02 DOC-23-713983 bijlage 1.Aanbiedingsbrief ABWF rapportage DVO evaluatie - Z-23-464718 - Tussentij

Van: DB ABWF Aan: deelnemende gemeenten ABWF Datum: 8 juni 2023 Bijlage: reactie HVC

Aanbieding Rapportage DVO HVC evaluatie Inleiding Eind 2022 is het traject gestart voor de evaluatie van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) met HVC. In opdracht van het ABWF heeft Buiten Organisatie Advies (hierna Buiten) de evaluatie uitgevoerd. De conceptrapportages zijn toegelicht in het ABWF en besproken met de individuele gemeenten en HVC. Via deze brief worden de definitieve rapportages aan de gemeenten aangeboden. Uitkomsten evaluatie In de DVO staan de contractuele afspraken over de dienstverlening van HVC inzake het gemeentelijk afvalbeheer, waaronder de inzameling van huishoudelijk afval, beleidsadvies en communicatie. Eveneens is een collectieve DVO aangegaan voor de regionale voorzieningen, welke met name betrekking heeft op de afvalbrengstations. De individuele en collectieve DVO kennen een initiële looptijd van 6 jaar (1 januari 2020 – 1 januari 2026). In de DVO is geregeld dat na 3 jaar (in 2023) een tussentijdse evaluatie plaatsvindt. Voorliggende evaluatie onderzoekt het functioneren van de DVO en de samenwerking tussen de gemeente en HVC. In de evaluatie zijn verschillende onderdelen in de context van de opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie tussen de gemeenten en HVC belicht, te weten: de DVO-inhoud, doelen, rolinvulling, samenwerking, overleg en rapportage en uitvoeringsprestaties.

Buiten heeft de relevante documenten onderzocht, betrokken partijen gesproken en een marktconformiteitstoets uitgevoerd. Op basis van haar onderzoek komt zij tot de volgende conclusies: 1. 2. 3. 4.

De in de DVO opgenomen afspraken zijn voor het grootste deel nagekomen; De doelen zijn te algemeen geformuleerd, aanscherping daarvan is nodig; De operationele dienstverlening verloopt in het algemeen goed; De scheidingspercentages zijn volgens cijfers van HVC tot en met 2022 licht verbeterd, de beleidsadviesrol van HVC daarbij is nuttig, maar behoeft wel aanpassing; 5. De marktconformiteit is, ondanks getroffen maatregelen, niet zichtbaar verbeterd; 6. De gemeente heeft met de individuele DVO op zich ruime stuurmogelijkheden en keuzevrijheid in de wijze van inzameling. In de praktijk heeft de gemeente minder invloed dan op papier; 7. De onderlinge verhoudingen zijn goed, op persoonlijk vlak weten sleutelspelers van gemeente en HVC elkaar goed te vinden; 8. In de praktijk ervaren zowel de gemeente als HVC de huidige relatie niet als een echte samenwerkingsrelatie; 9. Bij HVC en gemeente bestaan verschillende beelden, verwachtingen en opvattingen over de invulling van de opdrachtgever en opdrachtnemer-rol en wat “samenwerkings-partner zijn” inhoudt, en; 10. Op alle relevante onderdelen van de DVO en samenwerkingsrelatie zijn verbeteringen mogelijk. Aan de hand van bovenstaande conclusies heeft Buiten een aantal aanbevelingen uitgewerkt voor zowel de gemeenten als HVC uit, te weten:

1. 2. 3. 4.

Ga aan de slag met een aantal quick-wins; Werk de “stip op de horizon” uit, concretiseer de doelen voor 2025 op het gebied van milieu, kosten en service en maak expliciet welke concrete bijdrage HVC en gemeente gaan leveren aan de doelrealisatie; Bespreek in een aparte sessie met sleutelspelers de verwachtingen en opvattingen over de gewenste rolinvulling door beide partijen, maak daar heldere afspraken over en evalueer aan het einde van elk directie, beleids- of operationeel DVO-overleg de samenwerking, en; Werk programmatisch aan verdere kostenreducties in het gemeentelijk afvalbeheer.

Specifiek gericht aan de gemeenten wordt het volgende geadviseerd: 5. Versterk de gemeentelijke regierol. Gericht aan het ABWF adviseert Buiten: 6. Neem het initiatief om te bekijken hoe via samenwerking de gemeentelijke beleidsregie en aansturing van HVC kan worden versterkt. Gericht aan HVC adviseert Buiten: 7.

Kijk hoe de beleidsadviesrol meer integraal en faciliterend kan worden ingevuld.

De conclusies en aanbevelingen zijn besproken met de deelnemende gemeenten, het ABWF en HVC. Voor de onderbouwing van, en toelichting op, de conclusies en aanbevelingen wordt u verwezen naar de definitieve rapportage. Reactie HVC HVC is in het proces doorlopend betrokken geweest. Op de conclusie en aanbevelingen heeft zij op 1 juni een schriftelijk reactie gegeven, waarin zij aangeeft dat te staan voor continue verbetering van haar producten en diensten om zo goed mogelijk aan de behoeften van haar klanten te blijven voldoen. HVC geeft aan alle aanbevelingen uit het rapport te onderschrijven. In de bijlage vindt u de reactie. Vervolg en aanbevelingen Het ABWF herkent zich in de conclusies en aanbevelingen en bespreekt in het AB hoe de intergemeentelijke beleidsregie en aansturing van HVC versterkt kan worden (aanbeveling 6). Het ABWF adviseert de deelnemende gemeenten kennis te nemen van het rapport, de aanbevelingen over te nemen en de raden te informeren. M.b.t. het vervolgtraject adviseert het ABWF het volgende: Aanbevelingen voor de individuele gemeenten: -

-

Treedt met HVC in overleg om op korte termijn tot quick-wins te komen, een stip op de horizon te zetten en een programma op te zetten om te komen tot kostenreducties (aanbeveling 1, 2 & 4). Met name de marktconformiteit verdient hier aandacht. Organiseer een sessie met de sleutelspelers (gemeente en HVC) om een helder beeld te krijgen van de behoeften en insteek m.b.t. de adviesrol van HVC (aanbeveling 3). Organiseer een gesprek met sleutelspelers binnen de gemeente en inventariseer de kennis en capaciteit die nodig zijn om te komen te een betere gemeentelijke regierol (aanbeveling 5). Start een marktverkenning om in kaart te brengen wat de voor- en nadelen zijn van een aanbesteding voor de inzameling van het huishoudelijk afval. Neem deel aan de landelijke Benchmark Huishoudelijk Afval, zodoende de prestaties te monitoren en de eigen prestaties in context te plaatsen (monitoring op aanbeveling 1 & 2).

Aanbevelingen voor intergemeentelijke samenwerking: -

Versterk de samenwerking en afstemming tussen de gemeenten, maak gebruik van elkaars kennis en trek waar mogelijk gezamenlijk op (aanbeveling 6). Laat het ambtelijk overleg van het ABWF vaker samenkomen. Op onderwerpen die direct betrekking hebben op de zeven gemeenten, organiseer gezamenlijk overleg met HVC. Dit kan eventueel plaatsvinden binnen het ABWF.

2/3

Mocht u behoefte hebben aan verdere toelichting of een presentatie van de evaluatie, dan kunt u contact opnemen met de secretaris via ABWF@sed-wf.nl.

Namens het Algemeen Bestuur ABWF, Dick Bennis

3/3