01 Bijlage 1 - PvE Raadzaal Medemblik

Bijlage 1 – Programma van Eisen Raadzaal

5. Raadzaal, fractiekamers, griffie Inleiding De inrichting van deze ruimten vereist bijzondere aandacht vanwege het specifieke karakter. De huidige inrichting en meubilair zijn net als de overige ruimten in het gemeentehuis aan een upgrade/modernisering toe. De raadzaal is immers een visitekaartje van de gemeente. De raadzaal dient multifunctioneel te zijn voor onder meer raads- en commissievergaderingen, cursussen, seminars, presentaties, als trouwzaal etc. Er moet worden gekomen tot een raadzaal met ruimte voor publiek en pers. Specifieke wensen hierbij zijn o.a. interruptiemicrofoons, stroompunten aan raadtafel, ringleiding, klimaatbeheersing, live stream. Zie hiervoor onderstaand overzicht. Bovendien moeten de raadzaal, fractiekamers en griffieruimte op de begane grond gesitueerd worden. De fractiekamers vragen om een eigen toegang tot het gemeentehuis. De griffie heeft voldoende ruimte nodig om haar taken naar behoren uit te kunnen voeren. De gemeenteraad(sleden) moet(en) makkelijk van en naar de verschillende ruimten kunnen gaan. De griffie moet tevens makkelijk benaderbaar zijn voor de raadsleden en organisatie. Veiligheid en privacy zijn belangrijke voorwaarden.

Programma van eisen Situering raadzaal, griffie en fractiekamers Om onderling contact te optimaliseren en het eventuele gasten zo gemakkelijk mogelijk te maken, liggen de bestuurszone en de ondersteunende ruimtes in elkaars nabijheid. Daarnaast is het nodig om een ‘werkcafe/communitycafe’ in dezelfde zone te positioneren, die na afloop van vergaderingen benut kan worden voor een informeel samenzijn. In zijn algemeenheid moeten de raadzaal, fractiekamers en griffie-ruimten buiten kantooruren toegankelijk te zijn voor raadsleden en eventuele gasten. Onder andere de beveiliging van de rest van het gebouw is hierbij een aandachtspunt dat verder moet worden uitgewerkt. In de nabijheid van de raadzaal dienen voldoende toiletruimten te zijn gesitueerd.

Er bevindt zich een koffiecorner/pantry in de nabijheid van de raadzaal/fractieruimten. Er worden kluisjes geplaatst waar raadsleden (ook) hun persoonlijke spullen in kunnen opbergen. Raadzaal De raadzaal moet minimaal voldoen aan de volgende eisen: • • • •

•

•

De raadzaal moet (in het pand) makkelijk vindbaar zijn en bevindt zich op de begane grond; De raadzaal is bij voorkeur aan buitenzijde van gemeentehuis gesitueerd; De raadzaal is toegankelijk voor personen met een handicap; De raadzaal heeft zowel een praktische als symbolische functie, aankleding en inrichting moeten daarom representatief zijn, de algemene uitstraling moet gemoderniseerd worden; De raadzaal moet voldoende daglicht hebben met een transparante uitstraling (open democratie), echter er dient rekening te worden gehouden met besloten vergaderingen; De raadzaal moet geluidsdicht zijn, mede in verband met besloten vergaderingen;

DOC-24-865617

Pagina 1 van 3

Bijlage 1 – Programma van Eisen Raadzaal •

• • • • • • • • • • •

• • •

De regelbare verlichting in de ruimte moet zodanig zijn dat geen weerspiegeling plaatsvindt in de devices die raadsleden gebruiken en in de aanwezige beeldschermen en niet storend zijn in de video-opnamen (aandacht voor situering camera’s); De raadzaal beschikt over voldoende beeldschermen waarop de vergadering (mede) te volgen is voor het aanwezige publiek en waar de vergaderstukken op getoond worden. De raadzaal is geschikt voor multifunctioneel gebruik (vergaderingen organisatie overdag, gebruik als trouwzaal); De raadzaal moet voorzien zijn van een klimaatbeheersing/geluidsarm luchtverversingssysteem; De raadzaal moet voorzien zijn van een goede akoestiek (tapijt en/of wandbekleding); De raadzaal moet zodanig worden ingericht dat het facilitair praktisch is; De raadzaal moet voorzien zijn van AV techniek die voldoet aan de standaard van deze tijd, met ringleiding voor slechthorenden; De raadzaal heeft minimaal 3 interruptiemicrofoons (aan/in nabijheid raadstafel) met katheder; Buiten raadstafel eigen tafel voor minimaal 4 wethouders; Buiten raadstafel eigen tafel voor pers (min 2); Buiten raadstafel eigen tafel voor AV regisseur/bode (optie); De tribune voor het aanwezige publiek heeft minimaal 40 plaatsen (op voldoende afstand van en met goed zicht op de raadstafel en beeldschermen), incl.

een aantal rolstoeltoegankelijke plaatsen; De tribune heeft, bij voorkeur, een eigen entree, zodat de vergadering niet gestoord wordt bij komend/vertrekkend publiek; De raadzaal moet (preventieve) beveiligingsmiddelen hebben als ook het deel waar de raadstafel staat; Er dient rekening gehouden te worden met ontruimingen, voldoende verkeersruimte, de route naar de interruptiemicrofoons, de camera opstelling en de ligging met betrekking tot het daglicht.

Raadstafel en overige De raadstafel moet minimaal voldoen aan de volgende eisen: •

• • •

• •

De raadstafel heeft een open vorm (cirkel of ellips en geen opstelling in rijen), met als voorwaarde dat alle raadsleden en de voorzitter, elkaar kunnen zien in een directe lijn / met goede zichtlijnen; De raadstafel heeft werkplekken voor minimaal 29 raadsleden en is eenvoudig uit te breiden; De werkplekken voor de voorzitter en griffier staan los van de raadstafel (zijn echter wel onderdeel van de cirkel/ellips); Alle werkplekken aan de raadstafel hebben voldoende ruimte voor notuleren, bescheiden weg te leggen en het gebruik van een of meerdere devices (laptop/ iPad) en zijn dus voorzien van een stroompunt; Minimaal twee werkplekken zijn in hoogte verstelbaar in het kader van inclusiviteit en toegankelijkheid; De stoelen moeten functioneel en comfortabel zijn.

Fractiekamers De fractiekamers vragen om een eigen toegang tot het gebouw en bevinden zich op de begane grond. Overdag worden deze ruimten gebruikt als vergaderruimten voor de organisatie. De fractiekamers moeten gesitueerd zijn in de nabijheid van de raadzaal en bij voorkeur ook nabij de griffie. Het aantal ruimten dient – zo veel als mogelijk – te worden afgestemd om het aantal en omvang van de fracties, zijnde: - 8 ruimten voor plm 6-8 personen.

DOC-24-865617

Pagina 2 van 3

Bijlage 1 – Programma van Eisen Raadzaal

De inrichting is flexibel, functioneel en doelmatig. Griffieruimten De raad wil een goede toegankelijkheid van zijn griffie. De griffieruimten (kamer griffier en kamer griffie) dienen zich in hetzelfde (deel van het) gebouw te bevinden als de raadzaal.

DOC-24-865617

Pagina 3 van 3