08 Beantwoording Commissievragen GL uit raadscie. 1-7 agendapunt 5.1 Jaarstukken 2023

Beantwoording vragen uit de raadscommissie Zaaknummer Documentnummer

Z-23-482395 DOC-24-865610

Naam commissielid

A. van der Mark

Fractie Onderwerp

GroenLinks Commissievragen GL uit raadscie. 1-7 agendapunt 5.1 Jaarstukken 2023 1 juli 2024

Datum waarop de vraag is gesteld Beantwoording uiterlijk woensdag 15:00 uur voorafgaand aan de raadsvergadering. Portefeuillehouder Michiel Pijl Afdeling Bedrijfsvoering

1. antwoord

Het contractenregister zou in 2023 op orde moeten zijn. Nu constateert de accountant bij vier nieuwe dossiers een fout bij aanbesteding. Hoe kan dat? Een contractenregister heeft veel voordelen, maar biedt geen garantie tegen aanbestedingsonrechtmatigheden bij nieuwe inkopen. Dat heeft ermee te maken dat een aanbesteding – per definitie – wordt doorlopen vóórdat de overeenkomst tot stand komt. Bij de vier dossiers waaraan wordt gerefereerd was sprake van een nieuw aangegaan contract. Het niet, of verkeerd, aanbesteden van nieuwe contracten leidt tot onrechtmatigheden, ongeacht hoe het contractbeheer vervolgens plaatsvindt. De, door onze eigen Verbijzonderde Interne Controle geconstateerde, onrechtmatigheden bestonden uit diverse inkopen waarbij niet de juiste aanbestedingsprocedure is gevolgd. Bij het inkopen van diensten, leveringen of werken met een waarde boven het wettelijk bepaalde drempelbedrag zijn gemeenten volgens het Europees aanbestedingsrecht verplicht om deze opdrachten Europees aan te besteden. Dat is in deze gevallen niet of niet correct gebeurd. Om nieuwe aanbestedingsonrechtmatigheden tot een minimum te beperken, zijn in het verleden al verschillende acties uitgezet en wordt daar nog een aantal maatregelen aan toegevoegd. De bekendheid met, en zichtbaarheid van, de inkoopadviseur is één van de belangrijkste zaken waarin we investeren.

De ervaring leert dat inkoopdossiers waarbij tijdig een inkoopadviseur is betrokken, het beste scoren op aanbestedingsrechtmatigheid. Verder is het college momenteel bezig met het opstellen van beleidsregels, die mede tot doel hebben de rol van de inkoopadviseur beter te borgen en de aandacht nogmaals te vestigen op aanbestedingsrechtmatigheid en inkoopintegriteit. Voor wat betreft de inhuur van externen geldt sinds een aantal maanden de afspraak dat dit door de betreffende vakafdeling aan de directie wordt voorgelegd middels een – vooraf - met de inkoopadviseur afgestemd voorstel. Voor de volledigheid verwijzen we ook naar onze reactie in de jaarrekening (pagina 79 – ‘Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen’).