06 Toelichting Verordening op de raadscommissie gemeente Medemblik 2023 (aangepaste versie, incl. erratum).docx

Toelichting Verordening op de raadscommissie gemeente Medemblik 2023 Artikel 3. Taken De taken van de raadscommissie zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissie bereidt de besluitvorming van de raad voor en overlegt met het college of de burgemeester. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De commissie kan zelf initiatieven ontplooien om aan aanvullende informatie te komen. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan bedrijfsbezoeken, inloopavonden, politiek café. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissie zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, op de verschillende varianten van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie.

Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissie en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de wet). Artikel 4. Samenstelling De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. De leden voor de raadscommissies worden door de raad benoemd. De commissieleden niet-zijnde raadsleden leggen na benoeming in de raadsvergadering de eed of verklaring en belofte af voor de werkzaamheden in de raadscommissies alvorens zij starten met die werkzaamheden. Zoals uit het derde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel moeten de politieke groeperingen (fracties) de commissieleden voordragen. Daarnaast moeten de commissieleden op de kandidatenlijst van de betreffende fractie hebben gestaan. Dit in verband met de ‘kenbaarheid’ (kiezerslegitimiteit) van de kandidaten bij de burgers.

De commissieleden kunnen naar eigen inzicht van de fractie ingezet worden voor de commissievergaderingen. Dit betekent dat de fractie per vergadercyclus een keuze dient te maken wie van de benoemde commissieleden deelneemt aan de vergaderingen, aangezien per commissievergadering maar twee leden per fractie daadwerkelijk aan de vergadertafel mogen plaatsnemen en er maar één het woord mag voeren over een onderwerp. Het is mogelijk dat de raad (moet) besluit(en) een voorgedragen lid niet te benoemen tot lid van een commissie. Dit kan het geval zijn wanneer een “burgerlid” niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie de toelichting op het vierde lid). Andere redenen om een dergelijke benoeming achterwege te laten zijn niet aan de orde. Artikel 5. Benoeming voorzitter en plaatsvervangend voorzitter Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. Op basis van het tweede lid, is de voorzitter geen lid van de raadscommissie die hij op dat moment

121/21100

voorzit. Op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie. Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de leden van de Raadscommissies, in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Artikel 6. Zittingsduur en vacatures De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie.

De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid. Artikel 7. De commissiegriffier Iedere raadscommissievergadering wordt ondersteund door een commissiegriffier. Een medewerker of een externe kan ook door de raad als commissiegriffier worden benoemd. In principe neemt de commissiegriffier niet deel aan de beraadslagingen. Artikel 8. Vergaderfrequentie De raadscommissievergaderingen vinden plaats op een vaste dag en tijd, voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. De vergaderdata zijn opgenomen in een jaarschema dat door het presidium wordt vastgesteld. Artikel 9. Oproep en agenda Het derde lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (tweede lid). Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken niet per post maar elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten.

In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (vierde lid). Als omtrent informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft deze informatie in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier. Raadsleden kunnen deze informatie inzien. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet). Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het zesde lid. Het opstellen van de voorlopige agenda van de commissie gebeurt door het presidium.

121/21100

Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). Naast de fysieke terinzagelegging op het stadhuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden (tweede lid). Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raads- en commissieleden. Artikel 11. Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. In artikel 11 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd. [Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn. In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd om ook in spoedeisende gevallen een openbare kennisgeving uit te kunnen doen gaan.] Artikel 12. Presentielijst De presentielijst is bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is.

Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen. Artikel 13. Opening vergadering en quorum Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 13 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van de in de raad vertegenwoordigde fracties aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid). Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering. Artikel 14. Aantal spreektermijnen Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (tweede lid).

Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). Artikel 15. Deelname aan beraadslaging door anderen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 15, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden.

Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

121/21100

Artikel 16. Spreekrecht burgers Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in deze Verordening op de raadscommissie. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’). De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de commissiegriffier. Voor het rondetafelgesprek wordt 48 uur aangehouden, zodat de commissieleden nog tijdig geïnformeerd kunnen worden. Voor het spreekrecht geldt geen termijn, zodat hiermee flexibel kan worden omgegaan. In het vijfde lid is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Als richtlijn geldt 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Dit zal zeker het geval zijn wanneer de commissie zèlf insprekers heeft uitgenodigd voor deelname aan het beraad. Artikel 18. Voorstellen van orde Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering. Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Artikel 21.

Notulen besloten vergadering Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier. Artikel 22. Opheffing geheimhouding Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Artikel 23. Toehoorders en pers Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin. Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken.

Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten

121/21100

vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.

121/21100