02 Accountantsverslag 2021
Tekst van het document
ce
ACCOUNTANTSVERSLAG 2021
pt
3 juni 2022
C
on
Gemeente Medemblik
03-06-2022
Aanbiedingsbrief Geachte leden van de raad,
Gemeente Medemblik T.a.v. de leden van de Raad Postbus 45 1687 ZG WOGNUM
Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeente Medemblik (hierna te noemen ‘gemeente’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 22 oktober 2021, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2021. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen.
Amstelveen, xx juni 2022
Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.
pt
Aan:
Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de gemeente Medemblik bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Gelukkig heeft een belangrijk deel van de controle weer bij u op het gemeentehuis plaats kunnen vinden, wat het eenvoudiger en plezieriger maakt.
ce
Kenmerk: xxx Behandeld door: xxx
Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven.
on
Met vriendelijke groet,
C
BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,
drs. R.H. Bouman RA Partner en extern accountant gemeente Medemblik
Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA
VOLGENDE PAGINA
INHOUDSOPGAVE
DASHBOARD
ce
2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE
C
on
1. DASHBOARD
pt
Inhoudsopgave
4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE
ce
on
1. Dashboard
pt
4
C
1.1 Dashboard accountantscontrole
1.1 Dashboard accountantscontrole AANDACHTSPUNTEN VOOR 2022
In onze controleverklaring geven wij een beperking inzake de rechtmatigheid.
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 1.250.000 respectievelijk € 3.750.000.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.
De WNT is nageleefd.
Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSabijlage.
ONTWIKKELING GREX / SOCIAAL DOMEIN
Sociaal domein I Gemeente Medemblik ziet dat de lasten in het sociaal domein verder stijgen. SISA I Het aantal SiSa-regelingen is in 2020 en 2021 toegenomen met 11 regelingen naar 21 regelingen. De regelingen vloeien voornamelijk voort uit Covid-19 gerelateerde activiteiten, die de gemeente voor de burger moet organiseren. Het aantal taken voor de administratie en afleggen van verantwoording over deze activiteiten neemt toe voor de gemeente.
JAARREKENING
2021
Begroting (na wijziging)
Financiële situatie verdient aandacht
Saldo van baten en lasten
-2.418
-6.236
2.
Verstevigen proces rondom EU-aanbestedingen;
Mutatie reserves
5.850
6.236
3.
Doorontwikkeling van de interne beheersing naar rechtmatigheidsverantwoording over 2022;
Resultaat
3.432
0
4.
Versterken van de IT-beheersomgeving zodat alle gewenste functiescheiding aanwezig is.
5.
Frauderisicobeheersing in verband met ontwikkeling in accountantscontrole
Het resultaat over 2021 bedraagt € 3,4 miljoen voordelig na mutaties in reserves (2020: € 0,1 miljoen nadelig). Het resultaat wijkt circa 2,8% af van de totale begrotingsomvang. De oorzaken van de afwijking lopen uiteen en worden toegelicht in de analyse van het resultaat en paragraaf 3.1 van dit verslag
UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN
Aanbestedingsrechtmatigheid: Op basis van de spendanalyse hebben wij de lasten uit hoofde van een aantal contracten als onrechtmatig meegewogen in ons oordeel. De geconstateerde fouten hebben betrekking op diensten en leveringen voor 2021 € 1.406.000 (2020: € 1.332.000). Bij de geconstateerde onrechtmatigheden zitten vooral contracten > 1 jaar.
1,80
Er resteren geen controleverschillen meer boven de controletolerantie. Wel is sprake van onzekerheden op rechtmatigheid ad € 1.979.000 (2020: €2.081.000)
1,20
C
Voor alle grondexploitaties te samen is € 1.640.000 winstneming gerealiseerd in het boekjaar.
(x €1.000)
1.
BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
Grex I Een drietal grondexploitaties zijn afgerond en afgesloten gedurende het boekjaar. Voor twee is het laatste deel van het resultaat genomen (€1.185.000), één heeft geleid tot realisatie van een klein verlies (€52.00)
DASHBOARD
Op basis van de interim- en jaarrekeningcontrole 2021 zijn de belangrijkste aandachtspunten voor komend jaar wederom:
pt
Wij zijn voornemens bij de jaarrekening een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid te verstrekken.
ce
RESULTAAT 2021
on
STREKKING CONTROLEVERKLARING
5
RATIO WEERSTANDSVERMOGEN
1,60
1,60
1,40
1,20 1,20
1,00 0,80
0,80
0,60 2018
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2019
2020
2021
pt
6
on
ce
2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole
C
2.2 De jaarrekening is getrouw
2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.4 Top-5 aandachtspunten voor 2022
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole
pt
Het proces van de totstandkoming en controle van de jaarrekening is goed verlopen
In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en/of onze controleverklaring. Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening (paragraaf Financiële effecten van coronamaatregelen) en naar paragraaf 3.1 van dit verslag. De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19 Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft een belangrijk deel van de controle weer bij u op het gemeentehuis plaats kunnen vinden, wat het eenvoudiger en plezieriger maakt. Wel merken we nog de gevolgen van Coorna, het hybride werken.Naar aanleiding van dit proces hebben wij de volgende opmerkingen: De samenwerking was plezierig en constructief; Aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden ten aanzien van corona zijn uitgevoerd; Wij hebben een groot aantal extra SiSa –regelingen (waarvan een groot deel nog Corona-gerelateerd is) moeten controleren, dit hebben we opgevangen; Het proces is voor het overgrote deel zonder vertraging verlopen. De controle van de Europese aanbestedingen heeft wel vertraging veroorzaakt. Onder andere het thuiswerken bemoeilijkt deze controle omdat van alle vakafdelingen informatie verkregen moet worden.
ce
Zie hiervoor onze managementletter en de BADO-notitie
Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2021 Tijdens de controle hebben wij aandacht besteed aan de impact van de coronapandemie op de gemeente Medemblik. Hieromtrent hebben wij overleg gevoerd met het management/de directie. De coronacrisis heeft grote gevolgen voor de operationele activiteiten van de gemeente Medemblik. Daarbij zijn de financiële gevolgen van de crisis beperkt. In de jaarrekening en de tussentijdse rapportages is door de organisatie gerapporteerd over deze impact voor de gemeente Medemblik. Ook voor 2022 zal dit naar verwachting nog het geval zijn.
on
COVID-19-impact op boekjaar 2021
7
Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid dit proces met u te evalueren. Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeente vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeente en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden.
C
De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in paragraaf Financiële effecten van coronamaatregelen
De gemeente heeft er daarom voor gekozen om de effecten van corona op de organisatie op te nemen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hiermee wordt in een paragraaf toegelicht welke gevolgen COVID-19 op de gemeente Medemblik heeft (gehad) en welke maatregelen, activiteiten en werkzaamheden de gemeente heeft genomen.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole
Tozo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten: Tozo 1: aanvragen tussen 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 Tozo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020 Tozo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021 Tozo 4: aanvragen vanaf 1 april 2021 tot 1 juli 2021 Tozo 5: aanvragen vanaf 1 juli 2021 tot 1 oktober 2021
pt
Belangrijkste bevindingen
8
on
ce
Uw gemeente heeft in het kader van de Tozo-regeling een voorschot van het Rijk ontvangen van € 1.022.000. Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af aan het Rijk. De bestedingen minus baten in het kader van de Tozo-regeling over 2021 bedragen € 1.284.000 voor levensonderhoud en € 45.000 verstrekking in het kader van bedrijfskapitaal. Uw gemeente heeft in het kader van de Tozoregeling deuitvoering hiervan volledig uitbesteed aan WerkSaam. Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af aan het rijk. De accountant van WerkSaam heeft de SiSa-bijlage gecontroleerd aan de hand van de aanwijzingen van het ministerie in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole d.d. 20 januari 2022 en de nadere richtlijnen van de Sectorcommissie Decentrale Overheden van de NBA. Uit zijn controle en onze review daarop zijn geen fouten en onzekerheden gebleken.
C
Overige coronagerelateerde bevindingen In onze controle hebben wij uitgebreid aandacht besteed aan de impact van het coronavirus op de jaarrekening 2021. De belangrijkste bevindingen uit onze controle die relevant zijn in relatie tot uw interne beheersing of ons oordeel bij de jaarrekening zijn: De Tozo-regeling: de uitvoering en controle is uitbesteed aan GR WerkSaam. De lasten, baten en balanspositie zijn in de jaarrekening opgenomen. Tevens is de verantwoording in de SISA-bijlage opgenomen; De gemeente heeft extra lasten voor Toezicht en handhaving regionale noodverordening coronamaatregelen. Hierbij hebben wij geen bevindingen geconstateerd. De vaststelling van (additionele) subsidies: hier doet zich in beginsel een vergelijkbare situatie voor waarbij een gesubsidieerde instelling de prestaties die tegenover het recht op subsidie staan, mogelijk niet of anders heeft geleverd. De BADO notitie stelt dat het college in dergelijke gevallen moet bepalen hoe om te gaan met deze eventuele afwijking van de subsidievoorwaarden bij de afwikkeling van de subsidie. In dit kader hebben wij de organisatie gevraagd waar prestaties mogelijk niet of anders zijn geleverd inclusief opvolging daarop van de gemeente.
De verkregen inventarisatie geeft geen aanleiding tot mogelijke (materiële) rechtmatigheidsissues Inkopen (kosten): in zijn algemeenheid geldt als aandachtspunt dat ingekochte werkzaamheden mogelijk geen doorgang hebben kunnen vinden, er dus geen prestatie is geleverd en dat facturen in dat geval mogelijk onterecht zijn betaald. In dit kader hebben wij de organisatie gevraagd een inventarisatie te maken van waar in afwijking van het oorspronkelijke contract prestaties anders of niet zijn geleverd en welke afspraken daar met de leverancier zijn gemaakt over facturering. Vanuit onze controle op de inkopen en inlichtingen van de organisatie hebben niet geleid tot (materiële) rechtmatigheidsbevindingen.
DASHBOARD
Relevantie bevindingen JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.2 De jaarrekening is getrouw
Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Medemblik een goedkeurende controleverklaring af te gegeven met betrekking tot de getrouwheid en een beperking ten aanzien van de rechtmatigheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben enkele controleverschillen geconstateerd van beperkte omvang die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Naast de geconstateerde en verwerkte controleverschillen, zijn tijdens onze controle tevens resterende controleverschillen geconstateerd ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 62.500 (5% materialiteit) rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.
pt
De jaarrekening 2021 is getrouw
9
POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000) Getrouwheid Sociaal domein – Wmo ZIN Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN
on
Totaal
ce
Sociaal domein – pgb Jeugdzorg en Wmo
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden) Performance materialiteit (80% van de materialiteit)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
nihil
342
4.2
nihil
632
4.2
nihil
1.075
4.2
nihil
2.049
1.250
3.750
1.000
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
62
C
Wij hebben, voor zover mogelijk, het college verzocht om controleverschillen waar mogelijk te corrigeren. Het college heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij verschillen (onder de rapportagetolerantie) niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen (onder de rapportagetolerantie) en onzekerheden zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en zijn daarom voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken met betrekking tot de getrouwheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening
10
De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2021 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen m.u.v. een saldo ad € 1,3 miljoen
Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 62.500 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.
Er bestaat onzekerheid over de prestatielevering sociaal domein voor € 2,0 miljoen
POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Ongesaldeerde getrouwheidsfouten en/of onzekerheden
-
-
§
Sociaal domein – pgb Jeugdzorg en Wmo
-
342
§
-
632
§
-
1.075
§
-
-
1.406
-
1.406
2.049
1.250
3.750
Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN Investeringskredieten Aanbestedingsrechtmatigheid
on
Totaal
ce
Sociaal domein – Wmo ZIN
pt
Rechtmatigheid
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden) Performance materialiteit (80% van de materialiteit)
§
1.000
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
62
C
Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen gezamenlijk materieel zijn voor het beeld van de jaarrekening als geheel en zijn derhalve voornemens een verklaring met beperking af te geven ten aanzien van de rechtmatigheid in onze controleverklaring. De goedkeuringstolerantie bedraagt € 1.250.000 voor fouten en € 3.750.000 voor onzekerheden. Met een totaal van €1.406.000 aan rechtmatigheidsfouten wordt deze goedkeuringstolerantie overschreden. Europese aanbestedingsrechtmatigheid De onrechtmatigheden die wij hebben vastgesteld bestaan uit een divers aantal contracten, waarvan een groot deel van de contracten ouder zijn dan drie jaar. Zoals wij in onze eerdere rapportage hebben aangegeven zien wij in een centrale(re) inkoopfunctie een belangrijke, mogelijke versterking van het proces rond de Europese aanbestedingen. Een doorkijk naar 2022 laat zien dat op basis van het huidige contractenbestand wederom een materiële onrechtmatigheid verwacht wordt door de VIC. Door de gemeenteraad is de keuze gemaakt om (nog) geen geld vrij te maken voor de “ICT-roadmap”, als gevolg waarvan deze bestedingen de komende jaren nog onrechtmatig blijven.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.4 Top 6-aandachtspunten voor 2022
11
Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende top 4 van aandachtspunten voor het komende jaar benoemen. Dit zijn de zelfde aandachtspunten die wij voorgaand jaar onder de aandacht hebben gebracht en tussentijds e met de organisatie en de auditcommissie hebben besproken. Daarbij benoemen we specifiek het 5 aandachtspunt rond de frauderisicobeheersing in verband met veranderingen in de controle, hiervoor verwijzen we naar de management letter waarin we specifiek ingaan op deze ontwikkeling. In paragraaf 4.1 staat een korte samenvatting. Financiële ontwikkeling / uitgaven sociaal domein De meerjarenbegroting laat zien dat de gemeente moeite heeft om tot een sluitende begroting te komen. Hierbij heeft het college reeds aangegeven dat zij tegen grenzen aanlopen. Afgelopen jaar is € 5,8 miljoen onttrokken uit de reserves en komt de gemeente door meevallende baten op een minimaal positief resultaat van €3,4 miljoen. Hiermee teert de gemeente verder in op haar vermogen, een ontwikkeling die duidelijk zichtbaar is in het kengetal weerstandsvermogen.
Afgelopen jaar hebben wij met de auditcommissie en de organisatie reeds gesproken over deze ontwikkeling en de genomen maatregelen (ambities in de begroting 2022 bijgesteld, actief plan op sociaal domein). Verder zien wij voor 2022 en verder ook onzekerheden en risico’s die op de gemeente afkomen inzake de oorlog in Oekraïne. Voor 2022 blijft vanzelfsprekend de financiële ontwikkeling zowel in de cijfers als de beheersing een belangrijk aandachtspunt.
2.
Verder borgen proces rondom aanbestedingen In onze managementletter hebben wij gerapporteerd over de interne beheersing ten aanzien van de EU-aanbestedingsregels. Ondanks de inmiddels genomen maatregelen constateren wij nog materiële onrechtmatigheden. Naar onze inschatting is niet geborgd dat de beheersmaatregelen volg- en controleerbaar “sluitend” zijn en voldoende preventief van aard zijn. Wij kunnen om deze redenen vanuit onze controlerende rol niet zonder meer steunen op beheersmaatregelen in het proces ten aanzien van aanbestedingen. Advies is om meer preventieve beheersingsmaatregelen te treffen ter borging van de naleving van de Europese aanbestedingswetgeving. Wij adviseren om maatregelen (in de processen) verder te borgen en te evalueren teneinde de kans op fouten in de komende jaren te beperken. Voor de ICT-aanbestedingen is sprake van een separate “roadmap” tot het oplossen van de onrechtmatigheden, dit vraagt echter om budget dat in de begroting 2022-2025 niet is opgenomen.
3.
De rechtmatigheidsverantwoording door het college Zoals wij in paragraaf 4.1 aangeven is zal het college de rechtmatigheidsverantwoording, als de besluitvorming door de tweede kamer rond komt, over 2022 moeten afleggen. In paragraaf 4.1 hebben we toegelicht hoe Medemblik staat in de voorbereidingen/ uitvoer.
4.
Versterken van de IT-beheersomgeving Onze controle is hoofdzakelijk gegevensgericht doordat de beheersing rond de kritische applicaties voor de jaarrekening niet voldoet aan de norm. Wij adviseren de gemeente om komende jaren aandacht te besteden aan de processen rond de applicaties, maar ook de instellingen binnen de applicaties te verbeteren zodat alle gewenste functiescheiding aanwezig is. Wij begrijpen dat vanuit de ambtelijke organisatie het belang onderkend wordt voor centralisatie van het functioneel beheer en een plan aanwezig is, de middelen hiervoor zijn echter nog niet beschikbaar gesteld.
DASHBOARD
C
on
ce
pt
1.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.4 Top 6-aandachtspunten voor 2022
Overdracht van eigendom en beheer van wegen en weggedeelten vanuit Hoogheemraadschap Hollands-Noorderkwartier (HHNK) De gemeente Medemblik met Hoogheemraadschap Hollands-Noorderkwartier op 9 juni 2021 overeengekomen om van hen het eigendom, beheer en onderhoud van de wegen per 1 januari 2023 over te nemen. De gemeente betaalt HHNK €700.630 als dekking voor boekwaarden en frictiekosten. De gemeente ontvangt van de gemeente Hoorn €9.475.140 als steun voor het onderhoud voor een periode van 12 jaar. De gemeente ontvangt €0 voor achterstallig onderhoud. Vanaf 1 januari 2023 krijgt de gemeente Medemblik in de gemeente de verantwoordelijk voor het onderhoud aan, beheer van en investeringen in alle wegen. Het risico bestaat dat bij overdracht van deze verantwoordelijkheden van HHNK aan de gemeente Medemblik een achterstallig onderhoud voor rekening van de gemeente komt en de financiële steun vanuit de gemeente Hoorn niet de verwachte lasten dekt voor de aankomende 12 jaar. Wij adviseren de gemeente om een inspectie te doen op de staat van de over te dragen wegen ter bepaling van de omvang van achterstallig onderhoud.
Wij adviseren om een financiële doorrekening te maken voor de verwachte onderhouds- en beheerlasten voor de wegen, rekening houdend met de verplichtingen tot investeringen in wegen welke overgaan bij de transactie en vervolgens te bepalen of de steun vanuit de gemeente Hoorn dekkend is voor de verwachte uitgaven. Wij adviseren om een dekkingsplan te maken voor de overgedragen activiteiten voor de periode na 12 jaar.
C
on
ce
pt
6.
12
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
pt
13
3.1 Resultaat 2021
on
ce
3. Resultaat & financiële positie
C
3.2 Dashboard financiële positie
3.3 Ons beeld van uw financiële positie
3.1 Resultaat 2021 Het resultaat van gemeente Medemblik over het jaar 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 3,3 miljoen voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)
2021
BEGROTING NA WIJZIGINGEN
VERSCHIL
IN %
Saldo van baten en lasten
-2.418
-6.236
3.818
3,1%
Onttrekkingen reserves
8.973
9.723
-750
-0,6%
Dotatie aan reserves
3.123
3.487
-364
0,3%
3.342
0
3.342
2,8%
pt
Resultaat 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt voordelig € 3,3 miljoen
14
Resultaat-
on
Het resultaat 2021 wijkt ongeveer 2,8% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Op basis van onze ervaringsnorm bij decentrale overheden is een afwijking van 2-3% inherent aan een complex begrotingsproces. Zoals in de jaarrekening terug te lezen is, zijn de grootste meevallers in de gerealiseerde cijfers 2021: € 0,4 mln. meevaller in de algemene uitkering € 0,9 mln. minder inhuur van personeel (vacatures niet vervuld) € 0,5 mln. Hogere opbrengsten omgevingswet
C
Belangrijkste afwijkingen in het resultaat 2021 op programma’s
ce
Voor de belangrijkste afwijkingen van de begroting na wijzigingen verwijzen wij naar de toelichting in de jaarrekening onder “Analyse rekeningresultaat”.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.2 Uw financiële positie vergeleken
RATIO WEERSTANDSVERMOGEN
1,60
SOLVABILITEITSRATIO
60,0%
1,60
50,0%
1,40
40,0%
1,20
1,20
1,20
1,00 0,80
35,5% 37,5%
30,0% 20,0%
Gemid. NL*
10,0% 0,0%
0,60 2019
2020
NETTO SCHULDQUOTE
12,0%
42,0%
10,0%
2019
2020
2021
RATIO GRONDEXPLOITATIE
C
50,0% 40,0%
Gemid. NL*
30,0% 20,0%
2018
2021
on
2018
10,0%
37,0%
47,0%
Gemeente Medemblik
ce
0,80
51,8%
pt
1,80
15
14,0% 12,9%
18,0%
12,2%
Gemeente Medemblik
8,0% 6,0%
9,8% Gemeente Medemblik
6,2%
4,0%
4,0%
Gemid. NL*
5,0% 2,7%
2,0% 0,0%
0,0% 2018
2019
2020
2021
2018
2019
2020
2021
* De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde over 2020 voor gemeenten in de categorie < 25.000 – 50.000 inwoners. Data gebaseerd op BDO Benchmark Nederlandse Gemeenten
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.3 Ons beeld van uw financiële positie
De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen
Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is minst risicovol
DASHBOARD
pt
ce
Uw weerstandsvermogen is 0,8 en vraagt aandacht
Signaleringswaarden volgens het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader 2021 (GTK 2021) Vanuit hun taak als financieel toezichthouder hebben de twaalf provincies een gemeenschappelijk financieel toezichtkader opgesteld dat vanaf begrotingsjaar 2021 geldt. In het GTK 2020 zijn signaleringswaarden opgenomen voor de financiële kengetallen zoals opgenomen in het jaarverslag van de gemeente. Wij hebben deze signaleringswaarden als referentie gebruikt bij ons beeld van uw financiële positie. Weerstandsvermogen gemeente Medemblik is uitstekend In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 21,4 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2021 zijn geen vrij aanwendbare bestemmingsreserves meegeteld. In geval van calamiteiten is het mogelijk om een deel van deze reserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente Medemblik heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 27,2 miljoen. Het weerstandsvermogen van de gemeente Medemblik is volgens het GTK 2021 onvoldoende te noemen aangezien deze onder de 1 ligt.
on
Signaleringswaarden GTK 2020 als referentiewaarden
Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark.
Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2021 38%. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Medemblik in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen.
C
Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien
16
De netto schuldquote bedraagt 12%. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. Zowel de solvabiliteit als de netto schuldquote laten een positieve ontwikkeling zien ten opzichte van de signaleringswaarden volgens het gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK 2021). Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van de gemeente Medemblik is 3%. De ratio grondexploitatie < 20% is het minst risicovol te noemen volgens het GTK 2021.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
pt
17
on
ce
4. Belangrijkste bevindingen
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
C
4.2 Sociaal domein uitgelicht
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties 4.4 BBV, WNT en SiSa
4.5 Begrotingsrechtmatigheid 4.6
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
pt
Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie, de NBA, werkt momenteel aan een notitie betreffende ‘best practicemaatregelen fraude(risico)beheersing voor bestuurders en toezichthouders'. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de gemeenteraad, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. De landelijke pilots waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude (o.a. Gemeente Breda) hebben bijgedragen aan de best practices. De best practices van de NBA zijn erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten. In onze managementletter hebben wij reeds aandacht gevraagd voor dit onderwerp. Graag gaan wij met u in overleg over het vergroten van de actieve rol van de gemeenteraad/auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing.
Bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de interne controleafdeling, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker.
C
De actieve rol van de raad en auditcommissie van toezicht op frauderisicobeheersing voor 2022
Samenvattend hebben wij geconstateerd dat er bij uw gemeente, net als bij veel andere gemeenten, nog aandachtspunten resteren. Dit betekent niet dat uw gemeente niet in control is, maar wel dat het in control zijn voor ons niet toetsbaar blijkt uit controlesporen in de processen en systemen. Derhalve konden wij het afgelopen jaar voor onze controle (nog) niet steunen op uw interne beheersing en hebben wij de jaarrekening voornamelijk achteraf en gegevensgericht gecontroleerd (middels deelwaarnemingen, cijferbeoordelingen, steekproeven, etc.).
ce
Onze aanpak voor 2021 was vooral gegevensgericht.
Interne beheersing en onze aanpak voor 2022 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze managementletter 2021. Daarbij zijn de aanbestedingen, interne beheersing rond de rechtmatigheid en de IT omgeving als onderwerpen benoemd die aandachtvragen op detailbevindingen.
on
Zie onze managementletter 2021 voor aandachtspunten in de interne beheersing
18
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2022
19
Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2022 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt en heeft augustus 2021 de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. Begin 2022 vindt de wetsbehandeling in de Tweede Kamer plaats. Daarna volgen nog de nodige aanpassingen van wetgeving en notities vanuit onder ander het NBA. Desalniettemin is de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2022 wordt ingevoerd.
Stand van zaken binnen uw gemeente Gemeente Medemblik heeft inmiddels diverse stappen genomen ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente heeft een implementatieplan gemaakt dat door MT geaccordeerd is. De informatiestroom voor college en raad staan klaar. Dit zijn onder andere de besluiten die raad zal moet nemen binnen haar kaderstellende rol. Binnen de organisatie is voorgesorteerd op het besluit van de tweede kamer. Dit betekent dat er formatie is en wordt aangetrokken om met de uitvoering aan de slag te gaan. Dat er een uitvoeringsplan ligt met tijdslijnen. Onderdeel hiervan is de Verbijzonderde interne controle en zijn de beleidsstukken zoals een nieuw normenkader en het controleprotocol. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar de managementletter
C
on
Stand van zaken binnen uw gemeente
ce
pt
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenten een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, wordt de gemeente Medemblik met ingang van verslagjaar 2022 immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering, maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht Sociaal domein in de jaarrekening De lasten van gemeente Medemblik met betrekking tot het sociaal domein inclusief inzet medewerkers bedragen over 2021 circa € 44,9 miljoen. In hoofdlijnen zijn deze lasten als volgt opgebouwd: ONDERDEEL
2021
Jeugdzorg incl. PGB
16.953
15.662
Wmo incl. PGB
11.567
10.840
Participatiewet
15.055
14.639
1.329
4.876
44.904
46.017
Tozo
Resterende onzekerheid Wmo ZIN circa € 632.000 Resterende onzekerheid Jeugdzorg circa € 1.075.000
DASHBOARD
on
Wmo ZIN De productieomvang van Wmo ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2021 circa € 7,2 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Wmo ZIN vindt plaats vanuit de gemeente Medemblik. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Wmo ZIN vraagt de gemeente Medemblik per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol. Uit onze controle blijkt dat er door de gemeente Medemblik verschillen zijn geconstateerd tussen de eigen administratie en de productieverantwoordingen welke zijn voorzien van een controleverklaring. De verschillen met productieverantwoordingen ad € 5.000 zijn verwerkt in de balanspositie. Daarmee bestaat geen fout omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van deze lasten.
C
Afwijkingen bij productieverantwoordingen nihil
ce
Totaal
Onzekerheid ten aanzien van prestatielevering
2020
pt
Sociaal domein 2021 bedragen circa € 44,9 miljoen
20
Tevens is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2021 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 632.000 van de € 1.405.000. Jeugdzorg ZIN Ten aanzien van de jeugdhulp heeft de gemeente Medemblik zorginstellingen gecontracteerd. Met betrekking tot de lasten inzake jeugdhulp vraagt de gemeente Medemblik bij zorginstellingen om een verklaring conform het landelijke protocol (productieverantwoording en controleverklaring). Uit onze controle blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht
21
Geraamde fout in de persoonsgebonden budgetten De SVB controleert zorgovereenkomsten, toetst facturen en declaraties en betaalt uit aan zorgverleners of andere instellingen. Uw gemeente verstrekt de beschikkingen pgb en is verantwoordelijk voor een adequate cliëntregistratie en het vaststellen van de prestatielevering. Uit de accountantscontrole 2021 bij de SVB blijkt dat landelijk sprake is van een beperking in het oordeel. Ten aanzien van de rechtmatigheidsfouten zijn de foutpercentages opgenomen in de gemeente specifieke projectiebrieven. Voor gemeente Medemblik zijn de percentages voor rechtmatigheidsfouten en voor getrouwheidsfouten voor zowel de Wmo als Jeugdzorg opgenomen in onderstaande tabel: PGB PER CATEGORIE
FINANCIËLE RECHTMATIGHEIDSFOUT
FINANCIËLE GETROUWHEIDSFOUT
1,58%
0,26%
1,71%
0,62%
on
Jeugdzorg
ce
Fout pgb mede gebaseerd op projectiebrieven
pt
Jeugdzorg (vervolg) De opgave van de Jeugdzorg ZIN van de verschillende zorginstellingen is beschikbaar gesteld aan uw gemeente. Hierdoor heeft uw gemeente geruime tijd weinig zicht gehad op de definitieve kosten voor de Jeugdzorg ZIN. Uit de ontvangen verantwoording van verschillende zorginstellingen blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. In de financiële verantwoording Jeugdhulp 2021 is voor een bedrag ad € 1.536.000 aan onzekerheden geconstateerd (2020: € 1.928.000). Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2021 ontvangen controleverklaringen, ramen wij het bedrag van de resterende onzekerheid in totaliteit op circa € 1.075.000.
Wmo
De financiële rechtmatigheidsfout voor pgb voor Gemeente Medemblik ligt onder de rapportagetolerantie. Voor de getrouwheidsfouten geldt dat deze gelijk zijn voor alle gemeenten in Nederland. De financiële getrouwheidsfout ligt tevens onder de rapportage tolerantie. Er bestaat geen verschil tussen de verantwoording in de jaarrekening en de verantwoording van de SVB.
Financiële fouten pgb nihil
De SVB toetst niet op levering van de zorg. Hierdoor is er sprake van een onzekerheid. . De gemeente verkrijgt echter zekerheid door intern ingerichte processen, zoals het toekenningsproces, de controles op betalingen en de controleverklaring van zorginstellingen, waardoor deze onzekerheid deels teniet wordt gedaan. De processen van pgb Jeugdzorg en Wmo lopen op een aantal onderdelen verschillend, waardoor voor Jeugdzorg en Wmo niet dezelfde zekerheid wordt verkregen. Tevens verkrijgt de gemeente aanvullende zekerheid vanwege de ontvangsten van het CAK. Op basis van het zekerheidspercentage dat de gemeente hierdoor verkrijgt, zijn de onzekerheden voor pgb geraamd op circa € 342.000. Wij hebben een review gedaan en kunnen steunen op de werkzaamheden van de accountant van de SVB. Daarbij concluderen wij dat de formele fouten zoals geconstateerd door de accountant van de SVB geen impact hebben op het rechtmatigheidsoordeel over de jaarrekening 2021 van uw gemeente.
Onzekerheden pgb geraamd op €342.000
DASHBOARD
C
Rechtmatigheid fouten pgb onder de rapportagetolerantie
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties
22
Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (bouwgrond in exploitatie). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd.
• • •
• • •
DASHBOARD
De vermeerderingen bedroegen in 2021 € 2,7 mln. en verminderingen (opbrengsten) bedroegen € 5,0 mln. Belangrijkste ontwikkeling ziet toe op de in 2021 afgesloten grondexploitaties Overspoor fase I en fase II waarvoor nog € 2,5 mln. aan opbrengsten gerealiseerd zijn en een beperkt bedrag aan kosten (€ 0,1 mln.). In 2021 is er een exploitatiewinst van € 1,6 mln. gerealiseerd. Hiervan ziet € 1,1 mln. toe op vier grondexploitaties die gedurende 2021 afgesloten zijn. Daarnaast is voor de grondexploitatie SEW-terrein een tussentijdse winst ad € 0,5 mln. behaald in 2021. In 2021 zijn vier nieuwe grondexploitatie geopend, te weten De Tegel, Asonia, TV De Kaag en Wilgenrak Er zijn verliesvoorzieningen gevormd voor zes grondexploitaties voor een totaalbedrag van € 1,8 mln. Dit heeft te maken met planwijzigingen in de te verkopen kavels, de inrichting van plannen en uitkomsten van aanbestedingen alsmede de inschatting van plankosten. De nog te realiseren opbrengsten bedragen € 23,1 mln. en de nog te maken kosten bedragen € 15,4 mln. Het te verwachten resultaat voor de winstgevende projecten bedraagt in totaal € 4,3 mln positief, wat met name toeziet op in 2021 nieuwe geopende grondexploitaties De risico’s ten aanzien van de grondexploitaties lijken beperkt op basis van de voortgang van de lasten en opbrengsten en gezien de gevormde voorziening.
on
•
ce
Ontwikkelingen grondexploitaties De voorraad In Exploitatie Genomen Bouwgronden is afgenomen van € 5,8 miljoen ultimo 2020 naar € 3,4 miljoen ultimo 2021. Deze afname wordt veroorzaakt door de toegenomen voorzieningen voor de grondexploitaties en de realisatie van vier grondexploitaties gedurende 2021. Voor een gedetailleerd overzicht verwijzen wij naar de toelichting op de balanspost voorraden. Een beknopte samenvatting van ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties:
C
De boekwaarde van de grondexploitaties is afgenomen van €3,4 miljoen naar €5,8 miljoen.
pt
De parameters en ontwikkelingen zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers en getoetst. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2021 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, de verantwoorde tussentijdse resultaten juist zijn berekend en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.4 BBV, WNT en SiSa
23
BBV wordt nageleefd
Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat gemeente Medemblik de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd.
WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten
Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen.
pt
Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2021 niet meer bedragen dan € 209.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling.
ce
Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening.
Geen bevindingen SiSa-bijlage
on
Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2021 van de gemeente Medemblik niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2021 van de gemeente Medemblik voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2021. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens bijlage B.
C
Wij zien een landelijke trend dat Ministeries steeds vaker een Specifieke regeling kiezen voor het verstrekken van subsidies aan decentrale overheden. Het aantal SISA- regeling, ook voor uw gemeente, zijn daardoor exponentieel toegenomen. Dit geeft een hoge druk op de organisatie binnen gemeente Medemblik, andere gemeenten en decentrale overheden en de accountantskantoren.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.5 Begrotingsrechtmatigheid
Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft uw gemeente circa € 122,6 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 123,2 miljoen aan werkelijke lasten in 2021. Dit is in totaal een onderschrijding van 0,7 miljoen (0,6%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 116,3 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 120,9 miljoen aan werkelijke baten in 2021. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van 4,5 miljoen (3,9%). Naast het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten kent een gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. In 2021 is er per saldo circa € 5,9 miljoen aan de reserves onttrokken zodat het gerealiseerde resultaat € 3,4 miljoen positief bedraagt.
pt
Overschrijding lasten € 0,7 miljoen
24
ce
De gemeenteraad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerde en gerapporteerd te worden aan de gemeenteraad. Bij begrotingsoverschrijdingen die niet gedurende het jaar zijn voorgelegd aan de gemeenteraad is formeel sprake van een onrechtmatigheid. Echter hoeven deze overschrijdingen niet altijd te worden meegewogen in het accountantsoordeel bijvoorbeeld indien de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerd opbrengsten of overschrijdingen bij open-einde regelingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten zijn de begrotingsoverschrijdingen nader weergegeven en geanalyseerd.
C
on
Controle begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de raad nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Belangrijk hierbij is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Zie hierna voor een overzicht van de lastenoverschrijdingen per programma en de overschrijdingen van investeringskredieten. Zoals blijkt uit de figuur is op drie programma’s een begrotingsoverschrijding op de lasten te constateren. Deze zijn in te delen in de onderstaande categorieën zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. ONRECHTMATIG LASTENOVERSCHRIJDING PROGRAMMA
BEGROTINGSAFWIJKING
1. Programma 3 (totaal € 3.901.000)
Betreft overschrijdingen die worden gecompenseerd door opbrengsten (+ 4.856.000)
TELT NIET MEE IN OORDEEL
TELT WEL MEE IN OORDEEL
Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de analyse begrotingsafwijkingen, zoals opgenomen in de toelichting op de verschillende programma’s.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.6 Opvang vluchtelingen Oekraïne
Onze visie op uw rol bij de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne Het conflict in Oekraïne heeft ook gevolgen voor Nederlandse gemeenten. Dat kan gaan om opvang van vluchtelingen door gemeenten en particulieren, ondersteuning van Oekraïners en Russen die momenteel in Nederland verblijven, risico's voor digitale veiligheid en economische sancties voor Russische bedrijven. Wat wij bij Gemeente Medemblik en veel andere gemeenten zien is dat de opvang van de vluchtelingen tijd en capaciteit vraagt van de ambtelijke organisatie. Capaciteit die door de krapte op de arbeidsmarkt, de ontwikkelingen rond Corona en de toenemende taken van gemeente al onder druk stond. Net als bij veel andere gemeente is en wordt actief gezocht naar opvangplekken. Deze beschikbare plekken, maar ook de bezetting van de plekken neemt nog dagelijks toe, het Ministerie van Justitie en Veiligheid publiceert over deze ontwikkeling. Naast het regelen van de opvangplekken is Gemeente Medemblik nog dagelijks bezig met het leefgeld en andere ondersteuning van de vluchtelingen. Uw gemeente betaalt het leefgeld in tegenstelling tot nog een groot aantal gemeenten reeds giraal en heeft dat ook snel weten te regelen.
pt
Gemeenten hebben een essentiële rol in de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne
25
Correcte registratie van verstrekkingen en uitvoeringskosten is van belang
DASHBOARD
ce
on
Voorschot van 50% verwachte opvangplekken in de gemeente
C
Vergoeding via SPUK
Specifieke uitkering Zoals het er nu naar uitziet zullen gemeenten gecompenseerd worden door middel van een specifieke uitkering (SPUK) van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Deze SPUK is op dit moment in consultatie. De omvang van de uitkering lijkt als volgt te worden vormgegeven: 1. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten een normbedrag van € 100 per dag per gerealiseerde opvangplek; 2. Indien bovenstaand normbedrag niet toereikend is voor de kosten van de opvangvoorzieningen, dan kan de gemeente de werkelijke kosten ontvangen (incl. doorwerkende kosten die hoger zijn dan het normbedrag); 3. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van leefgeld van ontheemden bij particulieren een vergoeding van de werkelijke kosten per verstrekking als bedoeld in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne; 4. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten voor verzekering van wettelijke aansprakelijkheid en buitengewone kosten zoals genoemd in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne, een normbedrag voor de werkelijke kosten per verstrekking; 5. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten die gemeenten maken voor het geschikt maken of realiseren van gebouwen voor de opvang van ontheemden (transitiekosten) de werkelijke kosten. Een voorschot van 50% van de naar verwachting te realiseren opvangplekken zal aan de gemeente worden uitgekeerd.
Definitieve afrekening zal op basis van de verantwoording in de SISA-Bijlage plaatsvinden. Processen, registraties en aanbestedingen De specifieke regeling vraagt verantwoording door de gemeente. Omdat sprake is geweest van spoed vragen wij nadrukkelijk aandacht voor de kwaliteit van registraties en processen zodat uw gemeente straks zonder veel onzekerheden volledige vergoeding ontvangt voor haar inzet. Specifiek vragen we aandacht voor: Functiescheiding bij de registratie van en controle op het verstrekte leefgeld; Functiescheiding bij de registratie van bestede uren en de gehanteerde uurtarieven; Tussentijdse controle dat vergoedingen, waaronder het leefgeld, voor het juiste aantal dagen is verstrekt; Adequate registratie van de werkelijke (transitie)kosten zoals hierboven opgesomd onder de punten 2 t/m 5. Uit gesprekken begrijpen wij dat uw gemeente registraties al heeft opgezet. Wij hebben hierover gesproken en meegedacht met de verantwoordelijke vanuit financiën en blijven dit graag doen indien gewenst.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.6 Opvang vluchtelingen Oekraïne
Het kabinet heeft uitgesproken dat de opvang voor minimaal zes maanden moet worden ingericht. De vluchtelingenopvang is acuut. Wij adviseren zo veel mogelijk gebruik te maken van bestaande (raam)contracten, bijvoorbeeld voor de inhuur van personeel. Mogelijk kunnen die ook worden uitgebreid vanwege deze onvoorziene omstandigheid. Belangrijk is dit goed vast te leggen in het inkoopdossier en te zorgen voor een aankondiging op TenderNed. Wanneer geen bestaande infrastructuur aanwezig is moet worden ingekocht of aanbesteed. In selecte gevallen kan het gerechtvaardigd zijn om opdrachten direct onderhands te gunnen met toepassing van de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging vanwege dwingende spoed. Gegeven de omstandigheden is het verdedigbaar om kort durende contracten te sluiten in ieder geval tot november 2022, zonder dat hier sprake is van overtreding van het knipverbod. Vanwege de onzekere situatie verdient het aandacht om bij contractvorming al enige uitloop in de vorm van opties en verlengingen in te bouwen. Als de situatie langer duurt, moet gezocht worden naar een meer stabiele (middel)lange termijn oplossing. Wij denken graag mee over de documentatie rondom aanbesteding en in het bijzonder de dwingende spoed.
on
ce
De toelichting gebeurtenissen na balansdatum is beperkt/ voldoende
Aanbestedingen Overheden moeten voor opvang van vluchtelingen onder andere vastgoed huren of inzetten, en het vastgoed inrichten ten behoeve van scholing, gezondheidszorg en wonen van vluchtelingen. De huur van vastgoed is niet aanbestedingplichtig. De overige inrichtingen en installaties zijn wel aanbestedingplichtig. Op grond van de uitzondering van dwingende spoed is er een mogelijkheid deze onderhands te gunnen.
pt
EU- aanbesteden en dwingende spoed
26
C
Gebeurtenissen na balansdatum Hoe ingrijpend de economische effecten van deze crisis zullen zijn, is op dit moment nog moeilijk te overzien. De impact op de bedrijfsvoering van de Gemeente zal naar verwachting niet van aanzienlijke betekenis zijn. Rekening moet worden gehouden met (verder) stijgende prijzen, die zich kunnen vertalen in hogere inkoopkosten voor energie, hout, metaal en hulpstoffen. Het conflict heeft ook weerslag op de digitale veiligheid in Nederland. Momenteel lijkt het beeld stabiel maar het dreigingsbeeld kan abrupt veranderen. Verder is in dit verband van belang dat de gemeente geen directe zakelijke relaties onderhoudt met bedrijven in Oekraïne, Rusland en WitRusland. Gemeente Medemblik heeft in het jaarverslag in de risicoparagraaf aandacht voor de gevolgen van de oorlog in Oekraïne. Wij zijn van mening dat de (huidige) impact voor de gemeente hiermee goed is benoemd hoewel deze impact niet gekwantificeerd is vanwege bestaande onzekerheden.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
pt
27
on
ce
Bijlagen
Onze controle
B
Bevindingen SiSa-bijlagen
C
Duurzaamheid
C
A
C
on
ce
A. Onze controle
pt
28
A. Onze controle
29
Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van de gemeente Medemblik, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV.
pt
Opdracht en controleaanpak Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 22 oktober 2021. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het bestuursverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Voor een uitgebreide beschrijving van onze aanpak verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging d.d. 22 oktober 2021 met kenmerk ‘RHB/JvS/DC/1050050/012’.
C
on
ce
Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 1.250.000. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 62.500 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.
Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de WNT-verantwoording en de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe. Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden. Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Medemblik zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
A. Onze controle
30
Opdracht en controleaanpak Onze controleaanpak is gebaseerd op een risicogerichte benadering, waarbij hoofdzakelijk gegevensgericht wordt gecontroleerd. Deze aanpak gaat uit van een risicoanalyse op transactiestromen, zoals verkoopactiviteiten en personeelszaken. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en operaties van de gemeente Medemblik. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening.
ce
pt
De risico’s met een hoge waarschijnlijkheid van het zich voordoen en mogelijk materiële impact hebben in onze controle meer aandacht gehad. Deze risico’s betreffen: Management override: in onze controlestandaarden (NV COS) wordt expliciet het risico van management override (bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers) als belangrijk te onderkennen theoretisch risico benoemd. Als accountant moeten wij in onze werkzaamheden hier specifiek aandacht aan besteden. Management override kan plaatsvinden door bijvoorbeeld schattingen te beïnvloeden. Om het resterende risico te beperken beoordelen wij schattingsprocessen en bijzondere journaalposten in detail. Het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels waardoor gelden onrechtmatig besteed worden.