02 DOC-23-633874 - Bijlage 2. Plan van aanpak bestuurskracht 2023

Plan van aanpak bestuurskracht 1.

Inleiding

1.1.

Aanleiding

Op 24 september 2020 heeft de raad geamendeerd besloten over het initiatiefvoorstel Y. Nijsingh en T. Beuker inzake bestuurskracht. Met dit besluit heeft de raad de wens uitgesproken om stappen te zetten naar een toekomstbeeld waarin staat beschreven hoe de gemeente Medemblik, nu en in de toekomst, een bestuurskrachtige gemeente blijft en wat daarvoor nodig is. Met dit besluit heeft de raad het college de opdracht gegeven om: 1. Een werkgroep op te richten, bestaande uit de portefeuillehouder, raads- en commissieleden, ambtelijke ondersteuning en externe expertise, die op basis van discussies over kerntaken en over regionale samenwerking (mogelijk a.d.h.v. een ‘heidag’), een heldere toekomstvisie ontwikkelt; 2. Onderzoek te doen naar de kansen en bedreigingen (sterkte-zwakteanalyse) om in de toekomst een bestuurskrachtige gemeente te blijven, die voldoet aan de verwachtingen van onze inwoners en aan de wettelijke taken. De centrale vraag is welke eisen de maatschappelijke ontwikkelingen stellen aan de bestuurskracht van de gemeente en hoe de gemeente daar op langere termijn aan kan voldoen; 3. Op basis van de eerste twee punten voorstellen te doen tot versterking van de raad, het college en de organisatie, waarbij met open blik naar de toekomst wordt gekeken en de belangen voor onze inwoners voorop staan.

In de informatienota van 10 juni 2021 heeft het college vervolgens aangegeven geen werkgroep in te stellen, dit om de gehele raad deel te laten nemen aan dit traject en niet enkel afgevaardigden. Tevens heeft het college aangegeven om met een korte termijnplan van aanpak te werken. Het onderzoeken van de bestuurskracht gaat nu voornamelijk over het hier en nu, en over het oordeel over het eigen functioneren als raad, college en organisatie. In 2021 is naar aanleiding van het raadsbesluit extern onderzoek gedaan naar de bestuurskracht van de gemeente. Eind 2021 zijn de resultaten gepresenteerd in de rapportage “bevindingen quickscan bestuurskracht 2021” en zijn gesprekken met alle onderdelen van de grote driehoek (raad, college en organisatie) opgestart. In februari 2022 zijn de gesprekken afgerond. Op basis hiervan heeft de raad de driehoek gevraagd om te komen tot een plan van aanpak dat uitvoering geeft aan de adviezen van de quickscan, waarbij de focus ligt op de samenwerking, verbinding en het eigen functioneren van de kleine en grote driehoek. 1.2.

Uitkomst quickscan bestuurskracht

Eind 2021 zijn de resultaten van de quickscan gepresenteerd en de gesprekken met alle onderdelen van de driehoek (raad, college en ambtelijke organisatie) opgestart. Uitkomsten van het bestuurskrachtonderzoek Het gaat redelijk met Medemblik èn er is reden tot zorg

Prettig wonen en verblijven in mooie kernen  Vertegenwoordigers van inwoners voelen zich te weinig gehoord

1

Inwoners zijn redelijk tevreden (want ze klagen weinig)

Dorpen en Kernen hebben visie voor hun toekomst

De gemeente is goed benaderbaar en de

website is basaal en functioneel De geringe afstand tot bestuurders wordt gewaardeerd

Basale dienstverlening en wettelijke taken zijn OK Alle ondervraagden zijn van goede wil en wensen het beste voor de eigen kern en de gemeente

De gemeente wordt ervaren als reactief/te

weinig proactief en weliswaar benaderbaar, maar ook afstandelijk Versplintering van de raad en versnippering van het college hinderen de samenwerking voor Medemblik als geheel Lange termijn visie gemeente ontbreekt/voldoet niet Financieel gaat het niet goed, de gemeente heeft ‘de teugels niet in handen’ en een gevoel van urgentie ontbreekt Geen heldere opdrachten, gebrekkige prioriteitstelling, te weinig èchte keuzes De organisatie overbelast en onderontwikkeld

Leiderschap (*) wordt gemist (*) Leiderschap gedefinieerd als: het uitzetten van een richting voor de toekomst, het creëren van betrokkenheid bij inwoners, raad, college en organisatie en daarna samen realiseren.

Bestuurskracht bestaat naast het versterken van de interne verbinding in de kleine en grote driehoek ook uit de oriëntatie op de vraag wat voor gemeente wij (extern) willen zijn en wat dit betekent voor onze dienstverlening, rol en verbinding met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners in onze gemeente. Deze externe bestuurskracht heeft invloed op de positie van onze gemeente in de regio. Medemblik is op dit moment de één na grootste gemeente van Westfriesland en qua ligging grenst het aan alle gemeenten van Westfriesland. Medemblik is daarmee een belangrijke speler in de regio (Pact Westfriesland) en bovenregionaal (zoals samenwerkingsverbanden NHN en P10). 2.

Doelstelling plan van aanpak

Met plan van aanpak werken we in 2023 (verder) aan: 1. Fase 1: het versterken van de verbinding tussen raad, college en ambtelijke organisatie (de basis op orde) en vormt hiermee een aanzet voor fase 2. 2. Fase 2: versterken van de beleidskracht/positie van de gemeente. De eerste fase leidt tot interne verbinding, samenwerking en basis op orde (interne bestuurskracht). Met de focus op interne bestuurskracht en de (korte) termijn activiteiten wordt een basis gelegd en aanzet gegeven voor het werken aan de externe bestuurskracht: onze dienstverlening, rol en verbinding met onze inwoners, maatschappelijke partners en ondernemers. Wij hebben eerst beleidskracht nodig (intern) voor het nader bepalen van onze kaderstellende rol van waaruit wij als gemeente een richting kunnen inslaan om verder te groeien. 3.

Communicatie

Om het plan van aanpak als raad, college en organisatie gezamenlijk op te pakken en uit te voeren is goede communicatie nodig. De kernraden hebben ook input geleverd voor het bestuurskracht onderzoek en worden op de hoogte gesteld van dit plan van aanpak.

2

4.

Proces en planning

Hieronder volgt een activiteitenlijst om gezamenlijk aandacht te geven aan de bovenstaande doelen. Veel zaken zijn inmiddels opgepakt. Onderstaande activiteiten raken niet alle onderdelen van de uitkomsten van de quickscan zoals hierboven opgesomd, maar bieden vaak wel een aanzet voor de eerdergenoemde fase 2 waarbij de focus gericht is op de externe bestuurskracht/verbinding. Om een start te maken wordt de nadruk nu (fase 1) gelegd op de onderlinge samenwerking, verbinding en teambuilding (en het op orde maken van de ambtelijke capaciteit). Voor de vervolgfase is het belangrijk om aan te sluiten bij ontwikkelingen, zoals de omgevingsvisie en het lange termijn accommodatiebeleid en later in het jaar richten we ons op de positie van onze kernen. 5.

Activiteitenlijst

Doel

Wat

Wanneer

Initiatiefnemer

Verbinding raad, college en ambtelijke organisatie

Tour de Medemblik: een gemeenschappelijke aftrap van de nieuwe bestuursperiode in de vorm van een fysieke kennismaking van raad, college, griffie en ambtelijke organisatie middels een bustocht door de kernen en presentaties van de ambtelijke organisatie. Tweedaagse raad/college waarbij de tweede dag ook het MT aansluit, begeleid door externen.

✅

College

✅

Griffie

Een jaarlijkse gezamenlijke bijeenkomst of werkbezoek raad/college/SMT bijvoorbeeld bezoek aan vergelijkbare gemeente voor inspiratie m.b.t. extern verbinding (input kernenbeleid. Elk kwartaal een themabijeenkomst college/DT-MT waarin de samenwerking centraal staat. Raad en college evalueren de huidige vergaderorde en raadsinstrumenten met als vraagstelling of en waar verbetering mogelijk is om de kwaliteit en besluitvorming van het debat te verbeteren. Hiertoe wordt het RvO aangepast. Belangrijk om in samenhang met het college en de organisatie te zien. De gemeentesecretaris gaat twee keer per jaar – in aanwezigheid van de portefeuillehouder personeel en organisatie - informeel en vertrouwelijk in gesprek met leden van de raad en leden van de commissie Bestuur en Middelen over de stand van zaken van de ambtelijke organisatie. Dit kan in een kantine-sessie maar ook in de commissie Bestuur en Middelen achter gesloten deuren.

Doorlopend

Driehoek

Doorlopend

College

In uitvoering

Griffie

✅

College

Technische sessie nieuwe raad o.l.v. de griffier aan het begin van de nieuwe bestuursperiode. Stilstaan bij de rol van de raad in relatie tot de rollen van het college en de organisatie en de noodzaak dat raad, college en organisatie rolvast zijn maar vooral samenwerken. Bijeenkomst “hoe werken we samen, hoe bedrijven we politiek”, etc. Jaarlijkse BBQ raad

✅

Griffie

In uitvoering

Griffie

Doorlopend

Griffie

De borrel na afloop van de raad vindt plaats in het werkcafé van het gemeentehuis en is openbaar. Het college sluit ook aan.

Doorlopend

College

Vervolg april 2023

Raad Teambuilding Raad

3

Werkconferentie raad over regionale samenwerking; Wat voor rol speelt Medemblik in de regio (wie zijn wij en wat dragen wij bij)

November 2023

Driehoek

✅

College

Teambuilding college

Kort na de benoeming van de wethouders volgt een 2 daagse o.l.v. een externe waarbij op de 2de dag ook het DT-MT aansluit. Stilstaan bij de rol van het college i.r.t. de rollen van de raad en de organisatie en de noodzaak dat raad, college en organisatie rolvast zijn maar vooral samenwerken; bij dat deel is ook de griffier aanwezig. Jaarlijkse teambuilding college: stilstaan bij de rol van het college i.r.t. de rollen van de raad en de organisatie

✅

College

Verbinding colleges regio

Er vinden naar behoefte (lunch) bijeenkomsten plaats met andere gemeenten

✅

Er vinden 2-wekelijkse overleggen plaats tussen burgemeester-gemeentesecretaris -griffier

✅

Om de politieke sensitiviteit in de organisatie te verhogen (o.a. BTA, kwaliteit stukken, informatievoorziening)is gestart met de “A&A-show" en volgen er verdiepingssessies. De griffier wordt minimaal elk kwartaal als gast uitgenodigd voor het MT, waarbij ruimte is om de samenwerking te bespreken.

✅

College Teambuilding college

Doorlopend College

Doorlopend

Driehoek Verbetering samenwerking

Driehoek

Doorlopend

SMT Verbetering samenwerking

Gem. secretaris

Doorlopend

✅

Gem. secretaris

Doorlopend

4