04 BDO - Accountantsverslag Medemblik

20 juni 2024

ACCOUNTANTSVERSLAG 2023

Gemeente Medemblik

Aanbiedingsbrief

Aan: de raad van de gemeente Medemblik T.a.v. de leden van de Raad Postbus 45 1687 ZG WOGNUM

Geachte leden van de raad,

Amstelveen, 20 juni 2024 Kenmerk: JvS/JT/DR/AA24-1254

Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Op 18 juni 2024 hebben wij dit verslag besproken tijdens de bijeenkomst met uw auditcommissie.

Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeente Medemblik gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 8 september 2023, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2023. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Medemblik.

Het opstellen en controleren van de jaarrekening vergt jaarlijks een aanzienlijke inspanning. Een groot compliment aan de organisatie dat zij ondanks de uitdagingen door personele wisselingen bij aanvang van de controle de jaarrekening het dossier grotendeels gereed hadden. Wij willen alle betrokken medewerkers van de gemeente Medemblik bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Wij vertrouwen erop u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

J.F.A. van Schaik MSc RA Partner en extern accountant gemeente Medemblik

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD ACCOUNTANTSCONTROLE

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard accountantscontrole 1.2 Belangrijkste uitkomsten jaarrekeningcontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING



Wij zijn voornemens bij de jaarrekening, inclusief rechtmatigheidsverantwoording, een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid.



Het jaarverslag, inclusief de opgenomen informatie in de paragraaf bedrijfsvoering, is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.



De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.



De WNT is nageleefd.



Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage vastgesteld.

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN EN ONTWIKKELINGEN 







Herijking van grondexploitaties leidt tot grote wijzigingen in nog te verwachte kosten en opbrengsten en verwachte doorlooptijd. Stijging van de omvang van de aanbestedingsonrechtmatigheid door nieuwe (deel)contracten. Voor veel zorgaanbieders zijn productieverantwoordingen ontvangen. Versterking van de interne controle op prestatielevering binnen het sociaal domein is wenselijk.

De gemeente Medemblik beschikt niet over een formele M&O beleidsnotitie.

DASHBOARD

JAARREKENING

5

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING 



Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording een totaal van € 5.008.000 aan afwijkingen gerapporteerd. Van dit bedrag is €2.555.000 acceptabele over-en onderschrijdingen in de begroting. De raad van gemeente Medemblik heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 3% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves te weten € 4.568.000.



De door de gemeente geconstateerde afwijkingen overschrijden de verantwoordingsgrens.



De rapportagegrens voor de toelichting van geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad op € 1.522.000 vastgesteld.

AANDACHTSPUNTEN VOOR 2024

RESULTAAT 2023

Begroting (na wijziging)

2023

Saldo van baten en lasten

-435

11.272

Mutatie reserves

435

-666

0

10.606

(x €1.000)

Resultaat

Het gerealiseerde resultaat 2023 wijkt af van de begroting na wijziging. Dit is een afwijking van 6,9% van de begrote lasten. Voor een gedetailleerde analyse van de verschillen verwijzen we naar de analyse van begrotingsafwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering en de verschillende programma’s van het jaarverslag.

UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN

Op basis van de interim- en jaarrekeningcontrole 2023 zijn de aandachtspunten voor 2024: 

Structureel begrotingsevenwicht in de meerjarenraming.



Inrichting van het nieuwe financiële systeem. Naast de gewenste functionaliteiten, aandacht benodigd voor de IT General Controls en functiescheidingen binnen de applicatie.



Doorontwikkeling van de administratieve organisatie en interne controle vanuit de leerervaringen met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording over 2024.

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

Solvabiliteit Grondexploitatie Netto schuldquote Structurele exploitatieruimte Belastingcapacit eit Begrotingssaldi / Eigen vermogen

2022 49,0% 2,0%

2023 52,0% 4,0%

GTK Minst Meest risicovol Neutraal risicovol >50% 20-50% < 20% < 20% 20-35% > 35%

-8,0%

13,0%

< 90%

90-130

> 130%

6,0%

4,0%

> 0%

0%

< 0%

98,0%

107,0%

< 95%

95-105%

>105%

-22,2%

-22,2%

6

7

Cijfer BDO

BIJLAGEN

1.2 Belangrijkste uitkomsten jaarrekeningcontrole

6

Inleiding Bij de jaarrekening 2023 hebben wij een aantal aandachtspunten geconstateerd. Hieronder geven wij kort onze waarnemingen weer ten aanzien van de belangrijkste aandachtpunten. De gemeente Medemblik beschikt niet over een formeel M&O beleid

Opstellen M&O beleid I Vanuit de regelgeving voor de rechtmatigheidsverantwoording én diverse SiSa-regelingen is het verplicht om een beleid te hebben voor Misbruik en Oneigenlijk gebruik. De gemeente Medemblik heeft dit beleid niet geformuleerd. Het is zeer wenselijk dit wel te doen en hieronder te rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering. De gemeente heeft de SiSa-regelingen waarvoor dit beleid relevant is uitbesteed aan Werksaam. Wij hebben vastgesteld dat Werksaam niet beschikt over een M&O beleid en adviseren om hier als gemeente op aan te dringen.

Voor veel zorgaanbieders zijn productieverantwoordi ngen ontvangen. Versterking van de interne controle op prestatielevering binnen het sociaal domein is wenselijk.

Onzekerheid sociaal domein I De gemeente Medemblik verkrijgt middels de productieverantwoordingen van zorgaanbieders voor een groot gedeelte van de uitgaven voor wmo en jeugdzorg zekerheid over de prestatielevering. Hierdoor zijn de onzekerheden in het sociaal domein van geringe omvang. De gemeente voert zelf geen controle op prestatielevering uit voor wmo en jeugdzorg. Wanneer zorgaanbieders niet (tijdig) hun verantwoordingsverplichtingen nakomen betreffende de productieverantwoording of wanneer zij geen verantwoordingsplicht hebben, heeft dit direct impact op de omvang van de onzekerheid in het sociaal domein van de gemeente. Het is wenselijk dat, in overeenstemming met het ISD protocol, de gemeente niet alleen steunt op de productieverantwoordingen van zorgbieders, maar ook zelf interne controles uitvoert op de prestatielevering. Wij adviseren u om deze interne controles op basis van een gemaakte risicoanalyse in te richten (bij risicogericht kunt u denken aan de zorgaanbieders die geen verantwoordingsplicht hebben). Uitkomsten IT-audit I Zoals benoemd in onze offerte bij de aanbesteding van de accountantsdienst controleren wij waar mogelijk data gedreven. Wij hebben bij de controle 2023 een aantal tools kunnen toepassen, zoals Robotisering en Bank Transaction Analyzer. De uitkomsten van de IT-audit zijn gerapporteerd aan de organisatie.

Niet alle General IT Controls zijn effectief ingericht door de organisatie. Door een effectieve inrichting van de General IT Controls kan de organisatie steunen op de interne beheersingsmaatregelen in de processen, waarmee het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie vergroot en de VIC minder steekproeven hoeft te doen. De effectieve inrichting van General IT Controls vergroot ook onze mogelijkheden voor toepassing van data gedreven controles.

Apart oordeel omtrent getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage

DASHBOARD

Accountantscontrole specifieke uitkeringen gemeenten I Naast de controle van de verantwoording over de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage als onderdeel van de controle van de jaarrekening als geheel is in artikel 213 lid 3.b Gemeentewet geregeld dat de accountant op grond van de uitgevoerde controle in de controleverklaring een direct oordeel geeft over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 Financiële-verhoudingswet. De accountant neemt dit oordeel en overige rapporteringsverplichtingen die hier uit voortvloeien op in een aparte sectie in de controleverklaring 'Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde vereisten’. Onze controle op de SiSa-bijlage heeft geleid tot een aantal bevindingen, die zijn gecorrigeerd door de gemeente. Deze uitkomsten bevestigen wat ons betreft het advies uit onze managementletter om de structuur en deskundigheid omtrent de verschillende Sisa-regelingen te borgen in de organisatie.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

7

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Strekking van de controleverklaring 2023 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording 2023

2.3 Belangrijkste rechtmatigheidsbevindingen uitgelicht 2.4 Uw aandachtspunten voor 2024 2.5 De Verbijzonderde interne controle

2.1 Strekking van de controleverklaring

De jaarrekening 2023 is getrouw

8

Wij hebben bij de jaarrekening 2023, inclusief SiSa-bijlage, van de gemeente Medemblik een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Dit betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva per 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording geeft een getrouw beeld en de met de raad gemaakte afspraken hierover zijn nageleefd. Wij hebben een paar controleverschillen geconstateerd in de balans, staat van baten en lasten en toelichtingen die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Deze controleverschillen hebben wij geanalyseerd, wij onderkennen hierin geen verhoogd frauderisico, noch een significante leemte in de beheersing. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 76.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

Getrouwheid Onzekerheid sociaal domein zorg in natura Goedkeurende controleverklaring met betrekking tot de getrouwheid

1.191

Onzekerheid sociaal domein persoonsgebonden budget

135

Totaal Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

0

1.326

1.522

4.568

Uitvoeringsmaterialiteit (80% van de materialiteit)

1.218

Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie

76

Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende controleverklaring verstrekt met betrekking tot de getrouwheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Strekking van de controleverklaring

Geen aanwijzingen voor materiële fraude of non-compliance

9

Fraude en non-compliance Bij de planning van de jaarrekeningcontrole houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties met verschillende personen binnen de organisatie. Daarnaast nemen wij kennis van de door u opgenomen toelichtingen in de jaarstukken. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en –situaties aan de hand van de door u invulde compliance checklist besproken. Het voorkomen en mitigeren van frauderisico’s is primair de verantwoordelijkheid van het de gemeentesecretaris en het college. Daarom hebben wij op diverse momenten met u en uw organisatie over dit onderwerp van gedachten gewisseld. Tijdens deze besprekingen hebben wij gesproken over de mogelijke fraude- en non compliancerisico’s en mogelijke situaties van onregelmatigheden. Dit deden wij aan de hand van de door u opgestelde frauderisicoanalyse en de door u ingevulde compliance vragenlijst. Onze observaties hierbij zijn als volgt:  Uw frauderisicoanalyse is geformaliseerd.  De organisatie beschikt wel over een gedragscode, klokkenluidersregeling en incidentenregistratie.  Uw cybersecurity is uitbesteed aan SSC De Som.

Wij hebben geen inzicht verkregen dat SSC De Som beschikt over een incidentresponsplan ter voorbereiding op een fraude-incident of cyberaanval. Hierbij hebben wij specifiek aandacht besteed aan de veronderstelling dat er bij de opbrengstverantwoording frauderisico’s bestaan. Wij hebben in onze controleverklaring melding gemaakt van de belangrijkste frauderisico’s en hoe wij deze hebben geadresseerd. Tijdens de controle van boekjaar 2023 betroffen dat de volgende risico’s:  Ongebruikelijke memoriaalboekingen in de laatste maand van een tussentijdse rapportageperiode resp. het boekjaar dan wel bij het opstellen van de tussentijdse rapportage resp. de jaarstukken. Voor een nadere uiteenzetting van onze controleaanpak ten aanzien van de frauderisico’s en de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie verwijzen wij naar onze controleverklaring 2023. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor materiële fraude(risico’s) of vermoedens van materiële fraude(risico’s).

Medemblik valt onder het repressief toezicht en heeft haar belangrijkste risico’s uiteengezet

DASHBOARD

Continuïteit Feitelijk is het zo dat bij elke gemeente in Nederland de staat garant staat. Met andere woorden: een gemeente kan formeel gezien niet failliet gaan, omdat het Rijk dan moet bijspringen en het Rijk zelf kan niet failliet gaan. Het gevolg hiervan is dat crediteuren en andere stakeholders nooit benadeeld kunnen worden door een faillissement. Desalniettemin is de financiële positie vanuit het perspectief van raadsleden van belang en moet het college van burgemeester en wethouders inzicht geven in hoeverre de gemeente in staat is om de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen, zonder tussenkomst van de toezichthouder. Met de invoering van de aangepaste Nederlandse Standaard 700 dienen accountants voor gemeenten in hun controleverklaringen bij jaarrekeningen naast fraude te rapporteren over de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. Onze controlewerkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde uitgangspunten om de normale bedrijfsvoering voort te kunnen zetten.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

Onvolledig aangepaste wet- en regelgeving

10

De rechtmatigheidsverantwoording binnen de jaarrekeningcontrole 2023 De wet- en regelgeving, die opname van een verantwoording over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties (Hierna: rechtmatigheidsverantwoording) in de jaarrekening 2023 van decentrale overheden voorschrijft is onvolledig aangepast. Hierdoor ontbreekt een sluitend wettelijk kader voor het opstellen van een jaarrekening 2023 met daarin een rechtmatigheidsverantwoording door alle decentrale overheden en de accountantscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van het getrouwheidsoordeel in de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 als geheel. De wet- en regelgeving die relevant is voor de controle van en oordeelsvorming bij de jaarrekeningen van gemeenten betreft het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De aanpassingen van het BBV en het Bado zijn door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet tijdig doorgevoerd.

Het inzichtsartikel 3 van het BBV biedt het kader voor de accountantscontrole

Door de imperfecties in het BBV en het Bado biedt het inzichtsartikel 3 van het BBV het kader voor de accountantscontrole en oordeelsvorming over de getrouwheid van de jaarrekening 2023 van decentrale overheden als geheel:  Als aanvullende informatie in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening, valt deze aanvullende informatie binnen de reikwijdte van de accountantscontrole en het getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening en kan deze aanvullende informatie afbreuk doen aan het getrouwe beeld van de jaarrekening als geheel.  Als belangrijke informatie (bijvoorbeeld over de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties, zoals gevraagd in lokale verordeningen) ontbreekt, kan dit ook afbreuk doen aan het inzichtsvereiste zoals bedoeld in artikel 3 BBV. In het geval er sprake is van materiële afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording of als belangrijke informatie over de rechtmatigheid ontbreekt in de jaarrekening, of als de accountant onvoldoende controle-informatie met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording kan verkrijgen, kan dat voor de accountant een reden zijn voor een aanpassing van het oordeel dan wel benadrukking van bepaalde aangelegenheden in de controleverklaring.

Doordat decentrale overheden de beoogde invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wel al ter hand hebben genomen, via lokale afspraken met de gemeenteraad, kunnen zich verschillende scenario's voordoen in de jaarrekening 2023. De Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (Hierna: NBA) heeft aanwijzingen uitgebracht om accountants te ondersteunen in de uitvoering van de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 en de oordeelvorming over de getrouwheid van de jaarrekening in de controleverklaring.

Het rechtmatigheidsscenario van de gemeente Medemblik

DASHBOARD

Het rechtmatigheidsscenario van de gemeente Medemblik Het college heeft, conform de kaderstelling door de gemeenteraad in de lokale verordeningen, in de jaarrekening een rechtmatigheidsoordeel opgenomen:  De financiële- en controleverordeningen zijn wel aangepast en er is een verantwoordingsgrens bepaald.  Het totaal van de door het college geconstateerde en gerapporteerde rechtmatigheidsfouten en/of -onduidelijkheden ligt boven de verantwoordingsgrens en is correct verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording. Het bedrag van de niet acceptabele onrechtmatigheden ligt onder de verantwoordingsgrens.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

De rechtmatigheidsverantwoording van gemeente Medemblik geeft een getrouw beeld

11

Onze controle van de Rechtmatigheidsverantwoording In de jaarrekening 2023 is voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen van het college, gericht op de rechtmatigheid van de baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2023. Het is onze rol de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening te controleren op getrouwheid. Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording in uw jaarrekening een getrouw beeld geeft. Onze controle richt zich op het bepalen of het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording door het college toereikend is onderbouwd. Hierbij stellen wij vast of de rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld in overeenstemming met de afspraken die gemaakt zijn tussen de gemeenteraad en het college. Deze afspraken zijn vastgelegd in het normenkader van de gemeente dat d.d. 30 november 2023 door de gemeenteraad is vastgesteld. Het rechtmatigheidsoordeel van het college richt zich op een drietal criteria die wij hieronder nader hebben toegelicht. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de organisatie toereikende werkzaamheden heeft uitgevoerd om het oordeel hieromtrent dat in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen te onderbouwen.

Voorwaardencriterium Het college toetst bij de uitvoering van haar controlewerkzaamheden of bij de uitvoering van financiële beheershandelingen binnen de geldende wet- en regelgeving is gehandeld. De relevante wet- en regelgeving is tussen het college en de raad afgestemd door middel van het normenkader. Het voorwaardencriterium is met name relevant bij de processen: subsidieverstrekkingen, participatiewet en aanbestedingen. Indien is vast komen te staan dat de gemeente niet aan het voorwaardencriterium heeft voldaan is sprake van een onrechtmatigheid.

Begrotingscriterium Het begrotingscriterium richt zich op het budgetrecht van de raad. Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) zijn op basis van de Gemeentewet onrechtmatig. Het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden van gemeente Medemblik heeft de verantwoordingsgrens overschreden en het college heeft het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Een deel van de begrotingsonrechtmatigheden zijn op basis van de afspraken tussen college en raad in de financiële verordening acceptabel en deze zijn door het college in de paragraaf bedrijfsvoering nader uitgewerkt. Een deel van de begrotingsonrechtmatigheden zijn op basis van de afspraken tussen college en raad in de financiële verordening niet acceptabel en deze zijn door het college uitgewerkt in de rechtmatigheidsverantwoording. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Als laatste dient het college een uitspraak te doen over de naleving van bepalingen die in wet- en regelgeving zijn opgenomen met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik. Hiervoor stelt het college vast welke verplichte handhaving noodzakelijk is en welke maatregelen binnen de gemeente genomen zijn om dit te kunnen uitvoeren. Tevens stelt het college vast of de getroffen maatregelen werken.

Indien geconstateerd wordt dat beleid niet bestaat of niet wordt nageleefd dan wordt dit toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Alleen daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik worden betrokken in het proces tot het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente Medemblik beschikt over een processen voor inspelen op misbruik & oneigenlijk gebruik, maar moet dit nog formaliseren in een M&O beleidsnotitie.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

De raad van gemeente Medemblik heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 3% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 4.568.000

12

Strekking van de rechtmatigheidsverantwoording De raad van gemeente Medemblik heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 3% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 4.568.000. Blijkens de rechtmatigheidsverantwoording is het college van mening dat de verantwoordingsgrens wordt overschreden in de jaarrekening 2023. De verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen met uitzondering van het geen gerapporteerd is in de rechtmatigheidsverantwoording. De door het college gerapporteerde afwijkingen kunnen als volgt worden samengevat (fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld): POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

ONRECHTMATIGHEDEN

ONDUIDELIJKHEDEN

VERWIJZING

Rechtmatigheid Voorwaardencriterium

2.453

Begrotingscriterium

2.555

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Paragraaf 2.3

0

Totaal

5.008

0

Verantwoordingsgrens (3% voor afwijkingen)

4.568

4.568

Door de gemeenteraad vastgestelde rapportagegrens

1.522

De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 1.522.000. De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 1.522.000

DASHBOARD

De paragraaf bedrijfsvoering is onderdeel van het jaarverslag. Wij hebben deze paragraaf gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of deze paragraaf materiële afwijkingen bevat. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de paragraaf bedrijfsvoering verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Belangrijkste rechtmatigheidsbevindingen uitgelicht

Europese aanbestedingen

13

Europese aanbestedingen In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde spendanalyse. Dit is een toets op naleving EU-aanbestedingsregels achteraf op basis van de bestedingen volgens de crediteurenadministratie. In 2023 blijkt uit de spendanalyse een afwijking van totaal € 2.453.000 Deze afwijking is als volgt opgebouwd: ONDERDEEL (x € 1.000)

BEDRAG (€)

Afwijkingen vanuit boekjaar 2022 die doorlopen in boekjaar 2023

1.520.000

Nieuwe afwijkingen met ingang van boekjaar 2023

933.000

Totaal

2.453.000

Wezenlijke wijzigingen

Wezenlijke wijzigingen Gedurende de looptijd van een overeenkomst – dus na gunning - kan de inhoud van een opdracht wijzigen. Aanbestedingsrechtelijk geldt het uitgangspunt dat wijzigingen in zeer beperkte mate toelaatbaar zijn. Het risico kan niet worden uitgesloten dat andere inschrijvers geïnteresseerd waren geweest in de uitvoering van de gewijzigde opdracht en een andere inschrijving hadden ingediend. Het uitgangspunt is dat in geval van een wijziging de opdracht opnieuw aanbesteed moet worden. De werkelijke uitgaven uit hoofde van de betreffende contracten zijn hoger dan wat initieel overeengekomen was. Daarom wordt dit ook aangemerkt als onrechtmatigheid. Wij adviseren in het inkoopproces (bijvoorbeeld bij de uitvoering van periodieke spendanalyses) specifiek aandacht te hebben voor potentiële wezenlijke wijzigingen, waardoor deze eerder opgemerkt worden en hier tijdig actie op ondernomen kan worden.

Geen onrechtmatigheid in de subsidieverstrekkingen en de SiSa

Subsidieverstrekkingen Voor subsidieverstrekkingen is vastgesteld dat hierin zich geen onrechtmatigheden hebben voorgedaan.

DASHBOARD

SiSa Voor de SiSa-bijlagen zijn de geconstateerde controleverschillen gecorrigeerd, daarmee bestaan geen onrechtmatigheden in de SiSa over 2023.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.4 Uw aandachtspunten voor 2024

14

Inleiding Bij de jaarrekening 2023 hebben wij een aantal aandachtspunten geconstateerd voor 2024 en verder. Hieronder geven wij kort onze waarnemingen weer ten aanzien van de belangrijkste aandachtpunten zoals genoemd in het dashboard. Meerjarenraming

Wij vragen aandacht voor de processen rond het nieuwe financiële systeem

Effectieve inrichting processen ten behoeve van verantwoordingsproces rechtmatigheidsverantwoording

DASHBOARD

Meerjarenraming De gemeente voorziet net als veel andere gemeenten, een uitdagingen in een sluitende begroting in 2026 en 2027. De gemeente Medemblik begroot in 2026 en 2027 negatief saldo van € 5,9 miljoen en € 6,2 miljoen. Het is noodzakelijk dat de organisatie proactief in haar beleidsplannen anticipeert op de voorziene uitdagingen in 2026 en 2027. Inrichting van het nieuwe financiële systeem Naast de gewenste functionaliteiten vragen we aandacht voor IT General Controls en functiescheidingen binnen de applicatie, met name bij het muteren van crediteurenstamgegevens. Door de beheersing van het systeem en de bevoegdheden binnen het systeem nu te organiseren, kan de organisatie in de komende jaren gebruik maken van deze functiescheiding en processen. Het is hierbij van belang dat de processen en verantwoordelijkheden goed zijn ingeregeld om te zorgen dat logische toegangsbeveiliging, change management, continuïteit en bevoegdheden correct blijven ingericht. Indien gewenst kunnen we proactief meekijken naar de inrichting van deze processen, anticiperend op de IT-audit 2024. Effectieve inrichting van processen ten behoeve van verantwoordingsproces rechtmatigheidsverantwoording De gemeente Medemblik heeft zich al op een aantal onderdelen voorbereid voor de rechtmatigheidsverantwoording.

De ambitie van de gemeente is bekend en de interne beheersing omtrent de naleving van aanbestedingsregelgeving wordt verbeterd door preventieve beheersingsmaatregelen in het proces in te richten. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verantwoording afgelegd over de naleving van rechtmatigheidscriteria, die voornamelijk zijn toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering komt voort uit diverse processen, zoals frauderisicobeheersing, aanbestedingen, planning & control en subsidies. Een belangrijk aandachtspunt is het vaststellen van een M&O beleid en dit beleid adequaat in te richten. We adviseren u om interne controle te organiseren omtrent de begrotingsrechtmatigheid in het VIC-plan en de rapportages, zodat u tussentijds op de hoogte wordt gesteld van bevindingen en verbeteringen met betrekking tot de interne beheersing.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.5 De Verbijzonderde interne controle

VIC-plan is niet volledig uitgevoerd

Monitoring van procesverbetering is gewenst

15

Plan-do-check-act cyclus op uitkomsten VIC-verslag Voor college en directie is het noodzakelijk dat de afgesproken (V)IC-werkzaamheden adequaat worden uitgevoerd en tijdig verantwoording wordt afgelegd aan de raad. Deze verantwoording is in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023 nog belangrijker. In het VIC-verslag zijn belangrijke aanbevelingen gedaan om diverse processen te verbeteren. We constateren echter dat sommige bevindingen (zoals beheersing op mutatie crediteurenstamgegevens) al geruime tijd openstaan. Het is aan de organisatie om te beslissen of ze deze bevindingen wel of niet opvolgen en in welk tempo. We adviseren om de opvolging van adviezen van de VIC en de extern accountant strak te organiseren. Dit door te documenteren welke bevindingen wel of niet worden opgevolgd en binnen welke termijn, wie (afdeling/persoon) taakeigenaar is en hierover adequaat te communiceren richting directie en het college. Op deze manier implementeert de organisatie de Plan-Do-Check-Act cyclus en wordt het kwaliteitsmanagement verbeterd. We willen erop wijzen dat de aard, reikwijdte en timing van de controlewerkzaamheden zelfstandig bepaald dienen te worden. Het VICplan zal daarom per definitie een bredere scope en meer diepgaande werkzaamheden kennen dan wij in de accountantscontrole opvragen.

De diepgang van onze risicogerichte aanpak wordt immers deels bepaald door de mate waarin de gemeente haar eigen beheersing op orde heeft. Uiteraard maken we voor de accountantscontrole zoveel mogelijk gebruik van de uitgevoerde VIC-werkzaamheden.

Zelfcontrolerend vermogen vraagt meer structuur

Samenwerking met de VIC en zelfcontrolerend vermogen van de gemeente Bij een gemeente met de omvang van de gemeente Medemblik is de norm dat de verbijzonderde interne controle effectief functioneert en onafhankelijk kan functioneren binnen de organisatie. Zoals in de managementletter reeds toegelicht zien we dat de verbijzonderde interne controle is in 2023 georganiseerd binnen team financiën en zowel VIC-werkzaamheden als taken voor team financiën uitvoert. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben we gezien dat de VIC-medewerker zelfstandig oordeelsvorming toepast. Tegelijk zien we de invloed die de positionering druk legt op het onafhankelijk functioneren en rapporteren. Om de raad en het college in staat te stellen haar verantwoordelijkheid te nemen moeten processen een integraal onderdeel zijn van de gehele organisatie. In onze visie is het zogenaamde Three Lines model daar bij uitstek geschikt voor (zie figuur hieronder). Het model geeft structuur en maakt rollen en verantwoordelijkheden duidelijk en dat draagt bij aan de verbetering van het zelfcontrolerend vermogen. Wij zien dit jaar dat de functionarissen in de verschillende lijnen niet volledig hun rol hebben kunnen pakken en de structuur niet overall voorziet in meerdere lijnen. Ons advies is om in belangrijke processen zoals betalingsproces, inkoopproces, P&C cyclus te borgen dat controles geborgd en zichtbaar zijn.

Dit vraagt naast een duidelijke structuur en verantwoordelijkheden om planning die de tijdigheid waarborgt. In de managementletter 2023 hebben wij de gemeente enkele adviezen gegeven de eerste, tweede en derde lijn te verbeteren. De organisatie heeft in 2024 opvolging gegeven aan de adviezen. Lijnorganisatie (zelftoetsing, applicatie controle IT omgeving etc.)

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

Interne controle

Verbijzonderde interne controle, ondersteund door accountantscontrole

16

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Resultaat 2023 per programma 3.2 Dashboard financiële positie

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

3.1 Resultaat 2023 per programma

Resultaat 2023 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 10,6 miljoen positief

Belangrijkste afwijkingen in het resultaat 2023

DASHBOARD

17

Het resultaat van gemeente Medemblik over het jaar 2023 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 10,6 miljoen voordelig. In onderstaand overzicht is het resultaat per programma in het kort weergegeven: OVERZICHT REALISATIE PROGRAMMA’S (x 1.000)

2023

BEGROTING NA WIJZIGINGEN

VERSCHIL

Programma 1 – Dienstverlening en organisatie

11.093

10.734

-359

Programma 2 – Samen leven en ondersteuning

-59.971

-64.437

-4.466

Programma 3 – Wonen, werken en recreëren

-17.795

-21.892

-4.097

Algemene dekkingsmiddelen

95.348

92.340

-3.008

Overhead

-17.196

-17.180

16

Vennootschapsbelasting

-207

207

Saldo van baten en lasten

11.272

-435

-11.707

Onttrekkingen reserves

14.743

15.844

1.101

Dotatie aan reserves

-15.409

-15.409

0

Resultaat

10.606

0

10.606

De gemeente heeft in haar jaarrekening een uitgebreide analyse opgenomen van de afwijkingen ten opzichte van de begroting op pagina 98 t/m 100. De grootste afwijkingen die het positieve saldo veroorzaken zijn:  Maatschappelijke voorzieningen € 3.820.000 positief: Voor opvang van ontheemden Oekraïne heeft de gemeente meer ontvangen dan daadwerkelijk is besteed;  Sociaal domein € 2.090.000 positief: De uitgaven in het kader van wmo en jeugdzorg vielen € 1.115.000 lager uit dan begroot. Het budget voor de uitvoering van de energietoeslag is nog niet volledig benut (€ 975.000);  Personele inhuur € 1.381.000 positief: De formatie in 2023 is net als in 2022 hoger dan de bezetting. Dat houdt in dat de gemeente niet erin geslaagd is om de alle vacante posities volledig in te vullen. Echter is een positieve trend zichtbaar qua instroom van nieuw personeel en zijn in 2023 meer vacatures vervuld ten opzichte van 2022.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.2 Dashboard financiële positie

NETTO SCHULDQUOTE

18

BELASTINGCAPACITEIT

SOLVABILITEIT 50

90

105

95

130 20

-11% -100

< 90%

52%

220

90-130%

0

> 130%

(GECORRIGEERDE) SCHULDQUOTE

< 20%

107% 100

20-50%

> 50%

50

150

< 95%

95-105%

> 105%

STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE

GRONDEXPLOITATIE

0

90 35 130 20

-13% -100

< 90%

DASHBOARD

220

90-130%

> 130%

JAARREKENING

4% 100

0

< 20%

FINANCIËLE POSITIE

4%

20-35%

> 35%

BEVINDINGEN

5

-5

< 0%

BIJLAGEN

0%

> 0%

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

19

Hieronder vindt u een andere toelichting op de ratio's van uw gemeente. Uw weerstandsvermogen is 64,4 miljoen

Weerstandsvermogen gemeente Medemblik is ruim voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 32.494 miljoen. In geval van calamiteiten is het mogelijk om een deel van deze reserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente Medemblik heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 9,6 miljoen. Het weerstandsvermogen van de gemeente Medemblik is volgens het GTK 2020 ruim voldoende te noemen.

De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen

Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo boekjaar 52%. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Medemblik in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt -11%. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. Zowel de solvabiliteit als de netto schuldquote laten een positieve ontwikkeling zien ten opzichte van de signaleringswaarden volgens het gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK 2020).

Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag

DASHBOARD

Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van de Medemblik is laag doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten laag is. De ratio grondexploitatie < 20% is het minst risicovol te noemen volgens het GTK 2020.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

20

4. Belangrijkste bevindingen

4.1 Programma ‘Sociaal domein’ 4.2 Programma ‘Wonen’

4.3 BBV, WNT en SiSa 4.4 Significante schattingsposten 4.5 Relevante wijzigingen in het BBV met ingang van begrotingsjaar 2025

4.1 Programma ‘Samen leven en ondersteuning’

21

Onzekerheid ten aanzien van prestatielevering

Wmo ZIN De productieomvang van Wmo ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2023 circa € 8,5 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Wmo ZIN vindt plaats vanuit de gemeente Medemblik. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Wmo ZIN vraagt de gemeente Medemblik per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol.

Resterende onzekerheid Wmo ZIN € 402.000

Tevens is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering van deze lasten. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2023 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 402.000.

Resterende onzekerheid Jeugdzorg € 789.000

Jeugdzorg ZIN Ten aanzien van de jeugdhulp heeft de gemeente Medemblik de zorg ingekocht en instellingen gecontracteerd. Met betrekking tot de lasten inzake jeugdhulp vraagt de gemeente Medemblik bij zorginstelling om een verklaring. Voor deze variant geldt dat net zoals bij de Wmo ZIN dit dan alsnog tot een onzekerheid leidt omtrent de geleverde prestatie. Uit onze controle blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Uit de ontvangen verantwoordingen van zorginstellingen blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. In de financiële verantwoording Jeugdhulp 2023 is voor een bedrag ad € 789.000 aan onzekerheden geconstateerd. Grip op lasten Wmo en Jeugdzorg De onzekerheden in de lasten Wmo en Jeugdzorg ten aanzien van de prestatielevering van de zorg zijn voor gemeente Medemblik relatief laag. Wij concluderen dat voor het grootste gedeelte van de verstrekkingen zekerheid wordt verkregen middels de productieverantwoordingen.

De gemeente Medemblik kan zelf nog risicogericht interne controles uitoefenen op de verstrekking waar geen productieverantwoording voor wordt ontvangen om de onzekerheid verder te reduceren.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Programma ‘Wonen, werken en recreëren’

22

Een belangrijke onderdeel van het programma Gebiedsontwikkeling zijn de baten en lasten met betrekking tot de grondexploitaties. Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, stikstofproblematiek, bouwvrijstelling, fluctuatie verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld

Herijking van verwachte kosten en opbrengsten én langere doorlooptijd van grondexploitaties

De risico's voor de grondexploitaties zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten gechallenged. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2023 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Proces vaststelling grondexploitatie Ten tijde van het raadsbesluit tot opening van de grondexploitatie De Tegel, Asonia en Wilgenrak is het besluit niet voorzien van een bestemmings- en woningbouwplan. Doordat geen bestemmings- en woningbouwplan bekend is, ontbraken de uitgangspunten voor maken van een betrouwbare exploitatiebegroting. In 2023 heeft de gemeente deze bestemmings- en woningbouwplannen opgesteld en wijken verwachte kosten en opbrengsten aanzienlijk af ten opzichte van de initieel geopende grondexploitatie. De verwachte looptijd van deze grondexploitaties is toegenomen ten opzichte van vorig jaar. Een langere (door)looptijd leidt tot meer risico’s en onzekerheden voor de gemeente. De organisatie heeft deze actualisatie op juiste wijze verwerkt in de jaarrekening en de meerjarenperspectief grondexploitatie (MPG). Het is noodzakelijk dat bij het openen van een grondexploitatie het besluit is voorzien van een bestemmings-en (woning)bouwplan.

Wij adviseren om in de onderzoeksfase van een potentiële grondexploitatie een voorbereidingskrediet te verstrekken. Dit voorbereidingskrediet kan maximaal vijf jaar worden geactiveerd waarna het krediet na opening van een grondexploitatie wordt ingebracht in de grondexploitatie, dan wel bij het niet openen van de grondexploitatie als last wordt verantwoord in het overzicht van baten en lasten. Deze werkwijze is in overeenstemming met de stellige uitspraken van de Commissie BBV in de Notitie ‘Grondbeleid in de begroting en jaarstukken’ (H5.1 Definitie en H 5.3.2 Voorbereidingskosten).

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 BBV, WNT en SiSa

BBV wordt nageleefd

WNT door Medemblik nageleefd

23

Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat gemeente Medemblik de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd. Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2023 niet meer bedragen dan € 223.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 van de gemeente Medemblik niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2023 van de gemeente Medemblik voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

Geen resterende bevindingen SiSa-bijlage

SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening 2023 genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2023. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens bijlage B.

Geen M&O-beleid in het kader van Tozo (bij WerkSaam)

In bijlage 1 van de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2023 wordt ingegaan op de aandachtspunten voor de accountant bij de Tozo in de SiSa 2023. Uit onze werkzaamheden ten aanzien van de bestedingen 2023 en opvolging IB signalen uit eerdere jaren volgen geen controleverschillen en/of onzekerheden. In opzet zijn voldoende maatregelen opgenomen om het M&O-risico te mitigeren. Er is geen geformaliseerd M&O-beleid aanwezig (bij WerkSaam) overeenkomstig de rechtmatigheidsvoorschriften van VNG, Divosa en het Ministerie van SZW. De opvolging van de IB-signalen vindt wel plaats.

Geen M&O-beleid in het kader van de Wet Inburgering 2021

Daarnaast wordt in bijlage 1 van de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2023 ingegaan op de Wet Inburgering 2021. Vanaf 1 januari 2022 is het nieuwe inburgeringsstelsel ingegaan waarin de Wet Inburgering 2021 wordt uitgevoerd door gemeenten en verantwoord in de SiSa-bijlage 2023. Uit onze werkzaamheden ten aanzien van SiSa-regeling blijkt dat de gemeente niet beschikt over een M&Obeleidsnotitie. Het is noodzakelijk dat de gemeente dit beleid instelt om misbruik en/of oneigenlijk gebruik van middelen te voorkomen. Het opvolgen van IB-signalen vanuit het Inlichtingenbureau is één van de maatregelen om adequaat te anticiperen op signalen hiervan.

Exponentiele toename aantal SiSa-regelingen

Wij zien een landelijke trend dat Ministeries steeds vaker een Specifieke regeling kiezen voor het verstrekken van subsidies aan decentrale overheden. Het aantal SiSa-regelingen is daardoor exponentieel toegenomen. Dit geeft een hoge druk op de organisatie binnen gemeente Medemblik, andere gemeenten en decentrale overheden en de accountantskantoren. Voor uw gemeente is sprake van 30 SiSa-regelingen in 2023. In het formatieakkoord van 16 mei staat echter dat het aantal regelingen teruggedrongen zal worden.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.4 Significante schattingsposten

Schattingen zijn in het algemeen neutraal Wij hebben geen controleverschillen naar aanleiding van deze schattingen

24

Inherent aan het opmaken van een jaarrekening, is dat het college en directie/management schattingen moet maken. Bepaalde schattingen kennen een schattingsonzekerheid en zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en doordat zij een hoge mate van schattingsonzekerheid vertonen. Dit laatste betekent dat de schatting vatbaar is voor een inherent gebrek aan nauwkeurigheid in de waardering. Een goed inzicht in de jaarrekening vereist kennis van deze posten. Als onderdeel van de controle hebben wij de oordeelsvormingen en besluiten van het management bij het maken van de schattingen beoordeeld op indicaties voor mogelijke tendenties. In het hierna opgenomen overzicht hebben wij van de jaarrekeningposten waaraan een belangrijke schatting ten grondslag ligt weergegeven of wij de schatting als conservatief, neutraal of pessimistisch hebben aangemerkt. BEDRAG (x € 1.000)

POST IN DE JAARREKENING

Grondexploitaties; nog te maken kosten



Inschatting van nog te realiseren opbrengsten: Het management maakt een inschatting van de nog te realiseren opbrengsten op basis van de grondprijzenbrief. De prijzen in de grondprijzenbrief zijn ontleend uit marktinformatie. De gemeente maakt gebruik van de expertise van een deskundige voor het maken van de inschatting.

29.223



Voorziening groot onderhoud gebouwen

1.304



Voorziening pensioenen ex-bestuurders

2.834



JAARREKENING

 Neutraal

TOELICHTING SCHATTING Inschatting van nog te maken kosten: Het management maakt op basis van bouwtekeningen, het woon- en bestemmingsplan een inschatting van aantallen en omvang van benodigde middelen. Het management ontleent de prijzen uit landelijk beschikbare prijsinformatie en voor zover als mogelijk offertes. De gemeente maakt gebruik van de expertise van een deskundige voor het maken van de inschatting.

Grondexploitaties; nog te realiseren opbrengsten

 Conservatief, maar aanvaardbaar

DASHBOARD

19.167

BEOORDELING HUIDIG BOEKJAAR

Het management maakt een inschatting op basis van een meerjarenonderhoudsplan dat maximaal 5 jaar oud is. In 2023 is het onderhoudsplan geactualiseerd. Het management heeft een externe deskundige ingeschakeld voor de inschatting van de verwachte uitstroom van middelen voor de pensioenen van ex-bestuurders. De gehanteerde parameters voor de bepaling van de voorziening zijn conform marktinformatie.

 Optimistisch, maar aanvaardbaar

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.5 Relevante wijzigingen in het BBV met ingang van begrotingsjaar

25

Relevante wijzigingen in het BBV met ingang van begrotingsjaar 2025 (toepassing in 2024 toegestaan) In december 2023 heeft de commissie BBV een aantal notities geactualiseerd. Het betreft de notities Rente, Overhead en Grondexploitatie. Hieronder hebben wij per onderwerp de belangrijkste wijzigingen opgenomen en gekoppeld aan de impact voor uw gemeente. Alle notities zijn van toepassing met ingang van begrotingsjaar 2025, en mogen worden toegepast voor begrotingsjaar 2024. De notitie rente is vanaf boekjaar 2025 Verplicht

Notitie rente De belangrijkste wijziging uit de notitie rente betreft een aanpassing in de toerekening van de rentelasten aan de grondexploitaties. Tot en met 2023 is het alleen toegestaan om de werkelijke rente over het vreemd vermogen (naar rato) toe te rekenen aan de grondexploitaties. Dit geldt tevens voor de toekomstige rentelasten. Met ingang van boekjaar 2025 (en eventueel 2024) wordt voor grondexploitaties geen onderscheid meer gemaakt in het BBV, waardoor de rentetoerekening plaatsvindt op basis van de reguliere omslagrente. Voor uw gemeente leidt dit tot een verhoogde rentetoerekening die een negatief effect heeft op de verwachte eindwaarde van de verschillende grondexploitaties. Wij adviseren om de notitie Rente vanaf boekjaar 2024 toe te passen, zodat de rente-effecten verwerkt kunnen worden in de waardering van uw grondexploitaties. Een tweede belangrijke wijziging is de herintroductie van de mogelijkheid om rentetoerekening aan het eigen vermogen en de voorzieningen toe te passen. Deze mogelijkheid is in 2016 door de commissie BBV beëindigd, maar in de notitie 2023 als keuzemogelijkheid opgenomen. Wij adviseren in 2024 een weloverwogen keuze te maken in het toepassen van de toerekening van rente aan het eigen vermogen en de voorzieningen.

De gemeente past de nota overhead toe

Notitie Overhead De commissie BBV heeft in de notitie Overhead 2023 de regelgeving met betrekking tot de toerekening van Overhead geactualiseerd, verduidelijkt en samengevoegd in één notitie. De belangrijkste uitspraken en aanbevelingen zijn als volgt:  Stellige uitspraak: Voor de berekening van de tarieven voor de lokale heffingen moet de methodiek voor toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. Deze methodiek mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead.  Aanbevelingen: De commissie adviseert om overhead niet bij de begroting vorm te geven maar door middel van de financiële verordening of door een nota overhead aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. In deze nota neemt de gemeente keuzes op ten aanzien van: kaderstelling, methodiek en onderscheiding primaire processen en overhead. Wij constateren dat uw gemeente voldoet aan de notitie overhead en de belangrijkste aanbevelingen vanuit deze notitie reeds heeft verwerkt in de financiële verordening/nota overhead. Notitie Grondexploitatie De belangrijkste wijzigingen in de notitie grondexploitatie zien toe op de wijzigingen ten aanzien van de omgevingswet, die onder andere hebben geleid tot een aanpassing van de lijst met verhaalbare kostensoorten.

Deze wijzigingen gaan, in verband met de invoering van de Omgevingswet in per 1 januari 2024. Deze wijzigingen hebben met name invloed op verslaggevingsaspecten bij faciliterend grondbeleid. De overige wijzigingen zien met name toe op de voorwaarden voor warme gronden, de voorbereidingskosten en gemengde projecten. Daarnaast is de rentetoerekening, zoals hierboven is toegelicht gewijzigd.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

26

Bijlagen

A.

Onze controle

B.

Bevindingen SiSa-bijlage

27

A. Onze controle

A. Onze controle

28

Doel en object van de controle

Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van de gemeente Medemblik, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV.

Opdracht

Opdracht Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 8 september 2023. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Voor een uitgebreide beschrijving van onze aanpak verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging.

Strekking van de controleverklaring

Strekking van de controleverklaring Aangezien de jaarrekening 2023 van de gemeente Medemblik aan de daaraan te stellen eisen voldoet, hebben wij hierbij een goedkeurende controleverklaring, gedateerd op 20 juni 2024, afgegeven. Alle bevindingen voortvloeiend uit onze controle zijn afdoende behandeld en onze controle is dan ook afgerond.

Materialiteit

Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 1.522.000. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 76.100 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.

Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid van de informatie in de WNT-verantwoording en de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle

29

Onafhankelijkheid

Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden. Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Medemblik zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Controleaanpak

Controleaanpak Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 8 september 2023 opgenomen. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Onze controleaanpak is gebaseerd op een gegevensgerichte en risicogerichte benadering. Omdat uw verbijzonderde interne controle niet onafhankelijk in de organisatie is gepositioneerd moeten wij gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren. Wij hebben voor de volgende risico’s − die zich met een hoge waarschijnlijkheid kunnen voordoen én mogelijk materiële impact hebben − in onze controle meer aandacht gehad:  Ongebruikelijke memoriaalboekingen in de laatste maand van een tussentijdse rapportageperiode resp. het boekjaar dan wel bij het opstellen van de tussentijdse rapportage resp. de jaarstukken.

Vermogen om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen

DASHBOARD

Vermogen om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen De waarderingen in de jaarrekening van de gemeente Medemblik zijn gebaseerd op de veronderstelling dat de gemeente Medemblik als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voorzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het college van burgemeester en wethouders ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar. In onze controleverklaring hebben wij gerapporteerd over onze controleaanpak ten aanzien van het vermogen van de gemeente Medemblik om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Voor een nadere uiteenzetting van onze controleaanpak ten aanzien van de veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie verwijzen wij naar onze controleverklaring 2023.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle

Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen

30

De jaarstukken 2023 van uw gemeente bestaan uit:  Het jaarverslag 2023 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).  De jaarrekening 2023 (rechtmatigheidsverantwoording, balans met toelichtingen, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting inclusief SiSa-bijlage en taakvelden). In het onderdeel ‘programmaverantwoording’ van het jaarverslag dient informatie opgenomen te worden over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, etc.) het jaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onder de controle van de jaarrekening. Het primaire object van de accountantscontrole (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening (de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting). De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij getoetst. Bij onze controle hebben wij geen materiële afwijkingen tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar.