00 DOC-21-364951 - Raadsvoorstel Vrijgeven gereserveerde middelen organisatie

RAADSVERGADERING d.d. Zaaknummer

Z-21-137965

Voorstelnummer

DOC-21-364951

Onderwerp

Vrijgeven gereserveerde middelen organisatie

Agendapunt Portefeuillehouder(s)

Frank Streng

Afdelingshoofd(en)

Piet Wijdenes

Besluit De raad van de gemeente Medemblik, gelezen het bijbehorend voorstel van het College van burgemeester en wethouders van Medemblik d.d. 16 maart 2021; gelet op onze wettelijke plichten en taken als gemeente; en overwegende dat raad, college en organisatie willen bijdragen aan een financieel gezonde gemeente Medemblik en overwegende dat onze wettelijke plichten en taken (medebewind) onder druk staan;

besluit 1. 2.

Samen op te trekken op weg naar een financieel gezonde gemeente Medemblik. Kennis te nemen van de opbouw van het takenpakket van een gemeente (bijlage 1).

3. 4.

Kennis te nemen van de nadere onderbouwing van de staat van de organisatie (bijlage 2). Kennis te nemen van bereikte resultaten “basis op orde” en organisatieontwikkeling (bijlage 3). Kennis te nemen van de strategie en aanpak van de organisatieontwikkeling (bijlage 4). Kennis te nemen van de keuzes op functieniveau die wij voorstaan om in te vullen met de in de begroting 2021-2024 gereserveerde middelen t.b.v. de organisatie (bijlage 5). De gereserveerde middelen voor de organisatie in de begroting 2021-2024 vrij te geven.

5. 6. 7.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Medemblik, gehouden op . De griffier,

De voorzitter,

Documentnummer: DOC-21-364951

1 van 5

Ter besluitvorming Onderwerp Vrijgeven gereserveerde middelen organisatie.

Aanleiding Bij de behandeling van de programmabegroting 2021 en meerjarenraming 2022-2024 op 19 november 2020 stemde u in met het amendement ‘Organisatieontwikkeling en investering in gemeentehuis’. In het amendement staat: “Voordat de geraamde bedragen voor 2021 t/m 2024 worden vrijgegeven, legt het college raadsvoorstellen voor, waarin onderbouwd wordt waar de gereserveerde middelen voor benodigd zijn. De middelen kunnen pas worden ingezet als de raad hiermee heeft ingestemd. In dit voorstel, inclusief de bijlagen, geven wij een nadere onderbouwing voor aanwending van de gereserveerde middelen voor de organisatie. Dit in het besef dat wij voor een uitdagende opgave staan en een financieel integrale afweging moeten maken. In bijlage 1 laten wij zien hoe wij het takenpakket van een gemeente is opgebouwd. Deze hoofdindeling gebruiken we bij een verdere uitwerking van de staat van de organisatie die u aantreft in bijlage 2. Daarin brengen we nogmaals het risicoprofiel voor de gemeente Medemblik onder de aandacht. Ruim twee jaar geleden hebben college en organisatie de weg ingezet om de basis op orde te krijgen en te ontwikkelen naar een toekomstgerichte organisatie. In bijlage 3 delen wij de behaalde resultaten tot nu toe. In bijlage 4 gaan we in op de strategie voor de nu voorliggende ontwikkelstap. In bijlage 5 laten we zien hoe we dat vertalen tot op functieniveau.

Wij plaatsen deze uitbreiding in een bredere context van de ontwikkelstappen die wij zetten. U ontvangt separaat een raadsvoorstel voor het vrijgeven van de gereserveerde middelen voor huisvesting.

Voorstel 1. 2. 3. 4.

Samen op te trekken op weg naar een financieel gezonde gemeente Medemblik. Kennis te nemen van de opbouw van het takenpakket van een gemeente (bijlage 1). Kennis te nemen van de nadere onderbouwing van de staat van de organisatie (bijlage 2). Kennis te nemen van bereikte resultaten “basis op orde” en organisatieontwikkeling (bijlage 3). 5. Kennis te nemen van de strategie en aanpak van de organisatieontwikkeling (bijlage 4). 6. Kennis te nemen van de keuzes op functieniveau die wij voorstaan om in te vullen met de in de begroting 2021-2024 gereserveerde middelen t.b.v. de organisatie (bijlage 5). 7. De gereserveerde middelen voor de organisatie in de begroting 2021-2024 vrij te geven.

Beoogd resultaat Het resultaat dat we beogen met dit raadsvoorstel is een volgende stap zetten op weg naar een financieel gezonde gemeente en een gemeente die haar wettelijke plichten, taken en ambities voor de samenleving van Medemblik kan uitvoeren.

Documentnummer: DOC-21-364951

2 van 5

Argumenten 1.1. De raad, het college, de griffie en de organisatie vormen samen één geheel, de gemeente, en dienen samen het algemeen belang. Er is sprake van wederzijdse afhankelijkheid. De raad heeft het college en de organisatie nodig om de wettelijke plichten en taken, doelstellingen en ambities te realiseren. De raad stelt de ruimte en de middelen beschikbaar (budgetrecht) om dat werk op een passende manier te kunnen doen. Als één van de delen niet goed functioneert, functioneert het geheel niet goed. Het college gaat graag met de raad in gesprek over hoe wij samen (op lange termijn) ambities en beschikbare middelen in balans brengen. 2.1. Als gemeente staan we als eerste opgesteld voor wettelijke plichten, wettelijke taken (medebewind) en de continue ontwikkeling daarvan. Daarna is er ruimte voor ambitie (autonomie) In bijlage 1 geven we een beeld van het takenpakket van de gemeente en de opbouw daarin. 3.1. De basis is niet op orde en het toekomstgericht ontwikkelen stagneert. De huidige gemeente Medemblik is ontstaan na twee fusies. Snel daarna volgden perioden van forse bezuinigingen die ook werden doorgevoerd naar en in de organisatie. Vanuit de decentralisaties, en ook daarna, zijn meerdere, omvangrijke en complexe taken overgeheveld naar de gemeenten. Tijd en middelen stonden en staan niet altijd in verhouding tot de overgedragen taak en verantwoordelijkheid.

Ruim twee jaar geleden is de directie in de nieuwe samenstelling aan de slag gegaan met de organisatie en de ontwikkeling daarvan. In bijlage 2 geven wij een verdieping op de staat van de organisatie en de risico’s. Verdeeld naar de verschillende taakniveaus laten we zien waar we nog niet op orde zijn. Samen herkennen en erkennen waar we werkelijk staan is het beginpunt op weg naar een financieel gezonde gemeente. 4.1. Er is ondertussen veel werk verzet en meerdere verbeterslagen zijn doorgevoerd. In bijlage 3 geven wij een (niet uitputtend) beeld op de stappen die al zijn gezet en de resultaten die ondertussen zijn behaald. 5.1. Een gezamenlijke strategie en aanpak is nodig om samen het gewenste resultaat te behalen. Omdat niet alle noodzakelijke middelen in de begroting zijn opgenomen moeten we keuzes maken. Binnen het eerder geschetste beeld van onze organisatie zetten wij in op:  Gerichte aanpak aandachtsgebieden Sociaal Domein en Domein Ruimte  Gericht verbeteren van het bestuurlijke proces  Gericht verbeteren op wettelijke plichten en taken  Randvoorwaarden invullen voor toekomstgericht ontwikkelen organisatie In bijlage 4 delen geven wij een nadere onderbouwing voor onze strategie en aanpak. 6.1. We vertaalden onze strategie naar nieuw te werven functies. In bijlage 5 werkten wij onze strategiekeuzes verder uit en vindt u een vertaling naar nieuw te werven functies.

We investeren niet alleen in functies op de werkvloer maar juist ook in strategie, management en ondersteuning. De vraagstukken en nieuwe ontwikkelingen kunnen niet alleen op de werkvloer worden opgelost. ‘Dweilen heeft alleen zin als ook gewerkt wordt aan het dichter draaien van de kraan.’ Door de gemixte inzet van nieuwe mensen/functies zetten we volgende stappen in het inlopen van achterstanden, het verbeteren van onze dienstverlening en voorkomen van het

Documentnummer: DOC-21-364951

3 van 5

steeds opnieuw ontstaan van achterstanden. Daarmee is investeren in strategie, management en ondersteuning ook indirect investeren in een gezond werkklimaat op de werkvloer. 2.2., 3.2., 4.2., 5.2., 6.2. De raad, het college, de griffie en de organisatie hebben verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden. Binnen het duale stelsel stelt de gemeenteraad als hoogste orgaan, de grote lijnen van het beleid en daarmee de kaders voor de uitvoering door het college vast. De griffie geeft ondersteuning aan de raad en de (raads)commissies. Het college heeft de dagelijkse leiding over de gemeente, bestuurt binnen de gestelde kaders en communiceert tijdig met de raad als de gestelde kaders tijdens de uitvoering niet haalbaar blijken te zijn. De ambtelijke organisatie voert uit. De raad beoordeelt (controleert) of het college binnen de kaders heeft gehandeld en op grond daarvan tot het juiste voorstel/besluit is gekomen. Bij zowel de kaderstellende rol als de uitvoerende rol hoort het scheppen van randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden zijn nodig om de opdrachten ook daadwerkelijk binnen de kaders uit te kunnen voeren. Met bijlagen 1 t/m 5 voorzien wij u van relevante (achtergrond)informatie zodat u, als raad, uw rol in het scheppen van randvoorwaarden passend kunt invullen. 7.1 Wij zetten met dit besluit een volgende stap op weg een naar duurzaam (financieel) gezonde gemeente.

De gereserveerde middelen zijn noodzakelijk om de basis verder op orde te krijgen en de volgende stap in onze ontwikkeling te zetten.

Kanttekeningen 6.1. De Ondernemingsraad heeft adviesrecht De Ondernemingsraad is betrokken bij het proces en geïnformeerd over het voorstel. De voorgestelde invulling van de functies heeft consequenties voor de organisatiestructuur. De Ondernemingsraad heeft hierop adviesrecht. Daarmee is de invulling van de functies onder voorbehoud van advisering Ondernemingsraad. 7.1. Met dit voorstel komt een deel van de benodigde financiële middelen voor de organisatie vrij. In de begroting is aangegeven dat een aantal noodzakelijke investeringen in de organisatie en de huisvesting niet is opgenomen. Hiermee accepteren college en raad dat het langer duurt voordat de organisatie in balans komt en de genoemde risico’s langer aanhouden. Daarmee duurt het dus ook langer voordat de gemeente als geheel weer gezond in balans komt.

Financiën Vrijgave van de volgende gereserveerde middelen voor de organisatie in de begroting 2021-2024. 2021 897.500

2022 751.000

2023 1.011.000

2024 876.000

Uitvoering/evaluatie Organisatie geeft in lijn met dit raadsvoorstel uitvoering aan het genomen besluit.

Communicatie Interne communicatie richting medewerkers.

Documentnummer: DOC-21-364951

4 van 5

Bijlagen Bijlage 1. Wat een gemeente doet (DOC-21-364953) Bijlage 2. Zorg en aandachtspunten organisatie (DOC-21-364954) Bijlage 3. Bereikte resultaten (DOC-21-364956) Bijlage 4. Strategie en aanpak (DOC-21-364958) Bijlage 5. Vertaling naar functies (DOC-21-364959)

Raadscommissie d.d.

Documentnummer: DOC-21-364951

5 van 5