01 Rapportage opvolging aanbevelingen onderzoeken rekenkamercommissie 2020-2024

Notitie Nummer Zaaknummer

Z-25-554507

Datum

17 april 2025

Van

Martijn Dekker, concerncontroller

Onderwerp

Rapportage Opvolging aanbevelingen onderzoeken rekenkamercommissie 2020-2024

Inhoud

In deze notitie komen de volgende onderwerpen aan de orde: 1.

Doel notitie ............................................................................................................1

2.

Overzicht onderzoeken rekenkamer commissie 2020-2024 ..............................................1

3.

Bijlage 1: onderzoeken rekenkamer commissie 2020-2024 ...............................................3

3.1

Doeltreffendheid prestatieafspraken wonen ..............................................................3

3.2

Weerstandsvermogen ..........................................................................................5

3.3

Informatieveiligheid..............................................................................................8

3.4

Onderzoeksrapportage GGD ................................................................................11

3.5

Rapport externe inhuur Medemblik ..........................................................................13

1. Doel notitie De rekenkamer doet onderzoek naar de doeltreffendheid (resultaat), doelmatigheid (kosten) en rechtmatigheid (regels en besluiten) van het gemeentelijk beleid. Per 1 januari 2024 is de gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Medemblik – Opmeer in werking getreden. In de regeling is in artikel 9 lid 2 opgenomen dat het college jaarlijks voor 1 april een overzicht aan de raad verstrekt als bedoeld in artikel 185a van de Gemeentewet. Laatstgenoemd artikel bepaalt dat het college jaarlijks een overzicht zendt aan de raad over de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. De raad heeft verzocht om geïnformeerd te worden over de opvolging van de aanbevelingen uit de onderzoeken van de rekenkamer. De periode van 5 jaar is afgestemd in de driehoek.

2. Overzicht onderzoeken rekenkamer commissie 2020-2024

Documentnummer:

1 van 13

In het onderstaande overzicht zijn de onderzoeken opgenomen waarover de raad moet worden geïnformeerd.

Jaar 2020

2021 2022 2023 2024

Naam onderzoek Doeltreffendheid prestatieafspraken wonen Weerstandsvermogen Informatieveiligheid Onderzoeksrapportage GGD Rapport externe inhuur Medemblik

Portefeuillehouder J.Broeders

H.Nederpelt G.Gringhuis Y.Nijsingh M. Pijl

In het overzicht zijn de onderzoeken opgenomen over de periode 2020-2024. In de bijlage is per onderzoek een overzicht opgenomen met de aanbevelingen op basis van het raadsbesluit en de stand van zaken.

Documentnummer:

2 van 13

3. Bijlage 1: onderzoeken rekenkamer commissie 2020-2024 3.1

Doeltreffendheid prestatieafspraken wonen

Raadsbesluit 02-07- 2020 Raadsvoorstel DOC-20-259831 Doeltreffendheid prestatieafspraken wonen De Rekenkamercommissie Medemblik-Opmeer heeft een onderzoek gedaan naar de doeltreffendheid van de prestatieafspraken wonen en de rolinvulling door de raad. Met de conclusies en aanbevelingen uit het rapport kan de raad zijn kaderstelling en controle meer richten op de doelstellingen van het gemeentelijk volkshuisvestingsbeleid. Verder versterkt het de volksvertegenwoordigende rol van de raad. Het college en de organisatie kunnen samen met woningcorporaties en maatschappelijke instellingen de totstandkoming en inhoud van de prestatieafspraken verbeteren. De raad heeft ingestemd met de onderstaande aanbevelingen en het college opdracht gegeven om de raad voor 1 april 2021 te informeren over hoe de aanbevelingen zijn uitgevoerd. Aanbevelingen en opvolging De raad is op 15 december 2020 geïnformeerd over aanbevelingen van de rekenkamer inzake prestatieafspraken met woningcorporaties. Tijdens de themaraad is gebleken dat alle wezenlijke punten in de afspraken een plaats hebben gekregen.

Nr 1.

Aanbevelingen 2-7-2020 Stel concrete doelen voor kernvoorraad en wachttijden;

Documentnummer:

Stand van zaken Deze aanbeveling hebben we uitgewerkt. De gemeentelijke speerpunten voor de nieuwe Meerjarige Prestatieafspraken stelt dat wij als gemeente willen toewerken naar het uitbreiden van de kernvoorraad sociale huurwoningen naar 30 procent van de totale woonvoorraad. Om dit te bereiken is de nieuwbouw (in principe) 35 procent sociale huur. Gemiddeld worden er 100 woningen per jaar aan de sociale voorraad toegevoegd. Deze toevoeging van 100 woningen per jaar kan nieuwbouw betreffen, maar ook woningsplitsen en andere vormen van woningtoevoegingen. De realisatie van nieuwe woningen heeft een dempend effect op de wachtlijsten. Er zijn echter wel vele factoren die invloed uitoefenen, op de wachtlijsten. Factoren zoals het inkomen, het aantal beschikbare woningen, de mate dat mensen gaan samenwonen, langer thuiswonend, etc.

3 van 13

Nr 2.

Aanbevelingen 2-7-2020 Evalueer structureel en doe dat op totaalniveau, waarbij maatschappelijke verankering een belangrijker plaats krijgt. Dit versterkt de controle en belangrijker het vergroot de volksvertegenwoordigende rol

Stand van zaken De raad is geïnformeerd over de speerpunten die wij als gemeente hebben doorgestuurd. Deze speerpunten zijn allen voortgekomen uit bestaand beleid, zoals de Woonvisie, waar de raad al eerder bij betrokken is geweest. De speerpunten zijn op 22 april 2024 ook bij de themabijeenkomst van de raad kort aan de orde gekomen ter informatie. Doormiddel van de jaarschijven wordt er jaarlijks gekeken naar de voortgang van de Meerjarige Prestatieafspraken. De jaarschijven komen ook bij de raad ter informatie.

De aanbevelingen van de rekenkamer zijn opgevolgd en uitgevoerd. De uitvoering is opgenomen in de reguliere bedrijfsvoering en P&C cyclus.

Documentnummer:

4 van 13

3.2

Weerstandsvermogen

Raadsbesluit 16-12-2021 Raadsvoorstel Rapport Rekenkamercommissie Weerstandsvermogen In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten is het weerstandsvermogen als een verplicht onderwerp opgenomen. De rekenkamercommissie Medemblik-Opmeer heeft het onderwerp ‘weerstandsvermogen’ opgenomen in het jaarprogramma 2021 omdat de gemeenteraad van Medemblik hiertoe middels een motie heeft opgeroepen en het onderwerp ook in de gemeente Opmeer een belangrijke rol speelde. In beide gemeenten is het weerstandsvermogen de afgelopen jaren gedaald en in beide gemeente moest fors ingegrepen worden. De rekenkamercommissie heeft gekeken of de verschillende elementen van weerstandsvermogen in de besluitvorming aan de orde komen en of er eventueel mogelijkheden zijn om het besluitvormingsproces en de informatievoorziening rond weerstandsvermogen te verbeteren. De raad heeft ingestemd met de onderstaande aanbevelingen en het college opdracht gegeven om de raad voor 1 juli 2022 te informeren over hoe de aanbevelingen zijn uitgevoerd. Aanbevelingen en opvolging Nr 1.

2.

Aanbeveling Financiële stukken maken veel gebruik van jargon. Dat is, mede door regelgeving, onvermijdelijk. De rekenkamercommissie constateert dat de stukken goed leesbaar zijn, en beveelt u aan steeds het gesprek te blijven voeren over helder geschreven stukken die begrijpelijk zijn voor raadsleden. Jargon is niet altijd te vermijden, maar heeft wel het gevaar in zich dat het voor nietfinancieel deskundigen onbegrijpelijk wordt. Vermeldt in de tekst expliciet dat de berekening van het weerstandsvermogen tot een hogere uitkomst zou leiden als nu weggelaten bedragen meegenomen zouden worden. In de Nota Risicomanagement is weliswaar besloten dat niet alle elementen worden meegenomen, maar dat is niet expliciet gebeurd. Voor de politieke besluitvorming is het belangrijk dat iedereen weet dat het weerstandsvermogen hoger kan zijn dan die nu is. Door het weglaten van elementen is het weerstandsvermogen nu lager dan het in werkelijkheid is.

Documentnummer:

5 van 13

Stand van zaken De aanbeveling is bij de jaarstukken 2022 en begroting 2023 opgevolgd. In de toelichting op de financiële positie, het weerstandsvermogen en de risico’s is uitleg en duiding opgenomen over de begrippen, kengetallen en ontwikkelingen.

De aanbeveling is bij de jaarstukken 2022 en begroting 2023 opgevolgd. In december 2022 heeft de raad de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2023 geactualiseerd en vastgesteld. Hierin in afgesproken: • Risico’s met een financiële impact lager dan € 50.000 nemen we niet meer mee in onze berekening. • We voegen de stille reserves toe aan onze beschikbare weerstandscapaciteit. • We passen de klassen van de risicopercentages aan, zodat deze beter aansluit bij onze praktijk.

Nr

Aanbeveling

Stand van zaken • We passen de klassen van de impact in euro’s aan, zodat dit beter aansluit bij onze gegroeide begrotingsomvang. • We passen onze eigen norm aan voor ons weerstandsvermogen. We streven naar een ratio weerstandsvermogen tussen de 1,4 – 2,0. Dit betekent ‘Ruim voldoende’

3.

Uit de stukken blijkt niet de aanwezigheid van stille reserves. De rekenkamercommissie beveelt aan om bij de tekst over stille reserve expliciet te vermelden dat waardering van de stille reserve zou leiden tot een hogere uitkomst van het weerstandsvermogen, omdat dit eventueel tot een andere politieke afweging zou kunnen leiden.

De aanbeveling is bij de jaarstukken 2022 en begroting 2023 opgevolgd en daar is dit als volgt toegelicht:

Stille reserves: Bij de totstandkoming van de programmabegroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026 is vastgesteld dat er onderzoek nodig is ten aanzien van de waardering van de stille reserves om de aanbeveling van de rekenkamercommissie te kunnen uitvoeren. Wij zijn er zonder onderzoek niet van overtuigd dat er materiële stille reserves zijn die moeten worden meegenomen. Deze moeten binnen redelijke termijn liquide kunnen worden gemaakt om dit mee te nemen. Dit onderzoek plannen we in 2023. De stille reserves, voor zover ze voldoen aan de criteria, zijn vooralsnog niet in beeld en worden daarom niet meegerekend.

De uitvoering van dit onderzoek heeft vooralsnog niet plaats gevonden met als oorzaak de vele personele wisselingen en onderbezetting binnen de financiële kolom. In 2025 wordt dit opnieuw belegd binnen het team financiën. De uitslag hiervan wordt opgenomen in de eerst volgende rapportage rekenkamer onderzoeken. 4.

5.

De rekenkamercommissie beveelt aan om een lijst van mogelijke bezuinigingen aan te leggen en die jaarlijks te actualiseren. Uit de stukken blijken nu geen mogelijke bezuinigingen. De aanwezigheid van mogelijke bezuinigingen verhoogt het weerstandsvermogen. Houdt uw weerstandsvermogen op het door uzelf gestelde doel, of stel het doel bij. De rekenkamercommissie constateert dat het weerstandsvermogen soms lager is dan u in uw eigen doel heeft geformuleerd.

Documentnummer:

6 van 13

Deze aanbeveling is niet opgevolgd. We hebben andere zaken, zoals invoering rechtmatigheidsverantwoording en organisatieontwikkeling, prioriteit gegeven.

Het weerstand vermogen is over 2022 en 2023 hoger dan het in de . Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2023 gestelde doel.

Nr 6.

Aanbeveling De rekenkamercommissie beveelt aan om aan het begin van de raadsperiode een informatiesessie over de opbouw van de financiële stukken te organiseren waarin de techniek van de begrotings- en verantwoordingsstukken wordt uitgelegd.

Stand van zaken Deze aanbeveling wordt opgevolgd.

In zo’n informatiesessie zou ook ingegaan kunnen worden op het bestuurlijk toezicht en de consequenties daarvan. De aanbevelingen van de rekenkamer zijn gedeeltelijk opgevolgd en uitgevoerd met uitzondering van aanbeveling 3 welke uitgevoerd wordt in 2025. Aanbeveling 4 wordt niet uitgevoerd en wordt integraal meegenomen in het project ombuigingen. De overige aanbevelingen zijn in de uitvoering opgenomen in de reguliere bedrijfsvoering en P&C cyclus.

Documentnummer:

7 van 13

3.3

Informatieveiligheid

Raadsbesluit 29-09-2022 De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar het onderwerp informatieveiligheid. De resultaten van dit onderzoek zijn gepresenteerd aan de commissie. De RKC stelt de raad voor kennis te nemen van het rekenkamerrapport informatieveiligheid, de conclusies ervan over te nemen en de aanbevelingen vast te stellen en het college op te dragen om een aantal acties te nemen die aan de informatieveiligheid bijdragen. Raadsvoorstel Rapport Rekenkamercommissie Informatieveiligheid Aanbevelingen en opvolging Nr 1.

2.

Aanbevelingen 29-09-2022 Verzoek het college het informatieveiligheidsbeleid te herijken en daarbij te voldoen aan de verplichte BIO en stel dit beleid op basis daarvan als raad vast. Herhaal dit elke raadsperiode en heb in dit beleid oog voor mens, organisatie en techniek. Verzoek het college het risicobewustzijn bij de medewerkers te verbeteren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan thuiswerken, koop niet in zonder de CISO of de functionaris gegevensverwerking te raadplegen en verbeter de uitvoering van het toegangsbeleid voor het gemeentehuis.

Stand van zaken Tijdens de raad van 24 oktober 2024 (Punt C.2)1 is het nieuwe informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Het beleid is geschreven specifiek voor Medemblik op basis van de BIO versie 2.0 en is in lijn met de komende Cyberbeveiligingswet. Het risicobewustzijn bij medewerkers wordt op diverse manieren verhoogd, door onder andere posters, presentaties aan nieuwe medewerkers en blogs op intranet et cetera. Zie ook de besloten informatiesessies van 1 mei 2023 en 6 maart 2025. Informatiebeveiliging en privacy zijn steeds vaker onderdeel van inkooptrajecten en projecten. Zo zijn de inkoopvoorwaarden en inkoopbeleid geactualiseerd. Informatiebeveiliging en privacy zijn hier standaard onderdeel van.

3.

Verzoek het college jaarlijks een risicoanalyse op het onderwerp informatieveiligheid te maken en de raad over de risico’s en de acties die het college daarop onderneemt te informeren.

Het toegangsbeleid van het gemeentehuis wordt periodiek geëvalueerd met de verantwoordelijke en waar nodig verbeteringen doorgevoerd. De strategische risico’s zijn onderdeel van de weerstandsparagraaf van de begroting.

1 https://medemblik.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/084a4bca-ccd8-4f9c-9276-26a0705e2c8f

Documentnummer:

8 van 13

Nr 4.

5.

6.

6.a.

6.b.

Aanbevelingen 29-09-2022 Neem de geldelijke waardering van het risico op informatieveiligheid realistisch op in de risicoparagraaf van de gemeentelijke begroting en in de jaarrekening. Denk bij het inschatten van dit risico bijvoorbeeld aan de kosten van a. forensisch onderzoek b. onderzoek welke data is nu precies gestolen is c. vervanging van alle buitgemaakte gegevens van documenten (bijvoorbeeld paspoorten of rijbewijzen van burgers) d. het inrichten van een call center e. het opnieuw opstarten of zelfs opnieuw inrichten van systemen. Eis van DeSom dat zij alle relevante certificaten, normeringen en Service Level Agreement heeft en houdt. Neem hierin de bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheid die de eigen gemeente ook heeft. Overweeg, als DeSom niet aan deze eis kan of wil voldoen, een andere partner te zoeken voor de taken die bij DeSom zijn belegd. De raad heeft ingestemd met de onderstaande aanbevelingen en het college opdracht gegeven om: nog in 2022 een beleidskader voor informatiebeveiliging op te stellen dat voldoet aan de BIO en ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad; tenminste een keer per jaar de gemeentelijke informatiebeveiliging door een externe partij te laten testen op kwetsbaarheden en dit in de P&C cyclus op te nemen;

Stand van zaken De strategische risico’s zijn onderdeel van de weerstandsparagraaf van de begroting. In 2024 zijn diverse risicoanalyses uitgevoerd vanuit informatiebeveiliging. In 2025 blijft ingezet worden op risicomanagement en het verbeteren van het proces. Ondanks het managen van risico’s zal de kans op een digitaal incident nooit nul zijn. Om deze reden worden ook stappen gemaakt in het actualiseren van Bedrijfscontinuïteiten Management en het Incident Response Plan van de gemeente. SSC DeSom is sinds 28 februari 2025 ISO 27001 gecertificeerd2. Tijdens de raad van 19 december 2024 (Punt B.5)3 is het Transitieplan DeSom 2.0 vastgesteld. Tijdens dit traject zal gewerkt worden aan een nieuwe Service Level Agreement tussen SSC DeSom en ons. Zie toelichting punten hieronder.

Zie toelichting bij stand van zaken nummer 1.

Jaarlijks vindt middels de paragraaf Informatiebeveiliging en Privacy in de jaarrekening een terugkoppeling aan de raad. Daarnaast wordt jaarlijks een besloten informatiesessie aan het presidium voorgesteld. Dit heeft geleid tot twee besloten informatiesessies op 1 mei 2023 en 6 maart 2025. De focus heeft de afgelopen periode gelegen om de basis voor informatiebeveiliging op orde te krijgen.

2 NBC-ISO-27001-2022-certificaat-SSC-DeSom-2025-2028-NBC031-1-NL-v100.pdf 3 https://medemblik.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/011ef8f7-9f9c-44ba-8cd3-

e3944ff791a4#697f6c17-2cd9-4976-bd04-6e69e4588e0b

Documentnummer:

9 van 13

Nr 6.c.

Aanbevelingen 29-09-2022 de verantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging expliciet en als apart onderwerp bij een portefeuillehouder te beleggen;

6.d.

een plan van aanpak voor bewustwording, cultuurverandering en bekwaamheid van de medewerkers op te stellen en de gemeenteraad hierover te informeren; in overleg te treden met DeSom met het doel alle relevante certificaten, normeringen en Service Level Agreement te verkrijgen.

6.e.

Stand van zaken Iedere twee weken is een overleg tussen de portefeuillehouder, hoofdbedrijfsvoering, CISO en informatiemanager waar het thema informatiebeveiliging is geagendeerd. Zie toelichting bij stand van zaken nummer 2.

Zie toelichting bij stand van zaken nummer 5.

De aanbevelingen van de rekenkamer zijn opgevolgd en uitgevoerd. De uitvoering is opgenomen in de reguliere bedrijfsvoering en P&C cyclus.

Documentnummer:

10 van 13

3.4

Onderzoeksrapportage GGD

Raadsbesluit 26-01-2023 Raadsvoorstel onderzoek RKC naar GGD/gezondheidsbeleid De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar de besluitvorming rond, het opdrachtgeverschap van en de controle op de GGD vanuit de gemeente Medemblik. De raad wordt voorgesteld de conclusies over te nemen en de drie aanbevelingen uit te voeren. De raad heeft ingestemd met de onderstaande aanbevelingen en het college opdracht gegeven om aanbeveling 1 voor de gemeenteraad voor te bereiden en uiterlijk in het tweede kwartaal 2023 aan de gemeenteraad aan te bieden en aanbevelingen 2 en 3 uit te voeren. Dit onderzoek is volledig afgerond en gewaarborgd zie hieronder. Aanbevelingen en opvolging Nr 1.

2.

3.

Aanbeveling Stel een nota gemeentelijk gezondheidsbeleid vast, waarin de raad in ieder geval aangeeft: a) wat de gemeentelijke doelstellingen zijn ter uitvoering van de in de artikelen 2, 5, 5a en 6 van de Wet Publieke gezondheid genoemde taken, b) welke acties in de bestreken periode worden ondernomen ter realisering van deze doelstellingen, c) welke resultaten de gemeente in die periode wenst te behalen, d) hoe het college van burgemeester en wethouders uitvoering geeft aan de in artikel 13 genoemde verplichting. Verzoek het college te rapporteren welke onder 1d genoemde activiteiten de gemeente uitbesteedt aan de GGD en welke activiteiten anderszins worden uitgevoerd. Verzoek het college tevens jaarlijks te rapporteren over de voortgang, waarbij het behalen van door u onder 1 gestelde doelstellingen centraal staan. Verzoek het college de zienswijze die u als gemeenteraad mag indienen zo voor u voor te bereiden dat u duidelijk is op welke wijze begrotingen en verantwoordingen van de GGD zich verhouden tot de door u vastgestelde inhoudelijke doelstellingen.

Documentnummer:

11 van 13

Stand van zaken Het gemeentelijk gezondheidsbeleid is onderdeel van het Meerjarenbeleidsplan Sociaal Domein, dat op 14 maart 2024 door de gemeenteraad is vastgesteld. De verantwoording is ook in het Meerjarenbeleidsplan opgenomen.

In de subsidiebeschikking is opgenomen welke activiteiten GGD HN naast de basistaken GR als maatwerkactiviteiten uitvoert.

Dit is onderdeel van de Planning-en-Control (P&C) cyclus.

De aanbevelingen van de rekenkamer zijn opgevolgd en uitgevoerd. De uitvoering is opgenomen in de reguliere bedrijfsvoering en P&C cyclus

Documentnummer:

12 van 13

3.5

Rapport externe inhuur Medemblik

In 2024 is het rekenkameronderzoek externe inhuur uitgevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek i.c.m. advies zijn voorgelegd in de raad van 3 april 2025. Derhalve is hier nog geen uitwerking toegevoegd met de uitkomsten aanbeveling en opvolging.

Documentnummer:

13 van 13