04 DOC-22-479136 SSC DeSom - voorstel zienswijze

Kadernota 2023 gemeenschappelijke regelingen SSC DeSom

Risicoprofiel: middel

DOC-22-479236

Doelstelling GR (tekst uit de regeling) Het belang van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering door het SSC van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. Voorstel zienswijze Een positieve zienswijze op de kaderbrief 2023 van SSC DeSom af te geven en het bestuur te wijzen op het feit dat: -

In kader van informatiebeveiligingsvereisten er een onderzoek plaatsvindt bij SSC DeSom en de KOM gemeenten via de Rekenkamercommissie. De uitkomsten hiervan zijn nog onbekend. Wel moeten we er van uit gaan dat er bevindingen zullen zijn, die op korte en langere termijn opgelost moeten worden. Hiervoor zal extra financiering (eenmalig en structureel) benodigd zijn. Maatregelen die al opgenomen zijn in een plan van aanpak informatieveiligheid (opgesteld door de CISO KOM gemeenten), kunnen niet worden uitgevoerd, omdat de extra benodigde middelen hiervoor onlangs zijn afgewezen. Dit betekent ook dat er meer achterstand ontstaat op te nemen maatregelen en daarmee het risico van grotere verstoringen, dan wel kansen op hacks en uitval van onze systemen steeds meer zal toenemen.

-

wij op de aangevraagde middelen bij de begroting 2023, conform afspraken die gemaakt zijn in 2022, een goede onderbouwing terugzien.

1. Visie en ontwikkeling korte termijn (wat willen we bereiken in 2023?) - Basis voor de begroting 2023 zijn de structurele budgetten in de (bijgestelde) begroting 2022 en de financiële gevolgen van het nieuw beleid in meerjarenperspectief, zoals die is ingezet met de begroting 2019 en de daarbij horende meerjarenraming 2019 – 2023. In deze periode waren vijf zeer grote projecten opgenomen. Het gaat dan om innovatie van de digitale werkomgeving en projecten die leiden tot een ‘Cloud gang’ van SSC DeSom. Deze projecten zijn door een aantal oorzaken nog niet geheel afgerond in 2021. De planning leidt tot een afronding in Q1 van 2022: dit heeft verder geen gevolgen voor de begroting van 2023. - In 2022 willen we onze SLA (Service Level Agreement) en de DAP (Diensten Afspraken Procedures) met SSC DeSom onder de loep nemen. Nu we veel applicaties naar de Cloud hebben gemigreerd moet de dienstverlening hierop aangepast worden. Er zal vaker een beroep gedaan worden op SSC DeSom als zogenaamd Single Point of Contact (SPOC) om problemen in de keten te regisseren. De benodigde aanpassingen krijgen nog een nader te bepalen effect op de begroting van 2023; deze is echter nu nog niet te voorzien. - Onderzoek en activiteiten gericht op het verbeteren en kunnen blijven voldoen aan de wettelijke vereisten op gebied van informatieveiligheid krijgen een hoge prioriteit in 2022 en 2023. 2.

Verwachtingen lange termijn (2024-2026) - De digitale transitie overheid is nog niet afgerond. Vanuit VNG en wetgeving komen nog aantal vernieuwingen op ons af, zoals bijvoorbeeld de Wet open overheid (Woo) en de modernisering van de Archiefwet. Diverse projecten die nodig zijn voor deze transities, bevatten een grote infrastructurele, informatieveiligheid- en privacy component en een verschuiving naar de Cloud. Het portfolio hiervoor is nog niet opgesteld. Dit is een actie die uitgewerkt wordt in 2022 met een meerjarig effect op de implementatie voor 2023 tot en met 2025.

Kadernota 2023 gemeenschappelijke regelingen -

We werken in 2024 volledig in de Cloud (via preferred leveranciers voor onze publieke Clouddiensten), waardoor we snel, effectief en betrouwbaar in kunnen spelen op veranderingen en IT behoeften. De bijbehorende applicatiearchitectuur is zodanig ingericht dat deze rekening houdt met falende componenten en locatieonafhankelijkheid (hosting agnostisch). Onze applicaties zijn Web enabled en via publieke netwerken toegankelijk zodat ze via de gemeente Medemblik aangeboden Digitale Werkplek Omgeving (DWO) ontsloten kunnen worden.

-

We zijn beter in control tegen aanvallen, zoals de Apache log4j van december 2021, omdat: o onze Cloudleveranciers, een professionele en actuele bescherming leveren tegen dreigingen van cyberaanvallen. (Het businessmodel van (Publieke) Cloudleveranciers is gebaseerd op vertrouwen in de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van hun Clouddiensten. Zij investeren daardoor veel middelen in de beveiliging tegen en het voorkomen van cyberaanvallen.) o onze informatiebeveiliging en privacy geprofessionaliseerd is door: ▪ een toegang tot het private netwerk gemeente Medemblik afhankelijk is van de gebruikersrechten en het gebruikte device. ▪ dedicated ‘Medemblik’ lijnen voor de connectiviteit. ▪ API management voor toegang tot applicatiefuncties en –data ▪ gebruik te maken van een security-token i.p.v. user-id en wachtwoord. ▪ specifieke authenticatie voorzieningen Medemblik (IAM). Autorisaties worden daarbij zoveel mogelijk rol gebaseerd. ▪ jaarlijkse auditering door de gemeente bij onze leveranciers op vastgelegde beveiligingsmaatregelen. o SSC DeSom functioneert als regisseur en als Single Point of Contact.

3. Actualisering financieel perspectief

a. Kaders en uitgangspunten De basis voor de kadernota 2023 zijn de structurele budgetten in de (bijgestelde) begroting 2022 en de financiële gevolgen van het nieuw beleid in meerjarenperspectief, zoals die is ingezet met de begroting 2019 en de daarbij horende meerjarenraming 2019 – 2023. SCC DeSom gebruikt in de kadernota 2023 de volgende uitgangspunten: -

Loonindexcijfer: 2,3% (2022: 1.3%) Prijsindexcijfer: 2,3% (2022: 1,4%) Rente over nieuwe financieringen: 0% (2022: 0%)

SCC DeSom gebruikt de indexcijfers conform de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen (FUGR) Noord-Holland Noord. SCC DeSom wijkt af van de standaardverhouding loonprijs (70/30) en kiest bij elke post in de begroting de relevante indexatie. De standaardverhouding doet geen recht aan de verhouding loon-prijs in de begroting van SCC DeSom. Vanaf de begroting 2021 past SCC DeSom de indexatie cumulatief toe in de meerjarenraming. De huidige indexatie van lonen en prijzen is hoger dan de indexatie die is toegepast in de meerjarenraming van de begroting 2022. Dit leidt tot een bijstelling van de eerder toegepaste indexatie in de meerjarenraming van de begroting 2022.

Kadernota 2023 gemeenschappelijke regelingen b. (Autonome) ontwikkelingen - Inhoudelijk De Kaderbrief 2023 is beleidsarm opgesteld. In de begroting 2022 zijn door SSC DeSom ontwikkelingen gepresenteerd waar nog geen budget voor beschikbaar is gesteld. SCC DeSom voorziet dat een aantal van deze ontwikkelingen doorloopt in 2023 en verder. Al enkele jaren staat de P&C cyclus in het teken van de grote infrastructuurprojecten die in 2019 zijn gestart: de aanbesteding van het nieuwe datacenter en de Cloud gang van gemeentelijke applicaties en kantoorautomatisering. Het merendeel van deze projecten zijn afgerond. De nazorg en nog enkele grotere acties, zoals het upgraden en migreren van de Oracle applicaties, vinden plaats in Q1 2022. Zoals in 2022 al benoemd zorgt de Cloud gang en de toename aan informatieveiligheidsvereisten de komende jaren voor een verhoging van de exploitatiekosten voor gemeentelijke software. En dus een verhoging van deze kosten in de gemeentebegroting. Dit is een logisch gevolg omdat het afnemen van Cloud software ook dienstverlening op het gebied van technisch beheer en hosting bevat. En het steeds meer digitaal werken hogere eisen stelt aan privacy en informatieveiligheid. De toename van Cloud kosten, geschat op € 50.000,-, zijn opgenomen in de kadernota 2023.

De toenemende kosten op informatieveiligheid zijn nog niet bekend, omdat er een onderzoek wordt gestart in 2022 welke maatregelen moeten worden genomen en welke impact dat zal hebben op capaciteit en financiële middelen. -

Financieel SCC DeSom geeft aan dat de toename van medewerkers ook extra licenties vraagt. De daarbij horende kosten zijn dan ook in de kadernota 2023 opgenomen. De verschillende initiatieven en projecten die nu bijna zijn afgerond, hebben ook geleid tot aanvullende structurele kosten. Bijvoorbeeld projecten die nog starten in kader van de Cloud gang en de structurele extra kosten naar aanleiding van de telefonieoplossing. Vanwege de noodzaak om bestaand beleid te herijken naar de ontwikkelingen en nieuwe wetgeving, is dit vertaald naar een toename onder “nieuw beleid”. Het verwachte financiële effect is opgenomen in de kadernota 2023: 1. Toename aan aantal medewerkers, vertaald naar licentietoename (€ 50.000,structureel) Om gebruik te kunnen maken van de beveiligde digitale werkomgeving, is er een gebruikerslicentie benodigd voor diverse applicaties. De groei blijkt afgelopen jaren structureel te zijn. 2. Fundament Cloud architectuur (€ 50.000,- structureel) Het betreft hier projecten die leiden tot Cloud gang. Dit betreft een meerjarig traject, omdat in de komende jaren nog veel applicaties worden vervangen en worden “verCloud”. 3. Informatiebeveiliging / Verhogen digitale weerbaarheid (p.m.) Verwachte kosten naar aanleiding van het opstellen van een risico-inventarisatie en een bijbehorend regionaal uitvoeringsplan.

Ook wordt er een rekenkamercommissie onderzoek gestart betreffende de informatieveiligheid situatie van dit moment. Beide activiteiten leiden tot een plan van aanpak, waarbij uitvoering over meer jaren wordt verspreid. De implementatie van de onderwerpen is nu nog niet bekend, maar wel

Kadernota 2023 gemeenschappelijke regelingen duidelijk is dat hier eenmalige en structurele uitbreiding van de budgetten voor is vereist. 4. Voortzetting infrastructuur gemeentelijke telefonie (€ 20.000,- structureel) Toename van de kosten van de gemeentelijke infrastructuur telefonie in verband met het afsluiten van een nieuw contract. 5. Procedure afsluiten raamcontracten end user devices (€ 30.000,-, incidenteel) Verwachte kosten in verband met de uitvoering van een Europese aanbesteding voor contracten voor end user devices. Daarnaast heeft het Algemeen bestuur op 14 juli 2021 besloten tot het verhogen van het krediet voor het realiseren van de nieuwe infrastructuur van SSC DeSom (aangegane verplichting). Dit leidt tot een verhoging van de structurele afschrijvingslasten met € 92.000,- vanaf 2022. c. nieuw beleid De kadernota 2023 bevat geen voorstellen voor nieuw beleid

4. Financiële consequenties Het totaal aan wijzigingen ten opzichte van de meerjarenraming uit de begroting 2022 is € 251.000,-: -

Afschrijvingslasten verhogen krediet: € 92.000,-; Bijstelling indexatie lonen en prijzen: € 59.000,-; Bijstelling huidig beleid: € 100.000,-

In 2023 is de voorgestelde gemeentelijke bijdrage van gemeente Medemblik € 2.016.000,-. In de meerjarenraming bij de begroting 2022 hielden we rekening met een bijdrage van € 1.913.500,-. De stijging van onze gemeentelijke bijdrage is het gevolg van de afschrijvingslasten in verband met het verhogen van het krediet (€ 92.000,-), de indexatie van lonen en prijzen (€ 139.200,-) en de bijstelling van bestaand beleid (€ 100.000,-). In tegenstelling tot SCC DeSom passen wij geen cumulatieve indexatie toe in onze meerjarenraming. De eerder toegepaste cumulatieve indexatie in de begroting van SCC DeSom is dus nog niet opgenomen in onze meerjarenraming. De indexatie van lonen en prijzen is daarom hoger dan de bijstelling die hiervoor is opgenomen in de kadernota 2023 van SCC DeSom. a. Kengetallen De kengetallen laten zien dat SCC DeSom het huishoudboekje op orde heeft. De structurele exploitatieruimte is 0%. Dit laat zien dat SCC DeSom de komende jaren niet in staat is nieuwe structurele lasten te dekken uit bestaande structurele baten. We adviseren SCC DeSom om normen voor de kengetallen vast te stellen en deze in het vervolg op te nemen in de rapportages. Dit draagt bij aan de beoordeling van de waarde van de kengetallen. b. Risico’s

Kadernota 2023 gemeenschappelijke regelingen SCC DeSom benoemt in de kadernota 2023 een aantal ontwikkelingen die mogelijk nog leiden tot een (aanvullende) budgetaanvraag in de komende jaren: -

Informatiebeveiliging / Verhogen digitale weerbaarheid; Implementatie GT Print; Vervanging en optimalisatie van de telefooncentrale en het integraal bereikbaarheidsconcept.