01 Comm- en participatiestrategie OmgVisie Medemblik 2021-05-21 (4)

Memo Communicatie- en participatiestrategie Omgevingsvisie Medemblik 21 mei 2021

Achtergrond en doel van dit stuk In het Plan van Aanpak Omgevingsvisie Medemblik is voorliggende beknopte communicatie- en participatiestrategie toegezegd. Deze legt de kaders voor de participatieniveaus van diverse doelgroepen en rol van de politiek in het participatieproces. Daarnaast schetst deze strategie een globale aanpak, die na besluitvorming in detail wordt uitgewerkt in een praktisch communicatie- en participatieplan. Dat plan gaat ter besluitvorming naar het College en ter info naar de raad.

Participatieniveaus Een van de belangrijkste aspecten bij participatie is dat vooraf voor alle betrokkenen duidelijk is wat ieders invloed is in elke fase. Voor de Omgevingsvisie onderscheiden we vijf participatieniveaus. Dat is een gebruikelijke indeling die ook binnen de gemeente Medemblik vaker is gebruikt (soms in iets afwijkende bewoordingen, zoals hieronder aangegeven): Informeren Het gaat hier om eenzijdige voorlichting. Bij sommige indelingen wordt dit dan ook niet onder participatie geschaard. Raadplegen (ook wel Consulteren genoemd) Bij raadplegen gaat het om het verzamelen van ideeën, wensen, meningen en voorkeuren van belanghebbenden bij een project/traject. Op basis hiervan besluit de bestuurder/projectleider hoe het traject verder ingestoken wordt. Het kan dus zijn dat de gemeente anders besluit dan de voorkeur van de betrokkenen die geraadpleegd zijn. Adviseren Wanneer belanghebbenden om een gezamenlijk antwoord gevraagd wordt op een vraag, dan gaat het om adviseren. De bestuurder/projectleider geeft hierbij de kaders aan. Als er van het advies wordt afgeweken moet dit goed worden gemotiveerd. Coproduceren (ook wel Samenwerken genoemd) Een coproductie ontstaat wanneer de gemeente samen met de belanghebbenden een plan ontwikkelen. Het kan zijn dat dit binnen vooraf vastgestelde kaders gebeurt.

De gemeente gaat mee met de keuze van de partijen die het plan ontwikkeld hebben. Het plan moet natuurlijk wel aan de randvoorwaarden voldoen.

Zocherstraat 42-1 1054 LZ Amsterdam 020 523 50 90 Louis Couperusplein 2 2514 HP Den Haag 070 762 04 06 info@dewijdeblik.com www.dewijdeblik.com — BTW NL 8517.09.904.B01 KVK 55434568 IBAN NL09 RABO 0132 1839 27

Memo (2/7) Meebeslissen (ook wel Zelfbeheer genoemd) De gemeente kan ook besluiten de keuze van een oplossing over te laten aan de belanghebbenden. Er moeten minstens twee alternatieven aangeboden worden. In dit geval gaat het om meebeslissen. Ook hier kunnen kaders vastgesteld zijn waarbinnen de beslissing genomen moet worden. De keuze wordt altijd gevolgd. Verwachtingsmanagement Welk participatieniveau ook wordt gekozen, het is van groot belang dit vooraf aan de verschillende doelgroepen duidelijk te maken. Dat schept de juiste verwachtingen en voorkomt teleurstellingen. Duidelijk moet zijn dat de gemeente eindverantwoordelijk is voor de Omgevingsvisie en dat de gemeenteraad uiteindelijk het besluit zal nemen over de Omgevingsvisie. In z’n algemeenheid geldt: participatie betekent niet dat iedereen z’n zin krijgt, wel dat men gehoord wordt. Participatieniveaus voor Omgevingsvisie Medemblik Voor de Omgevingsvisie zoeken we qua participatieniveaus naar een balans tussen ambitie en realisme. Invloed van burgers en ondernemers op de Omgevingsvisie vinden we als gemeente belangrijk, maar tegelijkertijd moeten we alleen dat vragen waar we ook daadwerkelijk iets mee kunnen doen. Daarnaast moet het praktisch behapbaar blijven voor de projectorganisatie: doorgaans geldt dat hoe hoger het participatieniveau is, hoe meer tijd en aandacht er nodig is.

We hebben deze balans gevonden in een gedifferentieerde indeling van participatieniveaus. Dus niet één participatieniveau in elke fase en voor alle doelgroepen, want dat kan voor de ene doelgroep te mager zijn en voor de andere doelgroep juist te ver gaan. Deze benadering vraagt dat we in deze notitie eerst stilstaan bij de diverse doelgroepen voor de Omgevingsvisie. Vervolgens zullen we deze doelgroepen de verschillende participatieniveaus per projectfase toekennen.

Doelgroepen We onderscheiden op hoofdlijnen de volgende typen doelgroepen. In het communicatie- en participatieplan worden deze verder gespecificeerd (op naam, per dorpskern etc.).

•

•

Inwoners o Individuele inwoners zullen we veelal per kern of wijk aanspreken met thema’s die daadwerkelijk van toepassing zijn in de eigen leefomgeving. Zo blijft de Omgevingsvisie ‘dicht bij huis’. o Georganiseerde inwoners: kernraden, buurt- en wijkorganisaties Ondernemers o Individuele ondernemers zullen we veelal per kern aanspreken.

Memo (3/7) Georganiseerde ondernemers: bedrijvenorganisaties als Ondernemersfederatie Medemblik, LTO-Noord e.d. o Evt. de Top10 grote werkgevers afzonderlijk Belangenorganisaties o Natuur- en milieuorganisaties o Fietsersbond o Welzijn, sport en cultuur, van voetbalclubs tot historische verenigingen o Etc. Omgevingspartners, zoals o Omgevingsdienst Noord Holland Noord o Buurgemeenten o HHNK o Nutsbedrijven o Woningcorporaties o Provincie o Rijk o

•

•

Verschillende intensiteit in deelname Zoals in het PvA Omgevingsvisie gesteld, spelen vraagstukken met een hoog abstractieniveau niet alle inwoners (en ondernemers) direct aan. We maken daarom onderscheid in organisaties die intensief mee willen doen op een hoger abstractieniveau, individuen die de Omgevingsvisie bovengemiddeld volgen maar per fase niet al te intensief willen/kunnen meedoen, en individuen die alleen af en toe op laagdrempelige wijze een reactie willen geven. Geïnteresseerde meedenkers De individuele inwoners benaderen we voor openbare bijeenkomsten, waarbij het uitgangspunt is dat elke inwoner per fase niet meerdere themabijeenkomsten hoeft langs te lopen, maar slechts één bijeenkomst hoeft te bezoeken voor een zo integraal mogelijk verhaal op hoofdlijnen. Tijdens zo’n bijeenkomst zijn dan nog wel subsessies denkbaar, maar het tijdsbeslag blijft beperkt. Incidentele meedenkers Naast fysieke bijeenkomsten zijn er losse, beknopte acties om mensen die minder tijd of aandacht hebben, ook te betrekken. Denk aan een (online) peiling, straatenquête etc. Hiermee hopen we ook mensen te bereiken die normaliter niet vooraan staan bij de meer klassieke inspraak/participatiegelegenheden, zoals jongeren en jongvolwassenen. Ook mensen die minder mobiel zijn of zeer druk bezet (jonge gezinnen met drukke banen) kunnen we zo eenvoudiger bereiken.

Intensieve meedenkers De organisaties die intensief mee willen doen, verenigen we in een Reflectiegroep. Dit is een groep van 20-25 personen, bestaande uit vertegenwoordigers van kernraden/bewonersorganisaties, OFM, LTONoord, natuur- en milieuorganisaties, woningcorporaties, HHNK e.d.

Memo (4/7) Zoals de naam aangeeft, zetten we deze groep met name in om te reageren op wat we hebben opgehaald bij het grote publiek, in combinatie met beleidsanalyse en onderzoeken die in het licht van de Omgevingsvisie worden uitgevoerd. Essentieel is dat de bijeenkomsten van de Reflectiegroep besloten zijn, maar de verslagen ervan openbaar zijn. Dit bevordert een transparant proces en voorkomt een gevoel dat er in achterkamertjes van alles wordt bedisseld.

Per fase We hebben het stappenplan uit het PvA nader uitgewerkt, onder meer door hier de doelgroepen per fase aan toe te voegen. De verschillende doelgroepen kunnen hierbij verschillende participatieniveaus hebben. Een van de strategische keuzes die we voorstellen is om veelal te kiezen voor het diabolo-model: we starten breed met werven en vervolgens ophalen (raadplegen), dan vernauwen we in kleiner gezelschap tot adviseren, vervolgens verbreden we weer door breed te informeren over de uitkomsten. Dit herhaalt zich in alle fasen na de Initiatieffase. Als uitzondering starten we in de fase van de Voorlopige Omgevingsvisie weliswaar breed (gericht op alle inwoners) maar is ditmaal het niveau niet Raadplegen maar Adviseren. De reden is dat in deze fase de belangrijkste keuzes ter sprake komen. Die worden in de volgende fase (Definitieve Omgevingsvisie) nog wel nader getoetst en uitgewerkt, maar we verwachten dat de hoofdlijnen duidelijk zijn aan het slot van de Voorlopige Omgevingsvisie. Fase Initiatieffase

Wat vragen we van inwoners Geen inbreng nodig, dit is een interne fase.

Doelgroepen

Mate van participatie Geen participatie

Raad

College Raad

Krijgt communicatie- en participatiestrategie ter info Beslist over communicatieen participatieplan Krijgt communicatie- en participatieplan ter info

Memo (5/7) Fase Definitiefase

Ontwerp Omgevingsvisie

Wat vragen we van inwoners Inbreng van inwoners over wat zij belangrijk vinden voor de toekomst van Medemblik (input voor De Agenda) Meningen ophalen over het concept van De Agenda

Daar waar nodig op bepaalde thema’s of gebieden met inwoners in gesprek t.b.v. verdieping of keuzes Meningen ophalen over de Ontwerp Omgevingsvisie (of deeluitwerkingen daarvan) Formele inspraakronde

Doelgroepen

Mate van participatie

Individuele inwoners en ondernemers

Raadplegen

Reflectiegroep

Adviseren

College Raad Individuele inwoners en ondernemers

Behandelt De Agenda Beslist over De Agenda Adviseren

Reflectiegroep

Adviseren

Alle betrokkenen College

Raadplegen

Raad Definitieve Omgevingsvisie

Zo nodig (bijvoorbeeld als er veel is aangepast) meningen ophalen over de def. Omgevingsvisie voordat deze door de raad wordt vastgesteld Idem

Individuele inwoners en ondernemers

Inwoners informeren dat de Omgevingsvisie aan de raad ter besluitvorming wordt aangeboden.

Alle betrokkenen

Reflectiegroep College

Raad Inwoners informeren dat de raad een besluit heeft genomen over de Omgevingsvisie.

Alle betrokkenen

Behandelt de Ontwerp Omgevingsvisie Krijgt Ontwerp Omgevingsvisie ter info Raadplegen

Adviseren College behandelt de Definitieve Omgevingsvisie Informeren

Raad beslist over Omgevingsvisie Informeren

Memo (6/7) Rol van de raad en andere partijen In bovenstaand stappenplan is te zien wat de rol van de raad is in elke fase. Voor de aanwezigheid en opstelling van raadsleden bij de diverse participatiemomenten met de bevolking geldt het volgende: • Raadsleden zijn welkom bij openbare sessies, zoals bewonersbijeenkomsten (inloop of plenair), maar uitsluitend als toehoorder. Participatie impliceert dat het woord aan de burger is, daar past politiek bedrijven niet bij: het fnuikt het publieke debat en zal burgers en ondernemers allicht irriteren. Meepraten doen raadsleden in de raad en daar is in elke fase alle gelegenheid voor. De besluitvorming ligt immers telkens bij de raad. • Raadsleden zijn niet aanwezig bij besloten sessies, zoals de Reflectiegroep (ze krijgen wel de verslagen ervan mee, net als iedereen) Voor wethouders en de burgemeester gelden iets andere uitgangspunten: • Collegeleden zijn welkom bij openbare sessies, zoals bewonersbijeenkomsten (inloop of plenair) en kunnen bij aanvang of slot een bescheiden rol hebben (denk aan welkomstof dankwoord), maar beperken zich gedurende de rest van de bijeenkomst tot een bescheiden rol: wanneer nodig iets toelichten, maar liever vooral toehoren. Ook voor wethouders geldt dat er voor hen nog alle ruimte is voor politiek bedrijven, maar dan in het College en bij de raad.

• Collegeleden kunnen wel aanwezig zijn bij besloten sessies, zoals de Reflectiegroep – mits niet oververtegenwoordigd (max 2 wethouders) en relevant voor de onderwerpen. Wethouders kunnen zaken toelichten maar stellen zich bescheiden op, het woord is vooral aan de leden van de Reflectiegroep. Ambtenaren zijn aanwezig bij besloten sessies voor zover zij een actieve inbreng hebben (alleen luisteren is dus niet de bedoeling, hiervoor zijn de verslagen toereikend). Bij openbare sessies zijn ambtenaren zonder meer welkom, ook wanneer ze uitsluitend toehoorder zijn. In het algemeen geldt uiteraard dat ook ambtenaren zich bescheiden opstellen en het woord vooral aan burgers laten. Journalisten worden niet uitgenodigd voor besloten bijeenkomsten, wel voor elke openbare bijeenkomst.

Uitwerking in Communicatie- en Participatieplan Het Communicatie- en Participatieplan zal zoals gezegd de doelgroepen nader specificeren/inventariseren. Daarnaast wordt onder meer uitgewerkt:

Memo (7/7) • • • •

afstemming met eventuele andere participatietrajecten die reeds lopen, om participatiemoeheid en doublures te voorkomen; werving en informeren vooraf (extra aandacht voor jongeren en jongvolwassenen) en tussentijds (radiostiltes voorkomen); communicatiemiddelen en werkvormen voor participatie (zowel fysiek als online); terugkoppeling na doorlopen participatietraject van elke fase: zowel vóór als ná besluitvorming in de desbetreffende fase.