00 DOC-21-354603 - Bespreeknotitie 10-punten brief fractievoorzitters BAMM/CU/D66/GroenLinks/PW2010/PWF

BESPREEKNOTITIE COMMISSIE

Registratienummer Aan Van Datum Onderwerp Agendapunt

De Commissieleden College B&W 10-punten brief fractievoorzitters BAMM/CU/D66/GroenLinks/PW2010/PWF

Ter discussie Onderwerp Vervolg op de 10-punten brief

Probleembeschrijving Inleiding/probleemstelling Op 20 mei 2020 ontvingen wij een brief (hierna aangeduid als ‘de brief’) van de fractievoorzitters van BAMM, CU, D66, GroenLinks, PW2010 en PWF . Deze brief is nadien besproken in een overleg tussen college en de stellers en ook in het presidium. De fractievoorzitters geven in de brief aan de hand van tien aandachtspunten een onderbouwing voor de ongebruikelijke stap om een brief aan het college te richten. Deze stap is, zoals in de brief is geschreven, ingegeven door de waargenomen situatie waarin raadsleden hun werk moeten doen. In het presidium is aan het college gevraagd een bespreeknotitie op te stellen naar aanleiding van deze brief. De rollen Voor het invullen van de verschillende rollen in de gemeente staan wij, vanuit onze taken en verantwoordelijkheden, samen (raad, college en organisatie) opgesteld. Samenwerking van raad, college en organisatie is daarbij de sleutel. Onderdeel van deze bespreeknotitie is dan ook de vraag wat wij hier samen voor gaan doen. Verderop in deze notitie gaan wij in op de bespreekpunten zoals die uit de brief volgen. Voordat wij dat doen geven wij kort de rolverdeling tussen gemeenteraad en college weer zoals die sinds de invoering van het duale stelsel geldt.

Binnen het duale stelsel stelt de gemeenteraad als hoogste orgaan, de grote lijnen van het beleid en daarmee de kaders voor de uitvoering door het college vast. Het college heeft de dagelijkse leiding over de gemeente, bestuurt binnen de gestelde kaders en communiceert tijdig met de raad als de gestelde kaders tijdens de uitvoering niet haalbaar blijken te zijn. De raad beoordeelt (controleert) of het college binnen de kaders heeft gehandeld en op grond daarvan tot het juiste voorstel/besluit is gekomen. Bij zowel de kaderstellende rol als de uitvoerende rol hoort het scheppen van randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden zijn nodig om de opdracht, die besloten ligt in de kaderstelling, ook daadwerkelijk binnen de kaders uit te kunnen voeren. 1

De onderwerpen uit de brief: Hoe hebben wij de onderwerpen van de brief in deze bespreeknotitie verwerkt? De punten 1, 2, 3, 4, 6 en 10 hebben wij van een inhoudelijke reactie voorzien. De punten 7, 8 en 9 zien wij als politiek en als mogelijk onderwerp om in de commissie te bespreken. Punt 5 zien wij als een cruciaal punt waarover wij graag het gesprek met de commissie aangaan. 1. Betrouwbaarheid Bestuurlijke Termijn Agenda (BTA) Op basis van de BTA stelt het presidium de agenda voor de eerstkomende raadscyclus vast. Daarnaast is de BTA de basis waarop het presidium kan aangeven of voor een onderwerp participatie en/of kaderstelling gewenst is. Het verplaatsen van onderwerpen (doorschuiven; afvoeren; toevoegen) op de BTA is onderwerp van gesprek evenals de verdeling van onderwerpen over de cycli. Reactie: Wij zien een toenemende complexiteit van onderwerpen en een beperkte capaciteit in de organisatie. Dit leidt er toe dat wij in een aantal gevallen de planning bij moeten stellen. Daarnaast zijn raadsvoorstellen vaak het product van samenwerking met derden/participatie. Ook dat speelt een belangrijke rol bij de realisatie van de planning van de raadsvoorstellen. Wij zien daarom de BTA als een sturingsinstrument dat, mede vanwege de vanwege de verschillende bepalende factoren, niet ‘in beton’ is gegoten. 2.

Late levering raadsvoorstellen Voor een goede voorbereiding is tijdige toezending van raadsvoorstellen en bijlagen noodzakelijk. Reactie: Voor het college is het evident, wij sturen hier ook nadrukkelijk op, dat het voor alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces van belang is dat wij afgesproken tijdslijnen naleven. Het college realiseert zich dat te late verzending, hoewel dit de uitzonderingen betreft, ongewenst is. 3. Uitvoering toezeggingen en moties Het duurt soms (jaren)lang voor het college toezeggingen en moties die op de –langer wordendelijst staan, ter hand neemt. Het komt ook voor dat onderwerpen meermaals doorschuiven. Reactie: Het college voelt een nadrukkelijke verantwoordelijkheid om deze lijst zo kort mogelijk te houden. Het niet of laat uitvoeren van moties hangt samen met de (directe) uitvoerbaarheid van de motie, afhankelijkheid van derden én van de beschikbare ambtelijke capaciteit. Wij onderkennen het belang om over de uitvoerbaarheid van toezeggingen en moties (snel) na besluitvorming door de gemeenteraad te communiceren vanuit het college. 4. Realistische planning Vraag is om een planning die past bij de capaciteit van de organisatie.

Reactie: Naar aanleiding van de besluitvorming over amendementen en moties rond de begrotingsraad zijn wij gestart met het in beeld brengen van de consequenties en de bij de uitvoering van de aangenomen amendementen/moties zowel bestuurlijk als ambtelijk betrokkenen. Het plannen en verwerken van de uitvoering in de BTA is hierbij één van de consequenties. Waar nodig leggen wij de gemeenteraad een keuze/informatienota voor in geval de besluitvorming van de gemeenteraad de beschikbare capaciteit overstijgt. Wij leggen hierbij ook een verband naar de informatienota organisatieontwikkeling (DOC-20-315609) die u op 5 november 2020 van ons heeft ontvangen. In

2

deze nota hebben wij de kwetsbaarheden van de organisatie, de daarmee samenhangende risico’s en de voorgestelde ontwikkelrichting met u gedeeld. In de begroting hebben wij een voorstel gedaan voor het beschikbaar stellen van daarvoor benodigd budget. In april van dit jaar volgt daarvoor een separaat raadsvoorstel. 5. Uitvoering coalitie programma in relatie tot beschikbare capaciteit Het huidige coalitieprogramma is niet doorgerekend op beschikbare middelen. Ook hier is de vraag om een totaalinzicht in de verhouding tussen taken en middelen. Reactie: Gedurende de 1e 10 jaar na de fusie hebben wij dat gedaan wat mogelijk was gegeven de ambities en de daarvoor beschikbare middelen. Nu is het tijd om een volgende stap te zetten in een doorlopend proces van ontwikkeling. Wij zien een doorgerekend coalitieprogramma of wellicht breder: een doorgerekend raadsprogramma als eindpunt van een ontwikkeling van de gemeenteraad, het college en de organisatie. Hiervoor is in de eerste plaats noodzakelijk dat de wensen van de coalitie of de gemeenteraad scherp zijn, dat duidelijk is wat er gerealiseerd moet worden. Dit vraagt om heldere gesprekken. Daarnaast vraagt dit een organisatie die een doorrekening van deze punten aan kan, kwalitatief en kwantitatief.

Dat leidt er dan toe dat de punten van de nieuwe coalitie of de nieuwe gemeenteraad uiteindelijk worden vertaald in een realistische (meerjaren)begroting. De raad stelt kaders, het college bestuurt en de organisatie voert uit en is aan zet om het college te ondersteunen. Wij gaan graag met u in gesprek over de vraag hoe u naar dit onderwerp kijkt, wat u hier mee wilt en of en zo ja, hoe wij hier in gezamenlijkheid mee verder kunnen en willen gaan.

6. Voorbereiding projecten met partners Het bij belangrijke projecten ‘out of the blue’ confronteren van de raad met problemen tussen het college en partners in die projecten Reactie: Het college voert projecten uit binnen de kaders die de raad gesteld heeft, wij communiceren daarover met betrokkenen en de gemeenteraad. Hoewel wij daarbij werken aan consensus, binnen de gestelde kaders, lukt dat niet in alle gevallen. De verschillende inzichten die daarbij naar voren komen kan het college niet altijd afvangen. Het is de vrijheid van onze externe partners om in geval van onenigheid over de uitvoering van deze kaders contact te zoeken met de gemeenteraad. 7. Verbeterd bestuur met vierde wethouder Aanstelling vierde wethouder, verbeterde aansturing in relatie tot extra kosten. Reactie: het college ziet dit als een politiek standpunt waarover in de commissie van gedachten gewisseld kan worden. Hiervoor is echter nadrukkelijk gekozen, deze discussie is daarom wat ons betreft niet opportuun. 8. Gebrek aan collegiaal bestuur in het college Gesignaleerd is een gebrek aan collegiaal bestuur, waarbij een relatie is verondersteld met de verhouding in de coalitie.

3

Reactie: het college ziet dit als een politiek standpunt waarover in de commissie van gedachten gewisseld kan worden. Binnen het college is wel degelijk sprake van collegiaal bestuur, waarbij verschillende opvattingen kenbaar kunnen worden gemaakt. 9. Plotseling op de waakvlam zetten van projecten door het college Verbazing over het op de waakvlam zetten, waar het naar de mening van de stellers van de brief een bevoegdheid van de raad betreft. Reactie: Het college ziet dit als een politiek standpunt waarover in de commissie van gedachten gewisseld kan worden. Het college heeft hierin een open en transparante manier gezien om in het openbaar het gesprek met u hierover te hebben. 10. Adequaat financieel beheer Er zijn ernstige zorgen over de financiële situatie van de gemeente Medemblik. Voor een deel zijn deze niet beïnvloedbaar en niet te voorzien. Een ander deel kent achterstallig onderhoud als oorzaak, vraag is waarom dit niet eerder bekend was. Reactie: Er is naar de mening van het college sprake van adequaat financieel beheer. Dat blijkt ook uit opeenvolgende accountantsrapportages. Op verschillende momenten heeft het college een signaal gegeven over de financiële situatie van onze gemeente. Een deel van de oorzaken van de financiële situatie laat zich niet makkelijk beïnvloeden, denk aan het Sociaal Domein.

Voor het (achterstallig) onderhoud geldt dat dit genuanceerd ligt. De gemeenteraad heeft op verschillende momenten de beheerplannen voor bv. riool-; wegen- etc vastgesteld. Hierbij zijn door de raad uitspraken gedaan over het gewenste onderhoudsniveau. Voor een ander deel van het achterstallig onderhoud geldt dat hierover al eerder in de begroting is gesproken. Het in beeld brengen van de gemeentelijke accommodaties heeft het inzicht in de benodigde financiële middelen van dit deel van de gemeentelijke eigendommen nadrukkelijker naar voren gebracht. Het college werkt aan het verder op orde brengen van de basis en wil daarop, met u nadere stappen zetten. Samenvatting Uit bovenstaande reactie op de 10-punten brief blijkt dat veel punten samenhangen met heldere rolopvatting, bewustzijn van de rollen die raad, college en organisatie innemen. Door vanuit deze rollen te acteren ontstaat duidelijkheid tussen raad, college en organisatie maar ook naar onze inwoners, bedrijven en instellingen toe. Daarbij speelt heldere communicatie over wat we doen en wat dat betekent een belangrijke rol. Dit vraagt ook om het scherp formuleren van de opdrachten (heldere kaders) door de gemeenteraad. Van het college en de organisatie vraagt dit dat die helder aangeven wat er op basis van beschikbare capaciteit geleverd kan worden.

De basis hiervoor ligt bij de vertaling van het coalitie- of raadsprogramma (punt 5).

Samen te verkennen: 1. De behoefte om, na het opstellen van een coalitie- of een raadsprogramma, een financiële doorrekening op te stellen ten behoeve van de meerjarenbegroting; 2. De bereidheid om, in gezamenlijkheid, te inventariseren wat daarvoor nodig is.

4

Overeenkomsten N.v.t. Verschillen N.v.t. Voor- en nadelen N.v.t. Communicatie N.v.t. Deelnemers De commissie wordt uitgenodigd om over deze notitie in gesprek te gaan met het college. Vervolg De conclusies uit deze notitie verwerken we (raad, commissie, presidium, college en organisatie in onze werkwijzen. Bijlagen 1. 10-punten brief fractievoorzitters BAMM/CU/D66/GroenLinks/PW2010/PWF 2. Brief college van B&W dd. 11 juni 2020 3. Informatienota raad DOC-20-315609

5