07b TOEGEVOEGD bijlage Brandbrief Ondernemingsraad

Ondernemingsraad

Raadsleden gemeente Medemblik Dick Ketlaan 21 Wognum 13 november 2020

Een financieel gezonde gemeente met een gezonde organisatie en gezonde medewerkers Geachte raadsleden, Op donderdag 19 november a.s. besluit u over de programmabegroting 2021 en meerjarenraming 2022-2024. Gezien de enorme financiële uitdaging geen gemakkelijke opgave. Met het schrijven van deze brief zetten wij een uitzonderlijke stap. Toch voelen wij de noodzaak onze zorgen kenbaar te maken. Daarom delen wij in deze brief als ondernemingsraad van de gemeente Medemblik onze zorgen over de mogelijke gevolgen van uw besluit voor de ambtelijke organisatie. Wij motiveren deze zorgen door de mogelijke risico’s die wij als OR voor de organisatie en haar medewerkers zien te beschrijven. Wij herkennen ons in de kwetsbaarheid van de organisatie zoals het college op verschillende manieren met u deelde. Wij zien, net als het college, de gedane voorstellen voor de broodnodige investeringen in de gemeentelijke organisatie en de huisvesting als een noodzakelijke eerste stap op weg naar een gezonde organisatie. Wij vragen uw raad met klem de voorstellen van het college te volgen. Tijdens de eerste behandeling van de begroting in de raadscommissie van 9 november jl. is door een aantal fracties het signaal gegeven dat het wel wat minder kan met de begrootte kosten voor de organisatie en de huisvesting. Er wordt niet of nauwelijks gesneden in eigen vlees, zo werd gezegd.

Daarnaast zijn enkele fracties de mening toegedaan dat een investering in de organisatie niet nodig is. Wij herkennen ons daar niet in. Sterker nog, Wij benadrukken dat dit wel noodzakelijk is en steunen op dit punt het college in haar voorgestelde begroting. Organisatieontwikkeling U bent geïnformeerd over het feit dat de basis in de bedrijfsvoering niet op orde is en de organisatie is op vele fronten enorm kwetsbaar. De organisatie piept en kraakt en is al langere tijd niet in staat om de huidige vragen van het college en de raad op voldoende niveau te beantwoorden en daarmee de ambities te realiseren. De omvang en kwaliteit van de organisatie is eenvoudigweg niet voldoende. Wij komen ruim 65 fte te kort, afgezet tegen vergelijkbare gemeentes. Dit houdt een ondercapaciteit van ruim 20% in. Als u de aangevraagde middelen niet vrijmaakt om te investeren in formatie en kwaliteit, betekent dat het laten bestaan van een inefficiënte en kwalitatief onvoldoende uitvoering van beleidsprocessen, projecten en participatietrajecten. Organisatie en medewerkers zijn genoodzaakt vaker NEE te zeggen tegen verzoeken uit de samenleving en de raad om niet over het randje geduwd te worden. Wij vinden dat een ongezonde situatie. De (digitale) dienstverlening naar de inwoner en de gemeenteraad staat hiermee onder druk.

Risico: Hoge werkdruk, spanning in de organisatie en daardoor een hoger ziekteverzuim en een lagere betrokkenheid van medewerkers. Warme overdracht De komende jaren vindt er een uitstroom van medewerkers plaats als gevolg van pensionering. Belangrijk is dat de continuïteit in de bedrijfsvoering wordt gewaarborgd door tijdig nieuwe medewerkers aan te trekken en kennis kan worden overgedragen. Er is nu geen geld voor warme overdracht in de voorliggende begroting opgenomen. Wij vinden dat zorgelijk. Risico: Collega’s die geconfronteerd worden met hogere werkdruk, miscommunicatie en fouten en daardoor kans op hoger ziekteverzuim en een lagere betrokkenheid. Huisvesting Gemeente Medemblik nam in 2011 het gebouw inclusief (gebruikt) meubilair over van DSB. Hierop zijn sindsdien geen structurele investeringen gedaan in de vervanging waardoor grote delen van het meubilair en inrichting zijn versleten. Zo voldoet bijvoorbeeld 80% van de stoelen niet aan de Arbonormen, zijn bureaus niet in hoogte verstelbaar en is het tapijt aan vervanging toe. Daardoor kan de werkgever niet aan de wettelijke Arbo eisen die hiervoor gelden voldoen. Wij roepen u op vanuit goed werkgeverschap hierin uw verantwoordelijkheid te nemen. Risico: ongelukken, verhoogd ziekteverzuim en lagere medewerker betrokkenheid Het regelen van het binnenklimaat is enorm arbeidsintensief.

Er is een verouderd systeem van luchtbehandeling die hoognodig aan vervanging toe is. Nu al is er sprake van klachten bij medewerkers zoals hoofdpijn, oog-, neus-, keelirritaties. Wij hebben samen een verantwoordelijkheid voor een gezond werkklimaat en gezonde medewerkers. In de komende vier jaar is (nog) geen geld opgenomen voor groot onderhoud van de technische installaties. Dat vinden wij vanuit het oogpunt van een gezonde werkplek een grote zorg. Risico: Hoger ziekteverzuim (Sick Building Syndrome) en bij uitval van systemen mogelijk sluiting van het gebouw. Lagere betrokkenheid van medewerkers. Afsluitend Kortom, de organisatie met haar medewerkers is kwetsbaar. De nu in de begroting opgenomen investeringen voor de huisvesting en organisatieontwikkeling zien wij als minimaal noodzakelijk en een eerste stap om aan de basale kwaliteitseisen van een gezonde organisatie te voldoen. Dat geldt zowel voor het werken op kantoor als voor thuis. Wij benadrukken dat u alleen met een gezonde organisatie en met gezonde medewerkers een financieel gezonde gemeente kunt worden. Dat is de basis voor het gezond en duurzaam realiseren van uw ambities. Met vriendelijke groeten, De ondernemingsraad van Gemeente Medemblik, De voorzitter Joke Menkveld

De secretaris Ruth van Rijn

Gezien de bijzondere omstandigheden rondom Corona is de brief niet ondertekend