01 DOC-22-512278 Raadsvoorstel Aanwijzen accountant boekjaren 2022-2025

RAADSVERGADERING d.d. 12 mei 2022 Zaaknummer

Z-20-121602

Voorstelnummer Onderwerp

Aanwijzen accountant boekjaren 2022-2025

Agendapunt Portefeuillehouder(s)

Dirk Kuipers

Afdelingshoofd(en) Besluit De raad van de gemeente Medemblik, gelezen het bijbehorend voorstel van de auditcommissie d.d. 25 maart 2022; gelet op artikel 213 lid 2 Gemeentewet; overwegende dat de overeenkomst met de huidige accountant op 31 oktober 2022 zal eindigen; de auditcommissie belast is met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande de benoeming van de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. besluit BDO Audit & Assurance B.V. aan te wijzen als accountant van de raad van de gemeente Medemblik voor de boekjaren 2022-2025, met optie tot verlenging van tweemaal één jaar.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Medemblik, gehouden op 12 mei 2022.

De griffier,

De voorzitter,

Documentnummer:

1 van 4

Voorstel van de Auditcommissie d.d. 25 maart 2022 Ter besluitvorming Onderwerp Aanwijzen accountant boekjaren 2022-2025

Aanleiding De huidige overeenkomst met BDO Audit & Assurance B.V. loopt per 31 oktober 2022 af. Blijkens artikel 2 lid 1 van de Verordening op de Auditcommissie Medemblik 2013 is de auditcommissie belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande de benoeming van de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. De gemeente Medemblik wil thans een overeenkomst afsluiten voor de dienst ‘Accountantscontrole gemeente Medemblik’ voor de boekjaren 2022 t/m 2025 met één opdrachtnemer, met optie tot verlenging van tweemaal één jaar. Om de aanbesteding voor te bereiden is er een aanbestedingscommissie samengesteld. Namens de auditcommissie hebben de heer C. Nederhoff en de heer S. Visser hieraan deelgenomen. Vanuit de ambtelijke organisatie heeft de heer N. Ooijevaar, namens de afdeling Financiën, deelgenomen in de aanbestedingscommissie. De aanbestedingscommissie is geadviseerd door de afdeling Inkoop en ondersteund door de griffie.

Voorstel 1. BDO Audit & Assurance B.V. aan te wijzen als accountant van de raad van de gemeente Medemblik voor de boekjaren 2022-2025, met optie tot verlenging van tweemaal één jaar.

Beoogd resultaat Het aanwijzen van een accountant voor de boekjaren 2022-2025, met optie tot verlenging van tweemaal één jaar.

Argumenten De omvang van de aanbesteding maakte een Europese aanbestedingsprocedure verplicht. De aanbestedingscommissie heeft daartoe een inschrijfleidraad opgesteld. Voor de aanbesteding is gebruik gemaakt van de wettelijke faciliteit TenderNed. Na plaatsing op TenderNed hebben in totaal vijf ondernemingen zich ingeschreven. De gunning van de opdracht is bepaald aan de hand van geschiktheidseisen en gunningscriteria. Geschiktheidseisen Aan de inschrijvers is gevraagd om bij de inschrijving de onderstaande bewijsstukken te overleggen: - Eén of meerdere referentieformulieren, waaruit blijkt dat de inschrijver ervaring heeft met de 5 in de inschrijfleidraad genoemde kerncompetenties; - Een controleplan 2021, een managementletter 2021 en een eindrapport over een jaarrekening 2020; - Inschrijving Kamer van Koophandel; - In het geval een beroep op derde(n): een bewijsstuk waaruit blijkt dat de inschrijver daadwerkelijk kan beschikken over de middelen van de derde.

Documentnummer:

2 van 4

Gunningscriteria De waardering van de gunningscriteria is op onderstaande wegingsfactoren gebaseerd: Maximaal te behalen punten

Gunningscriteria

Subgunningscriteria

35

Prijs

1: Vaste prijs voor certificering, de natuurlijke adviesfunctie en de vaste deelverklaringen 2: Gewogen gemiddeld tarief voor de overige deelverklaringen en meer/minderwerk

5

Subtotaal

40

1: Helderheid van communicatie, planning, informatiestroom en opzet van de controle naar de organisatie

Wensen en kwaliteit van de accountantswerkzaamheden en 2: Helderheid van communicatie en resultaten informatiestroom aan raad en commissies 3: Kwaliteit en continuïteit controleteam

20

15 15

Subtotaal

50

Rechtmatigheidsverantwoording

10

Subtotaal

10

Totaal

100

De beoordeling door de aanbestedingscommissie leidt tot een voorlopige gunning aan BDO Audit & Assurance B.V. De door BDO voor deze aanbesteding overlegde gegevens zijn in vergelijking met de overlegde gegevens van de overige ondernemingen als beste beoordeeld. Alhoewel BDO niet de laagste prijs heeft geoffreerd, was de beoordeling in kwaliteit van de offertes aanzienlijk in het voordeel van BDO. BDO heeft in totaal 83,57 punten behaald, waarvan 28,57 punten bij het gunningscriterium prijs, 50 punten bij het gunningscriterium wensen en kwaliteit van de accountantswerkzaamheden en resultaten en 5 punten bij het gunningscriterium rechtmatigheidsverantwoording.

Kanttekeningen Om tijdig afspraken te maken voor de controle van het boekjaar 2022, dient de overeenkomst per 1 september 2022 te worden gesloten.

Financiën De door BDO Audit & Assurance B.V. geoffreerde kosten passen binnen het begrote budget voor de controle van de jaarrekening.

Uitvoering/evaluatie Het besluit van de gemeenteraad vormt de basis voor de verdere afhandeling van de gunning. De gunning is gepland op 24 mei 2022. De aanbestedingswetgeving vereist dat direct na de gunning een

Documentnummer:

3 van 4

termijn van 20 kalenderdagen wordt aangehouden voordat tot de definitieve overeenkomst wordt gesloten. Gedurende deze termijn kan bezwaar worden gemaakt tegen de gunningsbeslissing. De definitieve ondertekening vindt plaats op 21 juni 2022.

Communicatie De auditcommissie onderhoudt namens de raad de contacten met de accountant.

Bijlagen -

Aanbestedingsstukken; Vertrouwelijk ter inzage: Inschrijfstukken BDO Audit & Assurance B.V.

Raadscommissie d.d. 25 april 2022

Documentnummer:

4 van 4