Presentatie auditcommissie Maassluis d.d. 28 juni 2021
Tekst van het document
Jaarrekening 2020 Auditcommissie Gemeente Maassluis
Proces, status en geconstateerde fouten
Bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Maassluis zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid af te geven.
Proces Het opstel en samenstel en het controleproces is anders geweest dan in 2019 doordat alles volledig op afstand heeft plaatsgevonden: •
Negatief: Het controleproces van de jaarrekening van de gemeente Maassluis heeft een langere doorlooptijd gekend dan normaal. Dit is vooral veroorzaakt door het feit dat bij de start van de controle het opstel en samensteldossier nog niet helemaal gereed was.
•
Positief: Ondanks de digitale en interactieve manier van werken en de lange doorlooptijd heeft de accountantscontrole altijd op een constructieve en positieve wijze plaats kunnen vinden. Gezien de omstandigheden is dat een knappe prestatie!
Status De accountantscontrole is nog niet afgerond. •
Eén complexe aanbestedingsvraagstuk nog onder handen.
•
Door de uitloop en hierdoor samenloop met andere controles “administratieve” dossiervormingsaspecten in de afrondende fase.
Prognose afgifte controleverklaring 9 juli 2021.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Financiële positie
De vermogenspositie van de gemeente Maassluis heeft zich in 2020 positief ontwikkeld, maar vraagt voor de toekomst continue aandacht.
De vermogenspositie van de gemeente Maassluis is verbeterd
+ De reservepositie is in 2020 verder versterkt in 2020 (+/+ € 6,8 mln.) – hierin zit echter ook de directe vermogensmutatie door de vrijval voorziening onderhoud gebouwen ad € 1,8 mln.. + De schulden zijn afgenomen als gevolg van het aflossen van een deel van de lening portefeuille in 2020. De omvang van de schulden liggen onder de kritische grens en hebben een acceptabel niveau. !
Uitdaging om de begroting structureel in evenwicht te houden door o.a. de lastig in te schatten gevolgen van COVID-19, het sociaal domein en de algemene uitkering.
Het is ons in ziens cruciaal dat de auditcommissie naar aanleiding van de uitdagingen in de begroting en de reservepositie minimaal één keer per jaar uitgebreid stil staat bij de ontwikkeling van de financiële positie. © 2021 Deloitte The Netherlands
Financiële positie
Het weerstandsvermogen is voldoende om de door de gemeente Maassluis geïdentificeerde risico’s op te vangen.
Het weerstandsvermogen is gestegen Het weerstandsvermogen bedraagt € 28,0 miljoen (2019: € 27m2 miljoen). Het weerstandsvermogen is hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s van € 7,5 miljoen (2019: € 7,9 miljoen).
Belangrijke kanttekening: De aanwezige risico’s worden bepaald op basis van een zekerheidspercentage van 70%. Op last van de Provincie Zuid Holland wordt dit in 2021 aangepast naar een zekerheidspercentage van 90% → Effect is dat de aanwezige risico’s stijgen, ter illustratie: 2020 zou dan € 8,8 miljoen zijn.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Proces, status en geconstateerde fouten
Bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Maassluis zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid af te geven.
De gehanteerde materialiteit voor fouten bedraagt € 1,1 miljoen en onzekerheden € 3,3 miljoen. Geconstateerde – niet gecorrigeerde – fouten: •
•
EU-aanbesteding: € 0,42 miljoen. −
In een geval sprake van een complex vraagstuk, kan mogelijk onzekerheid worden of zelfs goedkeuring. Ligt bij een specialist van Deloitte.
−
In twee gevallen ontstaan door procesfouten in het verleden. In 2020 zijn deze inkopen boven de kritische grens voor de controle uitgekomen en hierdoor ontdekt.
GR Stroomopwaarts MVS: −
Participatiewet € 0,89 miljoen.
−
Tozo Uitvoeringskosten € 0,25 miljoen → Let op: Laat in proces geïdentificeerd als gevolg van fout in saldobevestiging van Stroomopwaarts. Staat niet in ACV omdat het openstaande aanbestedingsvraagstuk doorslaggevend is of deze wel/niet verwerkt wordt.
Advies om bij de herinrichting van de inkoopfunctie voldoende aandacht te schenken aan de wijze waarop de gemeente Maassluis de omvang van de opdrachtraming bepaald. Deze opdrachtraming is cruciaal voor de te kiezen aanbestedingsvorm, en fouten in de wijze van bepalen van de omvang van opdrachten vormt de oorzaak van de geconstateerde procesfouten en hierdoor aanbestedingsfouten.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Rechtmatigheid
Er is sprake van vijf begrotingsoverschrijdingen, welke niet meewegen in het oordeel van de accountant.
Begrotingsrechtmatigheid •
Op vijf programma’s overschrijdingen geconstateerd in 2020.
•
De categorieën waarbinnen de onrechtmatigheden van de
gemeente Maassluis vallen zijn: 1. De kostenoverschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en
waarvan ondubbelzinnig is vastgesteld dat de begroting hier niet tijdig op aangepast had kunnen worden. 1. Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet.
1. Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Op grond van de door ons verrichte werkzaamheden delen wij het standpunt dat deze overschrijdingen niet meewegen in het oordeel van de accountant.
Begrotingsoverschrijdingen zijn adequaat toegelicht in de jaarstukken 2020. © 2021 Deloitte The Netherlands
Belangrijkste bevindingen
De belangrijkste balanspost betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder bouwgronden in exploitatie (grondexploitaties)
Voorraden bouwgronden in exploitatie (grondexploitaties) De balanspost met de belangrijkste schattingselementen in de jaarrekening van de gemeente Maassluis betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder bouwgronden in exploitatie (grondexploitaties) ad € 2,7 miljoen. Ondanks lage signaleringswaarde (2,5%) belangrijk door omvang nog te realiseren baten en lasten van respectievelijk € 4,4 miljoen en € 1,7 miljoen. Ultimo 2020 is € 0,38 miljoen (2019: € 1,79 miljoen) opgenomen in de voorziening verliesgevende complexen, om de naar verwachting niet meer met verkopen goed te maken kosten te dekken. In 2020 is voor € 0,6 miljoen aan tussentijdse winst genomen op De Dijk.
De uitgangspunten die in de grondexploitaties c.q. projecten en dus in de jaarrekening zijn verwerkt, zijn door ons beoordeeld en als aannemelijk aangemerkt.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Belangrijkste bevindingen
De voorziening onderhoud gebouwen voldoet per 31.12.2020 niet aan de gestelde eisen van het BBV en is hierdoor omgezet naar een bestemmingsreserve.
Voorziening onderhoud gebouwen In het verleden is door de Raad een voorziening gevormd voor groot onderhoud aan de gebouwen van de gemeente Maassluis In de jaarrekening 2020 is de voorziening onderhoud gebouwen vrijgevallen doordat deze per balansdatum niet meer voldeed aan het Besluit Begroting en Verantwoording. Oorzaak: Het Besluit Begroting en Verantwoording stelt eisen aan de actualiteit c.q. jaarlijkse herijking van de meerjaren onderhoudsplannen die ten grondslag liggen aan onderhoudsvoorzieningen, waaronder de eis dat: “Een beheerplan maximaal vijf jaar mag zijn oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar en dat binnen de vijf jaar wel de verplichting bestaat om het beheerplan tussentijds bij te stellen, indien het beheerplan in belangrijke mate niet meer aansluit bij de actuele situatie van staat van het onderhoud.” Tijdens de controle hebben wij vastgesteld dat voor de geselecteerde vastgoedobjecten geen adequate bijstelling van het beheerplan heeft plaatsgevonden. Onder andere was de aansluiting met het oorspronkelijke MJOP niet vast te stellen en was er hierdoor onvoldoende inzicht in de aannemelijkheid van de nog te maken onderhoudskosten voor de toekomst.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Speerpunten van de Raad
Belangrijkste uitkomsten van de meegegeven speerpunten van de Raad
Omgevingsvergunningen – Oorzaakanalyse niet begrote legesbate Najaar 2020 •
Oorzaak van de niet begrote legesbate: Incident door een omissie in de technische koppeling tussen facturatiemodule in VRiS en de financiële administratie. Dit is in 2020 verholpen.
Volledigheidshalve is eveneens aandacht besteed aan de totstandkoming van de facturatie van de leges. Hierbij de volgende belangrijke bevindingen: •
Maximering op te leggen leges omgevingsvergunningen: In 2020 is een omvangrijke omgevingsvergunning afgegeven die een incidenteel hoog leges bedrag genereerde. . Het college van burgemeester en wethouders heeft bij besluit d.d. 14 juli 2020 afgeweken van de legesverordening 2020 en de in rekening te brengen leges vastgesteld op een lager bedrag. Deze afwijking van de Legesverordening is op grond van de hardheidsclausule van artikel 63 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR) toegepast. In 2021 is de maximering eveneens in de legesverordening opgenomen. De reden hiervan, de omvangrijke omgevingsvergunning 2020, is besproken in het seniorenconvent van 26 november 2020.
•
Onvolledige facturatie leges: In één geval, incidenteel, geconstateerd dat er voor € 28.911 te weinig leges gefactureerd zijn aan een ontwikkelaar doordat de gemaakte afspraken in de samenwerkingsovereenkomst over de wijze waarop de leges bepaald worden, niet uitvoerbaar zijn voor de gemeente. Over deze afwijking heeft verder geen besluitvorming plaatsgevonden.
•
Inhoudelijke toets bouwkosten: De overwegingen en conclusies die getrokken worden bij het inhoudelijk beoordelen van de aannemelijkheid van de opgegeven bouwsom niet op een structurele wijze geregistreerd en gearchiveerd (kunnen) worden in de primaire registratie.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Speerpunten van de Raad
Uitkomsten meegegeven speerpunten van de Raad
Aanvullende speerpunt Rente Parkeervoorziening Op basis van de aan ons verstrekte overeenkomst kan uitgegaan worden van de wettelijke rente en niet de wettelijke handelsrente. De tekst van de overeenkomst is in dit soort gevallen leidend.
Bovendien geldt de wettelijke handelsrente alleen (op grond van de wet) voor de primaire betalingsverplichting op basis van een handelsovereenkomst (bedrijf levert producten/diensten, overheid moet betalen) en niet voor andere geldelijke verplichtingen waartoe een overeenkomst aanleiding kan geven. Naar aanleiding van deze constatering is in de jaarrekening 2020 € 44.000 vrijgevallen uit deze voorziening.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2021 Deloitte The Netherlands