09 DOC-24-831149 - 2f. DeSom - advies zienswijze begroting

Begroting 2025 gemeenschappelijke regelingen DeSom

Risicoprofiel: middel

DOC-24-831149

Doelstelling GR (tekst uit de regeling) Het belang van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering door het SSC van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. Voorstel zienswijze raad Een positieve zienswijze uit te brengen op de begroting 2025 van SSC DeSom, onder voorbehoud van een positieve, formele besluitvorming rondom DeSom 2.0. Argumenten 1. 2.

De risico’s die naar aanleiding van de kadernota 2025 onder de aandacht van het bestuur zijn gebracht zijn in de begroting 2025 opgenomen, dan wel nader toegelicht. Zie onderstaand. Zowel de klankbordgroep als de adviescommissie hebben een positief advies uitgebracht op de begroting. Aanvullende vragen en adviezen in het voortraject zijn door SSC DeSom beantwoord en/of verwerkt in de begroting 2025.

Verwerking zienswijze kadernota 2025 naar begroting 2025 Reactie gemeente zienswijze kadernota Ons college heeft op 16 januari en onze raad op 15 februari besloten een positieve zienswijze uit te brengen op uw kadernota 2025: De kaderbrief bevat nog wel enkele risico’s die wij nadrukkelijk onder de aandacht bij uw bestuur brengen. Deze zijn: - In de kadernota worden de kosten voor DeSom 2.0 reeds genoemd. Ondanks dat de Business Case in eerste instantie positief is ontvangen heeft hierover nog geen besluitvorming plaatsgevonden. Ondanks het feit dat DeSom 2.0 niet is meegenomen in het financiële eindplaatje voor 2025 dient te worden opgemerkt dat de nu geraamde bedragen allerminst definitief zijn. Er zijn nog geen specifieke afspraken met betrekking tot de precieze te leveren diensten en kosten. Gedegen meningsvorming en advisering heeft nog niet plaatsgevonden. Feitelijk zou de passage over DeSom 2.0 geen onderdeel moeten zijn van deze kaderbrief. -

In de kaderbrief is ook het financieel effect van de najaar rapportage 2023 SSC DeSom en het Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025 SSC DeSom alvast verwerkt. Inmiddels heeft het AB van SSC DeSom hierover een negatief besluit genomen. De financiële paragraaf is derhalve niet actueel en dient te worden geactualiseerd.

-

DeSom gaat uit van het langer in gebruik blijven van bestaande hardware die in 2025 economisch is afgeschreven. Daarnaast wordt aangenomen dat bestaande apparatuur in het huidige datacenter blijft staan. Beoogd wordt om (extra) kosten te voorkomen. Mogelijk is dit, gezien de huidige ontwikkelingen en onzekerheden, een te optimistisch scenario.

-

De door DeSom geschetste positieve ervaringen met het huidige telefonieplatform worden niet bij alle deelnemers herkend. In 2024 zal daarom een inventarisatie plaatsvinden om de functionele telefonie- en bereikbaarheidsbehoefte voor de toekomst van de gemeentelijke telefonie, bereikbaarheid en communicatie opnieuw te bepalen. Daar waar DeSom impliciet uitgaat van een verlenging van het

Begroting 2025 gemeenschappelijke regelingen huidige contract betekent dat nog geen zekerheid. Als uit de inventarisatie blijkt dat behoeften niet aansluiten bij het huidige platform dan heeft dit mogelijk andere dan aangegeven (structurele) financiële gevolgen. -

Voor de doorontwikkeling van de moderne werkplek worden incidentele en structurele budgetten aangevraagd. Dit betreft ontwikkelingskosten, de vervanging van devices voor gemeenten is onderdeel van de reguliere begroting. De exacte inrichting en eisen hiervan zijn daarmee nog niet duidelijk. Mogelijk zal dit (structurele) financiële gevolgen hebben.

-

De Kaderbrief biedt SSC DeSom weinig/geen financiële ruimte om in te kunnen spelen op onvoorziene omstandigheden. Dit leidt veelal tot financieel voldongen feiten/reparaties achteraf. Om meer financiële rust te bewerkstelligen zou het een overweging kunnen zijn om hiervoor structureel financiële ruimte te creëren.

Dit is ook voor ons aanleiding om u uit te nodigen voor het geven van een nadere toelichting op DeSom 2.0 aan onze raad. Daarnaast geeft het college nog het volgende aan u mee: In 2026 (e.v.) komen de gemeenten in financieel zwaar weer. Het oude financieel systeem van bekostiging vanuit het Rijk loopt in 2025 af. Vanaf 2027 start een nieuw systeem. De gemeenten lopen in 2026 in totaal 3 miljard euro mis. Hiermee komen veel gemeentelijke begrotingen onder druk te staan. Het is daarom voor ons maar daarmee ook voor uw organisatie verstandig om hier alvast rekening mee te houden en over na te denken. Wij verzoeken u de zienswijze mee te nemen bij uw besluitvorming over de kadernota en ons daarover te informeren. Reactie DB SSC DeSom op zienswijze kadernota De Kaderbrief 2025 stelt de kaders voor het opmaken van de Begroting 2025 en is in december 2023 door het Dagelijks Bestuur aangeboden aan de gemeenteraden om hun zienswijzen hierop te geven. In verband met het niet vaststellen van de Najaarsnota 2023 in december 2023 en de later ontdekte omissie in de indexatie zijn Raadsinformatiebrieven nagezonden. De raad van Medemblik heeft een positieve zienswijze afgegeven waarbij nog wel risico ’s zijn benoemd die nog nadrukkelijk onder de aandacht van het bestuur zullen worden gebracht.

De raad van Koggenland heeft een positieve zienswijze afgegeven, doch exclusief de financiële gevolgen van de Najaarsnota 2023 en een aangepaste berekening van de indexatie in meerjarenperspectief. De gemeenteraad van gemeente Opmeer heeft het positieve raadsvoorstel verworpen en heeft een motie aangenomen voor onderzoek naar bezuinigingsvoorstellen voor alle gemeenschappelijke regelingen voor 2026. De SED gemeenten hebben de kaderbrief vanwege de nagezonden Raadsinformatiebrieven niet inhoudelijk behandeld. Hoewel er geen meerderheid van positieve zienswijzen is moet er uiteraard wel een begroting 2025 worden opgesteld. Het niet behandelen van de Kaderbrief 2025 door de SED-gemeenten heeft als oorzaak de foutieve toepassing van de indexatie en -voor zover ons bekend- niet de inhoud van het nieuw beleid 2025. Dit geldt volgens ons ook het verwerpen van het raadsvoorstel inzake een positieve zienswijze door de raad van Opmeer. Het ligt daarom voor de hand de begroting 2025 op te maken inclusief het nieuw beleid zoals opgenomen in de Kaderbrief 2025 en inclusief de juiste toepassing van de indexatie, ook in meerjarenperspectief. De motie van de raad van Opmeer handelt over eventuele bezuinigingen voor Begroting 2026 en hoeft niet in het kader van de begroting 2025 te worden geadresseerd.

Tot slot: de onjuiste toepassing van de indexatie heeft ook in dienstjaar 2024 financiële gevolgen voor het dienstjaar 2025. Deze kunnen in de begroting 2025 worden gedekt door de structurele gevolgen van dienstjaar

Begroting 2025 gemeenschappelijke regelingen 2023 (zoals opgenomen in de Jaarstukken 2023) op te nemen in de begroting 2025. Daarmee sluit de begroting 2025 aan bij de nagezonden memo van 12 februari 2024 inzake de Kaderbrief 2025. Deze werkwijze is conform eerder advies van de “vorige’ Klankbordgroep. Samenvatting doelstellingen Beleidsmatig De missie : SSC DeSom biedt effectieve, efficiënte en toekomstgerichte ICT-dienstverlening aan haar deelnemers en WerkSaam Westfriesland. Betrouwbaarheid, continuïteit, beveiliging, regie, klantgerichtheid en innovatie zijn onze kernwaarden. DeSom maakt in haar programmaplan 2025 een onderscheid tussen haar huidige opdracht en de voorgenomen nieuwe koers. Kenmerken hiervan -oftewel ‘DeSom 2.0’- zijn: - Standaard basisdienstverlening; Focus op ICT-kantoorautomatisering en connectiviteit. - Standaard hostingdiensten; Hosting en Differentiatie ICT diensten. - Flexibele diensten op basis van individuele en gezamenlijke opdrachten. Uitgangspunt is dat deze diensten aansluiten op relevante ICT-ontwikkelingen en (individuele) behoeften van de deelnemers. E.e.a. vergt een veranderopgave over vier sporen. Deze opgave kost tijd en de doorlooptijd is geschat op ongeveer drie jaar. In de business case is een globale planning opgenomen voor de veranderopgave naar ‘DeSom 2.0’, deze beslaat de periode 2023 - 2026.

Om die reden zijn de financiële gevolgen voor 2025, zijnde € 428.000,-, van deze veranderopgave opgenomen in deze begroting. Het gaat daarbij met name om kosten voor aanbestedingen, inrichtingskosten ICT, opleidingen personeel en overige kosten. De business case ‘DeSom 2.0’ is begin november 2023 opgeleverd aan de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever van ‘Stip op de Horizon’. Hierover moet nog besluitvorming plaatsvinden. Financieel De begroting 2025 is opgesteld met de volgende uitgangspunten: - De deelnemende gemeenten zijn Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer, Medemblik en Koggenland; - Basis voor de begroting 2025 zijn de structurele budgetten in 2024; - De gehanteerde afschrijvingstermijn voor de aanpassingen aan het gebouw en glasvezel bedraagt 10 jaar, laptops en telefoons 3 jaar en voor de overige activa 5 jaar; - Inflatiecorrectie toegepast conform de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord. - De bijdrage in 2025 van WerkSaam Westfriesland is bijgesteld op basis van reguliere indexatie; - In de begroting 2025 is onder nieuw beleid voor in totaal € 527.900,- opgenomen, deels structureel, deels incidenteel - Voor de Veranderopgave ‘DeSom 2.0’ is een post van € 428.000,- (incidenteel) op genomen. Met daarbij de opmerking dat hierover nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden.

Samenvatting doelstellingen in relatie tot het Pact van Westfriesland SSC DeSom ondersteunt deelnemers in het realiseren van doelstelling van het Pact van Westfriesland door goede ICT ondersteuning te bieden. SSC DeSom zelf levert geen directe bijdrage aan het Pact. Algemene bevindingen

Begroting 2025 gemeenschappelijke regelingen Met deze begroting maakt SSC DeSom een flinke stap voorwaarts. Zowel het advies/voortraject als de leesbaarheid zijn in vergelijking met voorgaande begroting verbeterd. Bovendien getuigt de beoogde nieuwe koers DeSom2.0 van veranderbereidheid, en daarmee houvast voor de deelnemers. Hierdoor mag de toekomst van SSC DeSom met meer vertrouwen tegemoet worden gezien. Met daarbij de kanttekening dat over de nieuwe koers, DeSom2.0, nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden. Financiële consequenties a. Gemeentelijke bijdrage Voor 2025 bedraagt de gemeentelijke bijdrage voor Medemblik € 2.545.300,-. De incidentele kosten voor het verandertraject DeSom2.0, in totaal € 428.000,- zijn hierin meegenomen. Over dit laatste heeft, zoals eerder aangegeven, nog geen formele besluitvorming plaatsgevonden. b. Kengetallen Geen bijzonderheden

Risico’s Beleidsmatig De risicomatrix in deze begroting is niet gewijzigd ten opzichte van de risicomatrix in de begroting 2024. Wel worden additionele (beveiligings)maatregelen met bijbehorende budgetten verwacht. SSC DeSom is hier regionaal continue over in gesprek: zodra deze voorstellen voldoende concreet zijn en gedragen worden door alle betrokkenen, dan worden deze aan het algemeen bestuur voorgelegd. De in de zienswijzen op de kadernota 2025 benoemde risico’s zijn onderdeel van deze begroting. SSC DeSom heeft er echter voor gekozen om deze risico’s niet nader te kwantificeren in de risicomatrix. De risicomatrix, met het daaraan gekoppelde benodigde weerstandvermogen, geeft hierdoor een onvolledig, mogelijk te optimistisch, beeld. Dit laatste vormt op zich een extra, weliswaar benoemd, niet nader gekwantificeerd, risico. Weerstandsvermogen Het weerstandvermogen is opgebouwd uit de algemene reserve en de post onvoorzien. In de begroting 2025 komt deze post uit op € 121.000,-. Het bedrag uit de risicomatrix bedraagt € 173.750,-. Een tekort derhalve van € 52.750,-. Financieel Het aantal risico’s waarvoor het weerstandsvermogen moet worden aangesproken is beperkt. De risicomatrix, die in de begroting 2025 is opgenomen, is gedurende 2024 opnieuw beoordeeld, en heeft niet geleid tot wijzigingen.