03 DOC-21-398303 - Accountantsverslag 2020

CO NC E

ACCOUNTANTSVERSLAG 2020

PT

CONCEPT 3 juni 2021

Gemeente Medemblik Accountantsverslag onder voorbehoud van: -

CONCEPT d.d. 3 juni 2021

Afwikkeling openstaande punten Review (BDO)

Aanbiedingsbrief

Geachte leden van de raad,

de raad van de gemeente Medemblik T.a.v. de griffier Postbus 6000 1400 HA WOGNUM

Wij hebben de jaarrekening 2020 van gemeente Medemblik (hierna te noemen ‘gemeente’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 1 december 2020, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2020. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies van de jaarrekeningcontrole opgenomen.

Amstelveen, 3 juni 2021

Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke portefeuillehouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.

PT

Aan:

Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Dit jaar kwamen daar nog de gevolgen van het coronavirus bij, waardoor wij niet bij u op locatie konden langskomen en alle informatie en vragen digitaal hebben moeten afstemmen. Het gevolg hiervan was een iets minder efficiënt proces vanwege de inherente beperkingen aan de digitale middelen. Desondanks denken wij dat het proces goed is verlopen.

CO NC E

Kenmerk: RB/JvS/…

Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de gemeente bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Met vriendelijke groet,

BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

drs. R.H. Bouman RA Partner en extern accountant gemeente Medemblik

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

CO NC E

1. DASHBOARD

PT

Inhoudsopgave

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

CO NC E

1. Dashboard

PT

4

1.1 Dashboard accountantscontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole AANDACHTSPUNTEN VOOR 2021



De jaarrekening 2020 is getrouw, de ongecorrigeerde verschillen blijven onder de goedkeuringstolerantie



In onze controleverklaring geven wij een beperking inzake de rechtmatigheid. Deze volgt met name uit de bevindingen ten aanzien van Europese aanbestedingsregels. Jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening.



De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.



De WNT is nageleefd.



Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSabijlage.



De samenwerking is constructief en plezierig verlopen.

ONTWIKKELING

Grondexploitaties: 



1.

Financiële situatie / sociaal domein verdient aandacht

2.

Doorontwikkeling Administratieve Organisatie en Interne Controle (naar rechtmatigheidsverklaring in 2021)

3.

Preventieve controle op naleving Europese en interne aanbestedingsregels (prestatielevering)

4.

Versterken van de IT-beheersomgeving

Uit de controle van de jaarrekening 2020 blijken geen materiële bevindingen als gevolg van de Coronacrisis. Zie ook de paragraaf impact analyse Corona in de jaarrekening 2020. De verantwoording en controle van de TOZO- regeling verloopt via WerkSaam. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

Na overleg met de provincie zijn de voorzieningen vanwege bouw- en ontwikkelingsbeperkingen Bloesemgaerde en “Weeshuis Molenblik” vrijgevallen ad totaal €1,0 mln.

Sociaal Domein:

Naar aanleiding van onze controle over het boekjaar 2020 willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor 2021 benoemen.

CO NC E



RESULTAAT 2020

PT

STREKKING CONTROLEVERKLARING

5

Met name op de jeugdzorg zien we een forse overschrijding ten opzichte van de (gewijzigde) begroting. Hierover is de raad tussentijds geïnformeerd.

De bij de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie bedraagt 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Op basis hiervan is de goedkeuringstolerantie bepaald op € 1.217.000 voor fouten en € 3.651.000 voor onzekerheden. 

Er resteren geen getrouwheidsfouten



Onrechtmatigheid in de EU-aanbestedingen € 1,3 mln.



Onzekerheid in het Sociaal Domein € 2,1 mln (paragraaf 4.2)

Corona: 

2020

Begroting (na wijziging)

Saldo van baten en lasten

-5.202

-6.405

Mutatie reserves

5.096

6.405

Resultaat

-106

0

Het resultaat 2020 wijkt ongeveer 0,1% af van de totale begrote lasten (na wijziging). In dit resultaat zit wel een forse tegenvaller in de jeugdzorg en aanzienlijke meevallers in de grondexploitaties en de algemene uitkeringen. Daarnaast heeft de raad in maart 2021 besloten € 1,3 miljoen over te hevelen van boekjaar 2020 naar 2021.

UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN

RATIO WEERSTANDSVERMOGEN 1,70 1,60

1,50 1,60

1,50 1,40 1,30

1,20

1,20

Het coronavirus heeft impact gehad op de jaarrekening middels de baten en lasten van de TOZO-regeling, inhuur personeel, meerkosten zorg en de steunmaatregelen die de gemeente aan inwoners heeft geboden.

DASHBOARD

(x €1.000)

JAARREKENING

1,20

1,10 1,00 2017

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2018

2019

2020

PT

6

CO NC E

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole 2.2 De jaarrekening is getrouw

2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.4 Top 4-aandachtspunten voor 2021

2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (1)

Zie hiervoor onze managementletter en de BADO-notitie.

Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2020 De situatie en ontwikkelingen rond het coronavirus hebben een grote impact gehad op het afgelopen jaar en dus ook op de jaarrekening over het boekjaar 2020. Ook voor 2021 zal dit naar verwachting nog in belangrijke mate het geval zijn. Wij hebben in onze managementletter u hierover ook al geïnformeerd en zijn de afgelopen periode meerdere keren in overleg geweest met uw organisatie. Eind februari is de BADO-notitie met betrekking COVID-19 “effecten en risico's voor decentrale overheden” uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is behandeld in de Sectorcommissie Decentrale Overheden van de NBA en is daarmee ook richtinggevend geweest bij onze controle van de jaarrekening 2020. Wij verwijzen voor deze aandachtspunten, de impact op getrouwheid en rechtmatigheid, de controleaanpak en de specifieke attentiepunten ten aanzien van de posten in de jaarrekening naar deze notitie (zie: notitie-effecten-en-risicos-corona-voor-jaarrekening2020-decentrale-overheden.pdf (nba.nl)).

PT

COVID-19 enorme impact op boekjaar 2020.

7

Het proces van de totstandkoming en controle van de jaarrekening is goed verlopen.

CO NC E

In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en onze controleverklaring. Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening en naar paragraaf 3.1 van dit verslag. De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19 Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft zowel het samenstellen van de jaarrekening als onze controle grotendeels digitaal en op afstand plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit proces hebben wij de volgende opmerkingen: • Ook al zijn we het digitale werken al meer dan een jaar gewend, het blijft bijzonder mooi om te constateren dat het mogelijk is geweest de jaarrekening tijdig op te stellen en te controleren. De samenwerking was, ondanks alle COVID-19 maatregelen, plezierig en constructief. • Het jaarrekeningproces heeft wel enige vertraging opgelopen, maar wij hebben in goede samenwerking met de gemeente hier gezamenlijk proactief op gehandeld. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid dit proces met u te evalueren.

De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in paragraaf Bedrijfsvoering (1.5.6.6)

DASHBOARD

Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeente vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeente en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. De gemeente heeft er voor gekozen om in één overzichtelijke paragraaf toe te lichten welke gevolgen COVID-19 op de gemeente Medemblik heeft (gehad) en welke maatregelen, activiteiten en werkzaamheden de gemeente heeft genomen.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (2)

Tozo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten:  Tozo 1: aanvragen tussen 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 

Tozo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020



Tozo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021

PT

Belangrijkste bevindingen:

8

CO NC E

Uw gemeente heeft in het kader van de Tozo-regeling de uitvoering hiervan volledig uitbesteed aan de gemeenschappelijke regeling WerkSaam. Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af aan het rijk. De bestedingen in het kader van de Tozo-regeling over 2020 worden in 2021 in de SiSa-bijlage via regeling G4a verantwoord. Overige corona gerelateerde bevindingen In onze controle hebben wij uitgebreid aandacht besteed aan de impact van het coronavirus op de jaarrekening 2020. De belangrijkste bevindingen uit onze controle die relevant zijn in relatie tot uw interne beheersing of ons oordeel bij de jaarrekening zijn: ▪ De Tozo-regeling: de uitvoering en controle is uitbesteed aan Werkzaam. De lasten, baten en balanspositie zijn in de jaarrekening opgenomen. ▪ Inkopen (kosten): in zijn algemeenheid geldt als aandachtspunt dat ingekochte werkzaamheden mogelijk geen doorgang hebben kunnen vinden, er dus geen prestatie is geleverd en dat facturen in dat geval mogelijk onterecht zijn betaald. In dit kader hebben wij de organisatie gevraagd een inventarisatie te maken van waar in afwijking van het oorspronkelijke contract prestaties anders of niet zijn geleverd en welke afspraken daar met de leverancier zijn gemaakt over facturering. Vanuit onze controle op de inkopen en inlichtingen van de organisatie hebben niet geleid tot (materiële) rechtmatigheidsbevindingen.

▪ Subsidies (kosten): hier doet zich in beginsel een vergelijkbare situatie voor waarbij een gesubsidieerde instelling de prestaties die tegenover het recht op subsidie staan, mogelijk niet of anders heeft geleverd. De BADO notitie stelt dat het college in dergelijke gevallen moet bepalen hoe om te gaan met deze eventuele afwijking van de subsidievoorwaarden bij de afwikkeling van de subsidie. In dit kader hebben wij de organisatie gevraagd waar prestaties mogelijk niet of anders zijn geleverd inclusief opvolging daarop van de gemeente. De verkregen inventarisatie geeft geen aanleiding tot mogelijke (materiële) rechtmatigheidsissues. ▪ Overige Corona gerelateerde ontwikkelingen die wij in onze controle tegen zijn gekomen: ▪ De gemeenten heeft extra lasten gehad voor Toezicht en handhaving regionale noodverordening coronamaatregelen ▪ In de jaarrekening zijn meerkosten opgenomen voor de uitvoering van de zorg ▪ De gemeenten heeft lokale maatregelen getroffen, zoals uitstel van de inning van lokale belastingen Wij hebben daarbij geen bevindingen geconstateerd.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 De jaarrekening is getrouw

De jaarrekening 2020 is getrouw

9

Wij hebben bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Medemblik een goedkeurende controleverklaring afgegeven met betrekking tot de getrouwheid. Ten aanzien van de rechtmatigheid zijn wij voornemens een beperking af te geven bij deze jaarrekening.

PT

Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben enkele controleverschillen geconstateerd van beperkte omvang welke door de gemeente zijn gecorrigeerd. Naast de geconstateerde en verwerkte controleverschillen, zijn tijdens onze controle tevens resterende controleverschillen geconstateerd ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 60.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

Sociaal domein – pgb Jeugdzorg en Wmo

-

501

4.2

Sociaal domein – Wmo ZIN

-

616

4.2

Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN

-

964

4.2

259

2.081

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

1.217

3.651

Performance materialiteit (77% van de materialiteit)

937

Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie

60

Totaal

CO NC E

Getrouwheid

Wij hebben, voor zover mogelijk, het college verzocht om deze controleverschillen te corrigeren. Het college heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij deze verschillen niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende verklaring verstrekt met betrekking tot de getrouwheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening

De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2020 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.

10

Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 60.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

-

2.081

1.332

-

1.332

2.081

1.217

3.651

VERWIJZING

Rechtmatigheid Aanbestedingsrechtmatigheid Totaal

CO NC E

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

PT

Ongesaldeerde getrouwheidsfouten en/of onzekerheden

Performance materialiteit (77% van de materialiteit)

937

Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie

60

§ 4.4

Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen gezamenlijk materieel zijn voor het beeld van de jaarrekening als geheel en zullen derhalve een verklaring met beperking afgeven ten aanzien van de rechtmatigheid in onze controleverklaring. De goedkeuringstolerantie bedraagt € 1.217.000 voor fouten en € 3.651.000 voor onzekerheden. Met de totaal geconstateerde rechtmatigheidsfouten wordt deze goedkeuringstolerantie overschreden. Aanbestedingsrechtmatigheid De onrechtmatigheden die wij hebben vastgesteld bestaan uit een divers aantal contracten, waarvan een groot deel ICT- contracten die ouder zijn dan drie jaar (€ 0,8 miljoen). Een doorkijk naar 2021 laat zien dat op basis van het huidige contractenbestand wederom een materiële onrechtmatigheid verwacht wordt door de VIC. Door de gemeente is de keuze gemaakt om (nog) geen geld vrij te maken voor de “ICT-roadmap”, als gevolg waarvan deze bestedingen de komende jaren nog onrechtmatig blijven.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.4 Top 4-aandachtspunten voor 2021

11

Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende top 4 van aandachtspunten voor het komende jaar benoemen.

DASHBOARD

Financiële ontwikkeling / uitgaven sociaal domein De meerjarenbegroting laat zien dat de gemeente moeite heeft om tot een sluitende begroting te komen. Hierbij geeft het college aan dat zij tegen grenzen aanlopen. Afgelopen jaar is € 5 miljoen onttrokken uit de reserves, is een forse overschrijding op het sociaal domein zichtbaar en komt de gemeente door meevallende baten (vooral algemene uitkering en grondexploitatie) op een minimaal negatief resultaat. Wij herkennen de uitdaging waarvoor de gemeente staat en vooral op sociaal domein, dit komt in de begroting 2021-2024 duidelijk terug. Voor 2021 blijft vanzelfsprekend de financiële ontwikkeling zowel in de cijfers als de beheersing een belangrijk aandachtspunt.

2.

Doorontwikkeling administratieve organisatie en interne controle (naar rechtmatigheidsverklaring in 2021 of 2022) De inrichting van de administratieve organisatie, waaronder de VIC is als aandachtspunt actief opgepakt door de personele bezetting te versterken. Op financieel beleid zijn op een aantal functies nieuwe mensen gestart. Binnen de VIC zien wij een uitbreiding van het aantal betrokken fte en daarmee ook een ontwikkeling in de interne controles. In onze controle heeft de VIC een prominentere rol gehad dan in voorgaand jaar, een positieve ontwikkeling is hierin zichtbaar, maar zal ook de komende jaren nog doorontwikkeld kunnen worden. Met ingang van (waarschijnlijk) 2022 moet het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarrekening. Daarbij merken we op dat dat 15 april jl. de raad heeft ingestemd met het “vrijgeven van gereserveerde middelen voor de organisatie”. In het raadsvoorstel, incl. bijlagen, is expliciet benoemd tegen welke zorg- en aandachtspunten de organisatie aanloopt en de oplossingsrichting. De doorontwikkeling van de organisatie ondersteunen wij als belangrijk aandachtspunt.

3.

Preventieve controle op naleving van Europese en interne aanbestedingsregels (prestatielevering) In onze managementletter hebben wij gerapporteerd over de interne beheersing ten aanzien van de EU-aanbestedingsregels, één van de drie interne aandachtspunten (de “3 i’s”) van de gemeente Medemblik. Ondanks de inmiddels genomen maatregelen constateren wij nog materiële onrechtmatigheden. Voor de ICT-aanbestedingen is sprake van een separate “roadmap” tot het oplossen van de onrechtmatigheden, dit vraagt echter om budget dat in de begroting 2021-2024 niet is opgenomen. Wij adviseren om maatregelen (in de processen) verder te borgen en te evalueren teneinde de kans op fouten, naast de ICT contracten, in de komende jaren verder te beperken.

4.

Versterking van de IT-beheersomgeving Op het gebied van IT zien wij verbeteringen ten aanzien van de inrichting van de processen die de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking in de applicaties borgen. Hierin heeft de gemeente stappen gezet om processen en instellingen binnen applicaties hieromtrent te verbeteren, maar intern ook beperkingen in de huidige opzet geïdentificeerd (zie ook onze managementletter). Enkele beperkingen zijn inherent aan de organisatiestructuur (decentraal georganiseerd). Wij adviseren hier blijvend aandacht aan te besteden.

CO NC E

PT

1.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

PT

12

CO NC E

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Resultaat 2020

3.2 Uw financiële positie vergeleken

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

3.1 Resultaat 2020

Het resultaat van gemeente Medemblik over het jaar 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 0,1 miljoen nadelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)

2020

BEGROTING NA WIJZIGINGEN

VERSCHIL

IN %

Saldo van baten en lasten

-5,202

-6.405

1.203

1,1%

Onttrekkingen reserves

8.028

6.926

1.102

1,0%

-2.932

-521

-2.411

2,2%

-106

0

-106

0,1%

PT

Resultaat 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 0,1 miljoen (nadelig)

13

Dotatie aan reserves Resultaat

Voor de belangrijkste afwijkingen van de begroting na wijzigingen verwijzen wij naar de toelichting in de jaarrekening onder “Analyse rekeningresultaat”.

CO NC E

De afwijkingen van het resultaat ten opzichte van de begrote lasten ligt onder onze ervaringsnorm

Wij merken hierbij op dat er in de uitgaven van het sociaal domein een forse tegenvaller is geweest, met name in de jeugdzorg. Door de meevallers in met name de grondexploitaties en de algemene uitkeringen, maar ook in een aantal kleinere posten is alsnog sprake van een klein negatief resultaat. Bij de analyse van het resultaat moet wel bedacht worden dat de raad in maart 2021 heeft besloten € 1,3 miljoen over te hevelen van boekjaar 2020 naar 2021. Rekening houdend met bovenstaande opmerkingen wijkt het resultaat 2020 ongeveer -0,1% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Op basis van onze ervaringsnorm bij decentrale overheden is een afwijking van 2-3% inherent aan een complex begrotingsproces.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.2 Uw financiële positie vergeleken

RATIO WEERSTANDSVERMOGEN

SOLVABILITEITSRATIO

50,0% 1,20

1,10

1,20

37,0% 31,1%

30,0% 34,0%

PT

30,0%

Medemblik

20,0%

0,87

Gemid. NL*

10,0%

0,0%

PB20

JR19

PB21

NETTO SCHULDQUOTE

JR20

PB20

JR19

PB21

JR20

RATIO GRONDEXPLOITATIE

80,0%

14,0%

70,0%

69,6%

60,0% 50,0%

47,0%

40,0%

CO NC E

1,25 1,20 1,15 1,10 1,05 1,00 0,95 0,90 0,85 0,80

14

12,0% 10,0%

55,0%

52,0%

40,0%

Gemid. NL*

30,0%

Medemblik

20,0%

14,0%

18,0%

10,0% 0,0%

8,0% 6,0%

9,5% Gemeente

6,0% 5,0%

4,0%

4,0%

2,0%

4,0%

0,0% PB20

JR19

PB21

JR20

PB20

JR19

PB21

JR20

* De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde over 2019 voor gemeenten in de categorie > 20.000 en < 50.000. Data gebaseerd op www.findo.nl.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

Gemid. NL*

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

Uw weerstandsvermogen is 1,20

PT

Uw financiële positie is voldoende

Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Weerstandsvermogen gemeente Medemblik is voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 28,2 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2020 is een bedrag van € 4,3 miljoen meegeteld van vrij aanwendbare bestemmingsreserves. In geval van calamiteiten is het mogelijk om een deel van deze reserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd.

De gemeente Medemblik heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 24,0 miljoen. De ratio is gelijk aan voorgaand jaar, daarbij zijn echter zowel de weerstandscapaciteit als het benodigde vermogen (risico’s) zijn afgenomen. Voor een toelichting verwijzen wij naar de paragraaf.

CO NC E

Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien

15

Het weerstandsvermogen van de gemeente Medemblik is groter dan 1 en daarmee volgens de eigen normen als voldoende te noemen. Op basis van de meerjarenbegroting 2021 daalt de ratio echter naar verwachting tot 0,9. Dit zal de komende jaren aandacht vanuit de gemeente blijven vragen. De gemeente kan aan haar lange-termijnverplichtingen voldoen

Solvabiliteit en netto schuldquote Ultimo 2020 bedraagt de solvabiliteit 37% ( 2019: 47%). Daarmee is sprake van een aanzienlijke afname, wat verband houdt met de onttrekking van € 5 miljoen uit de reserves. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Medemblik in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt 18%. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. Opvallend is het verschil tussen de ratio’s in de jaarrekeningen en de begrotingen over de jaren. Dit houdt verband met investeringen in de begroting die niet gerealiseerd worden. Wij adviseren de voorspelbaarheid hiervan te analyseren.

Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag

DASHBOARD

Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van de gemeente Medemblik is laag doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten laag is. De ratio grondexploitatie is ook ten opzichte van vergelijkbare gemeente aan de lagere, veilige kant.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

PT

16

CO NC E

4. Belangrijkste bevindingen

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 Sociaal domein uitgelicht

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties 4.4 Aanbestedingsrechtmatigheid 4.5 BBV, WNT en SiSa 4.6 Begrotingsrechtmatigheid

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording (1/2)

Samenvattend hebben wij geconstateerd dat er bij uw gemeente, net als veel andere gemeenten, nog aandachtspunten resteren. Dit betekent niet dat uw gemeente niet in control is, maar wel dat het in control zijn voor ons niet toetsbaar blijkt uit controlesporen in de processen en systemen. Derhalve konden wij het afgelopen jaar voor onze controle (nog) niet steunen op uw interne beheersing en hebben wij de jaarrekening voornamelijk achteraf en gegevensgericht gecontroleerd (middels deelwaarnemingen, cijferbeoordelingen, steekproeven etc.).

PT

Onze aanpak voor 2021 is vooral gegevensgericht.

Interne beheersing en onze aanpak voor 2021 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze managementletter.

Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie de NBA heeft hiertoe een notitie “Best practice maatregelen frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders” onderhanden. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen zoals de gemeenteraad bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude kunnen de gelegenheden tot fraude afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. Landelijk vinden er diverse pilots plaats waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude. De best practice van de NBA is erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten.

CO NC E

Nog aandachtspunten in de interne beheersing. Onze controle vooral gegevensgericht. Zie ook managementletter 2020.

Graag gaan wij met u in overleg over een actieve rol van de gemeenteraad / auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing.

DASHBOARD

17

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording (2/2)

Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021

18

Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2021 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt. Wij hebben vernomen dat op deze consultatie veel reacties zijn binnengekomen die door de commissie BBV worden verwerkt. Gelijktijdig vindt de wetsbehandeling in de Tweede Kamer plaats. Daarna volgen nog de nodige aanpassingen van het BBV en andere wetgeving. Desalniettemin is de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2021 wordt ingevoerd.

Stand van zaken binnen uw gemeente

CO NC E

PT

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenten een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, wordt de gemeente Medemblik met ingang van verslagjaar 2021 immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie.

Stand van zaken binnen uw gemeente Gemeente Medemblik heeft concrete stappen genomen ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Zo is in 2020 reeds de informatie verzameld, afstemming geweest met college en op hoofdlijnen nagedacht over de gewenste aanpak. De gemeente voorziet dat deze wettelijke taak zal leiden tot een verdere uitbreiding van de werkzaamheden van de VIC. De komende periode onderzoekt de organisatie verder wat zij nodig acht om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. Het inventariseren en actualiseren van de procesbeschrijvingen is een onderdeel van deze voorbereidingen. De verwachting van de organisatie is dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college zal worden uitgesteld met een jaar. Wij adviseren u desondanks middels projectmanagement de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording goed voor te bereiden.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Sociaal domein uitgelicht (1/3)

Sociaal domein in de jaarrekening De lasten van gemeente Medemblik met betrekking tot het sociaal domein bedragen over 2020 circa € 38 miljoen. In hoofdlijnen zijn deze lasten als volgt opgebouwd: ONDERDEEL

2020

2019

Jeugdzorg ZIN (incl. PGB)

15.399

13.124

Wmo ZIN (incl. PGB)

6.518

6.738

11.274

11.396

4.876

0

38.007

31.258

PT

Sociaal domein 2020 bedragen circa € 38 miljoen

19

Participatiewet

Totaal

CO NC E

Tozo

De toename van de lasten in het sociaal domein worden uiteraard veroorzaakt door de Tozo-regeling die 2020 door Het Rijk bij de gemeente is belegd. Tozo is uitgevoerd en gecontroleerd door WerkSaam. Daarnaast zien we vooral in de jeugdzorg een aanzienlijke toename in de lasten. Zoals in de jaarrekening, de herfstnota en informatiebrief toegelicht houdt dit voornamelijk verband met de openeinderegelingen en de landelijke trend dat er meer zorgtrajecten lopen. Daarnaast zet de stijgende lijn bij uitgaven WMO voort. Het participatiebudget levert dit jaar daarin nog een voordeel op.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Sociaal domein uitgelicht (2/3)

Fout pgb mede gebaseerd op projectiebrieven

Geraamde fout in de persoonsgebonden budgetten De SVB controleert zorgovereenkomsten, toetst facturen en declaraties en betaalt uit aan zorgverleners of andere instellingen. Uw gemeente verstrekt de beschikkingen pgb en is verantwoordelijk voor een adequate cliëntregistratie en het vaststellen van de prestatielevering. Uit de accountantscontrole 2020 bij de SVB blijkt dat landelijk sprake is van een oordeel met beperking. Ten aanzien van de rechtmatigheidsfouten zijn de foutpercentages opgenomen in de gemeente specifieke projectiebrieven. Voor gemeente Medemblik zijn de percentages voor rechtmatigheidsfouten en voor getrouwheidsfouten voor zowel de Wmo als Jeugdzorg opgenomen in onderstaande tabel: FINANCIËLE RECHTMATIGHEIDSFOUT

PT

PGB PER CATEGORIE Jeugdzorg Wmo

Financiële fouten pgb onder de rapporteringstolerantie Onzekerheden pgb geraamd op € 0,5 miljoen

FINANCIËLE GETROUWHEIDSFOUT

1,83%

1,87%

1,86%

1,98%

De financiële rechtmatigheidsfout voor pgb voor de gemeente Medemblik bedraagt circa € 17.000, bestaande uit € 6.000 Wmo en € 11.000 Jeugdzorg. Voor de getrouwheidsfouten geldt dat deze gelijk zijn voor alle gemeenten in Nederland. De financiële getrouwheidsfout bedraagt € 18.000, bestaande uit € 6.000 Wmo en € 12.000 Jeugdzorg. Daarnaast bestaat er een verschil tussen de verantwoording in de jaarrekening en de verantwoording van de SVB van gesaldeerd circa € 5.000. In het kader van de rechtmatigheid nemen deze verschillen allen niet mee in onze oordeelsvorming.

CO NC E

Rechtmatigheid fouten pgb onder de rapporteringstolerantie

20

De SVB toetst niet op levering van de zorg. Hierdoor is er sprake van een onzekerheid. De gemeente verkrijgt echter zekerheid door intern ingerichte processen, zoals het toekenningsproces, de controles op betalingen en de controleverklaring van zorginstellingen, waardoor deze onzekerheid deels teniet wordt gedaan. De processen van pgb Jeugdzorg en Wmo lopen op een aantal onderdelen verschillend, waardoor voor Jeugdzorg en Wmo niet dezelfde zekerheid wordt verkregen. Tevens verkrijgt de gemeente aanvullende zekerheid vanwege de ontvangsten van het CAK. Op basis van het zekerheidspercentage dat de gemeente Medemblik hierdoor verkrijgt, zijn de onzekerheden voor pgb geraamd op circa € 0,5 miljoen. Wij hebben een review gedaan en kunnen steunen op de werkzaamheden van de accountant van de SVB. Daarbij concluderen wij dat de formele fouten zoals geconstateerd door de accountant van de SVB geen impact hebben op het rechtmatigheidsoordeel over de jaarrekening 2020 van uw gemeente.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Sociaal domein uitgelicht (3/3)

Resterende onzekerheid Wmo ZIN circa € 616.000

Uit onze controle blijkt dat er door de Gemeente Medemblik geen verschillen zijn geconstateerd tussen de eigen administratie en de productie-verantwoordingen welke zijn voorzien van een controleverklaring.

PT

Geen afwijkingen bij productieverantwoordingen

Wmo ZIN De productieomvang van Wmo ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2020 circa € 6,5 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Wmo ZIN vindt plaats vanuit de gemeente. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Wmo ZIN vraagt de gemeente per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol.

Tevens is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2020 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 616.000 van de € 2.465.000.

CO NC E

Onzekerheid ten aanzien van prestatielevering

21

Jeugdzorg ZIN Ten aanzien van de jeugdhulp heeft de gemeente Medemblik zorginstellingen gecontracteerd. Met betrekking tot de lasten inzake jeugdhulp vraagt de gemeente Medemblik bij zorginstellingen om een verklaring. Voor deze variant geldt dat net zoals bij de Wmo ZIN dit dan alsnog tot een onzekerheid leidt omtrent de geleverde prestatie. Uit onze controle blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Resterende onzekerheid Jeugdzorg circa € 964.000

DASHBOARD

De opgave van de Jeugdzorg ZIN van de verschillende zorginstellingen is beschikbaar gesteld aan uw gemeente. Hierdoor heeft uw gemeente geruime tijd weinig zicht gehad op de definitieve kosten voor de Jeugdzorg ZIN. Uit de ontvangen verantwoording van verschillende zorginstellingen blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. In de financiële verantwoording Jeugdhulp 2020 is voor een bedrag ad € 1.928.000 aan onzekerheden geconstateerd (2019: € 2.970.000). Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2020 ontvangen controleverklaringen, ramen wij het bedrag van de resterende onzekerheid in totaliteit op circa € 964.000.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties

22

Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd.

PT

De parameters en ontwikkelingen zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers en getoetst. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2020 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Hierbij merken we overigens op dat er in de geactualiseerde grondexploitaties gerekend wordt met een disconteringsvoet van 1%. Op basis van de Notitie Grondbeleid moet als disconteringsvoet standaard 2% gehanteerd worden. Dit heeft overigens alleen impact indien de evt. verliesvoorziening wordt bepaald tegen contante waarde i.p.v. nominale waarde.

CO NC E

Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld

Ontwikkelingen grondexploitaties De voorraad In Exploitatie Genomen bouwgronden is toegenomen van € 4,2 in 2019 naar € 5,8 miljoen ultimo 2020. Voor een gedetailleerd overzicht verwijzen wij naar de toelichting op de balanspost voorraden. Kerncijfers in de exploitatie zijn:  De vermeerderingen en vermindering zijn vergelijkbaar. De belangrijkste afwijking is de vrijval van de voorziening.  De nog te realiseren opbrengsten bedragen € 16,5 mln. en de nog te maken kosten bedragen € 9,5 mln.  De risico’s ten aanzien van de grondexploitaties lijken beperkt op basis van de voortgang van de lasten en opbrengsten en gezien de reeds gevormde voorziening.  Het te verwachten resultaat voor de winstgevende projecten bedraagt in totaal € 1,1 mln. positief.  Voor de grondexploitatie SEW-terrein is een tussentijdse winst ad € 247.000 gerealiseerd in 2020 De voorzieningen voor Weeshuis/Molenblik en Bloesemgaerde Noord zijn in 2020 volledig vrijgevallen voor € 1,0 miljoen. De voorzieningen waren ultimo 2019 getroffen i.v.m. het bouwen buiten stedelijk gebied. Naar aanleiding van overleggen met de Adviescommissie Ruimtelijke Ontwikkelingen van de Provincie Noord-Holland in 2020 is de inschatting ultimo 2020 dat er geen planologische risico’s resteren en is ervoor gekozen de voorziening te laten vrijvallen.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.4 Aanbestedingsrechtmatigheid

SDO-notitie rechtmatigheid

23

Aanbestedingen In het kader van de rechtmatigheidscontrole hebben wij de juiste toepassing de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde spendanalyse (beoordeling achteraf van alle crediteuren op juiste naleving aanbestedingsregels).

PT

Mede door een professionalisering van gemeenten en de inkoopfunctie, ontstaan vaker vragen en bevindingen ten aanzien van de rechtmatige besteding van publieke middelen middels subsidies. In januari 2019 heeft de Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) de notitie “Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden” gepubliceerd. Dit is een ‘good practice’ voor de uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Deze good practice is in samenwerking met alle accountantskantoren tot stand gekomen (met behulp van aanbestedingsjuristen) en omvat naast controle technische informatie ook de belangrijkste aandachtsgebieden als gevolg van de complexe aanbestedingswetgeving. De notitie heeft geleid tot een aanscherping en verdere verduidelijking van de controle van Europese aanbesteding.

CO NC E

In onze managementletter hebben wij gerapporteerd over de interne beheersing ten aanzien van de EU-aanbestedingsregels, één van de drie aandachtspunten van de gemeente Medemblik. Voor onze gedetailleerde bevindingen, aanbevelingen en stappen die de gemeente inmiddels gezet heeft (startformulieren, inkoopsoftware, inkoopkalender) verwijzen wij naar onze managementletter. Omdat wij niet kunnen steunen op de interne beheersmaatregelen is achteraf een spendanalyse uitgevoerd (toets op naleving EUaanbestedingsregels achteraf op basis van de crediteurenadministratie). Ondanks de maatregelen constateren wij nog materiële onrechtmatigheden. De gemeente Medemblik verwacht dat de geïmplementeerde maatregelen vanaf 2021 zichtbaar effect zullen hebben, omdat deze maatregelen recent zijn ingevoerd en aanbestedingstrajecten een langere doorlooptijd kennen. Voor de ICT onrechtmatigheden zal dit beperkt effect hebben (€ 0,8 miljoen), hierbij wordt aanbesteding opgepakt volgens een “ICT-roadmap”. Er is door de gemeente een bewuste keuze gemaakt om geen geld vrij te maken voor de ICT-roadmap, waardoor de ICT-contracten de komende jaren nog onrechtmatig zullen blijven. Financiële onrechtmatigheid bedraagt ten minste € 1,3 miljoen

DASHBOARD

Uit de controle is een totale onrechtmatigheid geconstateerd van € 1,3 miljoen (2019: € 1,0 miljoen). Uit de analyse blijkt dat de onrechtmatigheden toezien op verschillende soorten contracten, onder meer contracten ten aanzien van inhuur derden, ICT-contracten en overige diensten.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.5 BBV, WNT en SiSa

24

BBV wordt nageleefd

Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat gemeente Medemblik de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd.

WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten

Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen.

PT

Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2020 niet meer bedragen dan € 201.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling.

CO NC E

Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 van de gemeente Medemblik niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Medemblik voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Geen bevindingen SiSa-bijlage

DASHBOARD

SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2020. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens Bijlage B.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.6 Begrotingsrechtmatigheid (1/2)

Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft uw gemeente circa € 109 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 119 miljoen aan werkelijke lasten in 2020. Dit is in totaal een overschrijding van 10 miljoen (9%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 102 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 113 miljoen aan werkelijke baten in 2020. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van 11 miljoen (10%). Naast het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten kent een gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. In 2020 is er per saldo circa € 5 miljoen aan de reserves onttrokken zodat het gerealiseerde resultaat € 0,1 miljoen negatief bedraagt.

PT

Overschrijding baten/lasten € 10 miljoen

25

CO NC E

De gemeenteraad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerde en gerapporteerd te worden aan de gemeenteraad. Bij begrotingsoverschrijdingen die niet gedurende het jaar zijn voorgelegd aan de gemeenteraad is formeel sprake van een onrechtmatigheid. Echter hoeven deze overschrijdingen niet altijd te worden meegewogen in het accountantsoordeel bijvoorbeeld indien de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerd opbrengsten of overschrijdingen bij open-einde regelingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten zijn de begrotingsoverschrijdingen nader weergegeven en geanalyseerd. Controle begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de raad nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Belangrijk hierbij is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Zie hierna voor een overzicht van de lastenoverschrijdingen per programma en de overschrijdingen van investeringskredieten.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.6 Begrotingsrechtmatigheid (2/2)

Op twee programma’s is een begrotingsoverschrijding op de lasten geconstateerd. Deze zijn in te delen in de onderstaande categorieën zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. ONRECHTMATIG LASTENOVERSCHRIJDING PROGRAMMA 1. Dienstverlening en organisatie (totaal € 154.000)

TELT NIET MEE IN OORDEEL

Betreft overschrijdingen welke worden gecompenseerd door opbrengsten Past binnen het bestaande beleid welke niet tijdig is gesignaleerd. Dit betreft hogere kosten inzake Sociaal Domein.

CO NC E

2. Samen leven en ondersteuning (totaal € 11.143.000)

BEGROTINGSAFWIJKING

PT

Overschrijding baten/lasten op twee programma’s

26

TELT WEL MEE IN OORDEEL

P

P

Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de analyse begrotingsafwijkingen, zoals opgenomen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2020 (hoofdstuk 3.1).

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

PT

27

CO NC E

Bijlagen

A

Onze controle

B

Bevindingen SiSa-bijlagen

CO NC E

A. Onze controle

PT

28

A. Onze controle (1/4)

29

Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van de gemeente Medemblik, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV. Voor een uitgebreide beschrijving van onze aanpak verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging d.d. 1 december 2020 met kenmerk ‘RHB/JvS/AMT/1050050/019’.

CO NC E

PT

Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 1.217.000. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 60.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.

Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de WNT-verantwoording en de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe. Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij bevestigen dat we geen giften hebben gegeven aan dan wel aangenomen van de organisatie of haar personeel. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (2/4)

30

Opdracht en controleaanpak Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 1 december 2020. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging.

PT

Onze controleaanpak is gebaseerd op een risicogerichte benadering. Deze aanpak gaat uit van een risicoanalyse op transactiestromen, zoals verkoopactiviteiten en personeelszaken. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en operaties van gemeente Medemblik. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening.

CO NC E

De risico’s met een hoge waarschijnlijkheid van het zich voordoen en mogelijk materiële impact hebben in onze controle meer aandacht gehad. Deze risico’s betreffen:  In onze controlestandaarden (NV COS) wordt expliciet het risico van management override (bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers) als belangrijk te onderkennen theoretisch risico benoemd. Als accountant moeten wij in onze werkzaamheden hier specifiek aandacht aan besteden. Management override kan plaatsvinden door bijvoorbeeld schattingen te beïnvloeden. Om het resterende risico te beperken beoordelen wij schattingsprocessen en bijzondere journaalposten in detail.  Het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels waardoor gelden onrechtmatig besteed worden. Strekking van de controleverklaring Aangezien de jaarrekening 2020 van gemeente Medemblik aan de daaraan te stellen eisen lijkt te voldoen, zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid af te geven. Ten aanzien van rechtmatigheid zijn wij voornemens een beperking af te geven bij deze jaarrekening. Alle bevindingen voortvloeiend uit onze controle van de jaarrekening 2020 zijn afdoende behandeld en onze controle is afgerond.

Continuïteit De waarderingen in de jaarrekening van gemeente Medemblik zijn gebaseerd op de veronderstelling dat gemeente Medemblik als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voorzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het college van burgemeester en wethouders ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (3/4)

Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen

31

De jaarstukken 2020 van uw gemeente bestaan uit:  het jaarverslag 2020 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen);  de jaarrekening 2020 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting inclusief SiSa-bijlage en taakvelden).

DASHBOARD

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2020. In 2020 zijn er geen wijzigingen geweest in toegepaste verslaggevingsgrondslagen die een aanzienlijke invloed hebben op de baten en lasten of de financiële positie van uw gemeente. Significante verslaggevingsgrondslagen en toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie van uw gemeente en de baten en lasten in de jaarrekening. Daarnaast vereisen zij van het college en het management dat zij een oordeel vormen ten aanzien van soms moeilijke, subjectieve en complexe posities vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben het door het college en het management toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd.

CO NC E

De grondslagen van de jaarrekening 2020 zijn aanvaardbaar

PT

In het onderdeel ‘programmaverantwoording’ van het jaarverslag dient informatie opgenomen te worden over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering etc.) het jaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onder de controle van de jaarrekening. Het primaire object van de accountantscontrole (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening (de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting). De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij getoetst. Bij onze controle hebben wij geen materiële afwijkingen tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (4/4)

32

PT

Fraude en non-compliance Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de organisatie Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en de mogelijke fraudesituaties besproken met de concern controller en de portefeuillehouder financiën. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Bij de beoordeling van het risico omtrent corruptie hebben wij gekeken naar klant specifieke omstandigheden zoals de geografische plaats van de activiteiten, hebben we gekeken naar de sectoren waar corruptie meer dan gemiddeld voorkomt en hebben we beoordeeld in hoeverre buitenlandse wetgeving als de UK Bribery Act en de US Foreign Corrupt Practices Act van invloed kunnen zijn.

CO NC E

Wij hebben aandacht besteed aan de compliance met de voor u van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voor zover wij die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening. Bij die werkzaamheden hebben wij geen materiële non-compliance geconstateerd. Geautomatiseerde gegevensverwerking De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, melding te maken van zijn bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Tijdens de interim-controle hebben wij ook relevante processen met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst. Voor onze bevindingen verwijzen wij naar onze managementletter. Wij hebben de automatiseringsorganisatie van de organisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De interimcontrole heeft meerdere tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht, welke zijn toegelicht in de management letter 2020. Tijdens onze interim-controle hebben wij vastgesteld dat de inrichting en uitvoering van de IT General Controls nog kwetsbaar is. Wij kunnen niet steunen op de beheersing. Wel zien we op de meeste applicaties in 2020 verbeteringen, maar resteren nog steeds belangrijke bevindingen en aanbevelingen;    

DASHBOARD

Procedure autorisatiebeheer niet sluitend en controle op juistheid ingerichte autorisaties niet sluitend Het ingericht wachtwoordbeleid voldoet niet altijd aan de minimum vereisten Administrator- en superuser-accounts toegekend aan eindgebruikers Wijzigingenbeheer updates worden uitgevoerd, maar toetsing wordt niet vastgelegd en toezicht op kritieke IT-leveranciers niet ingericht.