02 DOC-21-364954 - Bijlage 2. Zorg en aandachtspunten organisatie

Bijlage 2. Zorg en aandachtspunten organisatie In deze bijlage geven wij een verdieping op de staat van de organisatie. Verdeeld naar de verschillende taakniveaus laten we zien waar de basis nog niet op orde is. Daarnaast delen we nogmaals de risico’s die wij nu zien. Hiermee geven wij een verdere onderbouwing van hetgeen wij al eerder met u deelden in informatienota ‘DOC-20-315609 – Organisatieontwikkeling' en ‘DOC-20-260443 - Inventarisatienotitie Kadernota 2021’. Ook tijdens verschillende formele en informele bijeenkomsten hebben wij deze situatie bij u onder de aandacht gebracht en benadrukt. Wij merken op dat de overzichten nog niet compleet en uitputtend zijn. Het werken aan de basis op orde laat ook steeds beter zien waar we dat nog niet zijn. Ook ontstaan er steeds nieuwe plichten en taken. Wij merken op dat onderstaand overzicht mede is gevoed door de rapportages van de door de gemeenteraad aangestelde accountant en door onze toezichthouder de provincie.

Wettelijke verplichtingen – komen voort uit het feit dat wij een bedrijf/organisatie zijn Tekortkoming (achterstallig)  Contractbeheer niet aanwezig             

Contractmanagement van onvoldoende niveau Kwaliteit van inkoopprocessen onvoldoende Rechtmatigheid aantal grote kernsystemen niet op orde Basisregistraties onvoldoende op orde Klachtenproces onvoldoende Functiehuis sluit niet meer aan bij werkelijkheid Toegangsbeheer systemen van onvoldoende niveau Informatiearchitectuur zwak Functioneel beheer onvoldoende ingeregeld Zaaksysteem (DecosJoin) ondersteunt primaire processen onvoldoende Verplichtingenadministratie beperkt aanwezig Span of support leidinggevenden te groot ARBO/RI&E/Huisvesting

Nieuwe eisen  Eigenstandige toetsing rechtmatigheid

Wettelijke taken (medebewind) – komen voort uit het feit dat wij een overheidsorganisatie zijn Tekortkoming (achterstallig)  Sociaal Domein onvoldoende ingeregeld  Interbestuurlijk Toezicht (IBT) omgevingsrecht al langer onvoldoende beoordeeld door Provincie  Achterstanden in werk  Publicatie verordeningen niet op orde

Nieuwe eisen          

Overdracht wegen, verdubbeling van de huidige omvang Implementatie omgevingswet Wet Kwaliteitsborging Duurzaamheid Extra rol/taak voor de gemeente in de schuldhulpverlening Nieuwe wet inburgering met regierol voor gemeenten bij inburgering Beschermd wonen voor kwetsbare groepen nieuwe taak per 2022 Verantwoordelijkheid voor de inboedel bij ontruimingen van woningen Wet openbare overheid Corona maatregelen – Wet TWM

Toekomstgericht ontwikkelen – komt voort uit de noodzaak de continuïteit van organisatie te borgen Tekortkoming (achterstallig)  Procesbeheer nauwelijks aanwezig  Projectmatig werken gedifferentieerd en onvoldoende geïmplementeerd  Onvoldoende vrij beschikbare strategische en tactisch capaciteit voor organisatieontwikkeling

Ambitie – komt voort uit de wensen van de samenleving, het college en de raad Tekortkoming (achterstallig)  BTA onvoldoende op orde  Vergroten woningvoorraad  Onvoldoende sturing en zicht op voortgang speerpunten coalitie  Organisatie rondom verzelfstandiging havens onvoldoende ingeregeld  Onvoldoende vrij beschikbare strategische en tactisch capaciteit voor complexe projecten  Achterstanden in werk

Basis op orde – komt voort uit achterstallig onderhoud Tekortkoming (achterstallig)  Achterstand in beleidsontwikkeling  Onvoldoende vrij beschikbare strategische en tactisch capaciteit voor primair proces  ICT-performance van onvoldoende niveau  Professionaliteit organisatie sluit onvoldoende aan bij de veranderde vraag  Managementinformatie in de kinderschoenen  Kwaliteitsmanagement basisregistraties onvoldoende  Kwaliteitsmanagement bestemmingsplannen onvoldoende

Risico’s De hoeveelheid werk en wat er van de organisatie wordt gevraagd in relatie tot waar we nu staan maakt dat de organisatie beperkt toe komt aan het op orde krijgen van de basis (wegwerken achterstallig onderhoud). Daarnaast komt de organisatie niet of nauwelijks toe aan het gestructureerd doorontwikkelen van de organisatie. Het implementeren en uitvoeren van bestaande en nieuwe wettelijke verplichtingen, taken en eisen staan onder forse druk. Ruimte om aan de voorkant van de grotere vraagstukken te komen is er in de praktijk niet. De vrije, strategische capaciteit voor de grotere, complexe vraagstukken ontbreekt. Voorgaande zaken resulteren in het verhoogde risicoprofiel zoals eerder gedeeld in de informatienota over de staat van de organisatie. Wij deelden die in in vier hoofdgebieden: Dienstverlening • Afname kwaliteit van dienstverlening • Afname kwaliteit openbare ruimte • Afname leefbaarheid • Participatie onder druk • Ontevreden inwoners en bedrijven • Realiseren maatschappelijke doelen onder druk • •

Kwaliteit van voorstellen/adviezen college en raad onder druk Niet halen van tijdslijnen/afspraken (BTA)

Financieel/juridisch • Minder effectieve inzet van gemeenschapsgeld • Rechtmatigheid issues (zie o.a. rapport accountant) • Datalekken/privacy-issues • Financiële claims • Klachten en juridische procedures Medewerkers • Lagere medewerker betrokkenheid • Oplopend ziekteverzuim • Onvoldoende door-ontwikkeling • Vertrek van medewerkers die het verschil maken Imago • Afname beeld betrouwbare overheid • • •

Negatief beeld bij inwoners en bedrijven over onze gemeente, haar bestuurders (raadsleden en collegeleden) en haar medewerkers Onbetrouwbare partner in de regio Beeld aantrekkelijke werkgever onder druk