00 DOC-21-345193 - Raadsvoorstel Vrijgeven gereserveerde middelen huisvesting

RAADSVERGADERING d.d. Zaaknummer

Z-21-138136

Voorstelnummer

DOC-21-345193

Onderwerp

Vrijgeven gereserveerde middelen huisvesting

Agendapunt Portefeuillehouder(s)

Frank Streng

Afdelingshoofd(en)

Piet Wijdenes

Besluit De raad van de gemeente Medemblik, gelezen het bijbehorend voorstel van het College van burgemeester en wethouders van Medemblik d.d. 16 maart 2021; gelet op Arbowetgeving en de eisen die daaruit voortvloeien; overwegende dat wij niet meer voldoen aan de Arbo-eisen t.a.v. onze huisvesting;

besluit 1. In 2021 € 50.000 uit de gereserveerde middelen huisvesting vrij te geven voor de inzet van capaciteit voor het opstellen van een huisvestingsplan. 2. In 2021 € 50.000 uit de gereserveerde middelen huisvesting vrij te geven voor noodzakelijke vervangingen in het gemeentehuis (midden- en noordgebouw) en op de thuiswerkplekken als gevolg van Corona.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Medemblik, gehouden op .

De griffier,

De voorzitter,

Documentnummer: DOC-21-345193

1 van 4

Ter besluitvorming Onderwerp Vrijgeven gereserveerde middelen huisvesting.

Aanleiding Bij de behandeling van de programmabegroting 2021 en meerjarenraming 2022-2024 op 19 november 2020 stemde u in met het amendement ‘Organisatieontwikkeling en investering in gemeentehuis’. In het amendement staat: “Voordat de geraamde bedragen voor 2021 t/m 2024 worden vrijgegeven, legt het college raadsvoorstellen voor, waarin onderbouwd wordt waar de gereserveerde middelen voor benodigd zijn. De middelen kunnen pas worden ingezet als de raad hiermee heeft ingestemd. Dit geldt ook voor de € 750.000 die als investering voor 2021 voor inrichting (meubilair/vloerbedekking) gemeentehuis in de begroting is genoemd”. U ontvangt separaat een raadsvoorstel voor de aanwending van de gereserveerde middelen voor de organisatie.

Voorstel 1. In 2021 € 50.000 uit de gereserveerde middelen huisvesting vrij te geven voor de inzet van capaciteit voor het opstellen van een huisvestingsplan. 2. In 2021 € 50.000 uit de gereserveerde middelen huisvesting vrij te geven voor noodzakelijke vervangingen in het gemeentehuis (midden- en noordgebouw) en op de thuiswerkplekken als gevolg van Corona.

Beoogd resultaat Voor het uitvoeren van de taken en ambities van de raad is een gezonde organisatie en gezonde werkomgeving nodig. Wij zetten een stap op weg naar het als werkgever (weer) voldoen aan onze wettelijke Arbo taken op het vlak van huisvesting.

Argumenten 1.1. De tijd en capaciteit om naast het organisatieplan een huisvestingsplan te maken ontbreekt. Op dit moment ontbreekt het de organisatie aan tijd en capaciteit om, naast het opstellen van het raadsvoorstel organisatie, ook tot een uitgewerkt voorstel huisvesting te komen. We stellen een stapsgewijze aanpak voor. Met dit voorstel vragen wij u een eerste deel van de gereserveerde middelen vrij te geven. Daarmee geeft u de organisatie de ruimte om de tweede stap te zetten, het komen tot een uitgewerkt voorstel huisvesting. Deze leggen wij ter zijner tijd aan uw raad voor ter besluitvorming. 1.2. Wij faciliteren integraal en plaats onafhankelijk (samen)werken. Het op orde brengen van onze huisvesting doen wij langs de lijnen van integraal en plaats onafhankelijk werken zoals eerder in het werkcafé en de tweede verdieping van het middengebouw is doorgevoerd (2016-2017). Wij werken met de extra capaciteit toe naar een integraal huisvestingsplan waarin wij het noord- en middengebouw betrekken. Wij werken dit ook verder uit in relatie tot (meer) thuiswerken. Daarbij vindt mogelijk een verschuiving plaats van investeringen in het kantoor naar investeringen op de thuiswerkplek via structurele thuiswerkvergoeding. Wij

Documentnummer: DOC-21-345193

2 van 4

nemen hierin ook de effecten op de benodigde ruimte enerzijds en reiskostenvergoedingen anderzijds mee. 1.3. Wij verbreden de opdracht met de herinrichting van de raadzaal. De volgende raadsperiode bestaat de gemeenteraad uit 29 leden (in plaats van 27 leden). Hiervoor is een herinrichting van de raadzaal nodig. 2.1. Een herinrichting van het gemeentehuis biedt mogelijkheden om ook een aantal stappen in de (verplichte) verduurzaming van gemeentelijke panden door te voeren. 2.2. Wij voldoen als werkgever niet aan onze wettelijke verplichtingen (Arbo). Grote delen van de inboedel (o.a. kantoormeubilair denk aan stoelen die aan slijtage onderhevig zijn, verouderde bureaus en versleten vloerbedekking) in het gemeentehuis zijn aan vervanging toe. Daarnaast hebben wij, zeker nu veel medewerkers thuis werken door Corona een plicht om voor deze medewerkers een passende (thuis)werkplek te faciliteren. Het geld wordt ingezet voor acute en noodzakelijke vervangingen in het gemeentehuis en op de thuiswerkplekken als gevolg van Corona.

Kanttekeningen 1.1.

Budget voor een herinrichting van de raadzaal is niet voorzien in de gereserveerde middelen huisvesting. In de uitwerking van het huisvestingsplan nemen wij de herinrichting van de raadzaal nu mee. Eventuele extra middelen hiervoor vragen wij separaat aan. 1.2. Verhuur van een extra deel van de zuidtoren is niet meegenomen in dit voorstel. De zuidelijke toren verhuren wij aan derden. Wij werken aan het huisvesten van het Regionaal Inkoop- en contractmanagement team in een (te verhuren) deel van de zuidtoren. Hierover ontvangt u op een later moment een separaat voorstel. 2.1. Budget voor installaties van gemeentehuis Wij hebben de keuze gemaakt om de wettelijke en Arbo gerelateerde zaken voor huisvesting in de begroting 2021-2024 op te nemen, maar geen middelen voor groot onderhoud en vervanging van technische installaties (luchtbehandeling, brandalarm etc.) op het gemeentehuis. Hiermee lopen wij in de toekomst het risico dat bij uitval wij acuut wat moeten doen en dan ook middelen vrij moeten maken.

Financiën In de begroting 2021 is € 194.000 opgenomen voor huisvesting. De meerjarenreeks voor de huisvesting ziet er als volgt uit: 2021 € 194.000

2022 € 226.500

2023 € 364.000

2024 € 329.000

Uitvoering/evaluatie Met de middelen die vrijkomen zetten wij de volgende stap op weg naar een huisvestingsplan voor integraal en plaats onafhankelijk werken. Het huisvestingplan bieden wij ter besluitvorming aan, aan de gemeenteraad.

Documentnummer: DOC-21-345193

3 van 4

Communicatie De organisatie en de ondernemingsraad zijn geïnformeerd en meegenomen in dit voorstel. Na vaststelling informeren wij de organisatie.

Bijlagen -

Raadscommissie d.d.

Documentnummer: DOC-21-345193

4 van 4