonder corridor of verplaatsing van het werkcafé.

antwoord

De vraag wat creatief is, is subjectief. Of het ene scenario creatiever is dan het andere scenario is om deze reden niet te beantwoorden.

6.

Had een openbare procedure niet kunnen leiden tot lagere (meer)kosten?

antwoord

Zie het antwoord op vraag 4.

7.

Is er een collegebesluit vastgelegd met onderbouwing waarom is afgeweken van het beleid om ondernemers gelijke kansen te geven en eerlijke mededinging te bevorderen?

antwoord

Met het gunnen van de offerte is op dit punt niet afgeweken van het Inkoopbeleid en aanbestedingsbeleid waarmee een afwijkingsbesluit hierover door het college niet van toepassing is.

8.

U geeft aan dat er geen direct contact is geweest met lokale architectenbureaus. Hoe weet u zeker dat deze niet aan de eisen kunnen voldoen of in combinatie hadden willen aanbieden op de opdracht?

antwoord

We hebben gezocht naar een architectenbureau dat de vaardigheden architectuur, binnenhuisarchitectuur, interieur, stedenbouw en landschap in één organisatie verenigt. Geen van de ons bekende regionale bureaus verenigt deze vaardigheden in één bureau.

In de beantwoording van raadsvragen wordt aangegeven dat gekozen is voor een enkelvoudig onderhandse uitvraag en dat het maximum voor een dergelijke uitvraag 50.000 euro is. Bij het inzien van de offerte hebben wij geconstateerd dat het originele bedrag 47.000 euro is. Oftewel net binnen de grens. Eveneens is aangegeven dat de opdracht inclusief meerwerk voor het masterplan is uitgekomen op 98.000. Wij hebben hierover de volgende vragen: 9.

U heeft gekozen voor de enkelvoudig onderhandse uitvraag met een maximum van 50.000,-. Is het niet zo dat als er meerwerk uit deze opdracht naar voren komt, dat boven de 50.000,- gaat, er alsnog een andere procedure gevolgd dient te worden? Een meervoudig onderhandse uitvraag of een openbare uitvraag?

antwoord

Bij de constatering van onvoorziene omstandigheden waardoor de waarde van de opdracht alsnog boven het drempelbedrag voor enkelvoudig onderhands aanbesteden uitkomt maar onder het Europese drempelbedrag blijft, kan er alsnog een meervoudige onderhandse of openbare uitvraag worden gedaan. Daarnaast is het mogelijk dat wij een besluit nemen om af te wijken van het Inkoopbeleid en aanbestedingsbeleid om deze kosten alsnog te maken onder de enkelvoudig gegunde opdracht. De Specifieke nadere regels inkoop & aanbestedingsbeleid bieden ons deze mogelijkheid.

10.

Als dat niet zo is, dan kan elke opdracht toch rechtstreeks enkelvoudig onderhands aan een leverancier gegund worden wanneer deze start met een opdrachtwaarde minder dan 50.000?

antwoord

Zie het antwoord op vraag 9. Het Inkoop en aanbestedingsbeleid biedt ons de mogelijkheid om beargumenteerd af te wijken van de Specifieke nadere regels Inkoop & aanbestedingsbeleid.

11.

U geeft in beantwoording van raadsvragen aan dat er een offerte, een startformulier en een opdracht beschikbaar zijn in het aanbestedingsdossier. De offerte ligt bij het secretariaat. Kunt u de andere twee ook beschikbaar maken?

antwoord

Deze informatie is inmiddels in uw bezit.

12.

Is er een collegebesluit genomen om meerwerk boven de 50.000 goed te keuren zonder daarvoor een meervoudige of openbare aanbestedingsprocedure te volgen? Zo nee, waarom niet, Zo ja, kan dit besluit gedeeld worden?

antwoord

Er is nog geen afwijkingsbesluit genomen door het college voor het meerwerk. Dit staat gepland.

13.

Is het mogelijk om een uitspraak van de accountant te krijgen over rechtmatigheid van de gang van zaken waarin een leverancier enkelvoudig onderhands gecontracteerd wordt voor een waarde die net onder de 50.000 ligt, waarna het totaal uitkomt op het dubbele? Indien ja, zouden wij daar graag een verslag van ontvangen.

antwoord

Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college conform de controleverordening gemeente Medemblik 2023 en 2024. Aan de hand van de controleverordening en met inachtneming van de Europese drempelwaarden voor inkoop en aanbesteding toetst de accountant of de informatie die het college opneemt in de rechtmatigheidsverantwoording juist, toereikend en volledig is. Door het voorgenomen afwijkingsbesluit is er, ons inziens, geen sprake van onrechtmatigheid, zie ook antwoord 12.

14.

Kunt u alle correspondentie (mail, chat, sms, whatsapp) m.b.t. het meerwerk met ons delen? Hierbij denken wij aan inschattingen, akkoorden op uren, onderwerpen waar meerwerk aan is besteed dergelijke.

antwoord

Zoals in onze brief aan u over beantwoording raadsvragen toekomstbestendig gemeentehuis is aangegeven, hebben wij een opdracht bij DeSom uitgezet om alle beschikbare correspondentie uit onze mailboxen te achterhalen. De correspondentie waar u hier naar vraagt maakt hier onderdeel van uit. Wij verwachten deze informatie vrijdag aanstaande beschikbaar te stellen.

15.

Kunt u de facturen die door Mecanoo zijn verstuurd ter beschikking stellen? Inclusief eventuele verantwoordingen van uren en/of werkzaamheden.

antwoord

Deze zijn onderdeel van de correspondentie waarnaar in vraag 14 verwezen wordt.