02 Concept-notulen raadscommissie 29 maart 2021.pdf

Concept-notulen Raadscommissie Datum 29-03-2021 Tijd 19:30 – 21:00 Locatie Digitaal Voorzitter P. Ligthart Commissiegriffier P. Nooij Omschrijving Digitale vergadering Aanwezigen VVD: M. Raat, D. Steltenpool, T. Beerepoot, J. de Vries CDA: E. Meester, C. Selders, E. van den Bosch, S. Commandeur GB: L. Plekker, P. Mosch, R. Braaksma, R. Paarlberg, G. Gringhuis PWF: P. Koning, S. Zeilemaker, M. Schermer PvdA: B. de Jong, T. Beuker D66: G. Mos GL: G. van Keulen, R. Manshanden PW2010: C. Neefjes CU: S. Visser BAMM: A. Meester HvM: T. Berlijn, J. Verschoor College: F. Streng

1

Opening De voorzitter opent de vergadering.

2

Vaststelling agenda De agenda wordt vastgesteld.

3

Spreekrecht art. 16 Verordening op de raadscommissies gemeente Medemblik 2019 Er hebben zich geen insprekers aangemeld.

4

RAADSBREED

4.1

Vrijgeven gereserveerde middelen organisatie (pfh. F. Streng) Termijn 1: afronding oriëntatie, bevragen wethouder 1e ronde: afronding technische fase (n.a.v. antwoorden op commissievragen)  L. Plekker: Op de website van de gemeente staat een vacature voor Dataanalist Sociaal Domein. In de vacaturetekst wordt verwezen naar de regionale netwerkorganisatie. Wat houdt dit in en wordt dit nog ter besluitvorming aan de raad voorgelegd? Reactie F. Streng: Het sociaal domein maakt onderdeel uit van de gemeentelijke huishouding en daar hebben we ook een voorstel voor gedaan. De netwerkorganisatie kan ik mij voorstellen in een West-Friese context maar zover zijn wij nog niet. Vooralsnog gaat het om een tijdelijk dienstverband in relatie tot de gemeente Medemblik en is de gemeente dus de werkgever op dit punt.  P. Koning: In bijlage 3 staat dat er een toenemend inzicht is bij het management en de organisatie waar wij staan. Is er een overzicht van wat iedereen doet, hoeveel tijd dit kost en wat de kosten hiervan zijn?









Reactie F. Streng: Wij hebben ten behoeve van dit voorstel puur aangegeven wat we diagonaal aantreffen op de diverse afdelingen. Wij hebben ook niet de behoefte om dit zo gedetailleerd aan te leveren. Dit betreft het runnen van de organisatie door de directie en het management. De inzichten zijn duidelijk maar niet beschikbaar. G. van Keulen: Is het raadsvoorstel vooraf met de medewerkers gedeeld en zo ja, hoe is daar op gereageerd? Reactie F. Streng: Dit is niet iets wat is bedacht door de directie of het management. De punten van aandacht zijn nadrukkelijk door de werknemers zelf aangedragen. Wij hebben in de bijlage ook aangegeven dat we bij de daadwerkelijke stappen die we kunnen zetten als de gelden beschikbaar zijn gesteld, het adviesrecht van de ondernemingsraad zullen respecteren. G. van Keulen: U gaat vooral inzetten op leidinggevenden. Is het de bedoeling dat deze mensen vooral gaan leidinggeven of gaan ze ook bijspringen in het uitvoerende werk? Reactie F. Streng: In bijlage 2 hebben wij nadrukkelijk aangegeven dat de span of control te groot is. Het managen, leidinggeven en faciliteren van de medewerkers krijgt dan ook onze primaire aandacht. Ik heb in de stukken ook niet teruggezien dat de nadruk ligt op het leidinggeven. G. van Keulen: Uit de beantwoording van de vragen blijkt dat de aangevraagde middelen niet genoeg zijn om de tekorten aan te vullen.

Zijn er al gesprekken gevoerd om een aanvraag te doen voor meer structurele middelen? Reactie F. Streng: Het geld wat wij nu vragen is nodig om weer klaar te zijn voor de komende tien jaar. Het is dus echt een lange termijn visie, waardoor we de organisatie weer op poten kunnen krijgen en fit kunnen krijgen. C. Neefjes: Heeft u er wel eens aan gedacht om onder de ambtenaren anoniem te enquêteren, om op die manier knelpunten naar boven te krijgen? Reactie F. Streng: De cultuur in onze organisatie is dat we open en transparant zijn naar elkaar toe. We hebben dan ook niet de behoefte om anonieme bronnen aan te boren om te weten wat de staat van de organisatie is. Wel hebben wij in het verleden een klachten/ideeënbus gehad. Ik denk dat de anonieme strategie ook contraproductief is en het vertrouwen niet vergroot.

2e ronde: politieke vragen, eerste termijn  T. Berlijn: Hoe gaat u toekomstige problemen voorkomen, zodat de organisatie, de structuur en het aantal mensen goed op orde blijft? Reactie F. Streng: Wij constateren nu dat er een aantal hiaten zijn in de organisatie waardoor wij kwetsbaar zijn op het veroorzaken van problemen. Wij willen nu het been bijtrekken en de basis op orde nadrukkelijk aanpakken. Dat impliceert dat de organisatie ook kan reageren op onverwachte ontwikkelingen of problemen en dat ontbreekt er nu nog wel eens aan.  T. Berlijn: Eerder gaf u aan dat de ‘apk-keuring’ van de organisatie was uitgesteld. Wat was de reden voor het jarenlang uitstellen van die ‘apk keuring’? Reactie F. Streng: Primair de werkdruk en secundair de extra middelen om daar snel en adequaat op te kunnen reageren.  S. Visser: Ik mis het samenwerken in de regio in de raadsstukken. Ik pleit er toch voor om dit op te zoeken. Waarom staat dit er niet in of wordt dat nog verder uitgewerkt? Reactie F. Streng: Dit is ook onderdeel van de bijlage ‘zorg en aandachtspunten organisatie’. Wij willen geen onbetrouwbare partner zijn in de regio. Dit betekent dat we hier in de toekomst ook aandacht voor willen hebben. Er zijn taakvelden waarin we dat heel nadrukkelijk al doen maar er zijn ook taakvelden waar het nog beter kan.

Pagina 2

















S. Visser: Wij hebben ons de afgelopen periode heel veel op bouwen gericht en toch mis ik in het raadsvoorstel daar de nodige versterking in. Gaat dit nog komen in een ander voorstel? Reactie F. Streng: Wij zijn aan het kijken hoe we het bouwmanagement nog strakker en leaner kunnen organiseren, zodat we nog beter uitvoering kunnen geven aan de ambitie van uw raad. Maar het is nog niet opgelost. G. van Keulen: Het lijkt erop dat er in het verleden verkeerde beslissingen zijn genomen. Kan de portefeuillehouder uitleggen hoe dit zo is gekomen en hoe we dit in de toekomst kunnen voorkomen? Reactie F. Streng: Ik zeg het u niet na dat er fouten zijn gemaakt. Na de fusie kwamen wij tot de conclusie dat de managers in het middensegment met name uitvoerders waren die nadrukkelijk meekeken in de werkvoorraad en die niet aan hun managementtaken toekwamen. We hebben toen gekeken of die laag er tussenuit kon worden gehaald. Wij komen nu echter tot de conclusie dat wij nadrukkelijker moeten sturen op dat middenmanagement op de werkvloer. Dat is een veranderd inzicht en dat is wat anders dan een fout. G. van Keulen: Wij krijgen al vele jaren te horen dat er te weinig budget of ambtelijke capaciteit is om dingen uit te voeren. In hoeverre draagt dit raadsvoorstel bij aan dat wij dit soort dingen nu kunnen gaan oppakken? Reactie F.

Streng: Dit draagt er enorm aan bij maar een belangrijk aspect van dit voorstel is dat we een aantal zaken op orde moeten zien te krijgen en die vragen ook onze aandacht. G. van Keulen: Om al het werk dat blijft liggen weg te krijgen kan er binnen de organisatie ook worden besloten om bepaalde dingen minder prioriteit te geven, bijvoorbeeld taken op het gebied van economische ontwikkeling. Maar als puntje bij paaltje komt, ontbreekt de moed om hier echt voor te kiezen. Waar zit hem dat in? Reactie F. Streng: Als we niets doen, gaan er ongelukken gebeuren en gaan we dingen niet doen. We moeten functioneel nee zeggen en focussen op de dingen die we belangrijk vinden. Alle taken worden uiteindelijk bij de kop gepakt maar wel volgordelijk en niet alles tegelijk. G. Mos: Had u eigenlijk niet een kerntakendiscussie nodig gehad? En komen wij überhaupt nog toe aan de vraag: ‘Wat voor gemeente willen wij zijn?’, gezien de verplichte wettelijke taken? Reactie F. Streng: We hebben echt zorgen over hoe we de wettelijke en overige taken op orde kunnen krijgen. We hopen juist op wat lucht, ruimte en rust om misschien wel met uw raad te praten over: ‘Is er behoefte aan een visie document en wat is daarvoor nodig?’. We hebben ook uw raad nodig om hier vervolgstappen in te zetten. B.

de Jong: Er staat een zeer ernstige kanttekening in bijlage 4, over het feit dat een aantal risico’s langer blijven bestaan. Waarom komt er dan geen verzoek vanuit het college om meer te investeren in de organisatie? Reactie F. Streng: Het voorstel wat nu voorlegt, is in principe de investering in de organisatie om het been bij te trekken. Maar als wij ons ambitieniveau hoog willen houden, dan zullen wij daar als college inderdaad bij uw raad op moeten terugkomen. L. Plekker: Hoe kijkt u er tegenaan als we mogelijk over een aantal jaren, als de basis weer op orde is, teruggaan naar één algemeen directeur? Reactie F. Streng: Als de basis op orde is dan moet ik tot de conclusie komen dat een directeur organisatieontwikkeling zichzelf overbodig gemaakt heeft. E. Meester: In bijlage 5 staat op laatste pagina 1 fte functioneel beheer. Is daar niet een relatie met DeSom te zoeken? Reactie F. Streng: DeSom is een uitvoeringsorganisatie, die wordt gestuurd door de individuele gemeenten en opdrachtgevers. Ze hebben daar een goede opdrachtverlening vooraf voor nodig. Wij willen als gemeente Medemblik beter opgesteld staan als opdrachtgever richting DeSom. DeSom kan dit derhalve niet voor ons oplossen.

Pagina 3







E. Meester: Worden de functies die nu niet worden ingevuld, bijvoorbeeld de functie van medewerker toegang en contractmanagement sociaal domein, dan pas na 2024 ingevuld? Reactie F. Streng: Dit is wat op zeer korte termijn nodig en noodzakelijk is. Maar wij hebben natuurlijk nog een veel langer wensenlijstje. M. Raat: We hebben geconstateerd dat de functies die ingevuld worden, grotendeels overhead-achtige functies zijn. Wij hebben de indruk dat de gemeente juist tekortschiet waar het om de concrete uitvoering van taken gaat. Denkt u dat de cultuurverandering door de creatie van deze functies gaat omslaan? Reactie F. Streng: Om het aansturen van de afdelingen en diverse dossiers goed te laten verlopen, zit er nu vaak teveel afstand tussen de leidinggevenden en de medewerkers. Dat gat willen wij u nu dichten door het projectleiderschap te introduceren. Wij denken dat de invulling van deze functies gaat helpen om de taken die op ons bord liggen uit te voeren. M. Raat: Gaat het ook de kern van het probleem oplossen? Reactie F. Streng: Nee, maar het helpt wel mee.

2e ronde: politieke vragen, tweede termijn  J. de Vries: Is met een afdelingshoofd projecten en een gegevensbeheerder op het domein ruimte voldoende invulling gegeven aan de ambities die de gemeente heeft op het gebied van het afwerken van woningbouwplannen?  Reactie F. Streng: De wethouder heeft in de vorige bijeenkomst aangegeven dat u meer wilt dan de organisatie nu kan behappen. We zijn nu in gesprek om te kijken hoe wij dat bouwmanagement verder kunnen optimaliseren. Uw vraag om te bouwen is gehoord en daar wordt nu hard aan gewerkt.  J. de Vries: Op welke termijn denkt u dan dat deze versterking voor elkaar kan zijn, zodat deze ambitie binnenkort verwezenlijkt kan worden?  Reactie F. Streng: Ik snap uw vraag om urgentie. Dat begrijp ik heel goed.  G. Mos: Hoe houdt u de mensen vast en hoe zorgt u ervoor dat de bestaande kennis wordt geborgd als er mensen weg gaan?  Reactie F. Streng: Mensen werken graag bij ons, ze voelen zich gewaardeerd en ze worden uitgedaagd om te leren. Wij willen de werkomstandigheden dan ook zo optimaal mogelijk laten zijn. Maar de werkdruk moet wel in verhouding zijn tot de vaardigheden van de betreffende medewerker. En dat ontbreekt er nu aan omdat die rust er niet is en mensen continue gaten moeten dichten.

We willen nu nadrukkelijk gaan investeren in het verlagen van die werkdruk en willen mensen meer ruimte geven om hun eigen invulling te kiezen. Termijn 2: Meningsvorming  VVD (M. Raat): Geeft aan dat de fractie dit raadsvoorstel op hoofdlijnen steunt. Hij vindt wel dat het erg gericht is op het sociaal domein en op overheadfuncties. Hij denkt juist dat het belangrijk is dat je mensen aanstelt die concreet met taken bezig zijn en vindt het jammer dat de functie van controller niet wordt ingevuld. Daarnaast wil hij graag een extra accent leggen bij woningbouw.  VVD (J. de Vries): Geeft aan dat de fractie zich bezint op een amendement, wat betreft het onderdeel ruimte, om meer accent te leggen op het gebied van de woningbouw en om te zorgen dat dat niet ten koste gaat van de andere taken die er op het domein ruimte leggen. Waarom is er bijvoorbeeld geen programmamedewerker wonen? De fractie gaat kijken naar mogelijke versterkingen.  CDA (E. Meester): Geeft aan dat de fractie zich op hoofdlijnen kan vinden in dit voorstel. Het college heeft zich vrij kwetsbaar opgesteld en dat valt ook op te maken uit de zorg- een aandachtspunten in bijlage 2. Hij geeft daarnaast aan dat er gelukkig ook bereikte resultaten zijn en er netjes is uitgeschreven wat de strategie en aanpak wordt. Toch denkt de fractie dat de invulling van de functie medewerker toegang en contractmanagement Pagina 4













sociaal domein wel van belang is. Mogelijk overweegt de fractie een amendement in die richting, dat zal binnen de fractie nog worden besproken. Hij geeft tenslotte nog aan dat er wel voor gewaakt moet worden dat de basis op orde een containerbegrip wordt. GemeenteBelangen (L. Plekker): Geeft aan dat de fractie overweegt om een motie in te dienen om op termijn weer terug te gaan naar een eenhoofdige directie, waarmee ook bespaard kan worden op de overhead. In reactie op hetgeen E. Meester aangaf over het begrip basis op orde, geeft hij aan dat het niet zoveel te maken heeft met de ambities die de gemeente heeft maar dat het vooral gaat om het uitvoeren van de wettelijke taken. In reactie op hetgeen J. de Vries aangaf over het bouwen, geeft hij aan dat het hem goed lijkt om even af te wachten waar het college mee gaat komen. En indien de VVD met een voorstel gaat komen, vindt de fractie het in ieder geval belangrijk om de dekking te vinden in de grondexploitatie en niet in de reguliere exploitatie van de organisatie zelf. PWF (P. Koning): Geeft aan dat de bijlagen bij het raadsvoorstel confronterend zijn. Hij bedankt de college en de organisatie wel voor de openheid en eerlijkheid. Hij geeft aan dat het echter wel duidelijk is dat er iets moet gebeuren. Maar wat? En doen wij wel de juiste dingen? Daarom gaat de fractie een motie indienen om een kerntakendiscussie te houden.

Hij geeft aan dat we het alleen op die manier zeker kunnen weten en dat we dan ook keuzes kunnen maken en het voor iedereen duidelijk is. PvdA (B. de Jong): Geeft allereerst complimenten aan het college en de ambtelijke organisatie. De fractie is wel geschrokken van alles wat er niet op orde is. Hij geeft aan de conclusie van M. Raat, dat de nadruk in het voorstel ligt op het sociaal domein, te bestrijden. Wel snapt hij het gevoel van de VVD omtrent het bouwen, bouwen, bouwen. De fractie vindt echter dat het college het beste zicht heeft op waar behoefte aan is. De fractie zal het voorstel dan ook steunen. De aangekondigde motie van GemeenteBelangen over het teruggaan naar een eenhoofdige directie wacht de fractie af. Wat de fractie betreft mag het sociaal domein wel een extra dimensie krijgen. Wellicht dat de fractie met betrekking tot het sociaal domein nog met iets gaat komen. D66 (G. Mos): Geeft aan dat de fractie van D66 bij de begroting al jaren heeft gewezen op de te kleine organisatie. Te lang is het probleem bij de organisatie niet opgepakt. Hij geeft aan dat het voorstel er degelijk uitziet en dat met dit plan de weg omhoog verder kan worden ingezet. De fractie vindt dat je je als raad niet teveel moet bemoeien met hoe dat verder moet worden ingevuld. Een motie over een kerntakendiscussie zal de fractie waarschijnlijk wel steunen.

De fractie wil ook nogmaals de nadruk leggen op het borgen van bestaande kennis. GroenLinks (G. van Keulen): Geeft aan dat de fractie dit raadsvoorstel in grote lijnen kan steunen. De fractie dringt al langere tijd aan op uitbreiding van capaciteit. De fractie heeft wel drie opmerkingen: Ze zijn geen voorstander van het creëren van een managementlaag. Ze zien dan ook uit naar het amendement van GemeenteBelangen daarover. Dat kunnen ze misschien steunen. Ten tweede maken zij zich zorgen over de mate waarin medewerkers worden meegenomen. Ten derde vinden zij dat naast uitbreiding van capaciteit ook meer prioritering moet zijn. De motie van PWF kunnen zij ongetwijfeld steunen. De fractie wil daarbij nog toevoegen dat het niet alleen aan de raad is om knopen door te hakken bij beslissingen op de werkvloer. PW2010 (C. Neefjes): Geeft aan dat het voorstel duidelijke stukken bevat en een goed inzicht geeft in de problematiek. De fractie kan zich dan ook vinden in het raadsvoorstel. Van de motie van GemeenteBelangen zien zij graag de tekst tegemoet. De motie van PWF gaan zij zeker steunen. De fractie is daarnaast benieuwd waar de VVD mee gaat komen.

Pagina 5







ChristenUnie (S. Visser): Geeft aan dat het voorstel niet alleen de basis op orde bevat maar ook een stukje toekomstontwikkeling, waar over nagedacht is. Ze geeft daarnaast aan dat de discussie over de managementlaag en directeuren niet aan de raad is. Ze vind dat de raad ook op zichzelf moet reflecteren. Ze blijft hameren op een realistische BTA en blijf hameren op het gebruik van de raadsmiddelen. Ze geeft aan dat de raad hier ook in kan bijdragen, om zodoende een organisatie te creëren dat meer werk kan verzetten. De fractie gaat mee met waar de VVD mee komt en verder hoopt ze dat de functies ingevuld kunnen worden. Ze geeft aan dat ze het graag verneemt als dit niet lukt en of dat geld dan aangewend kan worden voor andere zaken. Zij vraagt de portefeuillehouder de raad hieromtrent op de hoogte te houden. Tenslotte geeft ze aan een compliment te willen geven voor het terugdringen van het ziekteverzuim. BAMM (A. Meester): Geeft aan dat we als gemeente een hoop plichten en taken hebben, waar we ook creatief mee kunnen omgaan, om zodoende de productiviteit omhoog te krijgen. Hij geeft aan dat een nieuwe managementlaag tot meer vergaderen leidt, daar moeten goede afspraken over gemaakt worden. De motie van PWF vind hij dan ook goed, de kerntakendiscussie wil hij wel aangaan met het college. De motie van GemeenteBelangen ziet hij ook tegemoet. Hart voor Medemblik (T.

Berlijn): Geeft aan dat het een goed teken is dat de directie aan de slag gaat, zeker na de openheid en eerlijkheid die op papier staat. De organisatie investeert niet alleen in functies op de werkvloer maar ook juist in strategie, management en ondersteuning. Dat gaat een toekomstbestendige gemeente worden.

Termijn 3: Meningvorming (tweede ronde)  PvdA (B. de Jong): In reactie op de opmerkingen van VVD en ChristenUnie over de huisvesting, wil hij meegeven om te kijken naar het idee wat geopperd is met betrekking tot de grondexploitatie en dit niet ten laste te laten komen van dit raadsvoorstel. Wat hem verder opvalt is het stukje wantrouwen van GroenLinks ten opzichte van de organisatie en de portefeuillehouder. Hij geeft aan dat we mogen aannemen dat een goed bestuurder naar zijn medewerkers luistert en hij heeft er dan ook alle vertrouwen in dat het voorstel dat er nu ligt vanuit de organisatie komt.  GemeenteBelangen (L. Plekker): Geeft aan dat de fractie terughoudend staat tegenover een motie over een kerntakendiscussie. De fractie ziet het veel meer in het verlengde van de motie van D66 en PvdA (wat voor gemeente wil je zijn om bestuurskrachtiger te worden). Hij geeft aan een kerntakendiscussie altijd heel erg defensief te vinden. De fractie ziet meer in een visie-achtig document dat gericht is op de toekomst.  GroenLinks (G. van Keulen): Geeft aan het jammer te vinden dat de PvdA komt met woorden als wantrouwen. De fractie is enthousiast over het voorstel maar vraagt aandacht voor het meenemen van het personeel in dit voorstel.

Hij geeft aan dat hij op zijn vraag aan de portefeuillehouder of medewerkers vooraf naar dit raadsvoorstel hebben gekeken, niet direct antwoord heeft gekregen. Hij vind het toch wel belangrijk dat daar aandacht voor is. Van enig wantrouwen is echter geen sprake.  PWF (P. Koning): In reactie op Gemeentebelangen wil hij aangeven dat de fractie al tien jaar aangeeft dat zij graag een visie willen op wat voor gemeente we zijn. Voor de fractie is de kerntakendiscussie zeker geen stap terug in de tijd. Je moet eerst goed weten wat je kerntaken zijn en waar je je tijd aan wilt besteden, wil je uiteindelijk kunnen aangeven wat voor gemeente je wil zijn. Voor de fractie is dit een noodzakelijke stap om die kant op te kunnen gaan.

Pagina 6

De voorzitter concludeert dat het voorstel als bespreekstuk aan de agenda van de raad kan worden toegevoegd. De navolgende raadsinstrumenten worden overwogen: - Amendement VVD (versterking op de afdeling ruimte i.v.m. woningbouw); - Amendement CDA (medewerker toegang en contractmanagement sociaal domein); - Motie GemeenteBelangen (op termijn terug naar eenhoofdige directie); - Motie PWF (kerntakendiscussie). 5

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 7