03 Informatienota Invoering rechtmatigheidsverklaring door college vanaf 2023

Informatienota raad Zaaknummer: Nummer: Datum: Steller: Onderwerp:

Z-22-412345 DOC-22-550479 17-6-2022 College Invoering rechtmatigheidsverklaring door college vanaf 2023

Ter informatie Kennis nemen van: De status en consequenties van de invoering van een wetswijziging aangaande de rechtmatigheidsverantwoording.

Aanleiding Er is een wetswijziging in voorbereiding over de verantwoording van de rechtmatigheid van gemeentefinanciën door gemeenten. Het wetsvoorstel is door de tweede kamer aangenomen. Wanneer het in de eerste kamer wordt behandeld is nog niet bekend. De wet treedt per ingang van 1 januari 2023 in. Het huidige jaar 2022 wordt als pilotjaar benut om een overgang naar de nieuwe situatie in 2023 soepel te laten verlopen. Met deze informatienota wordt u geïnformeerd over de gevolgen, de status en benodigde stappen. Hoe is het nu? Op dit moment geeft de externe accountant een oordeel over de rechtmatigheid en de getrouwheid bij de jaarrekening. De rechtmatigheid houdt in dat handelingen volgens de wet- en regels verlopen. De accountant kijkt alleen naar de financiële rechtmatigheid, dus naar de handelingen die financiële consequenties (kunnen) hebben. Bij de getrouwheid wordt gekeken of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Op het gebied van getrouwheid wijzigt er niets. Op het gebied van de rechtmatigheid wel. Dit wordt hierna uitgelegd. Hoe wordt het straks? De wetswijziging houdt in dat het college van burgemeester en wethouders vanaf het boekjaar 2023 zelf een uitspraak doet over de financiële rechtmatigheid.

Wat betekent dat we aan u aangeven in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, als mede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Deze uitspraak wordt vastgelegd in een zogenoemde rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. De externe accountant controleert of we een terechte conclusie hebben getrokken in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarvoor beoordelen zij het proces van de rechtmatigheidsverantwoording. Wat is het verschil? Het verschil is dat wij een rechtmatigheidsverantwoording opstellen en ondertekenen. Dit is nieuw. De externe accountant doet zelf geen uitspraak meer over de mate waarin er financieel rechtmatig gehandeld wordt. De externe accountant controleert wel of de rechtmatigheidsverantwoording overeenkomt met de werkelijkheid (een getrouw beeld geeft). Eventuele afwijkingen, toelichtingen, nuances, verklaringen etc. over de financiële rechtmatigheid worden door ons aan u verantwoord en niet meer door de accountant. Waarom deze verandering? Belangrijk argument om deze vernieuwing door te voeren is het democratisch proces. Wij zijn immers eindverantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving. De wetgever vindt het belangrijk de discussie over de financiële rechtmatigheid hiervan te laten plaatsvinden tussen college en gemeenteraad. De accountant controleert of de onderliggende informatie klopt.

Kernboodschap We zijn een proces gestart om aan de gewijzigde wetssituatie te kunnen voldoen. Met deze nota wordt u geïnformeerd over de impact op uw rol, onze rol en krijgt u inzicht in de te nemen stappen voor 2022 (en verder). Effect op uw rol en de onze. Uw Kaderstellende en controlerende functie: U heeft invloed op de volgende punten. Voor al deze punten geldt een (wettelijke) bandbreedte waarmee u de intensiteit van de controle bepaalt. Op het moment dat de formele besluitvorming plaatsvindt geven we u een advies over de inzet van de bandbreedtes. Volwassenheidsniveau rechtmatigheidsverantwoording Over de scope van de rechtmatigheidsverantwoording en eventuele doorgroeiambitie maken wij met elkaar afspraken. Het is uw bevoegdheid hier een besluit over te nemen. Capaciteit, middelen, planning en de gewenste controle-intensiteit spelen hierbij een rol. De wetswijziging ziet toe op het verantwoorden van de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. Dit is de minimale verplichting. U kunt ervoor kiezen bepaalde thema’s of processen toe te voegen aan de controle. De meest uitgebreide variant is een ‘in control statement’ waarin bijvoorbeeld ook niet-financiële aspecten worden betrokken. Het normenkader U stelt in de nieuwe situatie het normenkader vast.

In het normenkader worden alle relevante interne en externe wet- en regelgeving opgenomen die voor de controle van de financiële rechtmatigheid nodig zijn. Wij bereiden het normenkader voor. De afwijkingentolerantie Dit is de marge waarbinnen u afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) accepteert. Deze afwijkingentolerantie mag tussen de 0 en 3% liggen van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. Hoe lager de afwijkingentolerantie hoe intensiever de controle en hoe hoger de benodigde controlecapaciteit en kosten. U bepaalt de afwijkingentolerantie. De rapporteringsgrens Hiermee geeft u aan wanneer u geïnformeerd wilt worden over afwijkingen ongeacht of het direct consequenties heeft voor de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze kan lager zijn dan de afwijkingentolerantie. Informatie in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken Eventuele onrechtmatigheden hebben toelichting nodig. De wetgever verwijst hiervoor naar de paragraaf bedrijfsvoering. Daarin moet het volgende worden opgenomen. Aanvullend op onderstaande punten kunt u ons om extra toelichting vragen via de paragraaf bedrijfsvoering.

Verplichte onderdelen van de bedrijfsvoeringsparagraaf zijn; • Een toelichting op alle afwijkingen, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. • Indien de normen uit de gids proportionaliteit (inzake inkoop- en aanbestedingen) veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moeten wij hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering. • Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Daarnaast adviseert de wetgever; • Om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

Onze verantwoordelijkheid We werken in onderstaande volgorde aan hierna genoemde stukken om de rechtmatigheidsverantwoording te implementeren. Voorbereiden normenkader We inventariseren alle relevante interne- en externe wet- en regelgeving noodzakelijk voor de controle van de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening. Het normenkader wordt jaarlijks ter vaststelling aan u aangeboden. Aanpassing van de financiële –en de controleverordening. We passen deze verordeningen aan zodat de afwijkingentolerantie, rapporteringstolerantie en afspraken over de inhoud van de bedrijfsvoeringsparagraaf op dit onderdeel verankert zijn. De verordeningen worden ter vaststelling aan u aangeboden. Vaststellen controlejaarplan en toetsingskader. De interne controle vindt plaats op basis van een controlejaarplan waarin scope, risico’s, steekproefbepalingen en de controleaanpak worden bepaald. Vervolgens wordt een toetsingskader opgesteld. Dit is een nadere uitwerking van het normenkader waarin per wet of regel de van toepassing zijnde passages worden genoemd. Het toetsingskader wordt vervolgens verder vertaald naar controlechecklisten waarin de interne controleurs de uitvoering vastleggen. Het controlejaarplan en het toetsingskader worden door ons vastgesteld. Controlechecklisten worden op ambtelijk niveau opgesteld.

Consequenties De genoemde stappen en keuzes leiden tot een rechtmatigheidsverantwoording die voldoet aan de nieuwe wettelijke voorschriften. Voldoende interne controlecapaciteit is daarvoor wel een randvoorwaarde. Momenteel wordt geworven om de capaciteit op dit vlak te verstevigen. De krappe arbeidsmarkt vormt een risico voor het realiseren van de beoogde procesgang.

Communicatie De auditcommissie en externe accountant worden betrokken in dit traject en fungeren als eerste gesprekspartner voor ons om te komen tot de raadsvoorstellen voor het normenkader, de financiële verordening en de controleverordening . Zie verder bij ‘vervolg’.

Vervolg U ontvangt raadsvoorstellen over het normenkader, de financiële verordening en de controleverordening. Deze worden na de zomer in de maand september of oktober 2022 voor de raadscommissie en raadsvergadering geagendeerd. In de raadsvoorstellen doen wij voorstellen over de keuzes die u heeft. Na besluitvorming kan het controlejaarplan worden opgesteld en de interne controle overeenkomstig dit plan worden uitgevoerd.

Bijlagen Nvt