00 Raadsvoorstel Machtigingsbesluit informatieverstrekking onder geheimhouding gemeente Medemblik

Raadsvergadering d.d.15 februari 2024 Zaaknummer

Z-23-476890

Documentnummer

DOC-23-756193

Onderwerp

Machtigingsbesluit informatieverstrekking onder geheimhouding gemeente Medemblik

Agendapunt Portefeuillehouder(s)

Michiel Pijl

Besluit De raad van de gemeente Medemblik, gelezen het bijbehorend voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Medemblik d.d. 16 januari 2024; gelet op de artikelen 87, 88 tweede lid en 88 zesde lid Gemeentewet waarin staat dat de gemeenteraad regels kan stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie en die tevens aan de gemeenteraad is verstrekt. Overwegende dat de gemeenteraad regels kan stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie en die tevens aan de gemeenteraad is verstrekt;

besluit Machtigingsbesluit informatieverstrekking onder geheimhouding gemeente Medemblik vast te stellen

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Medemblik, gehouden op 15 februari 2024.

De griffier,

De voorzitter,

*ZB8988223E1*

Voorstel van het college d.d. 16 januari 2024 Ter besluitvorming Onderwerp Machtigingsbesluit informatieverstrekking onder geheimhouding gemeente Medemblik

Aanleiding Op 1 april 2023 is aan titel II van de Gemeentewet hoofdstuk Va, getiteld Geheimhouding toegevoegd. In dit hoofdstuk, in samenhang met artikel 23, vierde lid Gemeentewet, zijn alle regels opgenomen over het door het college, de burgemeester, de gemeenteraad en de commissies opleggen en opheffen van geheimhouding ten aanzien van daarvoor in aanmerking komende informatie. In dit hoofdstuk is onder andere geregeld dat de gemeenteraad bepaalt wie kennis mag nemen van geheime informatie, vanaf het moment dat een bestuursorgaan deze geheime informatie naar de gemeenteraad heeft gestuurd. Deze regeling kan tot onbedoeld effect hebben dat het college of de burgemeester niet adequaat kan reageren op situaties betreffende de dagelijkse gang van zaken, waardoor de gemeente kansen mist of externe partijen worden benadeeld. De minister van BZK heeft in de Circulaire - toelichting wijzigingen omtrent geheimhouding in de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (staatsblad 2023, 444) een toelichting gegeven op hoofdstuk Va van de Gemeentewet. De minister gaat in de circulaire ook in op de regels waarmee de gemeenteraad het aan het college alsnog mogelijk kan maken om eigen geheime informatie te verstrekken aan anderen.

Concreet stelt de minister dat deze regels gegoten kunnen worden in "een algemene of specifieke machtiging van de gemeenteraad waarbij de gemeenteraad vastlegt in welke gevallen bijvoorbeeld het college geheime informatie ook nog met anderen kan delen nadat deze informatie aan de gemeenteraad is verstrekt en onder welke voorwaarden dit dient te gebeuren." De gemeenteraad wordt daarom voorgesteld om boven vermelde onbedoelde effect te voorkomen door het vaststellen van een machtigingsbesluit. Met dit machtigingsbesluit wordt duidelijk welke bevoegdheden en werkwijze er rondom het verstrekken van geheime informatie zijn, met betrekking tot de dagelijkse gang van zaken van het college.

Voorstel 1. In te stemmen met het Machtigingsbesluit informatieverstrekking onder geheimhouding gemeente Medemblik.

Beoogd resultaat Voorkomen dat het college en/of de burgemeester niet adequaat kan handelen in aangelegenheden betreffende de dagelijkse gang van zaken door geheimhouding op informatie die onder de verantwoording van de gemeenteraad valt.

Argumenten 1.1 In te stemmen met het Machtigingsbesluit informatieverstrekking onder geheimhouding gemeente Medemblik Vanaf het moment dat het college en/of de burgemeester informatie onder geheimhouding deelt met de gemeenteraad, kan het college en/of de burgemeester deze informatie niet meer met anderen, buiten de kring van de eigen gemeentelijke bestuursorganen, delen zonder toestemming van de gemeenteraad. Dit kan een belemmering zijn voor uitvoering van handelingen in het kader van het dagelijks bestuur door het college en/of de burgemeester. Hierdoor kan de gemeente kansen missen of externe partijen benadelen. Een voorbeeld hiervan is het verkopen van grond door de gemeente met als doel woningbouw te realiseren. Het college zal in een zo vroeg mogelijk stadium de gemeenteraad willen informeren door de informatie onder geheimhouding naar de gemeenteraad te sturen. Zodra het college de informatie onder geheimhouding heeft gedeeld, kan het college deze informatie niet meer delen met belangstellende voor de verkoop van de grond, zonder toestemming van de gemeenteraad. De tijd die noodzakelijk is om toestemming van de gemeenteraad te verkrijgen neemt dusdanig veel tijd in beslag, dat het college hierdoor niet adequaat kan handelen bij de verkoop van de grond en het bereiken van de daarbij behorende doelen.

Dit is bijvoorbeeld ook het geval bij aanbestedingen of het afsluiten van een overeenkomst waarvoor meerdere aanbieders in aanmerking komen (bijvoorbeeld vervanging meubilair in het gemeentehuis). Om zich partij te kunnen stellen bij een aanbesteding of overeenkomst moet informatie door het college worden gedeeld met deze partijen. Als een partij zich meldt nadat de informatie onder geheimhouding is gedeeld met de gemeenteraad, kan het college deze informatie niet zonder toestemming van de gemeenteraad met de partij delen. Om te voorkomen dat de gemeente of externe partijen door een degelijke situatie worden benadeeld, wordt voorgesteld om het college en/of de burgemeester te machtigen om de informatie met betrekking tot de dagelijkse gang van zaken die onder geheimhouding is verstrekt aan de gemeenteraad alsnog, onder geheimhouding, direct aan anderen buiten de kring van de eigen gemeentelijke bestuursorganen te kunnen verstrekken. Deze wijze van machtigen wordt in meerdere gemeenten al toegepast.

Kanttekeningen 1.1 Informatie waarop geheimhouding ligt en die onder het beheer van de gemeenteraad valt, kan met anderen worden gedeeld zonder dat de gemeenteraad hiervan op de hoogte is.

Financiën n.v.t.

Uitvoering/evaluatie n.v.t.

Communicatie n.v.t.

Bijlagen  

DOC-23-770171 Machtigingsbesluit informatieverstrekking onder geheimhouding gemeente Medemblik DOC -23-771103 Circulaire - toelichting wijzigingen omtrent geheimhouding in de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur, staatsblad 2023, 444)

Commissie d.d.