Raadsbesluit verslag archiefinspectie en PvA 2018-2019

Raadsvoorstel Openbaar Bedrijfsvoering zaaknummer

231268

datum advies

11 oktober 2021

opsteller advies

Bekkers, R.J.A.

agendering

Hamerstuk

Clustermanager

Bedrijfsvoering

Portefeuillehouder(s)

Burgemeester dr. T.J. Haan

Onderwerp

Raadsvoorstel tot vaststellen verslag van de archiefinspectie en Plan van Aanpak over 2018-2019

Besluit college van B en W d.d. 09-11-2021 Onderwerp: Raadsvoorstel tot vaststellen verslag van de archiefinspectie en Plan van Aanpak over 2018-2019 Registratienummer: 231268 Het college besluit: 1. Het verslag van de 2-jaarlijkse rapportage 2018-2019 van de gemeentearchivaris en het Plan van Aanpak toezichtverslag 2018-2019 ter vaststelling voor te leggen aan de gemeenteraad; 2. Het voorstel aan te bieden aan de agendacommissie ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad. Besluit gemeenteraad Het 2-jaarlijks verslag van de archiefinspectie over de jaren 2018-2019 en het Plan van Aanpak toezichtverslag 2018-2019 vast te stellen en dit aan de provincie mede te delen.

Conform besloten d.d. 09-11-2021

Besluit gemeenteraad d.d 30-11-2021 Stemuitslag: Zonder hoofdelijke stemming aangenomen.

Bestuurssamenvatting Het college besluit de raad voor te stellen het verslag van de 2-jaarlijkse archiefinspectie over de jaren 2018-2019 en het Plan van Aanpak vast te stellen en na vaststelling aan de Provincie, in het kader van het lnterbestuurlijk Toezicht, toe te sturen.

1

Zaak: 231268 Raadvoorstel tot vaststellen verslag van de archiefinspectie en Plan van Aanpak over 2018-2019

Coalitieakkoord Deze paragraaf is niet van toepassing. Eerder over dit onderwerp uitgebrachte adviezen ADV-16-04178 Raadsvoorstel tot vaststellen Verslag van de archiefinspectie over 2014-2015 d.d. 6 december 2016. Zaak 40165 College- of raadsvoorstel 2020 Vaststelling verslag van de archiefinspectie over 2016-2017 d.d. 13 oktober 2020. Inhoud Goed informatiebeheer is van cruciaal belang voor een soepele bedrijfsvoering. Het zorgt ervoor dat de organisatie verantwoording kan afleggen over haar handelen en dat ze transparant kan opereren richting haar burgers. Ze voorziet in de mogelijkheid om als bewijslast te dienen. Bovendien draagt goed informatiebeheer, door middel van het bewaren van informatie met (cultuur-)historische waarde, bij aan het collectieve geheugen van de maatschappij. De gemeente dient daarom aan de provincie verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPl's) over de uitvoering van het archiefbeheer en de informatiehuishouding in het algemeen. De gemeentearchivaris heeft hiervoor op basis van deze KPl's een toezichtverslag opgesteld die als bijlage 1 bij dit voorstel is gevoegd.

Het toezichtverslag bevat een tiental onderdelen waarop hij zijn bevindingen heeft toegespitst: 1-Lokale regelgeving; 2-Interne kwaliteitszorg; 3-Ordening, authenticiteit; 4-Digitale archiefbescheiden; 5-Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 6- Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats; 7- Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots; 8- Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; 9- Rampen, calamiteiten en veiligheid en 10-Middelen en mensen. Uit de verslagen van de archiefinspectie van de laatste jaren blijkt dat het archiefbeheer in papier en digitaal op hoofdlijnen in orde is. Wel zijn er aandachtspunten uit het toezichtverslag te benoemen. Deze zijn in hoofdzaak te herleiden naar de verandering van voornamelijk papieren archivering naar digitaal zaakgericht werken vanaf 2011, de complexiteit en de beveiliging van de digitale informatiehuishouding en de veranderingen vanuit de landelijke overheid middels wetgeving. Kortheidshalve verwijzen wij u naar het toezichtverslag. Naar aanleiding van het toezichtverslag hebben wij een ambtelijke reactie laten opstellen; een plan van aanpak hoe om te gaan met de geconstateerde feiten. Het Plan van Aanpak is afgestemd met de archivaris. Dit plan van aanpak treft u als bijlage 2 aan.

Een aantal punten zijn ondertussen al opgelost en waren vooral van praktische aard. Een aantal punten zijn van een ambtelijke reactie voorzien hoe er invulling is gegeven aan de constatering uit het verslag. En een aantal punten zullen de constante aandacht en 2

Zaak: 231268 Raadvoorstel tot vaststellen verslag van de archiefinspectie en Plan van Aanpak over 2018-2019

doorontwikkeling nodig hebben van de gehele organisatie over hoe we omgaan met de informatiehuishouding in papier en nu vooral in digitale vorm. Dit raadsvoorstel is bedoeld om het verslag van de 2-jaarlijkse rapportage 2018-2019 van de gemeentearchivaris en het Plan van Aanpak formeel vast te stellen. Na vaststelling van de Toezichtverslag 2018-2019 en het Plan van Aanpak zullen deze bescheiden beschikbaar worden gesteld aan de Provincie (lnterbestuurlijk Toezicht). Duurzaamheid Het toezichtsverslag van de archiefinspecteur en het Plan van Aanpak dienen om in beeld te brengen of de gemeente grip heeft of dat er aanvullende maatregelen nodig zijn om de digitale duurzaamheid van de informatie in allerlei applicaties te waarborgen. Financiële consequenties Deze paragraaf is niet van toepassing. Juridische consequenties Deze paragraaf is niet van toepassing. Personele- of organisatorische consequenties Deze paragraaf is niet van toepassing. Inkoop en aanbesteding Deze paragraaf is niet van toepassing. Communicatieparagraaf Deze paragraaf is niet van toepassing. Externe adviesorganen Het Plan van Aanpak is afgestemd met de archiefinspecteur en de gemeentearchivaris is akkoord.. Informatievoorziening en automatisering In het Plan van Aanpak zijn de aanvullingen van de CISO opgenomen.

Voorstel aan de gemeenteraad Het 2-jaarlijks verslag van de archiefinspectie over de jaren 2018-2019 en het Plan van Aanpak toezichtverslag 2018-2019 vast te stellen en dit aan de provincie mede te delen. Bijlagen

3

Zaak: 231268 Raadvoorstel tot vaststellen verslag van de archiefinspectie en Plan van Aanpak over 2018-2019

Raadsbesluit De raad van de gemeente Maassluis; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 9 november 2021 besluit Het 2-jaarlijks verslag van de archiefinspectie over de jaren 2018-2019 en het Plan van Aanpak toezichtverslag 2018-2019 vast te stellen en dit aan de provincie mede te delen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Maassluis van d.d. 30 november 2021. De griffier,

De voorzitter,

mr. R. van der Hoek

dr. T.J. Haan

4