12 ARCHIEF Raadsvragen VVD n.a.v. beantwoording aanvullende commissievragen Investeren in een toekomstbestendig gemeentehuis

Beantwoording vragen raadsleden Nummer

DOC-24-983283

Zaaknummer

Z-23-482394

Datum waarop de vraag is gesteld:

19 december 2024

Fractie:

VVD

Raadslid:

D.P.J. Dekker

Afdeling Onderwerp

Raadsvragen VVD n.a.v. beantwoording aanvullende commissievragen Investeren in een toekomstbestendig gemeentehuis

Portefeuillehouder Termijn beantwoording is 30 dagen Inleiding Naar aanleiding van uw antwoorden op de eerder gestelde vragen over de keuze voor Mecanoo als architectenbureau voor het Masterplan, blijven er nog een aantal zaken onduidelijk. De beantwoording roept namelijk nieuwe vragen op over de gehanteerde werkwijze en de naleving van het gemeentelijke aanbestedingsbeleid. U geeft aan dat voor het Masterplan geen regionaal adviesbureau beschikbaar was met de benodigde kennis en ervaring. Dit is echter gebaseerd op bedrijfsinformatie, beschikbare portfolio’s en uitgevoerde projecten van complexere openbare gebouwen. De vraag blijft of hiermee een uitgebreid onderzoek is gedaan en of er contact is gezocht met regionale architectenbureaus. Het blijft onduidelijk of er überhaupt een bredere selectieprocedure is geweest of dat er vooraf al is vastgesteld dat Mecanoo de enige geschikte partij zou zijn. Daarnaast wordt gesteld dat de opdrachtverstrekking heeft plaatsgevonden conform het gemeentelijk aanbestedingsbeleid. Toch is niet duidelijk welke specifieke regels binnen dat beleid zijn gevolgd en hoe het proces is gedocumenteerd. Er is geen duidelijkheid over welke aanbestedingsvorm is gekozen (enkelvoudig, meervoudig of Europees). Welke selectiecriteria zijn gehanteerd bij de beoordeling van Mecanoo.

Of er een volledig aanbestedingsdossier aanwezig is dat deze keuzes onderbouwt. Daarnaast heeft een fractielid de offerte gelezen die ter inzage bij de griffie ligt. Uit de offerte blijkt bijvoorbeeld dat er toch uurtarieven zijn afgesproken met dit bureau. Wat betreft de naleving van de artikelen 2.1 en 4.3 uit het aanbestedingsbeleid, is op basis van de antwoorden moeilijk te bepalen of hieraan is voldaan. 1. Uurtarieven: Klopt het dat er in de offerte van Mecanoo toch uurtarieven zijn afgesproken? Waarom is dit niet duidelijk aangegeven in de beantwoording van eerdere vragen? antwoord

2a.

Artikel 2.1 en 4.3 (Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017): Is destijds voldaan aan de regels die op dat moment golden? Hoe is dit gecontroleerd?

Antwoord

2b.

Kunt u ons meenemen in de specifieke stappen die zijn genomen om dit te waarborgen?

Antwoord

3a.

Aanbestedingsvorm: Welke aanbestedingsvorm (enkelvoudig, meervoudig of Europees) is toegepast bij de opdrachtverlening aan Mecanoo?

Antwoord

3b.

Hoe is deze keuze onderbouwd in relatie tot de geldende drempelwaarden

Antwoord

4a.

Selectiecriteria: Welke selectiecriteria zijn gehanteerd bij de keuze voor Mecanoo?

Antwoord

4b.

Is deze keuze objectief beoordeeld en vastgelegd in een aanbestedingsdossier?

Antwoord

5a.

Betrokkenheid van regionale partijen: Welke stappen zijn genomen om regionale architectenbureaus te betrekken bij het offertetraject?

Antwoord

5b.

Zijn offertes opgevraagd of gesprekken gevoerd met lokale partijen? Zo nee, waarom niet?

Documentnummer: DOC-24-983283

2 van 3

Antwoord

6a.

Documentatie van het proces: Is er een volledig aanbestedingsdossier waarin de stappen en keuzes in het proces zijn vastgelegd?

Antwoord

6b.

Zijn de stappen die binnen het gemeentelijk aanbestedingsbeleid zijn genomen, gedocumenteerd en gecontroleerd?

Antwoord

7.

Toetsing op regels: Is getoetst of de gevolgde werkwijze in strijd is met de aanbestedingsregels?

Antwoord

8.

Raadskaders: Is de raad voldoende in de gelegenheid gesteld om de kaders voor de renovatie vast te stellen?

Antwoord

9.

Second opinion: Hoe staat u tegenover het inschakelen van een second opinion om de gemaakte keuzes en gevolgde procedure te toetsen?

Antwoord

10a.

Kunnen tegenvallers in de kosten voor het verbouwde gemeentehuis ten koste gaan van de drie grote projecten?

Antwoord

10b.

Zo ja, is het dan niet verstandig om eerst de drie grote projecten uit te voeren en dan pas het gemeentehuis?

Antwoord

Documentnummer: DOC-24-983283

3 van 3