06 EXTERN Advies auditcommissie jaarstukken 2023

Gemeente Medemblik Raad

Uw kenmerk

1687 ZG WOGNUM

Zaaknummer

Z-24-492179

Documentnummer DOC-24-847297

Onderwerp

Bijlage(n)

0

Telefoonnummer

(0229) 85 60 00

Verzonden

25 juni 2024

Advies auditcommissie jaarstukken 2023

Geachte raad, Een van de belangrijke taken van de auditcommissie is het adviseren van de raad over de jaarstukken en de bevindingen in het accountantsverslag. Het lukte dit jaar niet om dit voor te bereiden in een vergadering met het benodigde quorum. Gezien het belang van het advies hebben de aanwezige leden van de auditcommissie toch besloten u van advies te voorzien. Het advies is daarmee afkomstig van de leden Geert Mos en Anita Wakelkamp. Zij hebben op 18 juni jl. de jaarrekening, het jaarverslag (tezamen de jaarstukken 2023) en het accountantsverslag 2023 besproken met de accountant, met de heer Nederpelt (portefeuillehouder Financiën) en met de heer Besteman (concerncontroller a.i.). Advies De volgende adviezen worden aan de raad meegegeven: 1.

De jaarstukken 2023 vast te stellen en het positieve rekeningresultaat van € 10.606.190 te bestemmen als voorgesteld door het college. Door de jaarstukken legt het college verantwoording af over het gevoerde beleid in 2023. De accountant geeft voor 2023 een goedkeurende verklaring af voor getrouwheid. Daarnaast geven ze ook aan dat de verantwoording van verkregen middelen, die niet via het gemeentefonds lopen maar via aparte de aparte SISA verantwoording, gecontroleerd hebben op getrouwheid en rechtmatigheid. In de jaarstukken en het accountantsverslag wordt gerapporteerd op de belangrijkste financiële ratio’s in het kader van de financiële positie van de gemeente. De conclusie is dat Medemblik hierbij ruim voldoende scoort. De resultaatbestemmingen worden duidelijk toegelicht in het voorstel en we achten het positief dat de algemene reserve verder wordt aangevuld. Gemeenten, en ook Medemblik, worden vanaf 2026 geconfronteerd met tekorten door lagere inkomsten vanuit het rijk. Het aanvullen van de algemene reserve geeft meer financiële ruimte om goed te kunnen anticiperen op deze financiële uitdagingen.

*ZBA0E60BD7B*

Uw brief van

Postbus 45

2. Herhaald advies om blijvend aandacht te hebben voor rechtmatigheidsfouten bij (Europese) aanbestedingen. Vanaf boekjaar 2023 is het college zelf verantwoordelijk om een verklaring over de rechtmatigheid van de jaarstukken af te geven. Omdat de landelijke wetgeving rondom rechtmatigheid niet tijdig is doorgevoerd, doet de accountant wel uitspraak of de organisatie de eigen verklaring op rechtmatigheid voldoende heeft kunnen onderbouwen. De accountant geeft aan dat dit het geval is. Het college heeft in totaal € 5.008.000 aan afwijkingen op rechtmatigheid gerapporteerd, waarvan het 2.555.000 euro aan afwijkingen kan verklaren als acceptabele over- of onderschrijding van de begroting. De nieuwe wetgeving maakt echter dat deze verklaarbare over- en onderschrijdingen niet van het bedrag meer mogen worden afgetrokken. Hierdoor overschrijdt het college de gestelde grens van 4.568.000 euro en zijn in principe niet rechtmatig. Ons advies richt zicht op de rechtmatigheidsfouten op Europees aanbesteden. Het gaat om een totaal bedrag van € 2.453.000, waarvan 933.000 euro aan nieuwe fouten. Zij worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om het inkoopproces goed in te regelen en we verwachten dat dit proces bij komende controles leidt tot minder onrechtmatigheidsfouten. 3.

Het college opdracht te geven om het advies van de accountant over te nemen op het punt van het opstellen van beleid op Misbruik & Oneigenlijk gebruik en ook bij uitvoeringsorganisatie Werksaam aan te dringen op het opstellen van beleid hiertoe. Naast dat het wettelijk verplicht is om beleid op te stellen op het gebied van Misbruik & Oneigenlijk gebruik, achten we het in het kader van preventie raadzaam om hiertoe beleid op te stellen en hierover te verantwoorden in de paragraaf bedrijfsvoering. Ook adviseren we bij belangrijke samenwerkingspartners aan te dringen op beleid hiertoe. 4. Het advies van de accountant om meer met voorbereidingskredieten te werken binnen de grondexploitaties over te nemen. De accountant adviseert om in de onderzoeksfase van nieuwe grondexploitaties met voorbereidingskredieten te werken. Hiermee het inzicht te verbeteren van potentiële grondopbrengsten bij nieuwe bestemmings- en/of woningbouwplannen. Wij ondersteunen het advies van de accountant. Tenslotte Vorig jaar hebben we geadviseerd om in het jaarverslag de productresultaten duidelijker en concreter te omschrijven. In de jaarstukken constateren we dat de ambtelijke organisatie dit advies ter harte heeft genomen. De kwaliteit van omschrijvingen is toegenomen. We sluiten dit advies af met de complimenten richting het college en de ambtelijke organisatie voor het opstellen van de jaarstukken 2023.

Met vriendelijke groet, G. Mos A. Wakelkamp Ook akkoord namens: A. Beuker J. Houtenbos R. Paarlberg