05 Beantwoording Commissievragen HvM raadscie. 11-12 agendapunt 5.1 Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Medemblik 2024

Beantwoording vragen voorafgaand aan de raadscommissie Zaaknummer

Z-22-434445

Documentnummer

DOC-23-764581

Naam commissielid

N. de Waal

Fractie

Hart voor Medemblik

Onderwerp

Commissievragen HvM raadscie. 11-12 agendapunt 5.1 Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Medemblik 2024

Datum waarop de vraag is gesteld Beantwoording uiterlijk woensdag 15:00 uur voorafgaand aan de commissievergadering. Portefeuillehouder Afdeling

1.

Refererend aan Artikel 2: In het kader van verwachtingsmanagement lijkt het ons raadzaam •

om concreet aan dit artikel toe te voegen dat de bezwaarmaker uiterlijk binnen

een concreet aantal dagen een schriftelijke ontvangstbevestiging van zijn/haar bezwaar toegestuurd krijgt. •

om de woorden “zo spoedig mogelijk” te vervangen voor een concreet aantal

dagen waarbinnen er contact met de bezwaarmaker wordt opgenomen. Wat vindt u van deze suggesties en waarom neemt u die wel of niet over? antwoord

Hartelijk dank voor deze suggesties, momenteel wordt het niet als hinder ervaren en hebben de secretarissen van de bezwaren Commissie nauw contact met bezwaarde. Vandaar dat er op dit moment gekozen is om geen concretisering van aantal dagen toe te voegen. De hoorzittingen van de bezwarencommissie zijn voor het hele jaar ingepland. Het moment van het versturen van de ontvangstbevestiging aan bezwaarde heeft geen invloed op het moment van het inplannen van een hoorzitting. Een hoorzitting wordt ingepland na bericht van de vakafdeling dat de informele aanpak niet is geslaagd. In de praktijk wordt binnen 2 á 3 dagen (meestal dezelfde dag nog) contact opgenomen met de bezwaarmaker. Het is niet haalbaar om een concreet aantal dagen op te nemen, dit in verband met mogelijke vertraging in de postbezorging/verwerking, weekenden, verlof ect. ‘Zo spoedig mogelijk’ dekt de lading dat er binnen een paar dagen contact wordt opgenomen.

2.

Refererend aan Artikel 3 – punt 3: Er wordt hier expliciet gesproken over het schriftelijk vastleggen van gemaakte afspraken indien er in der minne wordt geschikt. Ook verderop in artikel 14 wordt expliciet gesproken over de verslaglegging (schriftelijk of d.m.v. audio-opname) tijdens de eventuele hoorzitting die later in het traject plaats kan plaatsvinden.

Indien de informele aanpak NIET leidt tot een minnelijke schikking: wordt ook dan de betreffende bespreking inclusief de uitkomst schriftelijk vastgelegd en gedeeld met de bezwaarmaker? Indien “nee”: wilt u dit toelichten? Antwoord

Als het informele gesprek leidt tot een andere uitkomst dan komt er een herzieningsbeschikking. Het bezwaar wordt dan ingetrokken. Als partijen er niet uitkomen gaat de zaak door naar de externe bezwarencommissie. De afdeling geeft dan in het verweerschrift/pleitnota aan dat er een gesprek heeft plaatsgevonden en dat er geprobeerd is om te middelen maar dat partijen er niet gezamenlijk uit kwamen.Vanaf janauri zal standaard aan de afdelingen gevraagd worden om in het verweer de redenen aan te geven waarom de informele aanpak niet heeft gewerkt. Bezwaarmaker ontvangt deze stukken voor de zitting. Ter zitting kan bezwaarmaker hier nog op in gaan.

3.

Refererend aan artikel 4 – punt 2: Op basis van welke afzonderlijke criteria wordt de ambtelijk hoorder door het bestuursorgaan aangewezen?

Antwoord

Op dit moment is er nog geen sprake van ambtelijk horen. Afdeling Juridische Zaken zal hier in 2024 een beleidskader voor opstellen en laten vastleggen.

4.

Refererend aan artikel 6 – punt 2: “De voorzitter, leden en plaatsvervangende leden worden door burgemeester en wethouders benoemd, geschorst en ontslagen”. In het kader van objectiviteit, transparantie, draagvlak en geloofwaardigheid zou het o.i. beter zijn om de raad hierbij een rol toe te kennen. Waarom heeft het college daarvoor niet gekozen?

Antwoord

Dit is overeenkomstig de oude verordening en het VNG-model. De externe bezwarencommissie adviseert het college. Ook is er gekeken naar hoe dit bij andere gemeenten is geregeld, daar is in alle gevallen de verantwoordelijkheid belegd bij de burgemeester en wethouders.

5.

Refererend aan artikel 16 – punt 3: Wat zijn de overwegingen geweest om in deze de voorzitter de beslissende stem te geven?

Antwoord

De voorzitter leidt de vergadering en is ook verantwoordelijk voor het advies. De overige leden dragen argumenten en kennis aan maar de voorzitter heeft de beslissende stem. In de meeste gevallen zullen de drie leden het met elkaar eens zijn en geldt meeste stemmen gelden. In uitzonderlijke gevallen als er bijvoorbeeld ter zitting maar één lid en de voorzitter aanwezig is en de stemmen staken dan heeft de voorzitter de beslissende stem. Daar ziet deze bepaling op.

6.

Over welke alternatieve oplossingen heeft u op dit punt nagedacht en waarom hebben die het raadsvoorstel niet gehaald?

Antwoord

Er zijn geen alternatieve oplossingen. Op dit moment is het al mogelijk dat als er ter zitting onduidelijkheden zijn dat de zitting tijdelijk wordt geschorst. Soms worden er aanvullende vragen gesteld of dienen de partijen een verzoek tot schorsing in om met elkaar is gesprek te gaan om te onderzoeken of ze gezamenlijk tot overeenstemming kunnen komen. Deze mogelijkheden blijven bestaan.