Raadsbesluit transitiedocument bedrijfsvoering SOW

Raadsvoorstel Openbaar Bedrijfsvoering zaaknummer

182102

datum advies

11 mei 2021

opsteller advies

Bekenkamp, R.P.W.

agendering

Hamerstuk

Clustermanager

Bedrijfsvoering

Portefeuillehouder(s)

Wethouder S.B. Kuiper Wethouder J.M.H. Evers

Onderwerp

Raadsvoorstel tot vaststellen transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts MVS en beschikbaar stellen van budget

Besluit college van B en W d.d. 25-05-2021 Onderwerp: Raadsvoorstel tot vaststellen transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts MVS en beschikbaar stellen van budget Registratienummer: 182102 Het college besluit dit voorstel aan te bieden aan de agendacommissie voor bespreking in de gemeenteraad. Besluit gemeenteraad • om in samenwerking met de gemeenteraden van Schiedam en Vlaardingen de bedrijfsvoeringstaken van de hostende gemeenten definitief en volledig over te dragen aan Stroomopwaarts per 1 januari 2022 • om het definitieve transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts d.d. 30 april 2021 vast te stellen • om een incidenteel transitiebudget van € 145.920 beschikbaar te stellen aan Stroomopwaarts voor de incidentele kosten van de transitie conform het kostenoverzicht in het transitiedocument en dit op te nemen in de tweede bestuursrapportage en deze te dekken uit het positieve resultaat van Stroomopwaarts over 2020 welke eveneens in de tweede bestuursrapportage wordt verantwoord. • de gemeentesecretaris opdracht te geven om in samenwerking met de gemeentesecretarissen van Vlaardingen en Schiedam en de directeur van Stroomopwaarts MVS hier nader uitvoering aan te geven.

Conform besloten d.d. 25-05-2021

Besluit gemeenteraad d.d 08-06-2021 Stemuitslag: Zonder hoofdelijke stemming aangenomen.

Bestuurssamenvatting De raad van de gemeente Maassluis besluit om de bedrijfsvoeringstaken van de hostende gemeenten 1

Zaak: 182102 Raadvoorstel tot vaststellen transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts MVS en beschikbaar stellen van budget

definitief en volledig over te dragen aan Stroomopwaarts MVS per 1 januari 2022.

2

Zaak: 182102 Raadvoorstel tot vaststellen transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts MVS en beschikbaar stellen van budget

Coalitieakkoord Het regionale participatiebedrijf Stroomopwaarts voert voor Maassluis diverse werkzaamheden uit op het gebied van het Sociaal Domein. De komende jaren zetten we in op het verbeteren van de resultaten van Stroomopwaarts. We willen de efficiency van Stroomopwaarts verhogen, meer mensen naar werk begeleiden en goede begeleiding bieden aan wie daarbij extra ondersteuning nodig heeft. Eerder over dit onderwerp uitgebrachte adviezen ADV 14 02335 Raadsvoorstel tot vaststellen Businesscase Stroomopwaarts MVS (basis voor oprichting / samengaan in Stroomopwaarts), zaaknummer Z-14-09821, d.d. 2 december 2014. ADV-14-02852, Raadsvoorstel tot vaststellen GR Stroomopwaarts MVS, zaaknummer Z-11-00942, d.d. 2 december 2014. ADV-15-03022, definitieve tekst Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS, zaaknummer Z11-00942, d.d. 27 januari 2015. ADV-16-03981 Raadsvoorstel tot instemmen wijzigen GR Stroomopwaarts MVS, zaaknummer Z-1100942, d.d. 17 mei 2016. ADV-19-05794 Opdracht evaluatie Stroomopwaarts en verbetering bedrijfsvoering, d.d. 5 maart 2019. Zaak 7561 Raadsvoorstel tot het vaststellen van het evaluatieonderzoek Stroomopwaarts, d.d. 18 februari 2020 Zaak 17004 Collegebesluit: Voorgenomen besluit doorontwikkeling Stroomopwaarts d.d. 31-03-2020 Besluit college van B&W d.d.

30 juni 2020, registratienummer: 33569 Inhoud De colleges van Maassluis, Vlaardingen en Schiedam gaven in juni 2020 opdracht aan de gemeentesecretarissen en de directeur van Stroomopwaarts MVS om uitvoering te geven aan de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken aan Stroomopwaarts en aan de actualisatie en de uitvoering van de huisvestingsvisie van Stroomopwaarts. De eerste fase van het project bestond uit het opstellen van een transitiedocument in afstemming met de vier organisaties. Aan de hand van het transitieplan (zie bijlage), inclusief de financiële consequenties, kunnen de betrokken organisaties zorg dragen voor een goede overgang van de bedrijfsvoering en het betrokken personeel naar Stroomopwaarts. Het transitiedocument zou ook in tijd en aanpak de verbinding moeten zijn tussen de overdracht van bedrijfsvoering en de op te stellen huisvestingsvisie voor Stroomopwaarts. Tijdens de werkzaamheden is gebleken dat de uitwerking van de huisvestingsvisie complex is en dat de onderzoeken om te komen tot een goede uitwerking meer tijd vergden dan nodig was voor de transitie van de bedrijfsvoering. De ontwikkelingen rond de huisvesting van de individuele gemeenten als gevolg van onder andere Covid19 hebben daarbij een rol gespeeld. Daarnaast zijn er voor een aantal locaties waar Stroomopwaarts nu gehuisvest is nadere onderzoeken nodig.

De stuurgroep heeft daarom besloten om bedrijfsvoering en huisvesting los te koppelen. De uitgewerkte huisvestingsvisie van Stroomopwaarts zal in het najaar van 2021 aan de colleges en de raden ter besluitvorming worden voorgelegd. Duurzaamheid Deze paragraaf is niet van toepassing. Financiële consequenties Met de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken zal het budget van de hostingsbegroting aan Stroomopwaarts worden overgedragen. Het aandeel van Maassluis in de hostingsbegroting 2022 3

Zaak: 182102 Raadvoorstel tot vaststellen transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts MVS en beschikbaar stellen van budget

bedraagt € 1.329.204 Daarnaast is er sprake van een Incidenteel transitiebudget van € 145.920. Voor de transitiefase (tweede fase van het project) is een totaal incidenteel transitiebudget van € 912.000 nodig. Dit bedrag heeft betrekking op kosten die gemaakt moeten worden om de transitie te begeleiden en incidentele kosten om de bedrijfsvoering van gemeenten en Stroomopwaarts te ontvlechten. Het aandeel van Maassluis bedraagt op basis van de definitieve verdeelsleutel 2021 (16 %) € 145.920. Het beheer van dit budget wordt verzorgd door Stroomopwaarts in overleg met de gemeentesecretarissen. Stroomopwaarts zal via de geëigende P&C-rapportages informeren over de besteding van deze incidentele middelen. Met de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken worden de budgetten conform de hostingbegroting overgedragen aan Stroomopwaarts. Echter, het is niet bekend of de bedragen uit de hostingbegroting ook de daadwerkelijk benodigde bedragen zijn, omdat inzicht ontbreekt in de daadwerkelijke uitgaven voor de hosting en dat ook niet eenvoudig vast te stellen is. Er kunnen dus financiële afwijkingen gaan optreden, derhalve is in de stuurgroep afgesproken dat na twee volledige boekjaren de werkelijke uitgaven in relatie tot de hostingbegroting wordt geëvalueerd. Op basis daarvan kan t.z.t. een besluit genomen worden over de eventuele bijstelling van de begroting van Stroomopwaarts.

In de tussenliggende periode zal Stroomopwaarts via de geëigende rapportages binnen de planning en control cyclus rapporteren over de besteding van de budgetten en eventuele incidentele bijstellingen voorstellen. Wanneer de hosting bedrijfsvoering definitief is overgedragen, wordt de hostingbegroting opgenomen in de begroting van Stroomopwaarts. Deze begroting blijft de reguliere procedures doorlopen voor eventuele wijzigingen in de kosten van de bedrijfsvoering (en kostenverdeelsleutels). Als uitgangspunt om de hostingbegroting structureel over te dragen is het boekjaar 2022 uit de huidige vastgestelde begroting hosting 2021 gebruikt. Voor het boekjaar 2022 bedraagt de totale hostingbegroting € 8.307.524. Aandeel Maassluis is € 1.329.204 (verdeelsleutel definitief 2020: 16%). Met dit aandeel is in de meerjarenbegroting al rekening gehouden. Er is vanaf 2022 slechts een financieel technische omzetting nodig, die ook als zodanig vanaf de begroting 2022 zal worden verwerkt. Juridische consequenties De juridische consequenties hebben met name betrekking op personele zaken en contractuele afhandelingen. 1.Overgang van personeel: De overgang van personeel wordt als gevolg van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren anders geregeld dan in het verleden de gewoonte was bij gemeenten.

Sinds 1 januari 2020 moet bij dit soort transities allereerst worden nagegaan of sprake is van “Overgang van Onderneming” in de zin van artikel 7:662 e.v. BW. Als dat het geval is, moeten er specifieke wettelijke kaders en regels in acht worden genomen. Nu ervan kan worden uitgegaan dat in verband met de overgang van de hosting-activiteiten naar Stroomopwaarts daadwerkelijk sprake is van een overgang van onderneming, is in nauw contact met CAPRA Advocaten een proces voor de overgang van het personeel ingericht. Veel aandacht wordt besteed aan het informeren van betrokken medewerkers en de ondernemingsraden. 2. contractuele afhandeling: 4

Zaak: 182102 Raadvoorstel tot vaststellen transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts MVS en beschikbaar stellen van budget

Contracten en overeenkomsten die momenteel op naam staan van de drie hostende gemeenten dienen in de meeste gevallen op naam van Stroomopwaarts komen te staan. In de tweede helft van 2021 zal een juridische (MVS) werkgroep zorgdragen voor volledige inventarisatie en afhandeling. Personele- of organisatorische consequenties Uitgangspunt is dat de betrokken medewerkers in dienst treden bij Stroomopwaarts met behoud van de arbeidsvoorwaarden die zij bij hun vorige werkgever (één van de drie gemeenten) genoten. Deze medewerkers zijn de medewerkers die nu ook al het werk voor Stroomopwaarts verrichten. Medewerkers die op dit moment deels werkzaam zijn voor de gemeente waar zij in dienst zijn en deels voor Stroomopwaarts, zullen in dienst treden bij Stroomopwaarts voor het aantal uren per week dat zij in de praktijk voor Stroomopwaarts werkzaam zijn. De medewerkers die geplaatst worden bij Stroomopwaarts gaan, zoals gezegd, over met volledig behoud van hun huidige arbeidsvoorwaarden. Daarom is er geen sociaal plan nodig voor deze overgang. Na de overgang zal Stroomopwaarts de medewerkers die zijn overgegaan, plaatsen op functies in het functieboek van Stroomopwaarts. Hierbij worden op basis van de huidige inzichten geen noemenswaardige problemen voorzien. Voor de medewerkers zal de plaatsing geen financiële gevolgen hebben. De datum van overgang is 1 januari 2022.

Inkoop en aanbesteding Deze paragraaf is niet van toepassing. Communicatieparagraaf Nadat de drie colleges op 25 mei 2021 het besluit hebben genomen over de transitie bedrijfsvoering Stroomopwaarts zullen de MVS communicatieadviseurs hier nader uitwerking aan geven. De communicatie betreft de eensluidende en gelijktijdige interne en externe communicatie over de collegebesluiten, het informeren van betrokken medewerkers, de ondernemingsraden en het lokaal overleg. Betrokken medewerkers zullen in eerste instantie collectief worden geïnformeerd en daarnaast krijgen zij een individueel gesprek waarin wordt in gegaan op hun specifieke situatie.

Voorstel aan de gemeenteraad •

• •

om in samenwerking met de gemeenteraden van Schiedam en Vlaardingen de bedrijfsvoeringstaken van de hostende gemeenten definitief en volledig over te dragen aan Stroomopwaarts per 1 januari 2022 om het definitieve transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts d.d. 30 april 2021 vast te stellen om een incidenteel transitiebudget van € 145.920 beschikbaar te stellen aan Stroomopwaarts voor de incidentele kosten van de transitie conform het kostenoverzicht in het 5

Zaak: 182102 Raadvoorstel tot vaststellen transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts MVS en beschikbaar stellen van budget

•

transitiedocument en dit op te nemen in de tweede bestuursrapportage en deze te dekken uit het positieve resultaat van Stroomopwaarts over 2020 welke eveneens in de tweede bestuursrapportage wordt verantwoord. de gemeentesecretaris opdracht te geven om in samenwerking met de gemeentesecretarissen van Vlaardingen en Schiedam en de directeur van Stroomopwaarts MVS hier nader uitvoering aan te geven.

Bijlagen

6

Zaak: 182102 Raadvoorstel tot vaststellen transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts MVS en beschikbaar stellen van budget

Raadsbesluit De raad van de gemeente Maassluis; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 mei 2021 besluit •

om in samenwerking met de gemeenteraden van Schiedam en Vlaardingen de bedrijfsvoeringstaken van de hostende gemeenten definitief en volledig over te dragen aan Stroomopwaarts per 1 januari 2022

•

om het definitieve transitiedocument bedrijfsvoering Stroomopwaarts d.d. 30 april 2021 vast te stellen

•

om een incidenteel transitiebudget van € 145.920 beschikbaar te stellen aan Stroomopwaarts voor de incidentele kosten van de transitie conform het kostenoverzicht in het transitiedocument en dit op te nemen in de tweede bestuursrapportage en deze te dekken uit het positieve resultaat van Stroomopwaarts over 2020 welke eveneens in de tweede bestuursrapportage wordt verantwoord.

•

de gemeentesecretaris opdracht te geven om in samenwerking met de gemeentesecretarissen van Vlaardingen en Schiedam en de directeur van Stroomopwaarts MVS hier nader uitvoering aan te geven.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Maassluis van d.d. 8 juni 2021. De griffier,

De voorzitter,

mr. R. van der Hoek

dr. T.J. Haan

7