04 Beantwoording commissievragen VVD raadscie. 2-12 agendapunt 8.2 Investeren in een toekomstbestendig gemeentehuis

Zaaknummer Documentnummer Naam commissielid Fractie Onderwerp

Z-23-482395 DOC-24-971490 D. Dekker en T. Beerepoot VVD Commissievragen VVD raadscie. 2-12 agendapunt 8.2 investeren in een toekomstbestendig gemeentehuis 22 november 2024

Datum waarop de vraag is gesteld Beantwoording uiterlijk woensdag 15:00 uur voorafgaand aan de commissievergadering. Portefeuillehouder Jeroen Broeders Afdeling Ruimte Met betrekking tot de kosten voor de renovatie van het gemeentehuis hebben wij de volgende vragen: 1.

In het raadsvoorstel staat dat het Noord en Zuid gebouw met elkaar verbonden zullen worden. Zoals uit de verdere stukken blijkt, is dit niet het geval. Het is opmerkelijk dat dit in het raadsvoorstel terecht gekomen is en dat dit niet door het college opgemerkt is. Hoe verklaart u dit en hoe gaat u dit repareren?

Antwoord

Dank voor uw opmerkzaamheid. Inderdaad is dit een typefout in het raadsvoorstel. Uitsluitend wordt het middengebouw en noordgebouw op begane grondniveau aan elkaar verbonden. Het raadsvoorstel wordt hierop aangepast.

2.

Graag ontvangen wij een overzicht van alle uitgaven welke tijdens deze raadsperiode reeds t.b.v. het gemeentehuis gedaan zijn?

Antwoord

Voor vervanging en onderhoud aan het gemeentehuis (inclusief gebouw Zuid) voegen we nu jaarlijks 482.000 euro toe aan de voorziening Gemeentelijke gebouwen op basis van het meerjaren onderhoudsplan 2023-2042 (MJOP). We betalen hier zowel klein en groot onderhoud uit. Ook betalen we hiermee vervangingen. Voor nieuwe investeringen werken we met kredieten.

3.

3. • • •

Antwoord

Zie antwoord 2.

Wij verzoeken u dit overzicht uit te splitsen in: Onderhoud Vervanging Nieuwe investeringen

*ZBC04465997*

Beantwoording vragen voorafgaand aan de raadscommissie

4.

Antwoord

Volgens een raadsvoorstel uit 2023 heeft de raad EUR 400.000,-- beschikbaar gesteld om investeringen in het meubilair te doen. Wat is er met het bedrag van EUR 400.000,-gebeurd en komt dit nog bovenop het bedrag van 18,5 miljoen uit het huidige raadsvoorstel? Dit bedrag gebruiken we voor de vervanging van het bureaus en bureaustoelen. Het eerste deel is al geleverd en in gebruik. Dit bedrag maakt geen onderdeel uit van de voorgelegde investering van € 18.578.000. In dit bedrag zijn geen kosten opgenomen voor de vervanging van Arbo-gerelateerde werkplekken.

5.

Eerder is er door LSA een zeer uitgebreid haalbaarheidsonderzoek gedaan waarin ook de eisen om goed in het gemeentehuis te kunnen werken (met een flex-factor van 0,6) meegenomen zijn. Thans blijkt dat wij voor de werkplekken aanzienlijk meer (2.2 miljoen extra) kwijt zijn. Moeten wij tot de conclusie komen dat het LSA-rapport onzorgvuldig geweest is? Hoeveel heeft het rapport van LSA gekost en kunnen wij LSA nog ter verantwoording roepen voor de forse overschrijding van het door hen begrote bedrag?

Antwoord

Als eerste is een verkenning gedaan en vervolgens is een Haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd, met een modernisering op begane grondniveau en cosmetische aanpassingen (vloerbedekking en schilderwerk) op de bovenliggende etages. Het Haalbaarheidsonderzoek is een eerste schets, een verkenning, een grofmazige doorrekening van een renovatie van ons gemeentehuis. De kosten van het Haalbaarheidsonderzoek bedragen €48.500,-. In het Masterplan is het vernieuwde gemeentehuis aangepast op de behoefte van het goed functioneren van de huidige organisatie en in de toekomst (toekomstbestendig gebouw). Het verschil met het haalbaarheidsonderzoek is dat we de werkomgeving verder aanpassen aan de eisen van de huidige tijd en het gebouw flexibeler inrichten met het oog op de toekomst. Dat houdt in: meer multifunctionele en compacte vergaderruimtes en optimaliseren van de digitale technische mogelijkheden. Variatie in verschillende soorten werkplekken, van een klassieke Arbo-conforme werkplek tot flexibele vergader- en samenwerkingsruimten. Hierdoor maken we efficiënt en optimaal gebruik van de beschikbare ruimte.

6.

Uit het LSA rapport halen wij de volgende kostenraming:

Dit rapport gaat dus uit van een bedrag van 13,4 miljoen. In het raadsvoorstel is dit bedrag opgelopen tot 18,5 miljoen oftewel een overschrijding van 40% ten opzichte van het bedrag waarvoor de raad in 2023 een voorlopig “ja” gegeven heeft. Wanneer wij het bedrag van 13,4 miljoen van het bedrag van 18,5 aftrekken, komen wij op een verschil van 5,1 miljoen dat dus aanzienlijk meer is dan het door het college genoemde bedrag van 3,7 miljoen. Hoe verklaart u dit verschil en moeten wij niet terug naar de tekentafel? Antwoord

In het Haalbaarheidsonderzoek zijn, zoals eerder gecommuniceerd, de interne kosten en indexering niet meegenomen. Deze kosten zijn begroot op € 1,5 miljoen. In het Masterplan is een nieuwe raadzaal + verbinding geschetst, conform het Programma van Eisen van uw raad. Daarnaast is de werkomgeving verdergaand aangepast ten behoeve van een goed functionerende organisatie. De meerkosten zijn begroot € 3,7 miljoen.

7.

Tijdens de renovatie/verbouwing kan er in delen van het gemeentehuis waarschijnlijk niet gewerkt worden en zal er tijdelijke huisvesting gezocht en gevonden moeten worden. In de huidige stukken is dit niet meegenomen. Had, om de totale kosten van het huidige plan goed in kaart te kunnen brengen, de eventueel noodzakelijke tijdelijke huisvesting niet meegenomen moeten worden? Waarom is dit niet meegenomen? Moet hiervoor straks weer een forse extra bijdrage gevraagd worden? Moeten wij de besluitvorming niet uitstellen tot het moment waarop hierover duidelijkheid bestaat en duidelijkheid bestaat over het totale kostenplaatje?

Antwoord

Eventuele tijdelijke huisvesting is afhankelijk van de fasering van de verbouwing en in de fase waar we nu in zijn nog onbekend. Mogelijk dat we van andere leegstaande/komende ruimte gebruik gaan maken. Indien tijdelijke huisvesting noodzakelijk is, komen we hierop bij de raad terug.

Tijdens deze raadsperiode is een motie aangenomen waarin het college verzocht wordt om voor werkzaamheden zoveel mogelijk ook regionale ondernemers uit te nodigen. 8.

Heeft u voor het onderzoek naar de renovatie van het gemeentehuis, conform deze motie, ook regionale bedrijven uitgenodigd?

Antwoord

Voor het Masterplan was geen regionaal adviesbureau beschikbaar met de gevraagde kennis en ervaring.

9.

Zo neen; waarom niet?

Antwoord

De adviesbureaus waar mee gewerkt is, zijn adviesbureaus die ruime kennis en ervaring hebben met grootschalige renovaties van openbare gebouwen..

10.

Op basis van welke uitgangspunten heeft u het bedrijf dat de opdracht gegund is, geselecteerd?

Antwoord

We hebben geselecteerd op kennis en ervaring van grotere openbare gebouwen.

11.

Waarom heeft u hierbij gekozen voor een prestigieus internationaal werkend architectenbureau?

Antwoord

We hebben geselecteerd op kwaliteit en niet op internationale allure.

12.

Heeft u hierbij de kosten van een bureau met een dergelijke internationale allure meegewogen en welk uurloon wordt er door dit kantoor berekend?

Antwoord

We hebben een totaalprijs afgesproken.

13.

Welk bedragen zijn er tot op heden aan kantoor Mecanoo en installatiebureau D6MR uitgegeven en welke kosten verwacht u, tot de oplevering, nog te zullen maken?

Antwoord

We hebben voor het Masterplan aan Mecanoo € 98.000,- betaald en aan kosten voor advieswerk van DGMR is € 38.000,- betaald. De kosten voor het verder uitwerken van het Masterplan, alsmede welke partijen dit gaan doen, zijn nog onbekend. Dit is mede afhankelijk van de besluitvorming van uw raad.

14.

Past dit bij de Westfriese nuchterheid en heeft u geen vertrouwen in de lokale architecten- en installatiebureaus?

Antwoord

Voor het Masterplan is geen regionaal adviesbureau beschikbaar met de gevraagde kennis en ervaring.

Al tijdens de eerste presentatie van het plan heeft de VVD aangegeven dat het ontwerp te mooi was om waar te zijn en dat dat zonder twijfel tot grote extra kosten zou leiden. De VVD heeft tegelijkertijd aangegeven dat dit niet ten koste van de 3 grote projecten zou mogen gaan en de overige fracties leken deze mening te delen 15.

Op welke wijze heeft u de opmerkingen van de raads- en commissieleden, tijdens de eerste presentatie van het plan, in het huidige plan meegenomen?

Antwoord

We werkten het raadsbesluit verder uit. Voor de ruimtes ten behoeve van de raad verwerkten we het Programma van Eisen van uw raad in het Masterplan.

De VVD wil graag de mogelijkheid hebben om uit meerdere opties te kunnen kiezen. In het voorstel zijn wel andere opties opgenomen maar deze zijn slechts globaal vermeld en niet nader uitgewerkt zodat de exacte consequenties daarvan niet uit het voorstel blijken. 16.

Waarom heeft u de raad hier niet bij betrokken?

Antwoord

We leggen nu een raadsvoorstel aan u voor. Daarnaast is de raadzaal getoetst aan het in het presidium vastgestelde Programma van Eisen raadzaal.

U heeft ons een begrotingsvoorstel voor uw plan verstrekt. 17.

Kunt u ons begrotingsvoorstellen verstrekken voor een renovatie waarbij de raadszaal niet verplaatst wordt en de gebouwen Noord en midden niet verbonden worden?

Antwoord

Nee.

18.

Kunt in het verschil in kosten aangeven tussen A. een duurzaam en B. een energieneutraal gemeentehuis?

Antwoord

Duurzaamheid gaat ook over materialen en energie. Energieneutraal gaat enkel over energiegebruik. Duurzaamheid en energieneutraal zijn verschillende grootheden.

19.

De symmetrie tussen de 3 gebouwen is een van de belangrijke kenmerken van het bestaande gebouwencomplex. Door het eerste en het tweede gebouw met elkaar te verbinden gaat dit belangrijke kenmerk verloren en verliest het gebouwencomplex een deel van haar charme/geschiedenis. Is dit meegewogen bij de besluitvorming en met welk resultaat?

Antwoord

Het (eventueel) behoud van symmetrie is wat het college betreft ondergeschikt aan de (beoogde) functionaliteit van het gebouw.

20.

Heeft u overwogen/onderzocht om de bestaande gebouwen aan een investeerder te verkopen, de renovatie aan die investeerder over te laten en de benodigde ruimte vervolgens van die investeerder te huren? Zo ja; met welk resultaat? Zo neen; waarom niet?

Antwoord

We leggen nu een raadsvoorstel aan u voor de renovatie van het gemeentehuis. Andere opties hebben we eerder onderzocht en u bent hierover geïnformeerd met een informatienota in november 2022.

21.

In het Mecanoo rapport wordt vermeld dat iedere kern een eigen dorpshuis heeft en daarnaast wordt een raads- en fractielid opgevoerd welke helemaal niet in onze Gemeente actief zijn. Hoe is het mogelijk dat dit soort onzorgvuldigheden in het eindrapport opgenomen zijn?

Antwoord

Bij de op pagina 18 genoemde gebruikers gaat het om fictieve toekomstige gebruikers van het gemeentehuis.

22.

Bent u bereid om het huidige plan op de diverse informatiekanalen te publiceren zodat onze inwoners ook kunnen beoordelen of er van een sober plan sprake is?

Antwoord

De stukken zijn openbaar beschikbaar.