Raadsbesluit beschikbaar stellen middelen tbv aanpassen vergaderzalen logger, Buys en Houcker

Raadsvoorstel Openbaar Bedrijfsvoering zaaknummer

206518

datum advies

19 juli 2021

opsteller advies

Schwencke, E.R.

agendering

Hamerstuk

Clustermanager

Bedrijfsvoering

Portefeuillehouder(s)

Burgemeester dr. T.J. Haan

Onderwerp

Raadsvoorstel tot beschikbaar stellen middelen t.b.v. aanpassen vergaderzalen Logger, Buys en Houcker

Besluit college van B en W d.d. 17-08-2021 Onderwerp: Raadsvoorstel tot beschikbaar stellen middelen t.b.v. aanpassen vergaderzalen Logger, Buys en Houcker Registratienummer: 206518 Het college besluit: 1. Aan de gemeenteraad voor te stellen groot onderhoud te verrichten aan de vergaderruimtes op de begane grond; 2. Voor te stellen om de (groot) onderhoudskosten voor € 60.000 te dekken uit de reserve automatisering en de resterende kosten van € 75.000 ten laste van het rekeningresultaat 2021 te brengen. 3. Het raadsvoorstel aan te bieden aan de agendacommissie voor behandeling in de gemeenteraad. Besluit gemeenteraad 1. In te stemmen met het verrichten van groot onderhoud aan de vergaderruimtes op de begane grond ten bedrage van € 135.000; 2. De (groot) onderhoudskosten voor € 60.000 te dekken uit de reserve automatisering en de resterende kosten van € 75.000 ten laste van het rekeningresultaat 2021 te brengen.

Conform besloten d.d. 17-08-2021

Besluit gemeenteraad d.d 14-09-2021 Stemuitslag: Zonder hoofdelijke stemming aangenomen.

Bestuurssamenvatting De huidige zalen die voor commissievergaderingen gebruikt worden zijn klein van stuk. Met de huidige pandemie is het noodzaak om op korte termijn een grotere vergaderzaal te realiseren. Met deze aanpassing kunnen we nu en in de toekomst de anderhalve meter afstand waarborgen. De raad besluit de gevraagde middelen voor deze aanpassing beschikbaar te stellen.

1

Zaak: 206518 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen middelen t.b.v. aanpassen vergaderzalen Logger, Buys en Houcker

Coalitieakkoord Deze paragraaf is niet van toepassing. Eerder over dit onderwerp uitgebrachte adviezen Deze paragraaf is niet van toepassing. Inhoud Vanuit de raad leeft al langer de wens om de zalen die voor commissie overleg worden gebruikt aan te passen. Met de vele aanwezigen voelen de Buys, en de Logger klein en bedompt aan. Gezien de huidige pandemie en het vooruitzicht dat deze en mogelijk volgende pandemieën onderdeel uit blijven maken van ons leven is het zeer gewenst om een ruimere opzet in één van de zalen te realiseren. Het Presidium van de gemeenteraad is van mening dat deze aanpassing prioriteit heeft en dat de werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden vooruitlopend op het project Revitalisatie Stadhuis / inhuizen Vraagraak. Hierbij gaat de voorkeur uit naar de optie waarbij de Buys vergroot wordt. Dit kan worden gerealiseerd door de Buys, Houcker en het voorportaal samen te voegen. De oppervlakte van de nieuwe zaal wordt daardoor tweemaal zo groot. Door de zaal te vergroten ontstaat er meer ruimte om, wanneer dat nodig is, ook de anderhalve meter maatregel te waarborgen. Duurzaamheid Daar het een beperkte interne aanpassing aan het gebouw is, worden voor deze verbouwing geen duurzaamheidseisen meegenomen. Wel wordt door het wisselen van meubilair tussen de Logger en de Buys het bestaande meubilair met een beperkte aanvulling hergebruikt.

Financiële consequenties De vergaderruimtes op de begane grond hebben, na jarenlang intensief gebruik, groot onderhoud nodig. Een aannemer heeft geïnventariseerd welke aanpassingen aan de ruimtes noodzakelijk zijn en heeft hiervoor een kostenraming neergelegd. De totale onderhoudskosten worden geschat op € 135.000. In de begroting 2021 is voor een bedrag van € 60.000 dekking gevonden in de reserve automatisering. Voor de resterende € 75.000 is geen dekking voorhanden. Voorgesteld wordt om dit bedrag ten laste te brengen van het rekeningresultaat 2021. Een eventuel positief of negatief rekeningresultaat zal worden gesaldeerd met de algemene reserve. Juridische consequenties Deze paragraaf is niet van toepassing. Personele- of organisatorische consequenties Deze paragraaf is niet van toepassing. Inkoop en aanbesteding De opdrachten voor de realisatie van deze verbouwing vallen binnen de geldende inkoop en aanbestedingsregels. 2

Zaak: 206518 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen middelen t.b.v. aanpassen vergaderzalen Logger, Buys en Houcker

Communicatieparagraaf Deze paragraaf is niet van toepassing.

Voorstel aan de gemeenteraad 1. 2.

In te stemmen met het verrichten van groot onderhoud aan de vergaderruimtes op de begane grond ten bedrage van € 135.000; De (groot) onderhoudskosten voor € 60.000 te dekken uit de reserve automatisering en de resterende kosten van € 75.000 ten laste van het rekeningresultaat 2021 te brengen.

Bijlagen

3

Zaak: 206518 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen middelen t.b.v. aanpassen vergaderzalen Logger, Buys en Houcker

Raadsbesluit De raad van de gemeente Maassluis; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 17 augustus 2021 besluit 1.

In te stemmen met het verrichten van groot onderhoud aan de vergaderruimtes op de begane grond ten bedrage van € 135.000;

2.

De (groot) onderhoudskosten voor € 60.000 te dekken uit de reserve automatisering en de resterende kosten van € 75.000 ten laste van het rekeningresultaat 2021 te brengen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Maassluis van d.d. 14 september 2021. De griffier,

De voorzitter,

mr. R. van der Hoek

dr. T.J. Haan

4