07 Beantwoording Commissievragen GroenLinks raadscie. 29-6 agendapunt 8.1 Jaarrekening 2022.docx

Beantwoording vragen voorafgaand aan de raadscommissie Zaaknummer Documentnummer Naam commissielid Fractie Onderwerp

Z-22-434444 DOC-23-704478 A. van der Mark GroenLinks Commissievragen GroenLinks raadscie. 29-6 agendapunt 8.1 Jaarrekening 2022 Datum waarop de vraag is gesteld 22 juni 2023 Beantwoording uiterlijk woensdag 15:00 uur voorafgaand aan de commissievergadering. Portefeuillehouder Afdeling

1.

Inleiding: In hun verklaring over de jaarrekening 2022 adviseren de accountants om meer preventieve beheersmaatregelen te treffen ter borging van de naleving van de Europese aanbestedingswetgeving. Zij adviseren om maatregelen (in de processen) in te richten om tussentijds te monitoren wat de bestedingen zijn en welke verplichtingen er aankomen, over de verschillende afdelingen heen. Vraag: Welke maatregelen zijn er genomen en worden er nog voorbereid om te kunnen voldoen aan de Europese aanbestedingsregels ?

antwoord

We hebben diverse beheersmaatregelen genomen die ertoe bijdragen dat de aanbestedingswetgeving goed (beter) wordt nageleefd. Zo moet voor iedere inkoop vanaf € 10.000 een inkoopstartformulier worden ingevuld. Via dit formulier zijn de betrokken teams op de hoogte en kunnen zij erop toezien dat de wetgeving op de juiste manier wordt toegepast. Verder moeten grote aanbestedingen online, via TenderNed, in de markt worden gezet. Daarbij is altijd een inkoopadviseur betrokken. Een risico op onrechtmatigheden is gelegen in de manier waarop de inkooporganisatie in Medemblik is ingericht (decentrale inkoop). Recent hebben we een aantal aanvullende maatregelen genomen om die risico’s te beperken. We werken toe naar een systeem van ‘gecoördineerd inkopen’, met meer centraal zicht en meer coördinerende bevoegdheden voor de ondersteunende teams. Belangrijk is de mogelijkheid van de inkoopadviseur om ‘bindend advies’ te geven wanneer de rechtmatigheid in het geding is. Dit betekent dat het betreffende advies moet worden opgevolgd en alleen bij zwaarwegende argumenten kan worden afgeweken. Daarnaast vindt intern controle plaats op de rechtmatigheid van uitgaven aan de hand van spendanalyses. Deze spendanalyses worden met ingang van 2023 tweemaal per jaar uitgevoerd.

Hoewel deze controles achteraf plaatsvinden, vloeien uit de resultaten wel aanbevelingen voort om de beheersmaatregelen te verbeteren. Door de hogere frequentie ontstaat bovendien de mogelijkheid om sneller bij te sturen en daarmee onrechtmatigheden te voorkomen.