08 memo SCC DeSom

Memo inzake de (functie van) de Najaarsnota SSC DeSom Er zijn in het AB van SSC DeSom van 13 december jl. vragen gesteld over de noodzaak van een Najaarsnota, waarbij onder andere is aangegeven dat het gevraagd budget “waarschijnlijk al is uitgegeven”. In deze memo een reactie van SSC DeSom op die discussie. Bij bijna alle gemeenten en bij veel GR-en wordt een najaarsnota of “veegnota” opgesteld. De bedoeling daarvan is noodzakelijke bijstelling van budgetten, zodanig dat de jaarstukken zoveel als mogelijk aansluiten bij de ramingen. In een Najaarsnota wordt geen nieuw beleid opgenomen, maar alleen autonome mutaties: onafwendbare meer (of minder) kosten van bestaand beleid. Een belangrijke reden voor bijstelling van budgetten via een Najaarsnota is het tijdig meenemen van het AB door het DB van (financiële) afwijkingen van de begroting. Het AB wil uiteraard niet pas bij de jaarrekening worden geconfronteerd met overschrijdingen die vóór 31 december al bekend waren. Daarnaast is rechtmatig handelen door het DB een belangrijk argument om de begroting tijdig bij te stellen: in principe zijn niet geraamde uitgaven onrechtmatige uitgaven en als bij de jaarrekening een nadelig saldo meer dan 1% van het begrotingstotaal bedraagt (bij DeSom is dat al bij € 69.000) dan zal de accountant géén goedkeurende verklaring bij de jaarstukken afgeven en dat is uiteraard zeer onwenselijk.

Daarnaast kunnen in extremis DB-leden in persoon aansprakelijk worden gesteld voor overschrijdingen van de begroting, ook zeer onwenselijk. Dan is aangegeven dat -gelet op het moment van vaststelling van de Najaarsnota in december- de gevraagde middelen waarschijnlijk al zijn uitgegeven en is besluitvorming dan geen “mosterd na de maaltijd”. In de regeling van SSC DeSom is opgenomen dat een begrotingswijziging die een aanpassing van de bijdrage per inwoner tot gevolg heeft voor zienswijze aan de raden van de deelnemers moet worden voorgelegd. Dat betekent dat een najaarsnota waarin per saldo kosten worden bijgeraamd (die een aanpassing van de bijdrage per inwoner tot gevolg hebben) begin september gereed moet zijn, gelet op het besluitvormingsproces (Adviescommissie; vaststelling DB, zienswijze raden, vaststelling AB). Op het moment van opmaken van de Najaarsnota zijn de bij te ramen kosten over het algemeen nog niet (volledig) gemaakt maar op het moment van vaststelling door het AB in december (en dat kan niet anders) zullen de onafwendbare kosten inderdaad (grotendeels) al gemaakt zijn. Dat maakt echter bijraming van die kosten (zie het voorafgaande) niet minder noodzakelijk. Tot slot nog even over de besluitvorming: in de regeling is opgenomen dat de begroting -en dus ook begrotingswijzigingen- unanieme besluitvorming behoeven.

Als niet alle AB-leden instemmen met de Najaarsnota en de begrotingswijzigingen daarin dan worden deze niet vastgesteld en wordt de begroting niet gewijzigd. De accountant geeft dan geen goedkeurende verklaring bij de Jaarstukken 2023 af en het DB kan in principe hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor de overschrijding. Namens SSC DeSom, financial controller.