03 240814 memo besluitvorming businesscase DeSom2.0

Memo Algemeen Bestuur

Datum

14 augustus 2024

Nummer Opsteller

M.A. Vrolijk

Onderwerp

Vaststelling businesscase DeSom 2.0 In het AB van 10 juli is de memo ‘240723 transitiebudget DeSom 2.0 def’ vastgesteld. Op verzoek van de gemeente Medemblik is de memo aangepast en aangevuld met het verzoek de ‘Businesscase DeSom 2.0’ zoals opgesteld door NCOD te laten vaststellen in de colleges van de deelnemers.

Aanleiding

Inleiding

In het AB van 10 juli is de memo ‘240723 transitiebudget DeSom 2.0 def’ unaniem vastgesteld. Deze notitie beschrijft het proces van totstandkoming van de businesscase DeSom 2.0, het daaropvolgende besluitvormingsproces en het beschikbaar stellen van de daarbij behorende middelen. Op verzoek van de gemeente Medemblik is de memo recentelijk aangepast. Wens van de gemeente Medemblik is om de ‘businesscase DeSom 2.0’, zoals deze is opgesteld door NCOD door de colleges van de deelnemers te laten bekrachtigen via een collegebesluit. Dit vanuit de overweging dat de businesscase ook de uitvoering van de deelnemers raakt. Businesscase DeSom 2.0 Naar aanleiding van de notitie ‘Stip op de horizon’ die de deelnemers samen hebben opgesteld, heeft het AB in juli 2023 aan de directie van SSC DeSom gevraagd een businesscase te laten opstellen door een onafhankelijke expert. SSC DeSom heeft deze opdracht opgepakt en hiervoor NCOD gevraagd deze op te stellen. In november 2023 is deze opgeleverd. Direct daarop heeft SSC DeSom de door NCOD opgesteld ‘businesscase DeSom 2.0’ aan het AB overhandigd. Het NCOD heeft de businesscase aan de AB leden nader toegelicht. Deze businesscase beschrijft het toekomstperspectief voor SSC DeSom en de condities die daarvoor gelden; dit betreft onder meer het toepassen van een verrekening model.

Gevolg hiervan is dat de bijdrage van deelnemers aan SSC DeSom zal veranderen: ‘pay for use’. Dit gaat, zo is het streven, per 2026 gelden. Zoals in de eerder vastgestelde memo van 10 juli jl., was er bij het AB unanimiteit over de door het NCOD voorgestelde richting van SSC DeSom naar DeSom 2.0. In alle raden is de businesscase reeds toegelicht door het NCOD en de directeur van DeSom. Transitie DeSom 2.0 Zoals in de businesscase DeSom 2.0 gememoreerd, is er een transitieplan nodig om in samenwerking met de deelnemers te werken aan de planmatige, gefaseerde realisatie van DeSom. De AB leden hebben de directeuren Bedrijfsvoering gevraagd om hier namens de deelnemers uitvoering en operationele sturing aan te geven. Vanaf het opstellen van de businesscase DeSom 2.0 worden en zijn de directeuren Bedrijfsvoering meegenomen in het transitieproces. Om voor optimale verbinding tussen SSC DeSom en deelnemers te zorgen zijn de op de donderdagen gezamenlijke bouwdagen georganiseerd. Deze zijn bedoeld om invulling te geven aan de gewenste richting (o.a. Technische Architectuur) en aan de verschillende dienstverlening niveaus te kaderen en te vertalen in

individuele SLA’s en DVO’s. Dit is ook nodig, daar de door de deelnemers gevraagde aangepaste verrekening model uiterlijk 2026 door te voeren. Gelet op de aanlevering van de kaderbrief 2026, door de DeSom dient de benodigde afstemming voor 11 november 2024 (uiterste verzenddatum t.b.v. zienswijzen) beschikbaar te zijn. Risico’s Zoals aangegeven is op nadrukkelijke wens van de deelnemers, 2026 als het gewenste transitiejaar aangegeven. In 2026 lopen bestaande contracten met toeleveranciers af en ontstaat de mogelijkheid om met een ander verrekening model, lees pay for use, te komen welke meer recht doet aan de individuele wensen en behoeften van de deelnemers. Dit leidt tot een eerlijker verrekening van de doorbelasting van de kosten naar de deelnemers. Ook is er voor een deel geen verplichting meer om diensten van DeSom af te nemen. Tijdens de bouwdagen en in overleg met de directeuren worden de behoeften en wensen in kaart gebracht. Niet alleen voor de korte termijn, maar ook voor de lange(re) termijn. Om tot een goede propositie te komen aan deelnemers en afnemer van SSC DeSom is duidelijkheid en visie van de deelnemers van groot belang. DeSom 2.0 vraagt een strategische oriëntatie en daaropvolgend een heldere vraagarticulatie van deelnemers en afnemer op hun informatievoorziening. DeSom 2.0 is geen cafetariamodel waar maandelijks op en afgeschaald kan worden.

Met andere woorden er is een duidelijke noodzaak om helderheid bij de deelnemers te verkrijgen over de gewenste dienstverlening nu en voor later en voor hoe lang. Hoe meer en eerder SSC DeSom weet wat deelnemers vragen, hoe beter DeSom zich kan voorbereiden en schaalbaar zijn dienstverlening kan organiseren. Mocht SSC DeSom niet tijdig de benodigde informatie aangeleverd krijgen dan wel in overleg niet ‘scherp’ krijgen, dan ligt er een grote uitdaging. In november 2024 moet DeSom de kaderbrief 2026 aan te leveren. Dit maakt dat begin november de contouren helder moeten zijn. Als deze informatie ontbreekt (van allen of van één), dan brengt dit de haalbaarheid van DeSom2.0 per 2026 in gevaar. Dit zal gepaard gaan met onzekerheid bij de medewerkers van DeSom en extra (hoge) kosten om de continuïteit per 2026 te borgen. Dit risico is geidentificeerd in de businesscase DeSom 2.0. Wanneer dit risico optreedt ontstaan (hogere) extra kosten en een langere doorlooptijd met onzekerheid voor leveranciers en medewerkers. Besluitvorming Businesscase 2.0 Zoals gememoreerd is het AB reeds akkoord met de businesscase en het door te lopen proces. In dit proces zijn de colleges van de deelnemers (nog) niet meegenomen. Met deze memo vragen we de colleges van B en W het in te stemmen met: 1. De door het NCOD opgestelde Businesscase 2.0. 2.

De door de DeSom opgestelde transitieplannen welke in samenwerking met de deelnemers (lees directeuren bedrijfsvoering) worden opgesteld en vastgesteld. 3. Het tijdig, uiterlijk 1 november 2024, aanleveren van meerjaren informatiebeleidsplannen en de te maken keuzes betreffende de gewenste ondersteuning in de verschillende dienstverlening niveaus. Dit alles om tijdig de kaderbrief 2026 te kunnen opstellen en te delen met de raden voor de zienswijzen (uiterste verzenddatum 11 november 2023). 4. Onderkennen van het risico bij het niet tijdig leveren van de informatie, benoemd onder 3. Wordt de gewenste transitie niet gerealiseerd c.q. vertraagd, dan zal in overleg met de deelnemers een alternatief scenario moeten worden uitgewerkt, waarbij de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de gevolgen van het niet halen c.q. vertraging van de beoogde transitie. M.A. Vrolijk Directeur SSC DeSom