02 Memo nadere toelichting kosten en besluitvormingsproces DeSom 2.0

Memo Algemeen Bestuur

Datum

19 juli 2024

Nummer Opsteller

M.A. Vrolijk

Onderwerp

Toelichting op bestuurlijke proces en financiële onderbouwing

aanleiding

In het AB van 10 juli is op verzoek van het AB gevraagd om een nadere toelichting te geven op het gelopen en het komende besluitvormingsproces en de gevraagde middelen ter voorbereiding van de transitie naar DeSom 2.0.

Inleiding In het AB van 10 juli is het verzoek gedaan door de gemeente Medemblik om een nadere toelichting te geven op het gelopen en het komende besluitvormingsproces en de gevraagde middelen ter voorbereiding van de transitie naar DeSom 2.0 Bij het opstellen van de begroting 2025 en de voorjaarsrapportage 2024 was er nog onvoldoende duidelijkheid over het besluitvormingsproces businesscase DeSom 2.0. In dat kader zijn alleen transitiekosten, conform businesscase DeSom 2.0, in de begroting 2025 opgevoerd. Inmiddels is de begroting 2025 in het AB van 10 juli vastgesteld. Besluitvormingsproces DeSom 2.0 Op uitnodiging van bestuurlijke opdrachtgever burgermeester Bonsen van gemeente Koggenland is op 23 november 2023 aan alle AB leden, aangevuld met de directeuren Bedrijfsvoering en/of gemeentesecretarissen, de businesscase DeSom2.0 besproken en heeft NCOD de businesscase toegelicht. Alle AB leden hebben commitment gegeven aan de doorontwikkeling naar DeSom2.0 en continuering van de samenwerking. Daarnaast is afgesproken alle raden mee te nemen middels raadssessies, begeleid door NCOD en DeSom. Inmiddels zijn alle raden, laatste 23 mei jl, geïnformeerd over de door de deelnemers gewenste wijziging van dienstverlening en de transitie naar DeSom 2.0. DeSom 2.0 is nog niet vastgesteld door het AB.

Het implementiebesluit over DeSom 2.0 wordt zo spoedig mogelijk na het zomerreces naar AB geleid. De voorbereidingen die noodzakelijk zijn om een weloverwogen besluit te kunnen nemen kunnen om deze reden niet wachten. Het is namelijk belangrijk dat de financiële consequenties van het AB besluit goed in de de nieuwe begroting worden verwerkt. Op deze wijze wordt de businesscase ordentelijk binnen de planning- en controlcyclus van de 6 gemeenten voorgelegd. Het uitwerken van de businesscase vraagt van de deelnemende gemeente een grote inspanning waarvoor wel bijzondere aandacht gevraagd zal moeten worden. De directeuren bedrijfsvoering van deelnemende gemeenten hebben een belangrijke rol in de kwaliteit van aan te leveren stukken aan het DB en AB. Zoals aangegeven moeten nu uitgaven worden gedaan om dit besluitvormingstraject te ondersteunen.

Besluitvormingsproces transitiekosten Op verzoek van het bestuur is begin dit jaar een start gemaakt met het opstellen van een transitieplan voor zowel SSC DeSom zelf, als voor de deelnemers, gericht op het realiseren van de doelstellingen van DeSom 2.0. Tevens is burgemeester Bonsen gevraagd om het bestuurlijke besluitvormingsproces mede vorm te geven en met een bestuurlijk voorstel te komen, welke door het AB kan worden vastgesteld. In het tweede kwartaal heeft burgemeester Bonsen een bestuurlijk advies en een voorstel om tot besluitvorming te komen opgeleverd. Deze is in het DB van 17 juni jl door burgemeester Bonsen nader toegelicht. In het DB van 8 juli is de financiële dekking voor het jaar 2024 op verzoek van het DB nog aangepast. In het AB van 10 juli is het voorstel van burgemeester Bonsen besproken en alle deelnemers kunnen instemmen met het voorstel en voorgestelde besluit, met uitzondering van gemeente Medemblik. Gemeente Medemblik kan niet akkoord gaan, zonder nadere toelichting op proces en gevraagde middelen. Het gehele proces van de businesscase en het opstellen van het transitieplan is reeds met de DB leden gedeeld en als bijlage bij deze memo bijgevoegd. Daarnaast zijn de directeuren Bedrijfsvoering, door bestuur aangewezen als opdrachtnemers, regelmatig bijgepraat over DeSom2.0.

Voorbereiding uitvoering transitieplan DeSom2.0 Zoals eerder gememoreerd is op verzoek van het DB DeSom (iq NCOD) gevraagd een transitieplan op basis van de businesscase DeSom2.0 op te leveren. Ook is gevraagd om vanuit NCOD en DeSom ondersteuning te bieden bij het besluitvormingsproces welke door Burgemeester Bonsen is opgepakt (zoals hierboven beschreven). Het transitieplan is begin tweede kwartaal door NCOD opgeleverd en dit heeft een beeld gegeven over de geleverde inzet en de gewenste aanpak en de hierbij benodigde inzet van middelen. Voor de realisatie van DeSom 2.0 worden nu reeds voorbereidingen getroffen of zullen nog worden gemaakt. Voor dit jaar vragen wij de volgende eenmalige kosten in 2024 bij te ramen: 1.

transitiekosten zoals opgenomen in de businesscase DeSom2.0

€ 68.000

2.

transitiekosten (architectuur) 2024 ipv 2025

€ 72.000

3.

inzet strategisch adviseur (opstellen transitieplannen, raadssessies, bestuurlijke adviezen)

€ 32.000

4.

inzet adviseur en ondersteuning deelnemers realisatie DeSom2.0 (NCOD):

5.

a.

Begeleiden deelnemers (bouwdagen)

€ 12.000

b.

Sessies bij deelnemers, bestuurlijke ondersteuning

€ 18.000

c.

ondersteuning en adviseur programma en spooreigenaar transitie DeSom 2.0

€ 17.000

inzet programmamanager DeSom 2.0

Totaal

€ 65.000 € 284.000

De verschillende onderdelen nader toegelicht. Ad. 1 In de businesscase DeSom 2.0 zijn transitiekosten voor de jaren 2024 t/m 2026 opgenomen. Voor 2024 is een bedrag van € 68.000 opgenomen. Deze is nog niet in de begroting 2024 verwerkt. Ten tijde van het opstellen van de voorjaarsrapportage 2024 was er nog onvoldoende bestuurlijke consensus om dit bedrag op te nemen.. Het bedrag van de € 68.000 benoemd in de kaderbrief begroting 2025. De transitiekosten zijn voornamelijk voorbereidende werkzaamheden. Het betreft hier oa het opstellen van kaders, inrichtingsprincipes, inventariseren van wensen en eisen van deelnemers, ed. Dit alles in samenspraak met de deelnemers. Wat noodzakelijk is om in het najaar door het DB en AB een weloverwogen besluit te nemen.

Ad. 2 In de businesscase DeSom 2.0 is voor 2025 een bedrag van € 132.000 opgenomen voor het realiseren van een nieuwe architectuur voor de ICT-infrastructuur voor SSC DeSom en voor het uitvoeren van een aanbesteding gericht op realisatie van deze ICT infrastructuur. De realisatie van een nieuwe architectuur is nodig om de flexibiliteit en keuzevrijheid te bieden die de deelnemers vragen, en sluit aan op het aflopen van contracten die betrekking hebben op de bestaande ICTinfrastructuur. Gelet op de doorlooptijd voor realisatie van de ICT-infrastructuur is deze in tijd naar voren getrokken. Een groot deel van de kosten wordt daardoor niet in 2025 maar in 2024 gemaakt. Derhalve de wens om een deel van het budget naar 2024 te ‘verhuizen’. E.e.a. betekent een verlaging van de begroting 2025 met € 72.000. Ad. 3 Op verzoek van het bestuur is begin dit jaar een start gemaakt met het opstellen van een transitieplan DeSom 2.0. Deze is eind Q1 opgeleverd. Daarnaast is ook het verzoek neergelegd om aanvullend een transitieplan voor de deelnemers op te stellen. Gedurende het proces van opstellen is NCOD gevraagd om haar expertise voor het bestuurlijke besluitvormingsproces in te zetten. Er zijn extra raadsinformatiesessies gehouden en er is vormgegeven aan het besluitvormingsproces DeSom 2.0. Ad.

4 Nadat de transitieplannen zijn opgesteld en gedeeld met de deelnemers is een programma-organisatie ingericht die DeSom 2.0 gaat neerzetten. In het programma is extra inzet van derden nodig. Dit betreft zowel de inzet van specialistische expertise, bijvoorbeeld om de ICT-infrastructuur ‘secure by design’ te maken, als de inzet van ondersteuning om medewerkers van SSC DeSom ruimte te geven mee te werken aan DeSom 2.0 en zich voor te bereiden op nieuwe taken. De winkel moet immers ook openblijven, gedurende de verbouwing. Verder zal, mede op verzoek van de deelnemers, vanuit SSC DeSom extra inzet (lees begeleiding, delen van informatie, ed.) worden gepleegd om de deelnemers in het veranderingsproces mee te nemen. Mede daarom heeft SSC DeSom NCOD gevraagd met een opzet te komen voor de benodigde inzet voor 2024. Ad. 5 Zoals reeds is benoemd, de winkel moet openblijven, gedurende de verbouwing. Dat betekent ook dat lopende projecten doorgang moeten vinden, mits ze natuurlijk passen in de koers van DeSom 2.0. De SSC DeSom heeft een externe programmamanager aangesteld om het veranderingsproces te coördineren. In de financiele paragraaf wordt de financiële dekking nader toegelicht. Financiële paragraaf In de Kaderbrief 2025 zijn de te verwachten kosten voor de Veranderopgave (DeSom 2.0) als volgt gepresenteerd:

totaal veranderopgave

2024

2025

2026

2027

2028

€ 68.000

€ 428.000

€ 462.000

€ 122.000

pm.

Vooruitlopend op vaststelling van de Veranderopgave door het bestuur zijn -vanuit de Kaderbrief 2025- vooralsnog alleen de kosten voor 2025 in de begroting 2025 opgenomen. Immers, de Kaderbrief 2025 handelt vooral over het dienstjaar 2025 en daarin kunnen -gelet op de “bestuurlijke consensus” over DeSom 2.0- de geraamde kosten voor DeSom 2.0 voor 2025 niet ontbreken. De kosten voor 2024 en voor 2026 en 2027 zouden dan bij vaststelling van de start van DeSom 2.0 (fase 1) door het AB in de betreffende begrotingen worden opgenomen. De raming voor 2024 ad € 68.000 betreft voorbereidingskosten. Inmiddels wordt steeds duidelijker in welk jaar welke kosten moeten worden gemaakt. Daarbij is gebleken dat een deel van de in 2025 geraamde kosten al in 2024 zullen komen. Het gaat dan om € 72.000, waarmee dan -met de eerder aangekondigde kosten ad € 68.000- in eerste instantie een budget van € 140.000 is gemoeid. Daarnaast blijkt uit actuele inzichten dat in 2024 nog € 144.000 aan aanvullende kosten moeten worden geraamd. In totaal moet in 2024 € 284.000 worden bijgeraamd. De raming voor 2025 (die al wel in de begroting 2025 is opgenomen) kan met € 72.000 worden verlaagd. Deze verlaging betreft het naar voren halen van kosten naar 2024 (zie hiervóór) en wordt geretourneerd aan de deelnemers.

De ramingen voor 2026 (€ 462.000) en 2027 (€ 122.000) komen rechtstreeks uit de businesscase DeSom 2.0 van NCOD en conform de kaderbrief 2025, maar moeten nog wel in de betreffende begrotingsjaren worden verwerkt. Besluitvormingsproces Financieel(vervolg) Volgens de regeling moeten besluiten die leiden tot een wijziging van de bijdrage per inwoner aan de raden worden voorgelegd voor zienswijze. Gelet op de voortgang van de voorbereidingen moet het gevraagde bedrag nu beschikbaar zijn en kan niet worden gewacht op zienswijzen. Gevraagd wordt te besluiten in dit specifieke geval af te zien van zienswijzen vooraf, maar de raden wel nu te informeren over dit besluit. Volgens de regeling moeten besluiten die leiden tot een wijziging van de bijdrage per inwoner aan de raden worden voorgelegd voor zienswijze. De meerderheid van de AB leden hebben in het AB van 10 juli te kennen gegeven om op basis van het bestuurlijk voorstel en besluit (agendapunt 8), in te willen stemmen met: 1. Starten met uitvoering fase 1 van het Transitieplan DeSom 2.0 (architectuur); 2. Via raadsbrief de raden nog vóór het zomerreces informeren over de besluitvorming inzake de zienswijzen door de raden na het zomerreces; 3.

Direct na het zomerreces de begrotingswijzigingen 2024 (€ 284.000 aan lasten bijramen); 2025 (€ 72.000 aan lasten aframen; 2026 (€ 462.000 aan lasten bijramen) en 2027 € 122.000 aan lasten bijramen) voor zienswijze aan de raden voorleggen; 4. Het AB heeft in meerderheid besloten om de directie -vooruitlopend op besluitvorming inzake de begrotingswijzigingen- te machtigen in dit kader € 140.000 aan kosten te mogen maken. Dit betreft het reeds aangekondigde budget 2024 ad € 68.000 en de overheveling van €72.000 van 2025 naar 2024. Voor wijziging van de begrotingen (onderdeel 3.) is unanimiteit van besluitvorming nodig. De volgende begrotingswijziging zal dan na het zomerreces aan de raden worden voorgelegd, waarna het AB -met inachtneming van de zienswijzen- tot besluitvorming kan komen.

M.A. Vrolijk Directeur SSC DeSom