00 DOC-24-787420 - Raadsvoorstel - Aanpassing regels begrotingsrechtmatigheid

Raadsvergadering d.d.4 april 2024 Zaaknummer

Z-24-490382

Documentnummer

DOC-24-787420

Onderwerp

Aanpassing financiële verordening n.a.v. regels begrotingsrechtmatigheid

Agendapunt Portefeuillehouder(s)

Harry Nederpelt

Besluit De raad van de gemeente Medemblik, gelezen het bijbehorend voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Medemblik d.d.5 maart 2024; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet: Overwegende dat aanvullende afspraken nodig zijn voor wat betreft de begrotingsrechtmatigheid ;

besluit 1.

In te stemmen met de wijzigingen in de financiële verordening.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Medemblik, gehouden op 4 april 2024 De griffier,

De voorzitter,

Documentnummer: REFNUMBER

1 van 3

Voorstel van het college d.d.5 maart 2024 Ter besluitvorming Onderwerp Aanpassing financiële verordening n.a.v. regels begrotingsrechtmatigheid.

Aanleiding In de zomer van 2022 hebben we u geïnformeerd over de wijzigingen in de rechtmatigheidsverantwoording (DOC- 22-550479). Ook heeft uw raad in oktober van 2022 de financiële verordening (DOC-22-560950) en de controleverordening (DOC-22-560957) vastgesteld. In de financiële verordening zijn onder meer afspraken gemaakt tussen raad en college over hoe om te gaan met afwijkingen ten opzichte van de begroting. Bijvoorbeeld wanneer afwijkingen van de begroting gemeld dienen te worden. Voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt de begrotingsrechtmatigheid getoetst. In de verordeningen is opgenomen dat overschrijding van de budgetten tijdig gemeld dient te worden. Ook is geregeld wat onder tijdig wordt verstaan en welke afwijkingen toegestaan zijn (en dus rechtmatig) als deze niet tijdig gemeld konden worden. (Financiële verordening gemeente Medemblik 2023, art. 5 lid 4). Naast de verordeningen zijn we bij het beoordelen van de rechtmatigheid ook gebonden aan de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Deze is in november 2023, dus gedurende het boekjaar, gewijzigd. De voornaamste wijziging is die van de begrotingsrechtmatigheid. Wat nieuw is, is dat ook onderschrijding van de lasten en/of overschrijding van de baten als onrechtmatig aangemerkt kunnen worden. Dit staat niet zo expliciet opgenomen in onze financiële verordening.

Melding bij de jaarrekening van dergelijke afwijkingen was binnen onze gemeente altijd de norm en leidde niet tot begrotingsonrechtmatigheden. Het is daarom nodig om de financiële verordening hierop aan te passen. Daarvoor ligt dit voorstel voor. Het is mogelijk dat op basis van de ervaringen van de eerste rechtmatigheidsverantwoording over 2023 er nog meer aanpassingen nodig zijn. Indien dat het geval is, komen wij in het derde kwartaal 2024 wederom met een voorstel voor een aangepaste verordening.

Voorstel 1.

In te stemmen met de wijzigingen in de financiële verordening.

Beoogd resultaat Met het aannemen van dit voorstel, hebben we afspraken gemaakt over tijdige melding van begrotingsafwijkingen voor het boekjaar 2023.

Argumenten 1.1 1.2

Deze werkwijze is zoals we dit de afgelopen jaren ook in onze gemeente hanteerden. Door de aanpassing in de kadernota rechtmatigheid, moeten we dit nu echter expliciet maken voor onderschrijding van lasten en overschrijding van baten. Met het nemen van dit besluit kunnen we voorkomen dat afwijkingen onbedoeld als onrechtmatigheid worden beschouwd.

Kanttekeningen Indien dit voorstel niet wordt aangenomen, lopen we het risico dat het college bij de opstelling de rechtmatigheidsverantwoording strengere regels toepast dan de raad mogelijk wil. De gevonden afwijkingen hebben dan een effect op de totale omvang van onrechtmatigheden.

Financiën Zie hiervoor de kanttekeningen. Indien het melden van de afwijkingen niet als tijdig wordt beschouwd, dan hebben ze een direct effect op de rechtmatigheidsverantwoording.

Uitvoering/evaluatie Het college geeft als onderdeel van de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording af. En hanteert hierbij een rapportagegrens van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves (over 2023 ongeveer € 1.250.000) ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. In de bedrijfsvoeringsparagraaf geeft het college een toelichting op afwijkingen boven de rapportagegrens die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. Tevens welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Communicatie Er is na dit besluit geen specifieke externe communicatie nodig. Wel delen we het besluit met de externe accountant, zodat hij dit mee kan nemen in hun beoordeling.

Bijlagen Informatienota Invoering rechtmatigheidsverklaring– (DOC-22-550479) Financiële verordening - (DOC-24-804110) Controleverordening - (DOC-22-560957) Was-wordt lijst financiële verordening 2023 – (DOC-24-804112)

Commissie d.d. 21 maart 2024