11 DOC-23-684672 - 2g. DeSom - voorjaarsrapportage 2023

VOORSTEL aan Dagelijks Bestuur

Datum

3 april 2023

Nummer

Opsteller

Namens MT SSC DeSom, M.A. Vrolijk.

Onderwerp

Vaststelling Voorjaarsrapportage 2023

Samenvatting

De Voorjaarsrapportage 2023 betreft een bijstelling van de Begroting 2023 ten bedrage van € 485.000, waarvan we de structurele gevolgen voor een bedrag van € 470.000 meenemen in Begroting 2024 als gevolg van actuele inzichten en een status update van de lopende projecten.

Voorstel

Akkoord gaan met de Voorjaarsrapportage 2023 en deze aan te bieden aan de gemeenteraden met het verzoek hun zienswijzen hierop af te geven.

Interne toetsing

O Juridische gevolgen O Personele gevolgen

Nadere toelichting

Zie hieronder.

X Financiële gevolgen O Item voor de PVT

M.A. Vrolijk, Directeur a.i. SSC DeSom.

SSC DeSom Voorjaarsrapportage 2023, versie 1.0

pagina 1

BESLUIT van het Dagelijks Bestuur

Datum

24 april 2023

Nummer

Voorstel

Akkoord gaan met de Voorjaarsrapportage 2023.

Besluit

Het Dagelijks Bestuur gaat akkoord met de Voorjaarsrapportage 2023. Omdat deze rapportage leidt tot wijziging in de bijdragen van de deelnemers, besluit het Dagelijks Bestuur de Voorjaarsrapportage 2023 naar de gemeenteraden te sturen voor zienswijzen. Het Dagelijks Bestuur verzoekt de directie de Voorjaarsrapportage 2023 ter besluitvorming te agenderen in de eerstvolgende vergadering van het Algemeen Bestuur na ontvangst van zienswijzen.

Namens het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, d.d. 24 april 2023,

De voorzitter,

De directeur a.i.,

J. Franx

M.A. Vrolijk

SSC DeSom Voorjaarsrapportage 2023, versie 1.0

pagina 2

TOELICHTING

De Begroting 2023 van SSC DeSom is op 15 september 2022 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Het is goed om gedurende het dienstjaar de begroting integraal te beoordelen op basis van actualiteit en wellicht te herzien. In de budgetcyclus van SSC DeSom zijn twee momenten gepland waarbij de vastgestelde begroting integraal wordt beoordeeld op basis van actuele inzichten. In de voorjaarsrapportage wordt met name beoordeeld of uitgangspunten en eventuele aannames bij de begroting aansluiten bij de werkelijkheid. In de najaarsrapportage wordt vooral gekeken hoe de geraamde budgetten zich verhouden tot de werkelijke uitgaven en inkomsten van dat moment. De Begroting 2023 is op verzoek van de deelnemers wederom zoveel mogelijk beleidsarm opgesteld. Dit komt, omdat de informatiemanagers en CISO’s van de deelnemende gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer, Medemblik, Koggenland en de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland nog in gesprek waren met SSC DeSom over de relevante voorziene ontwikkelingen. In deze voorjaarsrapportage staan de eerste resultaten hiervan. In de tussenrapportages worden in principe de mutaties alleen incidenteel opgenomen en de structurele gevolgen worden in de eerstvolgende begroting verwerkt.

De volgende onderwerpen worden in de Voorjaarsrapportage 2023 aan u voorgelegd: 1 In de Begroting 2023 zijn ontwikkelingen aangekondigd die onafwendbaar zijn en mogelijk leiden die tot extra budgetaanvragen. Op moment van opstellen van de Begroting 2023 waren echter nog geen concrete plannen en ramingen voor handen. Daarom heeft het bestuur destijds besloten deze ontwikkelingen te agenderen op het moment dat deze ontwikkelingen zich aandienen; 2 Begrotingswijzigingen; 3 Investeringsaanvraag.

Toelichting ad. 1 Ontwikkelingen waarvoor in de Begroting 2023 geen budget is aangevraagd. In de vastgestelde Begroting 2023 zijn de volgende ontwikkelingen op gebied van gemeentelijke informatievoorziening en digitalisering - aangeleverd door de informatiemanagers - aangekondigd: • SAAS ontwikkeling; • Data gestuurd werken; • Common Ground; • Toekomst van de werkplek. Op dit moment zijn bovenstaande ontwikkelingen nog onvoldoende uitgewerkt om de impact op de bedrijfsvoering en budgetten van SSC DeSom te kunnen bepalen. Mogelijk volgt later dit jaar in de Najaarsrapportage 2023 een budgetaanvraag voor deze specifieke ontwikkelingen. Hieronder volgt per ontwikkeling een nadere toelichting.

SSC DeSom Voorjaarsrapportage 2023, versie 1.0

pagina 3

SAAS ontwikkeling Alle applicatieleveranciers streven naar SAAS ontwikkeling, maar we zien dat het tempo van de daadwerkelijke ver-SAAS-ing de afgelopen jaren achterbleef bij de eerdere verwachtingen. In tegenstelling tot de verwachte afname van de infrastructuur en beheerlast voor SSC DeSom, signaleerden wij afgelopen jaren zelfs een groei. Daarnaast constateerden we dat na de overstap naar SAAS de oude applicatie en data vaak toch beschikbaar moet blijven omdat er geen volledige conversie plaatsvond of omdat functionaliteit nog in ontwikkeling was. Door de SAAS ontwikkelingen en de nieuwe koppelvlakken is onze infrastructuur veel complexer geworden en verschuiven de verantwoordelijkheden. Dit vraagt om duidelijke demarcatie van de verantwoordelijkheden en nieuwe beheerafspraken. Hierover zijn we met de deelnemers in gesprek op gebied van informatiemanagement, architectuur en informatiebeveiliging. Data gestuurd werken SSC DeSom heeft een eigen dataplatform opgezet waarmee rapportages en dashboards ontwikkeld kunnen worden. SSC DeSom gebruikt dit platform nu alleen om te rapporteren aan de deelnemers over de dienstverlening. Omdat Business Intelligence officieel (nog) niet tot onze dienstverlening behoort, beschikken wij niet over de middelen en de medewerkers om dit verder te ontwikkelen en goed te kunnen beheren.

Het is aan de deelnemers om hier een tijdpad en kosten aan te verbinden. Aan de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland en de SED organisatie levert SSC DeSom een dataplatform waarmee zij zelf aan de slag kunnen. De verbruikskosten hiervan worden één-op-één doorbelast aan deze organisaties. Het beheeraspect is wel een aandachtspunt. Common Ground SSC DeSom en zijn deelnemers ontwikkelen zelf geen applicaties. Hiervoor zijn wij sterk afhankelijk van de applicatieleveranciers. Pas als er concrete ontwikkelingen en opdrachten vanuit de deelnemers zijn, kunnen we gezamenlijk onderzoeken wat dit betekent voor onze huidige infrastructuur en voor de dienstverlening van SSC DeSom. Hierbij dienen informatiemanagement, architectuur en informatiebeveiliging betrokken te worden. Een eerste opdracht in dit kader is in 2022 door de SED organisatie verstrekt aan SSC DeSom. Gezamenlijk wordt een zogenaamd SSC DeSom Azure Kubernetes platform ontwikkeld, waarmee de SED organisatie een aantal gemeentelijke GEO bronnen op haar website wil ontsluiten voor haar burgers. Toekomst van de werkplek Afgelopen jaren is gezamenlijk met de deelnemers een nieuwe digitale werkplek (DWO) ontwikkeld en deze is gefaseerd in gebruik genomen gedurende de periode 2019-2020. Het DWO project is in 2021 beëindigd na implementatie van de afgesproken basisfunctionaliteiten.

Vanuit de Adviescommissie is aan de informatiemanagers gevraagd om gezamenlijk met SSC DeSom een DWO Roadmap op te stellen en voorstellen te leveren voor noodzakelijke doorontwikkeling van de werkplek. Dit heeft in 2022 geleid tot een advies over de DWO Roadmap inclusief voorstellen voor de toekomst van de verouderde Citrix en de VDI werkplek. In september 2022 heeft de Adviescommissie opdracht verstrekt voor het uitvoeren van een tweetal Proof of Concepts (POC’s) om de beoogde doorontwikkeling te kunnen testen. De POC voor de VDI werkplek diende zo spoedig mogelijk gepland te worden in verband met risico’s door end-of-life situatie van de oude VDI werkplek en is inmiddels succesvol uitgevoerd. In deze voorjaarsrapportage worden budget c.q. investeringen gevraagd voor een structurele oplossing. De POC voor de opvolger van de Citrix werkplek staat in 2023 als project gepland.

SSC DeSom Voorjaarsrapportage 2023, versie 1.0

pagina 4

Toelichting ad. 2 Begrotingswijzigingen. De structurele gevolgen vanuit de Jaarstukken 2022 hebben ook gevolgen voor de Begroting 2023 en zijn in de Voorjaarrapportage 2023 als incidentele bijramingen verwerkt. Voor de verdere dienstjaren worden de structurele gevolgen in de desbetreffende begrotingen opgenomen. De actuele raming van benodigde budgetten in dit kader wijkt iets af van het tekort op deze onderdelen zoals in de Jaarstukken 2022 is gepresenteerd. De nieuwe CAO Gemeenten en inflatieontwikkelingen zijn daar debet aan. Licenties incidenteel € 120.000 De licentiekosten van SSC DeSom worden beïnvloed door externe factoren, waar SSC DeSom zelf geen invloed op heeft. Enerzijds worden we geconfronteerd met prijsstijgingen vanuit vrijwel alle softwareleveranciers. Anderzijds zien we al enige jaren bij alle deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland een forse toename van het aantal gebruikers. Per saldo was er op 1 januari 2023 sprake van tachtig gebruikers meer dan het jaar daarvoor, ondanks de eind 2022 uitgevoerde opschoonacties bij de aangesloten organisaties. Omdat de aan de standaard werkplek en centrale functionaliteiten gekoppelde licenties onder de centrale contracten en begroting van SSC DeSom vallen, heeft een toename van het aantal medewerkers bij de aangesloten organisaties direct invloed op de licentiekosten van SSC DeSom.

Het aantal meldingen van indiensttreding viel de afgelopen jaren steeds hoger uit dan het aantal meldingen van uitdiensttreding, waardoor SSC DeSom genoodzaakt was om tussentijds steeds extra licenties aan te schaffen. Anders kan de nieuwe medewerker namelijk niet inloggen en werken. Daarbij komt dat bij een melding van uitdiensttreding deze licenties vanwege verplichte bewaartermijnen niet direct vrijgegeven kunnen worden voor een nieuwe medewerker. In 2022 is in overleg met de deelnemers Architectuur tooling geselecteerd en begin 2023 daadwerkelijk aangeschaft. De licentiekosten van deze software is in deze voorjaarsrapportage bijgeraamd. Het is de bedoeling dat SSC DeSom hierin de technische basisarchitectuur gaat weergeven. Desgewenst kunnen deelnemers additionele licenties aanschaffen om hun functionele informatie architectuur vorm te geven. Gemeente Medemblik heeft dit al gedaan en gaat gelijktijdig met SSC DeSom aan de slag. Het hier vermelde bedrag bevat de al in de Jaarstukken 2022 aangekondigde structurele stijging van de licentiekosten, vermeerderd met de actuele toename van gebruikers en de licentiekosten voor de nieuwe Architectuur tooling van SSC DeSom. De financiële gevolgen zijn geheel structureel.

Salarissen incidenteel € 230.000 Er zijn in 2022 diverse wijzigingen in de CAO Gemeenten geweest en gelet op de uitkomsten van de recente CAO onderhandelingen zijn deze kosten ook meegenomen. De financiële gevolgen zijn geheel structureel. Externe dienstverleningscontracten incidenteel € 110.000 In 2022 is het project Vervanging on-premise infrastructuur door een Hybride Cloud Infrastructuur afgerond en zijn de nieuwe beheercontracten in gegaan. De nieuwe beheercontracten zijn uitgebreider en duurder dan de oude beheercontracten die nog waren gebaseerd op het diensten- en prijsniveau van 2014. Het externe dienstverleningsbudget zal dientengevolge structureel bijgesteld moeten worden. Het exacte effect van de gewenste vervanging van de VDI servers op de huidige externe dienstverleningscontracten is nog niet bekend. SSC DeSom vermoedt dat dit wel extra kosten zal veroorzaken, omdat de oude VDI omgeving niet in deze contracten was opgenomen. De eventuele structurele gevolgen hiervan worden verwerkt in de najaarsrapportage.

SSC DeSom Voorjaarsrapportage 2023, versie 1.0

pagina 5

Huur rack serverruimte Wognum voor RAAS servers deelnemers incidenteel € 10.000 SSC DeSom huurt sinds 1 oktober 2022 geen racks meer van gemeente Medemblik, maar alle deelnemers hebben nog wel een RAAS server (Reisdocumenten aanvraag en Archief Station) voor burgerzaken in Wognum staan. Alle deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun RAAS server en hebben besloten hun RAAS niet te willen verplaatsen. Ook willen ze graag dat SSC DeSom voor hen de dagelijkse tapewissel blijft uitvoeren. De huur- en energiekosten voor deze RAAS servers willen alle deelnemers graag zo eenvoudig mogelijk via SSC DeSom laten verrekenen. Gemeente Medemblik wil hiervoor namelijk geen individuele dienstverleningsovereenkomst afsluiten. Daarom wordt in de begroting van SSC DeSom de het voor het beheer van RAAS servers in Wognum geschatte extra benodigde budget bijgeraamd. De financiële gevolgen zijn geheel structureel Project P800 Vervanging VDI infrastructuur incidenteel € 15.000 De huidige servers zijn end-of-life. Er is recent een succesvolle Proof of Concept (POC) uitgevoerd voor de vervanging van de oude VDI werkplekken van de deelnemers. Voor de gewenste structurele oplossing dienen er nieuwe servers aangeschaft en ingericht te worden. De geschatte projectkosten voor de implementatie van de nieuwe servers zijn in deze voorjaarsrapportage opgenomen.

Het betreft alleen de kosten voor inzet van de benodigde leveranciers en specialisten. De financiële gevolgen zijn incidenteel. In totaal worden er in deze voorjaarsrapportage € 485.000 aan additionele kosten gevraagd om invulling te kunnen geven aan de reguliere dienstverlening.

Toelichting ad. 3 Investeringsaanvraag. Project P800 Vervanging VDI infrastructuur investeringskrediet € 75.000 De huidige VDI servers zijn end-of-life en dienen op zeer korte termijn vervangen te worden. De informatiemanagers adviseren de benodigde servers zo spoedig mogelijk aan te schaffen. Daarvoor is een investeringskrediet van € 75.000 nodig. Voor dit bedrag worden drie servers geleverd om het gewenste aantal VDI werkplekken te kunnen creëren. De informatiemanagers leveren overigens nog een advies over de vervanging van de VDI aan de Adviescommissie op. De kapitaallasten zullen vanaf dienstjaar 2024 in de begroting worden opgenomen. Overzicht kapitaallasten (bedragen x € 1): Dienstjaar 2024 2025 2026 2027 2028 Totaal

Afschrijving 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 75.000

Rente 4% 3.000 2.400 1.800 1.200 600 9.000

SSC DeSom Voorjaarsrapportage 2023, versie 1.0

pagina 6

RISICOPARAGRAAF

Ontwikkeling gemeentelijke infrastructuur & security Over het in 2022 opgestelde Meerjaren Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging heeft nog geen besluitvorming plaatsgevonden. In de Kaderbrief 2024 heeft SSC DeSom wel de verwachte additionele kosten voor informatiebeveiliging en het verhogen van de digitale weerbaarheid aangekondigd. Dit omdat er in verband met het verhoogde dreigingsniveau structureel meer en geavanceerdere maatregelen getroffen zullen moeten worden om de continuïteit en informatieveiligheid te kunnen borgen. SSC DeSom is continue in overleg met de deelnemers over nieuwe en aanvullende ontwikkelingen aangaande de informatiebeveiliging. De verwachting is dat er in 2023 aanvullend budget voor beveiliging nodig zal zijn. Het dreigingsniveau, maar ook de eisen vanuit landelijke wet- en regelgeving kunnen immers vrij abrupt wijzigen. Mocht dit aan de orde zijn dan wordt dit voorgelegd aan het bestuur. VNG GT Connect / ATOS Voor de ontwikkeling van de gemeentelijke infrastructuur telefonie en vervanging van onze huidige telefonie oplossing, is door de deelnemers in 2018 gekozen voor een gezamenlijke deelname aan de landelijke aanbesteding GT Connect via de VNG. Voor SSC DeSom was dit project pas in 2022 gepland en er was nog geen budget toegekend.

In december 2020 heeft de VNG de raamovereenkomst met ATOS echter wegens non-conformiteit éénzijdig beëindigd waarna ATOS een kort geding is gestart. Ondanks dat SSC DeSom nog niet was gestart met dit project en nog geen nadere overeenkomst had gesloten met ATOS, betekent dit wel een zeker risico voor SSC DeSom en haar deelnemers. In 2021 is in het kort geding uitspraak gedaan en is ATOS in het ongelijk gesteld waarna ATOS een bodemprocedure heeft gestart. In 2022 is er getracht een schikking te treffen, maar die werd niet unaniem geaccepteerd. In februari 2023 schijnt de VNG wel akkoord te hebben gegeven op een schikking, maar op dit moment is niet duidelijk wat de exacte impact hiervan voor SSC DeSom en haar deelnemers zal zijn. Financiële situatie In 2022 zijn alle bestemmingsreserves vrijgevallen en heeft SSC DeSom per 1 januari 2023 alleen nog de beschikking over een algemene reserve van € 161.000. SSC DeSom financiert de aanschaf van laptops en telefoons, gebruik printers, niet-standaarddienstverlening, enzovoorts voor ten behoeve van de deelnemers en afnemer met afrekening na afloop van een kwartaal. Ondanks de afrekening per kwartaal komt de liquiditeitspositie van SSC DeSom toch onder druk te staan. Dit wordt vervolgens opgelost met het kortstondig aantrekken van kasgeldleningen.

Door de thans stijgende rentepercentages voor dit soort leningen levert dat extra kosten voor SSC DeSom op.

SSC DeSom Voorjaarsrapportage 2023, versie 1.0

pagina 7

Totaaloverzicht budgetten 2023 en doorberekening mutaties naar deelnemers (bedragen x € 1): Product

Begroting 2023 na eerste begrotingswijziging

Incidentele mutaties VJR 2023

Lasten Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Licenties Audits inzake licenties Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente

781.400 1.288.600 28.000 263.400 267.600 10.000

Organisatiekosten Salarissen Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten

3.187.900 80.500 133.900 66.600 121.100

Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur- en energie serverruimten Bijdrage ondersteunende diensten

213.800 114.000 45.300

Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Externe dienstverleningscontracten

231.700 146.900

Onvoorzien

10.000

Totaal lasten

6.990.700

485.000

Baten Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Westfriesland

6.328.300 662.400

485.000

Totaal baten

6.990.700

485.000

Baten en lasten diverse dienstverlening

-

Totaal saldo van baten en lasten

-

Mutatie reserves

-

Geraamd resultaat

-

Gemeente Drechterland Enkhuizen Stede Broec Opmeer Medemblik Koggenland Totaal

SSC DeSom Voorjaarsrapportage 2023, versie 1.0

Inwoners per 1 januari 2022 19.978 18.620 21.952 12.074 45.450 23.041 141.115

Structurele mutaties VJR 2023

Bijgestelde Begroting 2023

781.400 1.408.600 28.000 263.400 282.600 10.000

120.000

15.000

230.000

3.417.900 80.500 133.900 66.600 121.100

213.800 124.000 45.300

10.000

231.700 256.900

110.000

10.000 -

7.475.700

6.813.300 662.400 -

7.475.700 -

-

-

-

-

Incidentele mutaties 68.700 64.000 75.400 41.500 156.200 79.200 485.000

-

Structurele mutaties -

-

Aanpassing Bijdrage 2023 68.700 64.000 75.400 41.500 156.200 79.200 485.000

pagina 8