Raadsvoorstel Programma van Eisen accountantsdiensten

Raadsvoorstel (openbaar) Griffie zaaknummer

234437

datum advies

25 oktober 2021

opsteller advies

R. van der Hoek

Doorkiesnummer

010-5931985

Onderwerp

Raadsvoorstel vaststellen van het Programma van Eisen accountantsdiensten van oktober 2021 (incl. leidraad)

Besluit gemeenteraad 1. Het Programma van Eisen accountantsdiensten van oktober 2021 (incl. leidraad) vast te stellen; 2. De begeleiding van het aanbestedingstraject in handen te stellen van de leden van de Auditcommissie, aangevuld met adviseurs; Bestuurssamenvatting Omdat het contract met de huidige accountant afloopt, moet met ingang van het verslagjaar 2022, een nieuw contract worden afgesloten. Hiervoor dient, in overeenstemming met het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Maassluis, een aanbestedingstraject te worden doorlopen. De gemeenteraad wordt voorgesteld het hierop betrekking hebbende Programma van Eisen en leidraad vast te stellen. Tevens wordt de raad voorgesteld de begeleiding van het aanbestedingstraject in handen te stellen van de Auditcommissie, aangevuld met adviseurs.

1

Zaak:234437 Raadvoorstel vaststellen van het Programma van Eisen accountantsdiensten van oktober 2021 (incl. leidraad)

Inhoud/toelichting Momenteel is Deloitte de door de gemeenteraad aangewezen accountant. Het contract met Deloitte loopt tot en met het verslagjaar 2021. Dit betekent dat met ingang van het verslagjaar 2022, een nieuw contract moet worden gesloten met een accountant. Hiervoor dient een aanbestedingstraject te worden doorlopen. Gelet op de kosten die gemoeid zijn met de levering van accountantsdiensten is sprake van een Europees aanbestedingstraject. Ten behoeve van dit traject moet o.a. een Programma van Eisen worden vastgesteld. Dit programma is terug te vinden in bijgevoegd Programma van Eisen Accountantsdiensten. Bij het programma is een leidraad gevoegd waarin de aanbestedingsprocedure wordt beschreven. Dit programma en leidraad is tot stand gekomen na overleg met de Auditcommissie. Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet, wijst de gemeenteraad een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De werkzaamheden worden nader gespecificeerd in het Programma van Eisen en zijn onderverdeeld in: 1 a. De certificerende functie 1 b. De natuurlijke adviesfunctie 2 a. Het afgeven van afzonderlijke controleverklaringen; 2 b. Overige financiële dienstverlening; 2 c. Ondersteuning bij en/of in bezwaar- en beroepsprocedures. Kortheidshalve wordt verwezen naar de toelichting in het Programma van Eisen.

Afgezien van het feit dat het wettelijk verplicht is om genoemde werkzaamheden door een accountant te laten uitvoeren, hebben ze tot doel de gemeenteraad te ondersteunen bij het uitoefenen van zijn controlerende taak. In dit verband wordt opgemerkt dat jaarlijks een plan van aanpak wordt opgesteld m.b.t. de door de accountant uit te voeren controlewerkzaamheden. De gemeenteraad kan via de Auditcommissie aangeven aan welke onderwerpen de accountant extra aandacht dient te besteden. Het contract dat te zijner tijd met de accountant zal worden aangegaan heeft betrekking op een periode van 3 verslagjaren met een verlengingsmogelijkheid van één jaar. Doel is om de aanbestedingsprocedure zoveel mogelijk voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 af te ronden, maar de uiteindelijke gunning over te laten aan de nieuw gekozen gemeenteraad. Het totale aanbestedingstraject zal worden begeleid door de leden van de Auditcommissie, aangevuld met enkele adviseurs (wethouder, concerncontroler, inkoopadviseur, medewerker financiën, griffier). Het resultaat van de aanbesteding zal uiteindelijk in een voorstel ten behoeve van de gemeenteraad worden verwerkt. Financiële consequenties Nadat het aanbestedingstraject is doorlopen zal duidelijk zijn welke kosten gemoeid zijn met de uitvoering van de accountantscontrole.

2

Zaak:234437 Raadvoorstel vaststellen van het Programma van Eisen accountantsdiensten van oktober 2021 (incl. leidraad)

Voorstel aan de gemeenteraad 1. Het Programma van Eisen accountantsdiensten van oktober 2021 (incl. leidraad) vast te stellen; 2. De begeleiding van het aanbestedingstraject in handen te stellen van de leden van de Auditcommissie, aangevuld met adviseurs; Bijlagen Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten 2021 Aanbestedingsleidraad Accountansdiensten 2021

3

Zaak:234437 Raadvoorstel vaststellen van het Programma van Eisen accountantsdiensten van oktober 2021 (incl. leidraad)

Raadsbesluit De raad van de gemeente Maassluis; gelezen het voorstel van de griffie d.d. 25 oktober 2021 besluit 1. Het Programma van Eisen accountantsdiensten van oktober 2021 (incl. leidraad) vast te stellen; 2. De begeleiding van het aanbestedingstraject in handen te stellen van de leden van de Auditcommissie, aangevuld met adviseurs; Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Maassluis d.d. 16 november 2021. De griffier,

De voorzitter,

mr. R. van der Hoek

dr. T.J. Haan

4