04 Beantwoording Commissievragen HvM raadscie. 15-5 agendapunt 9.1 Oprichting Sportbedrijf.docx

Beantwoording vragen voorafgaand aan de raadscommissie Zaaknummer Documentnummer Naam commissielid Fractie Onderwerp

Z-22-434445 DOC-23-686242 T. Berlijn en T. Meendering Hart voor Medemblik Commissievragen HvM raadscie. 15-5 agendapunt 9.1 Oprichting Sportbedrijf Datum waarop de vraag is gesteld 9 mei 2023 Beantwoording uiterlijk woensdag 15:00 uur voorafgaand aan de commissievergadering. Portefeuillehouder Afdeling

1.

Is de gemeente transparant geweest in haar communicatie met sportverenigingen, en zijn de gespreksverslagen beschikbaar voor inzage om de betrokkenheid van belanghebbenden te beoordelen? a. Zijn er zorgen geuit door de sportverenigingen die niet zijn aangepakt? b. Hoe worden tegenstrijdige belangen tussen verschillende sportverenigingen beheerd?

antwoord

De sportverenigingen zijn onlangs geïnformeerd over de huidige stand van zaken via een brief. Daarnaast is er met name met sportverenigingen van de Bloesem gesproken. Hier zijn twee gespreksverslagen van opgesteld. Er is geen toestemming gevraagd aan de deelnemers van het gesprek om deze verslagen openbaar te maken. Vanuit uw raadsfunctie kunt u altijd deze verslagen inzien. Hiervoor kunt u contact opnemen met het bestuurssecretariaat van de gemeente (te bereiken via secretariaat@medemblik.nl of via het algemene telefoonnummer van de gemeente). a. Er zijn enkele zorgen geuit over het bezettingsrooster. De huidige exploitanten zijn daarop gevraagd een rooster voor het volledige nieuwe seizoen 2023-2024 op te stellen. Het sportbedrijf neemt dit rooster onverkort over. Aan de huidige exploitanten is verzocht ons te informeren als in het rooster grote wijzigingen plaatsvinden ten opzichte van de huidige situatie. b. Als er sprake is van tegenstrijdige belangen wordt het gesprek met de belanghebbenden aangegaan om met elkaar tot een oplossing te komen. Vooralsnog ligt deze taak bij de huidige exploitanten. Voor de volgende seizoenen zal dit een taak van het sportbedrijf worden.

2.

Is er een gedetailleerd kostenoverzicht voor het oprichten en onderhouden van het voorgestelde sportbedrijf, en zijn er voldoende middelen gereserveerd om de duurzaamheid van het project te waarborgen? a. Zijn er alternatieve financieringsmethoden overwogen? Mogen wij de uitwerkingen hiervan inzien? Als er geen andere alternatieve financieringsmethoden overwogen, horen we graag waarom niet.

b. Is er een risicoanalyse uitgevoerd om de financiële gevolgen voor de gemeente te beoordelen? Antwoord

Er is een businesscase opgesteld met bijbehorende financiële bijlage die voor u ter inzage ligt. Dit is het volledige kostenoverzicht voor het sportbedrijf. a. Er zijn geen andere financieringsmethoden overwogen omdat er voldoende financiële ruimte in de begroting beschikbaar is. b. Ja, er is een risicoanalyse uitgevoerd. Deze is te lezen in paragraaf 3.2 van de financiële bijlage welke bij de griffie voor u ter inzage ligt.

3.

In hoeverre zijn de kosten van het sportbedrijf invloed hebben op de gemeentelijke begroting, en welke prioriteiten zullen mogelijk worden opgeofferd om de financiering veilig te stellen?

Antwoord

In het raadsvoorstel is onder het kopje ‘financiën’ aangegeven dat de exploitatie van het sportbedrijf budgetneutraal is, omdat de structurele kosten van het sportbedrijf vergelijkbaar zijn met de huidige kosten voor het beheer en de exploitatie van de betreffende accommodaties. Dit betekent dat dit geen invloed heeft op de omvang van het resultaat in gemeentelijke begroting, omdat er voldoende structureel budget is begroot voor het beheer en exploitatie van deze accommodaties.

4.

Is de voorgestelde organisatiestructuur van het sportbedrijf democratisch, en worden alle belanghebbenden eerlijk vertegenwoordigd in de raad van bestuur? a. Hoe worden bestuursleden geselecteerd, en is er een transparant selectieproces? b. Worden er voldoende checks and balances ingebouwd om machtsmisbruik te voorkomen? Graag ontvangen wij de checks and balances die worden ingebouwd.

Antwoord

Voor de democratische vertegenwoordiging van de belanghebbenden, wordt een raad van advies ingesteld, bestaande uit een evenwichtige afvaardiging van de verschillende belanghebbenden, zoals gebruikers van de accommodaties. Na besluitvorming wordt dit nader uitgewerkt. In de raad van bestuur worden geen belanghebbenden vertegenwoordigd. Zij worden geacht onafhankelijk te zijn en boven de verschillende partijen en belanghebbenden te staan zodat vanuit deze neutrale positie goed afgewogen besluiten gemaakt kunnen worden. a. Voor de werving van het bestuur wordt een wervingsprocedure gestart. Er is een profiel van het bestuur opgesteld. Bestuursleden worden benoemd door de gemeente. De wervingsprocedure is transparant en zal ook openbaar worden gemaakt. b. De manager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht van de gemeente aan het sportbedrijf en verantwoordelijk voor de relatie met de belanghebbenden. Hier houdt de raad van bestuur toezicht op en de manager legt verantwoording aan hen af. De raad van bestuur legt vervolgens middels jaarverslagen en jaarrekeningen verantwoording af aan de gemeente. Daarnaast ziet de accounthouder vanuit de gemeente toe op de uitvoering van de opdracht van de gemeente aan het sportbedrijf en voert hierover regelmatig gesprekken met het bestuur en de manager van het sportbedrijf.

5.

In hoeverre worden sportverenigingen en vrijwilligers daadwerkelijk betrokken bij de besluitvorming en het beheer van het sportbedrijf, en wordt hun inbreng voldoende gewaardeerd? a. Hoe worden hun ideeën en zorgen geïntegreerd in het beleid van het sportbedrijf? b. Wordt er voldoende gedaan om vrijwilligers te waarderen en te ondersteunen? Hoe wordt dit vormgegeven?

Antwoord

Zie antwoord op de vorige vraag: er wordt een raad van advies opgericht. De nadere uitwerking hiervan maakt deel uit van de volgende fase: de daadwerkelijke oprichting en inrichting van het sportbedrijf. Waardering van vrijwilligers is geen primaire taak van het sportbedrijf, maar een taak van de gemeente en de verenigingen.

6.

Hoe wordt de transparantie en verantwoordingsplicht van het sportbedrijf gegarandeerd, en zijn de rapportageverplichtingen naar de gemeenteraad voldoende om effectief toezicht te houden? a. Is er een onafhankelijke evaluatie van het functioneren van het sportbedrijf gepland? b. Hoe worden eventuele misstanden aangepakt en gecorrigeerd?

Antwoord

Het toezicht op het sportbedrijf wordt op verschillende manieren geborgd: - De raad van bestuur houdt toezicht op de manager. - De gemeente in de rol als aandeelhouder. - De gemeente in de rol als opdrachtgever. In de uitgangspunten en randvoorwaarden die voor het sportbedrijf zijn opgesteld staat dat het sportbedrijf: • Een jaarverslag opstelt dat inzicht geeft in het maatschappelijke rendement van de accommodatie(s) en met daarin de balans, staat van baten en lasten, gedetailleerde toelichting op de balans en op de staat van baten en lasten en de ontwikkeling van het eigen vermogen. Het jaarverslag beschrijft daarnaast hetgeen zich in het verslagjaar beleidsinhoudelijk en op het vlak van bedrijfsvoering heeft afgespeeld. • Eens in de twee jaar de resultaten van het klantentevredenheidsonderzoek (per categorie) inclusief verbetermaatregelen aan de gemeente rapporteert. • Eenmaal per jaar een overzicht biedt van de ingediende klachten inclusief genomen acties daarop. • Minimaal 2 maal per jaar, maar vaker als de gemeente daar aanleiding toe ziet, overleg voert met de gemeente over relevante bedrijfs- en beleidsontwikkelingen en beleidsvoornemens en maatschappelijk relevante ontwikkelingen. • Een gebruikersoverlegstructuur in stand houdt en minimaal twee keer per jaar een overleg met de maatschappelijke gebruikers voert.

Voor het gebruikersoverleg wordt ook de gemeente uitgenodigd.

a. Nadat het jaarverslag en de jaarrekening van het eerste volledige jaar (2024) van het sportbedrijf zijn vastgesteld, wordt een evaluatie uitgevoerd. Aan de hand daarvan wordt de opdracht aan het sportbedrijf mogelijk aangepast, bijvoorbeeld middels prestatieafspraken. b. De gemeente houdt op de verschillende manieren toezicht op het sportbedrijf. Mochten er zaken zijn die niet gaan zoals afgesproken, dan wordt hierover het gesprek aangegaan met het sportbedrijf en duidelijk afspraken gemaakt hoe dit te corrigeren. 7.

Op welke manier worden de prestaties en effectiviteit van het sportbedrijf gemeten en geëvalueerd, en zijn de gebruikte indicatoren voldoende om een nauwkeurige beoordeling van de impact op de gemeenschap te verkrijgen? a. Hoe worden succes en verbeterpunten gedefinieerd en gecommuniceerd? b. Hoe worden resultaten gebruikt om het sportbedrijf verder te ontwikkelen en te verbeteren?

Antwoord

Er wordt een overeenkomst aangegaan met het sportbedrijf waarin de opdracht met prestatie-indicatoren worden opgenomen. Om dit te monitoren worden op regelmatige basis accountgesprekken gevoerd met het sportbedrijf. Zie ook het antwoord op vraag 6.

8.

Zijn de strategieën voor het waarborgen van toegankelijkheid en betaalbaarheid van sportfaciliteiten en -programma's voor alle inwoners ? a. Hoe wordt gegarandeerd dat kwetsbare groepen, zoals mensen met een laag inkomen, ouderen en mensen met een handicap, gelijke toegang hebben tot sportfaciliteiten en -programma's?

Antwoord

Het sportbedrijf wordt verantwoordelijk voor de exploitatie en het beheer van de betreffende accommodaties. Deze accommodaties zijn qua toegankelijkheid voldoende uitgerust om diverse doelgroepen te verwelkomen. De gemeente stelt de maatschappelijke huurtarieven en de wijze van indexering vast. Het gaat om huurtarieven voor verenigingen, onderwijs en sociaal maatschappelijke groeperingen. Daarnaast is het aan verenigingen zelf om hun lidmaatschapstarieven te bepalen. De gemeente voorziet vanuit het sociaal domein in verschillende regelingen. Onder andere voor mensen met een laag inkomen om mee te kunnen doen aan de samenleving. Dit zijn bijvoorbeeld het jeugdsportfonds en de participatieregeling voor maatschappelijke, culturele en sportieve activiteiten.

9.

Hoe zal het sportbedrijf samenwerken met andere publieke en private organisaties op het gebied van sport, gezondheid en welzijn om samenwerking te bevorderen?

Antwoord

Het sportbedrijf bepaalt op basis van het gemeentelijk beleid hoe de uitvoering gebeurt op de meest ondernemende en klantgerichte manier, maar binnen de vastgestelde (maatschappelijke en financiële) kaders. Tussen de gemeente en het sportbedrijf wordt vastgelegd welke prestaties worden geleverd en welke doelstellingen moeten worden bereikt. Het sportbedrijf bepaalt in principe zelf op welke wijze zij deze prestaties vormgeeft en hoe de doelstellingen

worden bereikt (het “hoe”). Het sportbedrijf adviseert de gemeente over wat zij nodig heeft om de doelstellingen te realiseren. In de businesscase is qua kernactiviteiten onder meer het volgende opgenomen: ‘het initiëren van samenwerkingsverbanden met (vaste) gebruikers, maatschappelijke partners, maatschappelijke doelgroepen en verenigingen en het onderhouden van een gestructureerd gebruikersoverleg en periodieke klanttevredenheidsonderzoeken.’ 10.

Hoe worden potentiële conflicten en overlappingen met bestaande initiatieven en organisaties beheerd? a. Worden er gezamenlijke projecten en samenwerkingsverbanden aangegaan om efficiëntie en effectiviteit te vergroten?

Antwoord

Mocht er sprake zijn van overlappende initiatieven, dan is het aan het sportbedrijf om hier nadere afspraken over te maken met te betrokken partijen. a. Zie antwoord vraag 9.

11.

Wat zijn de plannen voor duurzame ontwikkeling en groei van het sportbedrijf op de lange termijn, inclusief investeringen in nieuwe faciliteiten en technologieën, en hoe worden deze plannen afgestemd op de behoeften van het dorp? a. Is er een strategisch plan voor de toekomst van het sportbedrijf dat de langetermijnvisie en doelstellingen uiteenzet? b. Hoe worden milieuvriendelijke en energiezuinige praktijken geïntegreerd in de ontwikkeling en het beheer van het sportbedrijf? Komen deze investeringen voor rekening van de gemeente en hoe worden deze kosten gedekt?

Antwoord

a. Het is onderdeel van de opdracht aan het sportbedrijf om in 1 jaar een strategisch plan op te stellen hoe zij uitvoering zullen geven aan hun opdracht en de doelstellingen die hierin zijn opgenomen en welke samenwerkingsmogelijkheden en ontwikkelingen zij zien. b. De gemeente is eigenaar van de betreffende panden. Een onderdeel van het nog vast te stellen vastgoed- en grondbeleid is het opstellen van een routekaart voor verduurzaming. Hieruit zal blijken welke maatregelen er genomen worden en wat hiervan doorberekend wordt aan huurders, in dit geval het sportbedrijf.

12.

Zijn er al beslissingen genomen over welke locaties gesloten moeten worden en welke open blijven, en in hoeverre zijn deze beslissingen gebaseerd op een grondige analyse van de behoeften van de gemeenschap en de impact op de sportverenigingen en hun leden? a. Hoe wordt de informatie over de sluiting van locaties gecommuniceerd aan de betrokkenen en wordt er voldoende inspraak en ondersteuning geboden? b. Zijn er plannen om de gevolgen van locatie sluitingen te minimaliseren en alternatieve oplossingen te bieden voor getroffen sportverenigingen en hun leden? c. Waarom wachten we niet totdat het LTA is aangenomen? d. Waarom is het LTA meerdere keren uitgesteld?

Antwoord

Er is momenteel geen sprake van sluiting van locaties. a. Zie bovenstaand antwoord b. Zie bovenstaand antwoord

c. Wachten tot vaststelling van het LTA kan niet wegens aflopende contracten met de huidige exploitanten. Er moet daarom een oplossing komen voor het beheer en de exploitatie van MFA’s de Bloesem en de Muiter, sporthal de Klamp en gymzalen de Krimper en de Munt. Het LTA zal geen wijzigingen met betrekking tot dit vraagstuk of accommodaties bevatten. d. Uitstel van het LTA is onder andere een keuze geweest op grond van de motie ‘LTA alleen met solide basis’ uit november 2021. Omdat prioriteit is gegeven aan andere projecten, zoals uitvoering geven aan de motie ‘Doelgroepenbad voor de gemeente Medemblik’ en de energieondersteuning van maatschappelijke organisaties. Daarom doen we middels de BTA het verzoek het LTA naar Q4 te verplaatsen.