01 Jaarverslag 2020 en jaarplan 2021

Jaarverslag 2020 en Jaarplan 2021 Rekenkamercommissie Medemblik - Opmeer vastgesteld dd 10 maart 2021

1

Voorwoord In deze rapportage doet de Rekenkamercommissie verslag van haar werkzaamheden van het afgelopen jaar 2020. Er is sprake van een “gebroken” jaar: per 24 mei hebben de drie leden van de RKC hun werkzaamheden beëindigd, omdat het lidmaatschap voor twee van de drie leden op die datum van rechtswege is geëindigd en het derde lid heeft verzocht zijn lidmaatschap per dezelfde datum te beëindigen. Op dezelfde datum zijn drie nieuwe leden benoemd. In december heeft de nieuwbenoemde voorzitter in verband met het aanvaarden van een nieuwe functie elders in het land zijn lidmaatschap moeten beëindigen. Deze rapportage bevat: • het jaarverslag 2020 met daarin een overzicht van de werkzaamheden van het afgelopen kalenderjaar en de financiële verantwoording; • het jaarplan 2021, waarin we de geplande werkzaamheden en de daarbij behorende begroting hebben opgenomen. • De groslijst van mogelijke onderwerpen van onderzoek.

Dit jaarverslag 2020 en halfjaarplan 2020 is beschikbaar via: (https://www.medemblik.nl/raad-en-bestuur/rekenkamercommissie/) Samenstelling Rekenkamercommissie Van 1 januari – 24 mei 2020 Henk Wokke (voorzitter) Nelleke Domburg (lid) Erwin Westphal (lid) Vanaf 24 mei 2020 Derk Reneman (voorzitter, tot 15 december 2020) Ellie Potiek (lid en waarnemend-voorzitter) Kees Zwakman (lid) Informatie over de RKC is te vinden via de websites van de gemeenten Medemblik en Opmeer via onderstaande adressen: https://www.medemblik.nl/raad-en-bestuur/rekenkamercommissie/ https://www.opmeer.nl/rekenkamercommissie Contactgegevens: De RKC Medemblik – Opmeer is bereikbaar via: rekenkamer@medemblik.nl of per post: Postbus 45 1687 ZG Wognum U kunt ook contact opnemen met de griffie van de betrokken gemeenten: Medemblik: griffie@medemblik.nl Opmeer: griffier@opmeer.nl tel. (0229) 856222 tel. (0226) 363339 2

1.

Jaarverslag 2020

1.1 Samenstelling De Rekenkamercommissie (RKC) is in 2012 ingesteld voor de gemeenten Medemblik en Opmeer en bestaat uit drie leden. De leden worden steeds door de gemeenteraad benoemd voor een periode van vier jaar. De RKC werkt conform de verordening Rekenkamercommissie 2012, het huishoudelijk reglement 2014 en het onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Medemblik-Opmeer 2018. Per 24 mei hebben de drie leden van de RKC hun werkzaamheden beëindigd, omdat het lidmaatschap voor twee van de drie leden op die datum van rechtswege is geëindigd en het derde lid heeft verzocht zijn lidmaatschap ook te beëindigen. Op dezelfde datum zijn drie nieuwe leden benoemd. In december heeft de voorzitter in verband met het aanvaarden van een nieuwe functie elders in het land zijn lidmaatschap moeten beëindigen. Eind van het jaar is de Auditcommissie van de gemeente Medemblik gestart met de werving & selectieprocedure voor deze vacature. Op het moment van verschijnen van dit jaarverslag is er door de Auditcommissie een voordracht aan de beide gemeenteraden om deze vacature in te vullen. De beëdiging van dit voorgedragen lid is voorzien in de raadsvergadering van 15 april 2021 in de gemeente Medemblik. 1.2 Werkwijze van de Rekenkamercommissie Medemblik Opmeer Bij de start van de RKC in nieuwe samenstelling is gesproken over de wijze waarop de leden invulling willen geven aan de RKC.

Vastgesteld is dat de RKC zich zal richten op het voorbereiden en begeleiden van onderzoeken, de brug van onderzoeken naar het gemeentebestuur slaat en de begroting bewaakt. De leden van de RKC gaan niet zelf onderzoeken, maar wel actief onderzoeken voorbereiden, begeleiden en presenteren. 1.3 Vaste vergoeding per maand De NVVR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) heeft geconstateerd dat een presentiegeldvergoeding niet goed aansluit bij de feitelijke werkzaamheden van een RKC. Daarom beveelt de NVVR aan gebruik te maken van vaste vergoedingen per maand en bij voorkeur geen gebruik te maken van uurvergoedingen. Daarbij is overwogen “dat een situatie waarin de aan het onderzoek bestede tijd direct gerelateerd is aan de beloning van het lid dient te worden voorkomen. In een dergelijke situatie kan het voor het uitvoerende lid aantrekkelijk worden om de omvang van het onderzoek (nodeloos) te laten toenemen, om zo verzekerd te zijn van een hogere beloning. Zeker wanneer er geen scheiding is tussen opdrachtgever- en opdrachtnemerschap ontstaat er een weinig transparante situatie waarin het belang van de rekenkamer of rekenkamerfunctie/commissie en dat van het lid als privépersoon uiteen kunnen lopen.” De RKC Medemblik Opmeer volgt deze redenering en zullen de gemeenteraden verzoeken op dit punt de verordening aan te passen.

1.4 Ambtelijk secretaris onderzoeker De gekozen positionering en werkwijze van de RKC vereist een ruimere invulling van de rol van de secretaris. De werkzaamheden van ambtelijk secretaris en onderzoekswerkzaamheden lopen al snel door elkaar. Met een combinatie van deze functies kan dit worden opgelost. In de maanden november en december heeft de werving en selectie plaats gevonden voor een secretaris-onderzoeker. De secretaris-onderzoeker zal in nauw overleg met de leden onderzoeken uitvoeren en in overleg met de voorzitter vergaderingen voorbereiden. Hij werkt samen met onderzoekers van andere rekenkamercommissies of met ingehuurde onderzoekers en is de verbindende schakel tussen de rekenkamercommissie en de gemeenten waarvoor we werken. 3

1.5 Onderzoekwerkzaamheden Onderzoek prestatieafspraken wonen De RKC in oude samenstelling heeft in het eerste halfjaar een onderzoek gedaan naar de doeltreffendheid van de prestatieafspraken wonen en de rolinvulling door de raad. Met de conclusies en aanbevelingen uit het rapport kan de raad zijn kaderstelling en controle meer richten op de doelstellingen van het gemeentelijk volkshuisvestingsbeleid. Dit onderzoek betreft zowel een rapportage aan de gemeenteraad van Opmeer, als aan de raad van Medemblik. Het rapport is in de commissievergadering van de gemeente Medemblik in juni gepresenteerd en in de raadsvergadering van 2 juli heeft de raad conform het raadsvoorstel zonder stemming besloten, waarbij vanuit het college is toegezegd dat het college jaarlijks de raad aan de voorkant van het proces dat leidt tot prestatieafspraken wonen wordt betrokken. Daartoe zal het college de commissie in juni –in aanwezigheid van de corporaties –gelegenheid geven zich uit te spreken over wat men wil meegeven m.b.t. de prestatieafspraken. Ook de gemeenteraad van Opmeer heeft het raadsvoorstel zonder stemming aangenomen, inclusief de drie aanbevelingen: • Stel concrete doelen voor kernvoorraad en wachttijden; • Evalueer structureel en doe dat op totaalniveau, waarbij maatschappelijke verankering een belangrijker plaats krijgt.

Dit versterkt de controle en belangrijker het vergroot de volksvertegenwoordigende rol. • Het college opdracht te geven om de raad voor 1 april 2021 te informeren over hoe de aanbevelingen zijn uitgevoerd. Vooronderzoek gemeentelijk gezondheidsbeleid De RKC in nieuwe samenstelling heeft in het najaar een vooronderzoek gedaan naar de betrokkenheid van de gemeenteraden bij het gemeentelijk gezondheidsbeleid. Met dit vooronderzoek is aangesloten bij de bevindingen van een onderzoek van samenwerkende rekenkamers uit Noord-Kennemerland en de Kop van Noord-Holland naar GGD Noord-Hollands Noorden (GGDNHN), dat in juni 2020 gereed is gekomen. De gemeenten in West-Friesland hebben niet aan dit onderzoek deelgenomen. Met een onderzoek naar de betrokkenheid van de gemeenteraden bij het gemeentelijk gezondheidsbeleid kan ook uitvoering worden gegeven aan meerdere onderzoeksvragen van de groslijst. Het onderzoek zal gaan over de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de GGDNHN. In de tweede helft van 2020 is daartoe een groepsgesprek gevoerd met raadsleden uit beide gemeenteraden. Tevens hebben we met het presidium van Medemblik en de fractievoorzitters van Opmeer over het onderzoek gesproken. Overleg en communicatie In de nieuwe samenstelling heeft de RKC (digitaal) kennismakingsgesprekken gevoerd met beide gemeentesecretarissen en burgemeesters.

Daarnaast vond kennismaking en overleg plaats met griffies, fractievoorzitters Opmeer en presidium Medemblik en de auditcommissie Medemblik. Met de laatste is gesproken over de werving&selectie van een nieuw lid/voorzitter. Externe ontwikkelingen RKC Eind 2019 is een wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers bij de Tweede Kamer ingediend. De consultatieronde heeft de minister aanleiding gegeven een tweede nota van wijzigingen op te stellen. Deze wordt januari 2021 voor advies bij de Raad van State neergelegd. Daarmee is de parlementaire behandeling vertraagd ten opzichte van een eerdere planning. De RKC volgt de nieuwe wetgeving en zal waar nodig initiatief nemen. 4

2.

Financiële verantwoording 2020

Inkomsten

Bijdragen gemeenten Opmeer Medemblik

Uitgaven begroot € 56.600,-

gerealiseerd € 42.828,- Presentiegelden1

Vergoedingen andere werkzaamheden2 Onderzoek3

Totaal

€ 56.600,-

Abonnementen, cursus en lidmaatschap NVVR Overige kosten en onvoorzien4 € 42.828,- Totaal

1

begroot € 8000,-

gerealiseerd € 12.679,-

€ 12.000,-

€ 25.534,-

€ 34.000,-

€

879,-

€ 2.200,-

€

620,-

€

€

3116,-

400,-

€ 56.600,-

€ 42.828,-

In verband met overdracht en kennismaking hebben meer vergaderingen plaats gevonden dan begroot. Het onderzoek Prestatie afspraken wonen is door de RKC in eigen beheer uitgevoerd. 3 Deze kosten betreffen extern advies ten behoeve van onderzoek in eigen beheer (BING). 4 In de begroting 2020 waren geen bedragen opgenomen voor werving6&selectie drie nieuwe leden. 2

5

3.

Jaarplan 2021

3.1 Onderzoekwerkzaamheden 2021 De rekenkamercommissie start in 2021 met twee onderzoeken, die tegelijkertijd voor zowel de gemeente Opmeer als de gemeente Medemblik zullen worden uitgevoerd: 1. Betrokkenheid gemeenteraden bij gemeentelijk gezondheidsbeleid In het verlengde van het onder 1. genoemde vooronderzoek gemeentelijk gezondheidsbeleid gaat de RKC een onderzoek doen naar de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de GGDNHN. Met een onderzoek naar de betrokkenheid van de gemeenteraden bij het gemeentelijk gezondheidsbeleid kan ook uitvoering worden gegeven aan meerdere onderzoeksvragen van de groslijst. 2. Risico’s weerstandsvermogen Bij motie heeft de gemeenteraad van Medemblik de RKC gevraagd de risico’s met betrekking tot het weerstandsvermogen, zoals opgesteld in de programmabegroting 2021, in 2021 te onderzoeken en de raad te adviseren over de conclusies. Deze vraag leent zich goed voor een ‘lichtere’ vorm van onderzoek in de vorm van een ‘quick scan’. Dit biedt de mogelijkheid het resultaat tijdig onder de aandacht van de raad te brengen. 4.

Begroting 2021

Inkomsten Bijdragen gemeenten Opmeer Medemblik

Totaal

Uitgaven € 56.400,- Presentiegeld/vergoeding leden

€ 10.500,-

Onderzoeker/ambtelijk secretaris

€ 25.000,-

Uit te besteden onderzoek

€ 19.900,--

Abonnementen, cursus en lidmaatschap NVVR € 56.400,- Totaal

6

€ 1.000,€ 56.400,-

5. Groslijst mogelijke onderzoeksonderwerpen RKC 2021 De groslijst is besproken met de fractievoorzitters van de gemeente Opmeer (november 2020) en met de commissie Bestuur en Middelen van de gemeente Medemblik (september 2020). Vanwege het aantreden van nieuwe RKC-leden in 2020 was de laatste groslijst van eind 2019 niet meer geactualiseerd. Het onderzoeksprotocol biedt de mogelijkheid uitgebreide onderzoeken uit te voeren, maar het is ook mogelijk een ‘lichtere’ vorm van onderzoek uit te voeren, bijvoorbeeld een vooronderzoek of een ‘quick scan’. Door een dergelijke aanpak kan de RKC op actualiteiten inspelen of voorsorteren op een eventueel diepergaand onderzoek. Deze vorm maakt het voor de RKC mogelijk om onderwerpen op relatief snelle wijze onder de aandacht van de raad te brengen. Publicatie van resultaten kan dan plaatsvinden door middel van een Rekenkamerbrief. De RKC kan onderzoeken uitvoeren voor de gemeente Medemblik of de gemeente Opmeer afzonderlijk. Ook is het mogelijk een onderzoek uit te voeren dat beide gemeenten betreft. Selectiecriteria Het onderzoeksprotocol noemt de volgende criteria voor de selectie van onderwerpen voor onderzoek: het onderwerp draagt risico’s van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid en/of onrechtmatigheid in zich. er is sprake van maatschappelijk, bestuurlijk, organisatorisch en/of financieel belang; 1.

het onderzoek heeft een toegevoegde waarde; 2. het levert informatie op waarover de gemeenteraad en het college nog niet beschikken; 3. de onderzoeksvraag is niet op een andere, meer eenvoudige wijze te beantwoorden; 4. het onderzoek moet kunnen leiden tot concrete verbeteringen en/of het 5. bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie. Een randvoorwaarde voor de RKC is dat het onderzoek haalbaar moet zijn, d.w.z. passend binnen de financiële en organisatorische mogelijkheden. De keus om een onderwerp al dan niet te onderzoeken ligt bij de RKC. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige spreiding over betrokken gemeenten en verschillende beleidsterreinen in opvolgende onderzoeken. Indien relevant zal er rekening worden gehouden met de gemeentelijke beleidscyclus. 5.1 Onderzoeksonderwerpen voor 2021 Uit de groslijst heeft de rekenkamercommissie vooralsnog twee onderwerpen geselecteerd die worden omgezet in een onderzoeksplan met het doel daadwerkelijk onderzoek naar deze onderwerpen uit te voeren. 1. Betrokkenheid gemeenteraad bij gemeentelijk gezondheidsbeleid In het najaar 2020 is gemeld dat een vooronderzoek wordt gedaan naar de betrokkenheid van de gemeenteraden bij het gemeentelijk gezondheidsbeleid. Inmiddels heeft de rekenkamercommissie besloten daadwerkelijk onderzoek naar het gezondheidsbeleid te doen.

Het onderzoek zal gaan over de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de GGDNHN en de strategische sturingsmogelijkheden die de gemeenteraad heeft en wel of niet gebruikt. 2. Risico’s weerstandsvermogen Bij motie heeft de gemeenteraad van Medemblik de RKC gevraagd de risico’s met betrekking tot het weerstandsvermogen, zoals opgesteld in de programmabegroting 2021, in 2021 te onderzoeken en de raad te adviseren over de conclusies. De rekenkamercommissie zal aan deze vraag de vraag koppelen in 7

hoeverre de gemeenteraden van Medemblik en Opmeer in staat zijn strategisch te sturen op en met het weerstandsvermogen.

5.2 Groslijst Onderzoeksonderwerpen 2020 5.2.1. – groslijs – onderwerpen op de shortlist De nieuwe leden van de rekenkamercommissie hebben de oude groslijst doorgenomen en daarbij een keuze gemaakt voor de onderwerpen die nog steeds relevant lijken. Deze lijst is voor de mogelijkheden die de rekenkamercommissie heeft nog steeds erg groot. Daarom heeft de rekenkamercommissie een shortlist samengesteld van mogelijke onderzoeken die later dit jaar ter hand kunnen worden genomen. 1. 2. 3. 4.

Digitale veiligheid Inclusie Sociaal domein Subsidies

5.2.2. – andere onderwerpen op de groslijst Op de groslijst staan meer onderwerpen die onderzoekswaardig zijn. Vaak zijn zij ook de raadsfracties uit Medemblik en/of Opmeer aangedragen. De rekenkamercommissie ziet om nu onderzoek te doen naar deze onderwepren op korte termijn echter geen mogelijkheden, geen urgente aanleiding, of juist redenen om dit onderwerp pas later te agenderen. In alfabetische volgorde zijn dat: 1. bewoning recreatiewoningen en huisvesting arbeidsmigranten 2. de Som - gemeenschappelijke financiën 3. duurzaam inkoopbeleid 4. gesloten jeugdzorg in Noord-Holland-Noord (Horizon) 5. gronduitgifte en de sociale (huur)sector 6. handhaving van de flora- en faunawet 7. informatievoorziening door gemeenschappelijke regelingen aan raden 8. jeugd en alcohol 9. omgevingswet - participatie 10. organisatie- en bestuurskracht 11. participatiebeleid 12. (rechtmatigheid) subsidies 13. statushouders op de arbeidsmarkt 14. vervuiling ondergrond

8