02 DOC-21-390451 - bijlage 2: gemeentelijke organisatiekosten recycle-tarief

Gemeentelijke organisatiekosten recycle-tarief HVC heeft in de businesscase-uitwerking van het scenario recycle-tarief rekening gehouden met de kosten die gemoeid zijn met het op orde krijgen van de basisvoorzieningen, zoals GFe-cocons bij hoogbouw en plaatsing van extra grondstofcontainers voor textiel en glas en de uitleesapparatuur op voertuigen en het databeheer in de HVC-administratie. Ook is rekening gehouden met extra kosten als gevolg van vervuiling van de grondstofstromen (afkeur van een deel van de ingezamelde plastic, blik en drinkpakken, gft en etensresten, papier en andere grondstofstromen) Aanvullend hierop zijn er ook consequenties voor de gemeentelijke organisatie. Deze zijn in onderstaande tabel globaal in beeld gebracht. Dit is gedaan op basis van de gesprekken met de verschillende afdelingen en taakvelden van de gemeente. Daarnaast is gebruik gemaakt van de kennis en ervaring van HVC en is geput uit ervaringen elders (ingebracht door Buiten organisatieadvies). In de onderstaande tabel / checklist is het resultaat van deze inventarisatie opgenomen.

Post/onderdeel

Toelichting

Inschatting/raming consequenties

Projectleiding

Zowel bij HVC als bij de gemeente moet de invoering van het recycletarief goed begeleid worden. Bij de gemeente moet er voldoende beleidsmatige en regiecapaciteit beschikbaar zijn.

Benodigde capaciteit aan HVC zijde zit in de aanbieding (uitwerking business case) HVC. Gemeente moet rekening houden met extra eenmalige inzet voor regie en beleidsmatige advisering gedurende de implementatiefase. Deze extra inzet wordt geraamd op 200 uur voor de periode van een jaar (september 2021 tot en met september 2022), uitgaande van € 100 per uur bedragen de extra kosten € 20.000 (incidenteel).

Opstellen locatieplan OGC

Tijdelijk/eenmalig. Speelt nauwelijks bij keuze voor profiel 5 (invoering recycle-tarief op basis van huidige wijze van inzameling restafval). Er zijn nog een paar zakkenwijken, locaties met gezamenlijke containers en bovengrondse containers. Voor deze locaties is maatwerk vereist. In geval van keuze voor restafval op afstand (profiel 6) moet wel rekening worden gehouden met extra inzet aan gemeentezijde.

Projectleiderskosten van HVC zitten in aanbieding (uitwerking business case) HVC. Consequenties: nauwelijks. Uitgegaan wordt van profiel 5. Voor de locaties waar maatwerk vereist is, heeft HVC in de businesscase ruimte voor 5 ondergrondse containers opgenomen.

Extra communicatie/ afvalcoaching/ klantenservice

De invoering van het recycle-tarief vereist dat er goede en tijdige communicatie plaatsvindt richting inwoners.

Extra afvalcoaching in implementatiefase zit in de uitwerking business case HVC. Gemeente moet rekening houden met extra eenmalige inzet voor communicatie vanuit gemeente. 1 dag in de week voor een jaar. 260 uur (via inhuur, € 25.000).

Toezicht/handhaving

Om ontwijkgedrag te beheersen, is

Ervaringen elders maken duidelijk dat in

Begeleiding en advisering

naast afvalcoaching, inzet van gemeentelijke toezicht- en handhavingscapaciteit nodig. Intern moeten goede afspraken worden gemaakt over deze inzet.

ieder geval het eerste jaar extra handhavingscapaciteit beschikbaar moet zijn. Daarna kan de inzet weer terug naar het oorspronkelijke niveau. Uitgaande van deze ervaringen gaat het om een extra handhavingsinzet van 0,5-0,6 fte voor 1,5 jaar nodig. Dit komt dan uit op 1.500 uur. Bij inhuur komt dit neer op circa 120.000 (incidenteel). Goede afspraken met handhaving over die inzet.

ICT-koppeling met belastinginning gemeente

Eenmalige kosten voor aanpassing belastingsysteem gemeente

Uit de inventarisatie bij de gemeente blijkt dat er in het gemeentelijk systeem een module bij komt. De eenmalige kosten daarvan bedragen € 6.150. Jaarlijkse kosten bedragen € 4.510. Daarnaast is beperkte capaciteit nodig om de module gebruiksklaar te maken, waaronder het simuleren van testbestanden.

Inningskosten gemeente

Versturen facturen aan huishoudens voor variabele deel heffing. Het eventueel aanpassen en gereed maken van de eigen systemen, zodanig dat de inning/facturatie van de variabele tarieven geautomatiseerd kan plaatsvinden.

In het eerste jaar moet de gemeente rekening houden met extra inzet voor het beantwoorden van vragen en het afhandelen van bezwaar en beroep. Gelet op ervaringen elders wordt uitgegaan van circa 60 tot 80 vragen en enkele casussen die meer aandacht vragen. De extra inzet wordt geraamd op 200 uur. Uitgaande van uitbesteding betekent dit extra kosten van € 20.000 (incidenteel)

Administratie/registratie

Regelmatig (wekelijks?) updaten van adresbestanden/-gegevens

Ervaringen elders laten zien dat rekening moet worden gehouden met beperkte extra structurele inningskosten, vooral ook in verband met hogere frequentie van updaten/uitwisselen adresgegevens. Mede gebaseerd op ramingen van afdeling belastingen van de gemeente Opmeer en de ervaring van Buiten Organisatieadvies betekent dit:  Bijhouden bestandvergelijking panden. (per kwartaal 5 uur extra = 20 uur pj)  Opvoeren recycle-tarief in het systeem plus draaien aanslagen (per maand 4 uur = 48 uur pj)  Bezwaren aanslagen (per maand 8 uur = 96 uur pj)  Innen en navordering (per maand 3 uur = 36 uur pj)  Ondersteuning automatisering (extern per maand) 4 uur = 48 uur pj In totaal: 20 + 48 + 48 + 36 + 96 = 248 uur € 80 (raming) = circa € 19.840 per jaar structureel.

Verordening afvalstoffenverordening

Verordening afvalstoffenheffing moet De gemeentelijke afvalstoffenheffing moet worden aangepast aan het recycleperiodiek worden vastgesteld, aanpassing tarief ivm recycle-tarief loopt hier in mee. Geen aanpassing qua inzet nodig.

Juridische zaken Documenten, zoals gemeentelijke verordeningen, verwerkersovereenkomst en dienstverleningsovereenkomst (addendum) moeten worden aangepast.

HVC en de gemeente passen gezamenlijk de addendum op de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) en verwerkingsovereenkomst aan. De gemeente dient zelf haar verordeningen aan te passen.

De gemeente kan te maken krijgen met extra vervuiling, bijplaatsingen en dumpingen. Het is noodzakelijk om de nulsituatie goed in beeld te hebben. Het kan nodig blijken om de extra reinigingsrondes rond verzamelcontainers te rijden en dumpingen op te ruimen.

Huidig aantal ondergrondse containers is beperkt, aantal bijplaatsingen nihil. Alleen bij een paar hotspots zijn bijplaatsingen. Gemeente moet rekening houden met extra eenmalige kosten voor in beeld brengen nulsituatie (kosten scan € 5.000). Op basis van ervaringen elders moet met name het eerste jaar rekening worden gehouden met extra bijplaatsingen en dumpingen. Raming voor het 1e jaar: 200 uur extra inzet buitendienst (= € 16.000) en € 20.000 extra verwerkingskosten (= incidenteel). Daarna (structureel): 100 uur extra inzet buitendienst en € 10.000 extra budget verwerkingskosten.

Verwerkingskosten Extra zwerfvuil, dumpingen en bijplaatsingen

Samenvattend Onderdeel

Incidenteel

Structureel (per jaar)

Projectleiding

€ 20.000

-

Communicatie

€ 25.000

-

Handhaving

€ 120.000

-

Juridische documenten

-

-

ICT-koppeling

- 6.150

- 4.510

Inning heffing

€ 20.000

€ 19.840

Nulmeting

€ 5.000

-

Opruimen bijplaatsingen, dumpingen

€ 16.000 (uren) € 20.000 (verwerkingskosten)

€ 8.000 (uren) € 10.000 (verwerkingskosten)

Totaal

€ 232.150

€ 42.350

Samenvattend per jaar

Onderdeel

Tijd

2021

2022

2023

Projectleiding

Sept. 2021 – sept. 2022

7.000

13.000

-

Communicatie

Okt. 2021 – okt. 2022

6.500

18.500

-

Handhaving

Jan. 2022 – juli 2023

-

80.000

40.000

ICT-koppeling

Q3 en Q4

- 6.150

-

-

Inning heffing

Jan. 2022 – dec. 2022

-

20.000

-

Nulmeting

Q3 / Q4

5.000

-

-

Opruimen bijplaatsingen, dumpingen

Jan. 2022 – dec. 2022

-

36.000

-

Totaal

€ 232.150

€ 24.650

€ 167.500

€ 40.000