00A Bijlage 1 bij Bespreeknotitie Brief van auditcommissie aan de raad d.d. 23 juni 2021

Uw kenmerk

Raad

Uw brief van

Postbus 45 1687 ZG WOGNUM

Onderwerp

Zaaknummer

Z-21-144415

Documentnummer

DOC-21-408172

Bijlage(n)

0

Telefoonnummer

0229 856000

Verzonden

23 juni 2021

Brief van auditcommissie aan de raad

Geachte raad, In tegenstelling tot andere jaren, informeert de auditcommissie van de gemeente Medemblik u dit jaar op een andere manier over de gehouden controle. U krijgt naast ons advies over de jaarstukken en het accountantsverslag over het jaar 2020 tevens deze brief aangeboden. De reden van deze andere manier van informeren ligt in het feit dat de auditcommissie de afgelopen jaren heeft moeten constateren dat haar adviezen aan de raad en daarna door de raad aan het college niet of niet volledig werden uitgevoerd. De raad werd niet altijd (volledig) geïnformeerd en veel werd negatief afgedaan omdat het college andere prioriteiten stelde naast het ontbreken van geld en personeel. Bijlage A geeft een overzicht van 7 eerder gegeven aandachtspunten die tot op heden niet of onvoldoende zijn opgelost. Naar aanleiding van de vergadering van 15 juni jl., waarin de auditcommissie de jaarrekening, het jaarverslag (tezamen: de jaarstukken 2020) en het accountantsverslag 2020 besproken heeft met de accountant en de portefeuillehouder, is aanvullend op de in bijlage A genoemde 7 aandachtspunten 1 nieuwe aandachtspunt geformuleerd (zie onderstaand). Aandachtpunt 8, Strategisch grondbeleid De jaarrekening sluit bijna op 0 maar er zijn grote uitschieters bij het sociaal domein ca. 1 miljoen tekort en bij grondexploitatie een overschot van ca. 1 miljoen.

Vraag die overblijft: “is er een strategisch grondbeleid dat ervoor zorgt dat de inkomsten van het grondbedrijf een positieve bijdrage leveren aan de exploitatie?”. Advies 8 De auditcommissie adviseert de raad het college een notitie grondbeleid op te laten stellen waar de strategische keuzes worden opgenomen.

*ZB25B303F4A*

Postbus 45, 1687 ZG Wognum / telefoon (0229) 85 60 00 / fax (0229) 85 69 99/ info@medemblik.nl / www.medemblik.nl

Gemeente Medemblik

De auditcommissie constateert dat diverse dossiers reeds jarenlang worden meegesleept en niet naar genoegen worden opgelost. Er is onduidelijkheid over voortgang van verbeteringen en opgedragen deadlines worden overschreden. De auditcommissie vraagt zich af wat de gemeenteraad hiervan vindt? Is de gemeenteraad tevreden over de voortgang in de desbetreffende dossiers? Of is de gemeenteraad het eens met de auditcommissie dat het college hierin meer vaart moet zetten en de gemeenteraad (en auditcommissie) over deze onderwerpen actiever moet informeren? Wij vernemen graag het standpunt van de gemeenteraad en adviseren u het college hiervoor ter verantwoording te roepen. Met vriendelijke groet, Drs. C. Nederhoff Voorzitter auditcommissie Leden auditcommissie: A.M. Wakelkamp

S. Visser

J. Visser

R.A. Paarlberg

bijlage A: Een overzicht van zeven eerder gegeven aandachtpunten: Aandachtpunt 1, artikel 213a In de Gemeentewet is opgenomen artikel 213a )*. De gemeente Medemblik heeft een verordening uitvoeren. In de verordening over de taken van de Auditcommissie staat o.a. dat deze commissie onderzoeken van het College (artikel 213a) en onderzoeken van de Rekenkamercommissie moet afstemmen. Al enige jaren heeft het College geen onderzoeken gedaan. De Auditcommissie is van mening dat het College de verordening moet toepassen en jaarlijks onderzoeken dient te doen conform artikel 213a. Het College heeft uitsluitend via een toezeggingslijst de Raad geïnformeerd. Onderzoeken volgens artikel 213a van de Gemeentewet zijn een verplichting voor het College binnen een eigen verordening. Het College gaat hier zichtbaar de fout in. Advies 1 De Auditcommissie adviseert de Raad het College op te dragen de verplichte periodieke onderzoeken uit te voeren conform de verordening en artikel 213a. Het College dient de verordening tot te passen of met een voorstel komen om de verordening aan te passen. De onderzoeken over het jaar 2021 dient het College dan vóór 1 april 2022 af te ronden en in handen van de Raad stellen.

Aandachtspunt 2, Corona De financiële gevolgen van de Corona-uitbraak vragen de nodige aandacht van het College maar welke rol wil de Raad invullen? Tot nu toe is alleen een voorstel om geld ter beschikbaar te stellen van het College gekomen. De uitvoering van de opdracht om de Raad actiever en vooraf te informeren over de impact van de Corona crises ontbreekt. In maart 2021 is een tijdelijke Corona regisseur aangesteld. Advies 2 De opdracht van de Raad aan het College om actiever en vooraf te informeren is niet of onvoldoende gedaan. De Auditcommissie adviseert de Raad het College opdracht te geven om de Raad maandelijks te informeren over de voortgang en de voornemens zodat de Raad grip krijgt op dit onderwerp. Aandachtspunt 3, Toekomstvisie In het jaarverslag 2019 en ook in die van 2020 ontbreekt het onderwerp visie. Wij adviseerden bij de jaarstukken 2019 het College op te dragen een toekomstvisie op te stellen inclusief een stappenplan. Advies 3 Het College heeft niets zichtbaars gedaan. Het College stelt: “er is geen geld beschikbaar gesteld bij de begroting”. Het hebben van een toekomstvisie is toch een basistaak van een gemeentelijke

*ZB2650B20CF*

Postbus 45, 1687 ZG Wognum / telefoon (0229) 85 60 00 / fax (0229) 85 69 99/ info@medemblik.nl / www.medemblik.nl

over dit onderwerp waarin o.a. is opgenomen hoeveel onderzoeken het College periodiek moet

overheid? De Auditcommissie adviseert de Raad over het onderwerp toekomstvisie de regie te nemen. Immers “kaders stellen” is een primaire taak van de Gemeenteraad! Aandachtspunt 4, Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is een nieuwe taak voor het College (invoer 2021 of 2022). Hoe deze taak wordt ingevuld bepaalt de Raad. De accountant heeft in het vorige controlerapport een drietal varianten toegelicht. Advies 4 De Auditcommissie adviseert de Raad de ambitie-variant scenario 2 gefaseerd toe te passen waarbij het invullen van de functie van Controller een belangrijk onderdeel is.)** Het al dan niet invullen van de functie van Controller is geen onderdeel van de “bedrijfsvoering” maar een ondersteuning voor de Raad bij de controle op de rechtmatigheidsverantwoording. Aandachtspunt 5, Sociaal Domein Het Sociaal Domein vraagt veel aandacht, op 18 februari 2021 is een stuk over grip op het Sociaal Domein door de Raad vastgesteld, dat is bijna een jaar na het advies van de accountant en de Auditcommissie! De effecten van deze notitie zijn nog niet zichtbaar. Advies 5 Het College te vragen periodiek een overzicht te geven van monitoring en bijsturing om de uitgaven van het Sociaal Domein te verbeteren. Daarnaast het College op te dragen voor 1 september 2021een overzicht te sturen van de effecten van de Arbitragecommissie WMO Jeugd.

Aandachtspunt 6, De drie I’s Vorig jaar adviseerde de Auditcommissie de Raad om het College op te dragen te zorgen dat de drie I’s (ICT, Interne Controle en Inkoop) voor 1 juli 2021 volledig op orde zouden zijn. Dat is niet gebeurd Immers deze dossiers zijn al een aantal jaren niet op orde. Er zijn wel stapjes gezet in de goede richting. Het College informeert de Raad over de actiepunten die zijn gedaan. Maar het is nog lang niet af. Advies 6 De Auditcommissie adviseert de Raad opdracht te geven aan het College om te komen tot een planning om deze dossiers binnen 6 maanden op orde te hebben. Aandachtspunt 7, voorbereiding Rechtmatigheidsverantwoording De wethouder heeft in de vergadering van de Auditcommissie van 27 januari 2021 toegezegd dat hij zal nagaan waar de organisatie nu staat met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording en/of er een stappenplan is. De Auditcommissie heeft nog geen antwoord mogen ontvangen Advies 7 De Auditcommissie adviseert de Raad dit dossier ter hand te nemen en het College opdracht te geven deze voorbereidingen op tijd af te ronden bij voorkeur vóór 1 januari 2022.