03 DOC-23-771723 - Ambtelijke reactie op Kadernota DeSom 2025 (CONCEPT).docx - SSC DeSom - voorstel zienswijze

Kadernota 2024 gemeenschappelijke regelingen SSC DeSom

Risicoprofiel: middel

DOC-23-771723

Doelstelling GR Het belang van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering door het SSC van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. Voorstel zienswijze raad: Een positieve zienswijze af te geven. De kaderbrief bevat nog wel enkele risico’s die nog nadrukkelijk onder de aandacht bij het bestuur worden gebracht. De risico’s vindt u onder punt 4c van dit advies. 1. Visie en ontwikkeling korte termijn (wat willen we bereiken in 2025?) De kaderbrief DeSom is opgebouwd rondom een aantal pijlers/uitgangspunten: -

Over de, op basis van “Stip op de horizon”, 4-sporen transitie naar ‘DeSom 2.0’ heeft op moment van schrijven van dit advies nog géén formele besluitvorming plaatsgevonden. De nieuwe, beoogde, serviceformule wordt wel toegelicht en de geraamde kosten hiervan worden weliswaar vermeld, maar zijn feitelijk geen onderdeel van deze kaderbrief.

-

De financiële gevolgen van de Najaarsnota 2023 SSC DeSom en het Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025 worden door de negatieve zienswijze, en het daaruit voortvloeiende negatieve besluit van het AB d.d. 22-12-2023, verwerkt in de jaarrekening 2023 en vallen daarmee buiten deze Kaderbrief. Daarnaast voorziet SSC DeSom onderstaande ontwikkelingen : o Aanbesteding infrastructurele diensten; o Aanbesteding gemeentelijke telefonie beheerdiensten; o Doorontwikkeling moderne werkplek Fase 2; o Vervanging digitale hulpmiddelen en werkplekapparatuur personeel DeSom.

-

Om vooraf beter in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen/trends zoals bijv. ChatGPT wordt op advies van deelnemers een structureel budget voor innovatie/onderzoek aangevraagd.

2. Verwachtingen lange termijn (2026-2028) Vanaf het Begrotingsjaar 2024 SSC DeSom wordt de kaderbrief op verzoek van zowel het Algemeen Bestuur als van de provincie Noord-Holland niet langer beleidsarm opgesteld. Vanuit de Digitale Agenda 2024 (DA2024) ligt een belangrijke opgave wat betreft de verdere digitale transformatie. De onderliggende infrastructuur, ICT-voorzieningen, informatieveiligheid en privacy dienen hiervoor op voorbereid te zijn. Door steeds toenemende cybercriminaliteit en de daarbij behorende bedreigingen zal blijvend geïnvesteerd moeten worden op de assen ‘mens, proces en techniek’ door zowel de gemeentelijke organisaties zelf als SSC DeSom. Het (op moment van schrijven nog niet vastgestelde) Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025 SSC DeSom vormt hiervoor de basis. Getracht wordt de (financiële) consequenties hiervan zoveel als mogelijk in de reguliere P&C cyclus mee te nemen. In afwachting van definitieve besluitvorming rondom de toekomst van DeSom (2.0) zal het staande beleid vooralsnog worden voortgezet/doorontwikkeld.

Kadernota 2024 gemeenschappelijke regelingen 3. Actualisering financieel perspectief a. Kaders en uitgangspunten - Basis vormen de structurele budgetten voor standaard dienstverlening door DeSom in de (bijgestelde) Begroting 2024 SSC DeSom. Extra kosten van producten en projecten die hier geen onderdeel van zijn worden één op één met opdrachtgevers verrekend en zijn geen onderdeel van deze Kaderbrief 2025 SSC DeSom. - Voor indexatie van lonen en prijzen wordt de regionale richtlijn inzake gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord gehanteerd. - DeSom past de indexatie cumulatief toe in de meerjarenraming. Naar ons oordeel is dit bedrag echter onjuist (te hoog) berekend. De methode heeft geen direct effect op de gemeentelijke bijdrage in 2025, echter wel voor de jaren daarna. Jaarlijks wordt de meerjarenbegroting geactualiseerd/bijgesteld op basis van de nieuwe, werkelijke indexcijfers. Gemeente Medemblik is inmiddels in overleg met DeSom om hierover in het vervolg heldere afspraken maken. b. (Autonome) ontwikkelingen Veel ICT-leveranciers geven aan hun prijzen (flink) te verhogen, meer nog dan de regionaal vastgestelde prijsindexatie. In de kaderbrief wordt dit aangestipt maar niet verder meegenomen in de financiële paragraaf. Dit is een reëel extra financieel risico. Ambtelijke inschatting is dat het hier om een bedrag van ca. € 30.000,-- zou kunnen gaan.

Veel ICT-leveranciers ontwikkelen zgn. SAAS-varianten (cloudversies) van hun huidige applicaties. Ze verplichten gemeenten daarbij (versneld) op deze versies over te stappen. De ondersteuning stopt gewoonweg, of is alleen tegen hoge kosten af te nemen. In combinatie met inkoop- en aanbestedingsvereisten (ter voorkoming van onrechtmatige situaties), zorgt dit ervoor dat een deel van deze applicaties opnieuw aanbesteed en geïmplementeerd moeten worden. Dit vereist zowel interne inzet en middelen, maar ook vanuit DeSom. Om hier beter tijdig op te kunnen inspelen wordt bij Medemblik zelf inmiddels gewerkt aan een meerjaren applicatie vervangingskalender. c. nieuw beleid Zie ook paragraaf 2. In afwachting van definitieve besluitvorming rondom de toekomst van DeSom (2.0) zal het staande beleid, vooral gericht op continuïteit van de dienstverlening, worden voortgezet/doorontwikkeld. Daarnaast is er aandacht voor de doorontwikkeling van een flexibele, moderne, veilige en toekomstbestendige werkplek, die goed aansluit bij het moderne werken en het huisvestingsproject van de gemeente Medemblik. Een relatief bescheiden innovatie/ontwikkel budget, maakt het mogelijk om op beperkte schaal onderzoek te doen naar mogelijk toegevoegde waarde van nieuwe technische mogelijkheden. 4. Financiële consequenties a.

Gemeentelijke bijdrage In onze Begroting 2024 hielden we rekening met een gemeentelijke bijdrage van € 2.238.600,-- in 2025. Dit was gebaseerd op de Begroting 2024 SSC DeSom, inclusief het financieel effect van de Voorjaarsrapportage 2023 SSC DeSom. Op basis van de Kaderbrief 2025 SSC DeSom stijgt de gemeentelijke bijdrage in 2025 naar € 2.580.000,--. Hierin is ook het financieel effect van de Najaarsrapportage 2023 SSC DeSom en het Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025 SSC

Kadernota 2024 gemeenschappelijke regelingen DeSom alvast verwerkt. Inmiddels heeft het AB op 22-12-2023 hierover echter een negatief besluit genomen. Deze kosten zullen via de jaarrekening worden verwerkt. b. Kengetallen De structurele exploitatieruimte is 0%. Dit laat zien dat SCC DeSom de komende jaren niet in staat is nieuwe structurele lasten te dekken uit bestaande structurele baten. Let op : in sommige tabellen in de bijlagen is het jaar 2024 wél en in andere tabellen niet opgenomen. Dit kan mogelijk voor enige verwarring zorgen. Voor een goed vergelijk is het van belang om 2024 buiten beschouwing te laten. c. Risico’s De voorliggende Kaderbrief 2025 SSC DeSom kent een aantal risico’s/onzekerheden: -

In de kadernota worden de kosten voor DeSom 2.0 reeds genoemd. Ondanks dat de Business Case in eerste instantie positief is ontvangen heeft hierover nog geen besluitvorming plaatsgevonden. Ondanks het feit dat DeSom 2.0 niet is meegenomen in het financiële eindplaatje voor 2025 dient te worden opgemerkt dat de nu geraamde bedragen allerminst definitief zijn. Er zijn nog geen specifieke afspraken met betrekking tot de precieze te leveren diensten en kosten. Gedegen meningsvorming en advisering heeft nog niet plaatsgevonden. Feitelijk zou de passage over DeSom 2.0 geen onderdeel moeten zijn van deze kaderbrief.

-

In de kaderbrief is ook het financieel effect van de najaar rapportage 2023 SSC DeSom en het Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025 SSC DeSom alvast verwerkt. Inmiddels heeft het AB van SSC DeSom hierover een negatief besluit genomen. De financiële paragraaf is derhalve niet actueel en dient te worden geactualiseerd.

-

DeSom gaat uit van het langer in gebruik blijven van bestaande hardware die in 2025 economisch is afgeschreven. Daarnaast wordt aangenomen dat bestaande apparatuur in het huidige datacenter blijft staan. Beoogd wordt om (extra) kosten te voorkomen. Mogelijk is dit, gezien de huidige ontwikkelingen en onzekerheden, een te optimistisch scenario.

-

De door DeSom geschetste positieve ervaringen met het huidige telefonieplatform worden niet bij alle deelnemers herkend. In 2024 zal daarom een inventarisatie plaatsvinden om de functionele telefonie- en bereikbaarheidsbehoefte voor de toekomst van de gemeentelijke telefonie, bereikbaarheid en communicatie opnieuw te bepalen. Daar waar DeSom impliciet uitgaat van een verlenging van het huidige contract betekent dat nog geen zekerheid. Als uit de inventarisatie blijkt dat behoeften niet aansluiten bij het huidige platform dan heeft dit mogelijk andere dan aangegeven (structurele) financiële gevolgen.

-

Voor de doorontwikkeling van de moderne werkplek worden incidentele en structurele budgetten aangevraagd. Dit betreft ontwikkelingskosten, de vervanging van devices voor gemeenten is onderdeel van de reguliere begroting. De exacte inrichting en eisen hiervan zijn daarmee nog niet duidelijk. Mogelijk zal dit (structurele) financiële gevolgen hebben.

-

De Kaderbrief biedt SSC DeSom weinig/geen financiële ruimte om in te kunnen spelen op onvoorziene omstandigheden. Dit leidt veelal tot financieel voldongen feiten/reparaties achteraf. Om meer financiële rust te bewerkstelligen zou het een overweging kunnen zijn om hiervoor structureel financiële ruimte te creëren.