01 Samenvatting businesscase sportbedrijf Medemblik bv.docx

Businesscase Sportbedrijf Medemblik BV

Managementsamenvatting

Inleiding (hoofdstuk 1) Het college heeft in het kader van het Lange Termijn Accommodatiebeleid (LTA) op 7 juni 2022 besloten onderzoek uit te laten voeren naar mogelijke vormen van exploitatie en beheer van MFA’s de Bloesem, de Muiter, sporthal de Klamp en gymzalen de Krimper en de Munt. De aanleiding hiervoor was aflopende contracten met de huidige exploitanten en de aankondiging van de beheerder van de Krimper en de Klamp te willen stoppen. In november 2022 is de rapportage “ Eigendom, exploitatie en beheer van de gemeentelijke MFA’s en sportzalen; Analyse en advies” door het college van B&W behandeld. Het college heeft besloten te kiezen voor de voorkeursvariant ‘integrale externe verzelfstandiging’ in de vorm van een lokale bv en deze nader uit te werken in een businesscase. Middels een bespreeknotitie is deze keuze aan de raadscommissie voorgelegd.

De opdracht aan de bv en de kernactiviteiten (hoofdstuk 2) De opdracht aan het Sportbedrijf is door de gemeente als volgt geformuleerd: 1. De bv wordt verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van de in de inleiding genoemde accommodaties en eventueel andere maatschappelijke voorzieningen; 2. Opgedragen taken moeten worden uitgevoerd binnen de budgettaire kaders, met daarbij ondernemersruimte voor het Sportbedrijf (maatschappelijk ondernemerschap); 3. Het door de bv uitvoeren/nakomen van de opdracht/prestatieafspraken zoals die zijn opgesteld. Met die prestatieafspraken wenst de gemeente te sturen op het realiseren van doelstellingen zoals die voor een bepaalde periode zijn geformuleerd; 4. De bv is voor de gemeente en gebruikers van de accommodaties zowel adviseur als aanspreekpunt.

De ‘kernactiviteiten’ zijn: • het beheren en exploiteren van kwalitatief goede maatschappelijke voorzieningen die voldoen aan de actuele wettelijke- en sporttechnische eisen en regelgeving (veiligheid en zorgplicht); • het stimuleren van het gebruik van de sportvoorzieningen en het realiseren van een efficiënte en doelmatige bezetting; • het vergroten van de uitstraling, aantrekkingskracht en attractiviteit van de gemeente en haar kernen door middel van een efficiënt en kwalitatief goed productaanbod; • het initiëren van samenwerkingsverbanden met (vaste) gebruikers, maatschappelijke partners, maatschappelijke doelgroepen en verenigingen en het onderhouden van een gestructureerd gebruikersoverleg en periodieke klanttevredenheidsonderzoeken. Ambities; • Het -op termijn- ontwikkelen en uitvoeren van nieuwe activiteiten en samenwerkingen binnen het sociaal domein; (voor zover passend binnen de opdracht);

• Het gevraagd en ongevraagd kunnen adviseren van de gemeenten inzake het te voeren sport(accommodatie)beleid.

Juridische vormgeving en rolverdeling ( hoofdstuk 3) Rolverdeling Van belang is dat de rolverdeling tussen de gemeente en de bv van meet af aan voor alle partijen helder is. De rol van de gemeente is die van eigenaar, beleidsbepaler en opdrachtgever en de rol van de bv is exploitant, uitvoerder van het beleid en opdrachtnemer. De gemeente is tevens de enig aandeelhouder van de bv. In het onderstaande schema zijn de diverse organisatorische rollen van de beide partijen naast elkaar gezet. Organisatorische rollen partijen ROLLEN ROLLEN GEMEENTE CONTRACT/DOCUMENT GEMEENTELIJKE BV Exploitatieovereenkomst HET BELEID Opdrachtgever <-> Opdrachtnemer + prestatieafspraken HET VASTGOED

Eigenaar/verhuurder

<->

Exploitant/Huurder

Huurovereenkomst

DE RECHTSVORM

Aandeelhouder

<->

Bestuur

Statuten rechtspersoon

In essentie is de gemeente de sturende partij (het ‘wat’). De bv voert uit (het ‘hoe’). Dit komt terug in alle rollen. Op beleidsniveau is de gemeente opdrachtgever en is de bv opdrachtnemer. Op het gebied van het vastgoed is de gemeente-eigenaar en daarmee verhuurder. De bv is exploitant en huurder.

Accounthouder In de praktijk blijkt steeds weer dat een gemeentelijke BV/uitvoeringsorganisatie één aanspreekpunt moet hebben binnen de gemeentelijke organisatie. Veel verantwoordelijkheden met betrekking tot de exploitatie van de gemeentelijke accommodaties zijn verdeeld. Veel, verschillende, gemeentelijke medewerkers, maar ook wethouders worden direct of indirect betrokken bij vragen en uitvoering. Daarom is het hebben van een accounthouder als aanspreekpunt voor de uitvoeringsorganisatie belangrijk. Deze coördineert acties die voortvloeien vanuit de gemeentelijke rollen als aandeelhouder, eigenaar en opdrachtgever.

Personeel en organisatie (hoofdstuk 4) Bestuur Er is gekozen voor een raad van bestuur-model. Bij een raad van bestuur-model is er sprake van een meerhoofdig, vrijwillig bestuur van de bv met daar onder een manager die in dienst is van de bv en in die hoedanigheid rekening en verantwoording aflegt aan het bestuur. Over het algemeen krijgen deze bestuursleden een vergoeding ter hoogte van de vrijwilligersvergoeding ( wel gebruteerd omdat een bv deze vergoeding - anders dan een stichting- niet onbelast mag vertrekken.) Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid. De mate waarin taken en verantwoordelijkheden zijn belegd bij de manager kan

variëren en wordt vastgelegd in een reglement. Bij een maximale mandatering door het bestuur aan de manager formuleert de manager het inhoudelijke en het zakelijk beleid en stelt het bestuur dat vervolgens vast. Bij een minder vergaande delegatie heeft het bestuur een grotere, directe bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Raad van Advies Naast het bestuurlijke model is er de mogelijkheid om een raad van advies (RvA) in te stellen. Voorstelbaar is dat een RvA zich met name toelegt op het borgen van de belangen van de gebruikers van de accommodaties. De RvA kan bijvoorbeeld worden vorm gegeven met een afvaardiging van gebruikers, onderwijs en andere stakeholders. Wij stellen voor om voor Sportbedrijf Medemblik een Raad van Advies in te stellen met een nog nader te bepalen samenstelling.

Werkorganisatie en formatie

manager

ondersteunende staf

horeca

beheer en schoonmaak accommodaties

Qua formatie zijn de medewerkers onderstaand toebedeeld aan het werkgebied waar ze in hoofdzaak actief zijn. Alle medewerkers hebben daarin eigen taken, maar uiteraard zijn er ook verbindingen waarin wordt samengewerkt en/of taken van elkaar worden overgenomen, om zo tot een optimaal resultaat van de gezamenlijke ambities te komen. Bij de personele invulling in de volgende fase zullen de over te nemen en de te werven medewerkers een op hun maat afgestemd samengesteld takenpakket krijgen. De benodigde formatie ziet er als volgt uit: Manager Administratief medewerker

19,0

Medewerker verhuur en communicatie Beheer/schoonmaak de Bloesem

12,0

Beheer/schoonmaak de Muiter en de Munt Horeca/beheer de Muiter

49,0

Beheer/schoonmaak de Klamp en de Krimper

30,0

uren

194,0

FTE

5,24

12,0

35,0

37,0

Horeca (hoofdstuk 4) De Klamp De horecaruimte is de Klamp is een sportkantine. De functie van de horeca is momenteel beperkt tot de sportverenigingen die gebruik maken van de sporthal. De horecafunctie is te klein om voor verpachting in aanmerking te komen. Indien de exploitatie van de horeca door Sportbedrijf Medemblik in eigen beheer wordt genomen, moet die bemenst worden met betaalde (oproep)medewerkers die door het Sportbedrijf worden ingehuurd. Vrijwillige inzet hoeft dan niet te worden verwacht. Enkele inwoners van Andijk, actief in o.a. bestuur zwembad de Weid, huttendorp en het kermis comité hebben eind februari de vraag neergelegd bij de gemeente wat de plannen zijn voor voortzetting van de exploitatie en het beheer. Deze inwoners, de ‘vrienden van de Klamp’, zien een mogelijkheid om tot meer samenhang te komen bij de exploitatie met genoemde inwoners initiatieven. Na besluitvorming over de oprichting van het Sportbedrijf zullen wij dit initiatief gezamenlijk verder uitwerken.

Horeca de Muiter De Muiter heeft een horecavoorziening die in hoofdzaak de gebruikers van de sporthal en de theaterzaal faciliteert. Ook hier geldt dat de horeca niet tegen een marktconforme prijs is te verpachten. Daar komt bij dat de horecafunctie nauw verbonden is met de beheertaken. Binnen Sportbedrijf Medemblik zal deze situatie worden gehandhaafd. Inzet van lokale gebruikers is niet te verwachten.

Horeca de Bloesem De Bloesem heeft eveneens een goed uitgeruste horeca die hoofdzakelijk de gebruikers van de sporthal bedient. De exploitatie wordt momenteel op verzoek van de huidige exploitant verzorgd door de handbal vereniging SEW. Net zoals in de andere sporthallen is de horeca niet tegen een marktconforme prijs te verpachten. SEW heeft te kennen gegeven de exploitatie te willen voortzetten als daar goede afspraken over te maken zijn. Bij de uitwerking kunnen de andere verenigingen betrokken worden. Met name de volleybalvereniging wil hierin graag meedenken.

Kwartiermaker (hoofdstuk 6) Er wordt gestreefd naar aanstelling van het management vanaf 1 oktober 2023 of zoveel eerder als mogelijk. De loonkosten komen vanaf 1 november 2023 ten laste van de exploitatie van de bv. Voorafgaand aan de start van de exploitatie moet derhalve een kwartiermaker worden aangesteld die de oprichting en inrichting van de bv oppakt onder regie van de gemeentelijke projectleiding.