03 DOC-24-982293 - 2a. DeSom - voorstel zienswijze

Kadernota 2026 gemeenschappelijke regelingen Naam GR: DeSom

Risicoprofiel: middel

DOC-24-982293

Doelstelling GR (tekst uit de regeling) Het belang van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering door het SSC van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. Voorstel zienswijze raad Een positieve zienswijze af te geven.

Met daarbij de volgende 2 aandachtpunten: 1. Het transitietraject DeSom2.0 kent nog een aantal onzekerheden waarover nog besluitvorming moet plaatsvinden, zowel regionaal als door de individuele deelnemende gemeenten. Het is bijvoorbeeld nog niet precies duidelijk of het uitgangspunt niveau brons voor de basisdienstverlening voor de deelnemende gemeenten volstaat. Ook is nog niet duidelijk welke (extra) taken door de individuele gemeenten zelf gaan/moeten worden opgepakt. Het advies is om deze onzekerheden in aanloop naar de definitieve begroting zo veel als mogelijk te specificeren en daarin op te nemen. 2. Aan de verschillende gemeenschappelijke regelingen is gevraagd om met een tweetal bezuinigingsscenario’s (3% en 5%) te komen in het kader van de komende ravijnjaren. In de kadernota geeft DeSom in relatie tot deze opdracht aan: Door het Dagelijks Bestuur is besloten dat de overgang van SSC DeSom 1.0 naar DeSom 2.0 niet het momentum is voor bezuinigingsopgaven. Dit is door het Algemeen bestuur bekrachtigd. Dit laat zich lezen alsof dit niet onderzocht is. Echter, gezien het transitietraject en de onzekerheden die dat met zich meebrengt is lijkt dit een redelijk argument. 1. Visie en ontwikkeling korte termijn (wat willen we bereiken in 2026?)

Doelen voor 2026 zijn: -

Start basisdienstverlening ‘DeSom 2.0’ Start hostingsdiensten op flexibel hostingsplatform Introductie nieuwe wijze van financiering Aantonen compliancy aan informatieveiligheidsrichtlijnen

2. Verwachtingen lange termijn (2027-2029) Er worden drie belangrijke ontwikkelingen aangegeven in de kaderbrief van SSC DeSom. Allen in meer of mindere mate relevant voor gemeente Medemblik: 1.

Innovaties a. Artificial Intelligence (AI) b. Datagedreven werken

Kadernota 2026 gemeenschappelijke regelingen c. Robotisering en automatisering d. Internetapplicatie architectuur 2. Werkplek van de toekomst 3. Informatieveiligheid

3. Actualisering financieel perspectief

a. Kaders en uitgangspunten • Toepassing van indexatie conform Regietafel NHN, waarbij de reguliere indexatie cumulatief wordt toegepast (conform staand beleid) en inhaalindexatie alleen is berekend waar van toepassing. • Nieuw is aanvullende reële indexatie op basis van ervaringskengetallen uit het verleden en verwachte marktontwikkelingen. • Overheadkosten en bedrijfsvoering kosten worden omgeslagen naar de verschillende niveaus van dienstverlening. Dit vormt een risico omdat deze kosten, die wij sowieso gaan krijgen, dus niet allemaal gedekt worden door de begroting (zie pagina 5). • Het is op dit moment nog niet mogelijk om per structureel budget een toerekening te maken van welk deel voor de basisdienstverlening is en welk deel aan hosting en overige dienstverlening kan worden toegekend. Op dit moment zijn deze extra diensten namelijk nog onvoldoende bekend. • Van de structurele budgetten uit 2025 is voor de loonsom wel berekend welk deel vanaf 2026 wordt toegerekend aan de basisdienstverlening. • Voor de overige structurele budgetten uit 2025 is vooralsnog een vergelijkbare verhouding van aan de basisdienstverlening toegekende loonsom gehanteerd (3/4e deel), met uitzondering van de licenties, deze zijn geheel toegerekend aan de basisdienstverlening. • Daarnaast zijn in de basisdienstverlening nieuwe kosten zoals op dit moment bekend opgenomen.

Deze posten zijn volledig afgestemd op de basisdienstverlening en worden derhalve alleen toegekend aan de basisdienstverlening. • Voor de toerekening van de kosten van de basisdienstverlening DeSom 2.0 wordt vanaf 2026 een andere verdeelsleutel gehanteerd, namelijk verdeling kosten op basis van identities (dus per gebruikersaccount) conform ‘Businesscase DeSom 2.0’ en ‘Stip op de Horizon’. • Hostingdiensten worden niet meer opgenomen in de begroting, maar 1-op-1 afgerekend met de desbetreffende deelnemer of afnemer. • Extra dienstverlening werd altijd al 1-op-1 afgerekend met de desbetreffende deelnemer of afnemer. Hier wijzigt verder niets aan. • Toerekening van de kosten voor buitengebruikstelling van Infrastructuur-hardware in 2026 op basis van inwoneraantal per 1 januari 2024 aan de deelnemers. b. (Autonome) ontwikkelingen Medemblik • Uitgangspunt van DeSom2.0 vormt beveiligingsniveau 3. De gemeenteraad van Medemblik heeft een motie aangenomen om de maatregelen en consequenties van niveau 4 in beeld te brengen. Het ligt voor de hand te veronderstellen dat hier extra (financiële) consequenties aan verbonden zijn. • De komende jaren werkt gemeente Medemblik op basis van een vervangingskalender aan het planmatig versaasen, vereenvoudigen en het

Kadernota 2026 gemeenschappelijke regelingen wegwerken van verouderde systemen in het huidige applicatielandschap. Via een stelpost in de begroting zijn hiervoor naar verwachting t/m 2026 voldoende financiële middelen beschikbaar (240 k). Voor de periode daarna is het wenselijk om een structureel budget te reserveren voor het actueel houden van het applicatielandschap. Dit om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen, ook na 2026. •

•

Ai en robotisering. Deze ontwikkelingen gaan razendsnel. Naast de risico's bieden deze ontwikkelingen enorme kansen. De verwachting is dat deze ontwikkeling de wijze van werken drastisch zal gaan veranderen. Gemeente Medemblik is hier nog nauwelijks op voorbereid. Wat de precieze inzet en daarmee de gevolgen zullen zijn is op dit moment nog onmogelijk in te schatten. Dit zal de komende periode in kaart moeten worden gebracht. Landelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld Huis van Thorbecke en een Federatief datastelsel) waarbij de ambitie is om een radicale omslag te maken naar de wijze waarop gemeenten hun informatievoorziening organiseren staan nog in de kinderschoenen. Op termijn zouden deze ontwikkelingen enerzijds de functionele bewegingsvrijheid van gemeenten kunnen beperken, anderzijds zou dit (flinke) besparingen op softwarekosten kunnen gaan opleveren.

c. nieuw beleid Zie 2.

4. Financiële consequenties

a. Gemeentelijke bijdrage De in 2026 geraamde structurele bijdrage vanuit Medemblik bedraagt € 2.165.000,- op basis van 581 identities (dus niet langer het aantal inwoners) en exclusief incidentele kosten buitengebruikstelling van Infrastructuurhardware in 2026. Dit betekent een daling t.o.v. de begroting 2025. In dat jaar is onze bijdrage € 2.453.000,-. De bijdrage DeSom in 2026 is gebaseerd op het aantal identities binnen de organisatie. Het is daarom van groot belang om dit aantal zo zuiver mogelijk te registreren. De afgelopen periode zijn deze lijsten al flink opgeschoond. Mogelijk zou dit nog wat verder kunnen worden afgeschaald of doorbelast aan/via bijvoorbeeld netwerkorganisaties. Het nieuwe financieringsmodel maakt gemeente Medemblik een voordeelgemeente binnen de GR. Zou de oude systematiek worden gehanteerd dan zou de structurele bijdrage van gemeente Medemblik in 2026 € 2.633.000,- gaan bedragen. b. Kengetallen

Kadernota 2026 gemeenschappelijke regelingen Geen bijzonderheden c. Risico’s 1.

2.

3.

4.

5.

Tempo van besluitvorming over DeSom 2.0 veroorzaakt vertragingen in realisatie DeSom 2.0. Dit risico is opgetreden; impact is dat voor 2024 geplande inrichtingsactiviteiten doorschuiven naar 2025. Hiermee ontstaan twee nieuwe risico’s: a. Frictiekosten kunnen toenemen doordat het langer duurt voordat activiteiten voor DeSom 2.0 gestart kunnen worden. Maatregel: dit risico accepteren. b. Risico op behalen doelen binnen planning neemt toe. Het niet halen van de geplande datum voor DeSom 2.0 (januari 2026) en vervanging van de digitale werkplek (oktober 2025) heeft financiële gevolgen. Er is dan tijdelijke verlenging van contracten nodig die aflopen. De Infrastructuurcontracten verlopen per april 2026 en de werkplekcontracten per 1 oktober 2025. Maatregel: dit risico accepteren. ICT inkoop kosten (licenties, hardware) stijgen sterker dan inflatiecorrectie. Dit risico is opgetreden door hoge inflatie en wijzigingen in het licentiemodel van Microsoft 365 waardoor SSC DeSom andere, duurdere licenties (E5 in plaats van E3) moet afnemen. Maatregel is deze kostenverhoging mee te nemen in de meerjarenraming (zie pagina 7). Mogelijke aanpassingen governance treden later in werking. Op dit moment onderzoekt het Algemeen Bestuur een passende governance voor SSC DeSom. De effecten voor SSC DeSom zijn nog onbekend. Onduidelijk is daarmee of hier hogere, of juist lagere kosten gemoeid zijn.

In de begroting zijn wij van lagere governance inzet uitgegaan. Overheadkosten en bedrijfsvoering kosten worden omgeslagen naar de verschillende niveaus van dienstverlening. De snelheid waarmee overhead en bedrijfsvoering op- en afgeschaald kunnen worden, is lager dan de op- en afschaling van dienstverlening zelf. Hierdoor kunnen meerkosten ontstaan voor deelnemers en afnemer. Maatregel: dit risico accepteren. Met de GR Werksaam, afnemer van diensten van DeSom, met Medemblik als één van de 7 deelnemende gemeenten wordt gesproken over de consequenties van de nieuwe doorbelastingssystematiek. De uitkomst hiervan kan financiële effecten hebben voor SSC DeSom en daarmee ook voor onze gemeente.