Bijlage 4 Verslag tafel Middelen 20-10-22

Tafeltjesavond NOTULEN van de tafeltjesavond Middelen d.d. 20 oktober 2022 Voorzitter: Aanwezig:

dhr. J. Westhoek Ambtenaren: Mw. Scheek, mw. Kok, dhr. Sparreboom, dhr. Groenestein, dhr. R. Godthelp en Van der Hoek (verslag) (Steun)raadsleden: Dhr. Ertekin, dhr. Keijzer, dhr. Voskamp, dhr. Vrugt, dhr. De Ruiter, dhr. Paalvast, dhr. Snoeck, dhr. Wassink, mw. Oosterman, dhr. Bruijn, dhr. Van der Merwe. (CU)

Opening Dhr. Westhoek geeft de aanwezigen de gelegenheid vragen te stellen over de Begroting 2023 e.v. en dan de onderdelen die betrekking hebben op Middelen/Bedrijfsvoering. Vragen en antwoorden •

Dhr. Keijzer heeft geconstateerd dat de begroting niet over alle jaren sluitend is en vraagt of er op ambtelijk niveau met de provincie is gesproken over de consequenties.

Er is inderdaad ambtelijk overleg met de provincie geweest. Daarbij is aangegeven dat de provincie vooral naar de jaren 2023 t/m 2025 zal kijken. Gezien het feit dat 2023 t/m 2025 sluitend is, is de provincie (ambtelijk) positief over onze begroting. De gemeente krijgt de tijd om het jaar 2026 sluitend te krijgen al dan niet met extra middelen van het rijk. Met de meicirculaire 2023 moet duidelijk worden hoe 2026 e.v. er financieel uit komt te zien en zal de gemeente moeten zorgen voor een sluitend meerjarenperspectief. •

Aanvullend vraagt dhr. Paalvast of er een plan B is als het rijk geen extra middelen voor het jaar 2026 e.v. beschikbaar stelt.

Op dit moment is er geen plan B. Er is in 2026 sprake zijn van een negatief verschil van 5 miljoen. Als het rijk niet over de brug komt zal de gemeente naar mogelijke oplossingen moeten zoeken. •

Dhr. Voskamp zegt dat voor de voorziening pensioenen in 2019, i.v.m. de rentedaling, 4 ton is gestort. Inmiddels stijgt de rente. Kan dit bedrag nu (deels) vrijvallen? Ook is de vraag wat de verhoging van de rente voor gevolgen heeft voor de omslagrente en het indexeringspercentage.

Wat betreft de voorziening pensioenen is onlangs een actuele berekening opgevraagd bij de gemeentelijke salarisadministrateur. Op basis daarvan kan worden beoordeeld of er sprake is van vrijval of dat moet worden bijgestort. Het is de bedoeling om dat nog in 2022 te verwerken. De verhoging van de rente heeft inderdaad gevolgen voor de omslagrente. Gezien de ambities van de gemeente moet er geïnvesteerd worden en als er meer leningen worden afgesloten moet er meer rente worden betaald. Hiervoor liggen scenario’s klaar en het is ook verwerkt in het risicoprofiel. De 1 Tafeltjesavond Middelen 20 oktober 2022

rentestijging heeft dus nadrukkelijk de aandacht. Indien nodig zullen in de Kadernota 2024 voorstellen worden gedaan. •

Aanvullend stelt dhr. Snoeck dat toch geen sprake kan zijn van bijstorting als de rente is gestegen.

Deze constatering is juist. Wellicht kan er wel een bedrag vrijvallen. •

Mw. Oosterman zegt dat het eigen vermogen tot 2027 met 3% stijgt en de schuld met 53%. Wat is de oorzaak van deze verslechterende balanspositie?

De voorgenomen investeringen in de komende jaren liggen op een hoog niveau. Daarvoor moet meer vreemd vermogen worden aangetrokken. •

N.a.v. blz. 23/24 vraagt dhr. Paalvast wat er gaat gebeuren op het gebied van de telefonische bereikbaarheid. Hoe zit dat concreter.

Het gaat hierbij enerzijds om een investering in de techniek omdat de huidige telefooncentrale wordt vervangen. Deze gaat volledig via Teams werken. Hiermee moet de telefonische bereikbaarheid zowel extern als intern worden verbeterd. Ook wordt geïnvesteerd in het opleiden van mensen om de dienstverlening te verbeteren en komt er 0,8 fte bij voor het bemensen van de telefooncentrale. •

Aanvullend wijst dhr. Van der Merwe op het voorstel om het stadhuis een dag in de week te sluiten. Werkt dat juist niet averechts op de bereikbaarheid?

Over het sluiten van het stadhuis wordt nog gediscussieerd. Het is dus nog in onderzoek waarbij de bereikbaarheid zeker een punt van aandacht is. •

Aanvullend vraagt dhr. Voskamp of het een omnichannel centrale wordt.

Op dit moment gaat het uitsluitend om de telefonische toegankelijkheid. Dit kan eventueel stapsgewijs worden uitgebreid naar meerdere kanalen (zoals chats, whatsapp). •

Dhr. Snoeck vraagt aanvullend of de huidige centrale is afgeschreven.

De centrale is verouderd en in het nieuwe jaar is er geen beheerscontract meer. Daarom moet er iets gebeuren, maar het punt is vooral dat de bereikbaarheid verbeterd moet worden en om die reden wordt overgestapt naar een centrale via Teams. Deze oplossing is ook goedkoper. •

Dhr. Keijzer vraagt aanvullende of de nieuwe centrale berekend is op meer thuiswerkers.

De oplossing via Teams biedt inderdaad betere mogelijkheden voor het thuiswerken, zowel voor het klantcontactcentrum als voor de medewerkers onderling. Doel is dat iedereen elkaar makkelijker moet kunnen vinden. •

Dhr. Snoeck vraagt n.a.v. blz. 73 (risico’s) wat de acties zijn nu het gemeentehuis en ander vastgoed niet voldoet aan de duurzaamheidseisen.

Momenteel wordt i.h.k. van de revitalisatie van het gemeentehuis onderzocht wat er mogelijk is om het gebouw duurzamer te maken. Daarin moeten nog keuzes worden gemaakt. Het gemeentehuis heeft label C. In principe wordt daarmee aan de eisen voldaan, maar dat heeft met name te maken met het aantal zonnepanelen. Daar staat tegenover dat er een oude verwarming is, individuele airco’s e.d. Daarmee loopt veel energie weg.

2 Tafeltjesavond Middelen 20 oktober 2022

•

Mw. Oosterman vraagt aanvullend waarom dit risico nu opeens met stip op 1 staat.

Er is in het investeringsprogramma geen rekening gehouden met grootschalige (duurzaamheids)investeringen voor het gemeentehuis (en vastgoed SOW). Er is dus een reële kans op een nadelig effect. Vandaar dat dit als risico is opgevoerd. Overigens is er in de begroting wel rekening gehouden met regulier onderhoud (beheer). •

Dhr. Snoeck vraagt aanvullend hoe de investering voor verlichting in het stadhuis moet worden gezien. Is dat regulier onderhoud of revitalisering?

Het aanpassen van de verlichting past binnen het revitaliseren van het stadhuis. Het is wel een puzzel om de juiste volgorde te bepalen bij het treffen van maatregelen. Er wordt zorgvuldig bekeken dat er geen onnodige uitgaven worden gedaan. •

Dhr. Van der Merwe vraagt of met de 1,3 miljoen extra voor personeel ook effecten worden beoogd op het verminderen van het ziekteverzuim en de problemen rond de krapte op de arbeidsmarkt.

Er zijn plekken in de organisatie waar het piept en kraakt. Er wordt vooral extra geïnvesteerd in formatieplaatsen op bijvoorbeeld ICT, communicatie, teammanagers e.d. Dit kan ook effect hebben op het ziekteverzuim. •

Mw. Oosterman vraagt of gespecifieerd kan worden hoe het bedrag van 1,3 miljoen is opgebouwd.

Vanuit het coalitieakkoord is € 5 ton ter beschikking gesteld. Dit is voor € 3,5 ton ingezet om de span of care voor de teammanagers te verlagen. Er worden drie teammanagers aangesteld voor Cluster Stad, Stadsbedrijf en Bedrijfsvoering. Het resterende bedrag zal worden ingezet om de grootste knelpunten in de organisatie op te lossen. Daarnaast is er € 4 ton voor ICT beschikbaar gesteld. Zie ook vraag 2 (IT architect, IT regisseur, Databasebeheerder en Privacy officer). Verder is er sprake van indexering van loonkosten. •

Aanvullend vraagt dhr. Voskamp hoe de kennis wordt geborgd nu sprake is van het veelvuldig extern inhuren van personeel.

Dit is inderdaad een aandachtspunt voor de organisatie. Er wordt getracht dit zoveel mogelijk te borgen. Daarbij is het van belang dat zoveel mogelijk vaste krachten worden aangetrokken. Zittende mensen moeten worden gekoesterd. •

Aanvullend vraagt dhr. Wassink (blz. 96) of er al concrete plannen zijn om de gemeente Maassluis aantrekkelijker te maken voor personeel.

Voor Maassluis is nadelig dat de salarissen in de omliggende grotere gemeenten over het algemeen hoger liggen. Er wordt ingezoomd om jongere mensen aan te trekken. Hierbij wordt gewerkt met trainees en stagiaires. Vaak vertrekken die weer na enkele jaren, maar in die periode heeft de gemeente er wel wat aan gehad. Ook wordt ingezet op vitaliteit van oudere werknemers. Het ei van Columbus is echter nog niet gevonden. •

Dhr. De Ruiter vraagt (blz. 55, 74, 75) welke concrete plannen er liggen op het gebied van ICT.

3 Tafeltjesavond Middelen 20 oktober 2022

Het gaat vooral om het realiseren van een toekomstbestendig ICT team. Om een beeld te krijgen wat hiervoor nodig is, is ook een second opinion uitgevoerd. Het plan is om een aantal operationele taken uit te besteden (systeembeheer, servicedesk e.d.). Daarnaast wordt de expertise en capaciteit uitgebreid. Het gaat dus niet alleen om plannen, maar er is ook daadwerkelijke beweging. Overigens loopt er momenteel ook een aanbestedingsprocedure voor een nieuw serverpark. •

Dhr. De Ruiter vraagt aanvullend of het achterliggende document met de onderbouwing gedeeld kan worden.

Geconstateerd wordt dat de huidige formatie van het ICT-team (systeembeheer) 4 fte is, waarvan momenteel 2 fte aan vacatures openstaat en waarvan 1 fte door inhuur wordt ingevuld. Verder wordt door Native opgemerkt dat “De te beheren omgeving van de gemeente steeds complexer” wordt door nieuwe technologische mogelijkheden, beveiliging tegen cybersecurity, en cloudgang van applicaties met daarbij komende koppelingen en data uitwisselingen. Grip op deze omgeving is belangrijk en daarmee inzicht in de architectuur van zowel de applicaties als de ICThardware. Dit maakt – samen met de constatering dat het huidige team I&A te klein is in vergelijking met andere gemeenten – dat een uitbouw van het team zeer gerechtvaardigd is. De keuze die hierbij in de memo wordt voorgesteld is volgens Native een passende. Het uitbouwen van het team met alleen technisch georiënteerde rollen zoals systeem- of netwerkbeheerder is niet de juiste weg. Door de verandering is er meer behoefte aan andere kennis en kunde en daarmee rollen. Native onderschrijft de voorgestelde ontwikkeling naar een regie organisatie die sturing zal geven aan de complexe ICT omgeving inclusief de diverse cloudpartners (leveranciers van applicaties) in samenhang met het beheer van de nu nog aanwezige ICT infrastructuur in eigen beheer.

De rollen als IT architect, IT regisseur en Service Manager zijn daarmee een juiste uitbreiding. Evenals de Privacy Officer om te kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van privacy. De financiële vertaling naar jaarlijkse lasten op basis van de genoemde FTE’s is volgens Native passend kijkend naar de zwaarte van de functies en de daarbij behorende inschaling. Native ondersteunt ook het advies om de team manager van de ICT functie te laten beschikken over actuele inhoudelijke IT kennis, omdat met het groeiende belang van ICT, de snelle ontwikkelingen, het goed intern kunnen positioneren van ICT en de mogelijkheden, het maken van keuzes over invulling en toekomstige inrichting en een goede gesprekspartner zijn voor leveranciers en partners, als taken van deze manager vragen om inhoudelijke kennis. Native komt in het rapport tot de conclusie dat het gedane voorstel tot aanpassing en structurele uitbreiding van het ICT team voor de gemeente Maassluis passend en op zijn plaats is. De genoemde rollen/functies worden in het huidige ICT gemist en aanvulling is derhalve wenselijk. De daarvoor geraamde structurele lasten liggen op het juiste niveau, en daarmee inschaling, om personeelsleden van de juiste zwaarte en met de vereiste expertise aan te trekken. Het advies van Native is daarom om opvolging te geven aan het voorstel en het ICT team op sterkte brengen.

De vereiste ontwikkeling naar een regievoering wordt hier mee mogelijk gemaakt Aanvullend geeft Native nog drie aanbevelingen mee 1. De aanbeveling om de rol van leveranciers- en contractmanagent expliciet te beleggen, om zo grip te krijgen op de vele (CT-)contracten die lopen en actief te sturen op uitnutting daarvan, zal worden overgenomen. Daarbij kan worden opgemerkt dat deze rol al als één van de taken is beschreven in de conceptfunctieomschrijving van de nieuwe servicemanager.

2. Ook de tweede aanbeveling om 1 van de teamleden expliciet de rol te geven van Change- en incidentmanager is als kernactiviteit opgenomen in de concept functiebeschrijving van deze servicemanager. 4 Tafeltjesavond Middelen 20 oktober 2022

3. De derde aanbeveling is een afwijking van het oorspronkelijke voorstel om de servicedesk uit te besteden. Native adviseert om te overwegen of één van de huidige medewerkers juist op servicedesk en/of werkplekondersteuning een goede fit zou zijn. Voorgesteld wordt om hier in een nader advies nog op terug te komen. Aan een dergelijke keuze zijn voor- en nadelen verbonden, die in de komende tijd met de huidige teamleden nog zullen worden besproken.

•

Dhr. Keijzer vraagt of het wederom uitstellen van de invoering van de Omgevingswet financiële consequenties heeft.

Dit moet nog goed worden onderzocht. Door het uitstel wordt ook de Wet kwaliteitsborging bouwen niet van kracht en dat betekent dat de bouwkundige toets voorlopig bij de gemeente blijft. Dit heeft gevolgen voor de kostendekkendheid van de inkomsten (leges) en uitgaven i.v.m. de bouwkundige toets. Bij het vaststellen van de legesverordening eind van het jaar wordt hierop teruggekomen. •

Dhr. Voskamp wijst op blz. 24 en 132 waar wordt gesteld dat er extra geld nodig is voor adresonderzoeken. Kan worden aangegeven of de jaarlijkse meldingen (circa 400) terecht zijn en welke relatie dit heeft met het adressenonderzoek i.h.k. van goed verhuurderschap.

Het is de bedoeling om de adresonderzoeken meer procesmatig in te richten zodat we als gemeente beter in beeld hebben welke Maassluizers op welke adressen wonen. Daarbij wordt ook beoordeeld welke meldingen wel of niet terecht zijn. Overigens moeten altijd twee meldingen binnenkomen om te beoordelen of een adres als dan niet onrechtmatig wordt bewoond. •

Aanvullend vraagt dhr. Voskamp hoe de nieuwe geldvraag zich verhoud met het eerdere krediet voor goed verhuurderschap.

Omdat er meer onderzoek wordt gedaan, komen er ook steeds meer meldingen binnen. Er wordt gekeken hoe dit adequaat kan worden opgepakt. Het krediet dat indertijd beschikbaar is gesteld voor goed verhuurderschap was een tijdelijke impuls en nu wordt geld gevraagd voor een meer structurele aanpak. •

Mw Oosterman vraagt hoe vaak de gemeente klachten krijgt over de manier waarop stukken ter inzage worden gelegd en over procedures betreffende bezwaarschriften. Zij krijgt nog weleens klachten van mensen dat zaken niet goed gaan zoals: vergunningen worden gepubliceerd, terwijl de termijn om bezwaar in te dienen al bijna is verlopen; de boom is al gekapt als de vergunning wordt gepubliceerd; stukken liggen niet altijd fysiek ter inzage op het stadhuis.

In het zaaksysteem zijn geen klachten terug te vinden die passen binnen de geschetste problematiek. Wel kan worden opgemerkt dat In de praktijk publicaties niet altijd 100% in orde zijn. Hier wordt inmiddels scherper op gelet. De rechtsbescherming kan in knel komen doordat vergunningen te laat worden aangevraagd of dat door omstandigheden vergunningen pas kort voor de aangevraagde activiteit worden verleend, omdat de activiteit wel moet kunnen plaatsvinden (zoals bijvoorbeeld voor de Furieade). Binnen de organisatie is hier aandacht voor en er wordt gewerkt aan het verbeteren van het proces. •

Dhr. Paalvast vraagt n.a.v. blz.120 (Economie/citymarketing) hoe de grote teruggang in investeringen is te verklaren. 5

Tafeltjesavond Middelen 20 oktober 2022

Dit is te verklaren doordat de ontwikkeling van het bedrijventerrein de Dijk nagenoeg is afgerond. •

Dhr. Snoeck zegt dat er veel wordt thuisgewerkt. Hoe ervaart het personeel dat en wat zijn de gevolgen voor de bezettingsgraad.

Gemiddeld wordt ongeveer 50% op kantoor en 50% thuis gewerkt. Per medewerker verschilt dat. De één werkt graag thuis en de ander niet. De bezetting is de afgelopen maanden wel toegenomen. Niettemin is het relatief rustig in het gemeentehuis en wordt er nog veel via Teams vergaderd. Op de vraag van dhr. Snoeck hoeveel het gemeentehuis te groot is wordt geantwoord dat, uitgaande van 60% bezetting, het pand geschikt zou zijn voor 450 personen. Ook als alle huidige medewerkers op kantoor zouden werken is er ruimte over in het gebouw. •

Aanvullend vraagt dhr. Snoeck wie het besluit gaat nemen over de revitalisatie van het gemeentehuis nadat het in de begroting genoemde onderzoek is gedaan.

Uiteindelijk zal de raad hierover een besluit moeten nemen omdat er geld beschikbaar gesteld moet worden. •

Dhr. De Ruiter vraagt n.a.v. blz. 99/100 waar eventuele kosten worden verantwoord als sprake zou zijn van ontregelingen of hacks op het gebied van automatisering.

Dit valt onder de niet begrote kosten en als die situatie zich voordoet zal de raad daar via de bestuursrapportage een besluit over moeten nemen. •

Dhr. Bruijn verwijst naar de problematiek in de MVS-gemeenten waar sommigen mensen tussen wal en schip dreigen te raken. Daarnaast heeft Maassluis te maken met een niet sluitende begroting in 2026. De vraag is of Maassluis daar alvast op moet anticiperen.

Op blz. 132 van de begroting wordt aangegeven dat er 1 miljoen extra beschikbaar komt voor verzachtende maatregelen kostenstijgingen. Kijkend naar het mogelijke tekort in 2026 e.v. zullen veel gemeenten hun begroting gaan analyseren. Op de site van BZK is die begrotingsanalyse ook te vinden en kan een vergelijking worden gemaakt met andere gemeenten. Daaruit blijkt dat Maassluis, evenals Vlaardingen en Schiedam, meer dan gemiddeld uitgeven aan het sociaal domein terwijl Maassluis op andere posten juist lager zit. •

Mw. Oosterman mist in de begroting meer gedetailleerde informatie over subsidies. Zij wijst op het rapport van de Rekenkamercommissie over subsidies. Daarin wordt het nodige gezegd over de sturing door de raad. Zij vraagt om hier in de geest van het RKC-rapport nog eens naar te kijken.

Verwezen wordt naar de raadsinformatiebrief van 7 juli 2017: Raadsinformatiebrief onderzoek RKC 'Evaluatie subsidiebeleid' Bij het opstellen van de begroting is er de keuze gemaakt om de omvang fors te verkleinen. Dit kan soms ten koste gaan van informatiewaarde. Echter er is bewust gekozen voor het vermelden van het subsidieplafond en geen uitgebreide verdeling op te nemen. Dit is juist in de geest van de opmerkingen van de rekenkamer. Het vaststellen van een plafond geeft juist de ruimte om de samenwerking tussen partijen en instellingen te bevorderen. •

Dhr. Voskamp zegt dat hij wel wat tabellen en overzichten mist in deze compactere begroting. Hoe wordt er geëvalueerd?

Het is de bedoeling om de evaluatie van de begroting via de Auditcommissie te laten lopen. 6 Tafeltjesavond Middelen 20 oktober 2022

Rond 21.00 uur wordt de bijeenkomst gesloten door de voorzitter.

*********************

7 Tafeltjesavond Middelen 20 oktober 2022