Bijlage 4 Organisatieplan UOJ

Organisatieplan UOJ

Directie Maassluis, 19-10-2021

Status: Definitief

Opgesteld door: Che Jansen, adjunct-directeur

Vertrouwelijkheid: Vertrouwelijk

Inhoud Inleiding................................................................................... 3 Opdracht aan Rogplus ........................................................... 4 Visie Rogplus op de opdracht ............................................... 6 Waardecreatie voor de MVS-gemeenten .............................. 8 Waardecreatie voor de jeugdige/ouder ................................ 8 Waardecreatie voor het consortium ..................................... 8 Waardecreatie voor Rogplus ................................................. 8 Pijlers UOJ .............................................................................. 9 Pijler 1: bestuursadvisering ................................................................................................ 9 Pijler 2: contractmanagement .......................................................................................... 10 Pijler 3: kwaliteitsmanagement ........................................................................................ 11 Pijler 4: ondersteunende diensten ................................................................................... 12

Financiële kaders ................................................................. 14 Implementatie- en frictiekosten ........................................................................................ 15 Verdeelsleutel................................................................................................................... 16 Risicoparagraaf financiële kaders .................................................................................... 16

2

Inleiding In oktober 2020 hebben de MVS-gemeenten (Maassluis, Vlaardingen en Schiedam) het Koersdocument MVS Jeugdmodel vastgesteld. In het koersdocument MVS Jeugdmodel is beschreven op welke wijze de drie gemeenten samen met alle relevante partners en de inwoners de ondersteuning aan jeugdigen en gezinnen de komende jaren willen verbeteren. Het koersdocument bevat een transformatiestrategie en een aantal bouwstenen waarmee het nieuwe jeugdmodel wordt ingericht. Het overgrote deel van de jeugdhulp wordt vanaf 2023 door de MVS-gemeenten ingekocht op basis van een integrale opdracht met populatiebekostiging. De MVS-gemeenten nemen met dit besluit zelf de verantwoordelijkheid voor de inkoop van de jeugdhulp en de uitvoering van contractmanagement en andere taken die hieruit voortvloeien. De MVS-gemeenten zijn voornemens om Rogplus aan te wijzen als de gemeenschappelijke regeling voor de uitvoering van alle taken die samenhangen met het contractmanagement in het kader van de jeugdhulp. De MVS-gemeenten hebben Rogplus de opdracht gegeven om een plan te maken voor de uitvoeringsorganisatie Jeugd (hierna UOJ). De definitieve besluitvorming over de UOJ zal plaatsvinden eind 2021.

Gelijktijdig wordt de juridische structuur van Rogplus omgevormd naar een Openbaar Lichaam en geven de MVS-gemeenten samen met Rogplus invulling aan de nieuwe governance (sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden). Ook hier zal naar verwachting de definitieve besluitvorming plaatsvinden eind 2021. Deze trajecten (UOJ en governance) hebben onderling veel raakvlakken en het is van groot belang deze trajecten met elkaar te verbinden. Voor Rogplus en de MVS-gemeenten is het belangrijk dat de UOJ tijdig staat. De verwachting is dat in de eerste helft van 2022 de integrale opdracht wordt gegund. Om hier tijdig op aan te kunnen sluiten, is het van belang dat Rogplus vanaf dat moment voldoende is toegerust op haar nieuwe taken. De MVS-gemeenten hebben Rogplus gevraagd om een plan voor de UOJ gereed te hebben, waarin uitgewerkt is hoe deze nieuwe taken vorm krijgen en binnen welke financiële kaders. Dit moet tijdig helder zijn als onderdeel van de definitieve besluitvorming (eind 2021) over de inrichting van het openbaar lichaam Rogplus en het onderbrengen van de taken voor jeugd bij Rogplus. Met dit organisatieplan geeft Rogplus invulling op de vraag van de MVS-gemeenten. Op basis van de huidige kennis is Rogplus met dit organisatieplan toegerust om de nieuwe taken uit te gaan voeren. Ervaring leert ook dat de praktijk waarschijnlijk weerbarstiger is.

In dit organisatieplan heeft Rogplus, naar aanleiding van overleggen met de concerncontrollers en de gemeentesecretarissen van de MVS-gemeenten, een tweetal functies – één contractmanager en één kwaliteitsmedewerker - de eerste twee contractjaren ingevuld via externe inhuur. Binnen twee jaar evalueren Rogplus en de MVS-gemeenten of deze functies structureel noodzakelijk zijn of alleen nodig waren om het contract goed op te starten. In eerste instantie is dat een (iets) duurdere oplossing, maar daarmee behoudt Rogplus de flexibiliteit om, in samenspraak met de MVS-gemeenten, binnen twee jaar de opzet en inrichting van de UOJ aan te passen als daar aanleiding voor is. De eerste twee jaar monitoren Rogplus en de MVS-gemeenten op basis van ervaringen in de praktijk of de werkzaamheden aansluiten bij de behoeften en taken en passen binnen de formatie.

3

Opdracht aan Rogplus De MVS-gemeenten zijn, zoals in de eerdere advisering over de UOJ, voornemens om Rogplus de opdracht te geven om de volgende taken voor de MVS-gemeenten uit te voeren: 1. Realiseren informatievoorziening, gericht op sturings- en beleidsinformatie 2. Uitvoering contractmanagement (integrale opdracht inclusief transformatieopgave) 3. Administratieve taken en ondersteuning die voortvloeien uit de contractering 4. Toekomstige inkooptaken op het terrein van jeugdhulp1 Deze taken zijn als volgt nader geconcretiseerd: 1. Inkooptaken op het terrein van Jeugdhulp (vanaf 2023) 2. Contractmanagement (worden de doelen bereikt binnen de financiële kaders) a. Prestaties van leveranciers beheersen en verbeteren (in termen van kwaliteit, tijd en kosten) b. Tevredenheid over de geleverde dienst of het geleverde product te verhogen c. Ondersteuning bieden aan strategische en tactische besluitvorming over inkoop d. Risico’s beheersen die voortvloeien uit de contracten met zorgaanbieders e. De effectiviteit en (kosten)efficiëntie van het inkoopproces verbeteren f. Beleidsadvisering: innoveren vanuit de dagelijks praktijk en knelpunten signaleren bij domein overstijgende samenwerkingen 3. PGB kwaliteitscontroles (check rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid PGB-aanbieders) 4. Bemiddelen bij geschillen 5. Behandelen van bezwaar- en beroep 6.

Informatiemanagement: dataverzameling, data-analyse en data duiding (t.a.v. integraal contract) 7. Informatievoorziening voor MVS-organisaties, colleges en gemeenteraden (per kwartaal) 8. Administratieve taken: a. Afgeven beschikkingen waar noodzakelijk lokale Jeugdhulp en via GRJR b. Afhandelen pgb’s 9. Financiële taken (betaling van het consortium) en verantwoording daarvan in de P&C-producten 10. Verantwoordelijk voor accountantscontrole, check rechtmatigheid consortium 11. Strategisch partner voor de MVS-gemeenten 12. Samenwerkingspartner GRJR 13. Communicatie naar samenwerkingspartner vanuit eigen rol en positie (incl. website) De MVS-gemeenten vragen om een inhoudelijk organisatieplan met een begroting, waarin de structurele en incidentele kosten zichtbaar zijn. Ook is daarbij van belang hoe de taken van Rogplus op het terrein van de Wmo en de Jeugdwet elkaar versterken en er een efficiënte organisatie kan worden neergezet. De gemeenten realiseren zich dat er op dit moment nog losse eindjes zijn, waardoor het plan in het komend jaar op onderdelen mogelijk nog bijgesteld moet worden. Voor dit moment lijkt het realistisch om de financiële kaders te benoemen waarbinnen de UOJ gerealiseerd kan worden.

1

De huidige contracten hebben een ruime looptijd, waardoor Rogplus nu geen formatie vraagt voor deze taken.

4

5

Visie Rogplus op de opdracht De afgelopen jaren is gebleken dat Jeugdhulp een complex dossier is met grote financiële impact. Met de inkoop van een integrale aanpak volgens het model van populatiebekostiging hebben de MVS-gemeenten een belangrijke stap gezet om de Jeugdhulp te transformeren. De MVS-gemeenten zijn en blijven beleidsmatig verantwoordelijk voor de Jeugdwet. Rogplus wordt o.a. verantwoordelijk voor het contractmanagement van de integrale opdracht op basis van populatiebekostiging. Een belangrijk onderdeel van de integrale opdracht is de transformatie van de Jeugdhulp in de MVS-gemeenten. Een goede samenwerking met duidelijke kaders tussen de MVS-gemeenten en Rogplus is cruciaal voor een succesvolle transformatie. Onderstaande figuur maakt de verschillende lagen in het publieke stelsel van de MVS-gemeenten inzichtelijk.

Publieke verantwoording

Stelsel verantwoording

Contract verantwoording

Figuur 1: verschillende lagen publiek stelsel

Publieke verantwoording gaat over de besteding van publieke middelen en het uitoefenen van publieke bevoegdheden. Dit is een verantwoordelijkheid van de MVS-gemeenten, waaraan samen met ROGplus, de nieuwe aanbieder en andere stakeholders invulling zal worden gegeven. Stelsel verantwoording gaat over de samenwerking binnen het gehele MVS Jeugdmodel en het Sociaal Domein. Het gaat dan niet alleen over de Jeugdwet maar ook over Passend Onderwijs, Wmo-2015, Zorgverzekeringswet, Wlz etc. De beoogde transformatie kan in zijn geheel alleen worden gerealiseerd als alle partijen hierin hun verantwoordelijkheid nemen. De MVS-gemeenten hebben hierin een grote verantwoordelijkheid, maar deze verantwoordelijkheid ligt ook bij de andere netwerkpartners, zoals de diverse maatschappelijke partners, maar bijvoorbeeld ook bij DSW. Contract verantwoording gaat over contractmanagement en informatiemanagement van de uitvoeringsorganisatie aan de MVS-gemeenten. Dit is de verantwoordelijkheid van Rogplus.

6

Een belangrijk onderdeel van de integrale opdracht is de transformatie van de Jeugdhulp in de MVS-gemeenten. Een belangrijke opdracht om deze transformatie te realiseren ligt bij de aanbieder en daarmee ook bij Rogplus om deze ontwikkeling te sturen en te faciliteren. Rogplus is van mening dat de kansen en knelpunten voor de transformatie deels in de integrale opdracht zitten, maar nog veel meer in het stelsel. Het succes van de transformatie zit deels in goed contractmanagement door Rogplus en deels in een goede samenwerking met aanpalende (beleids)terreinen als Onderwijs, Voorliggend veld, Wonen en Wmo -2015 etc. Het is dus belangrijk om verantwoordelijkheden en rollen scherp te definiëren. Rogplus heeft de onderstaande verantwoordelijkheden en rollen binnen het publieke stelsel van de MVS-gemeenten: Stelsel Verantwoordelijkheid Rol Rogplus Publiek MVS-gemeenten Ondersteunen Stelsel MVS-gemeenten Adviseren en ondersteunen Contract Rogplus Bewaken, informeren en verantwoorden Rogplus wordt een belangrijke spil om de beoogde doelstellingen uit het MVS Jeugdmodel te realiseren. Rogplus wil invulling geven aan haar rol vanuit het principe van meervoudige waardecreatie. Door te sturen op meervoudige waardecreatie voor de MVS-gemeenten, jeugdigen en/of hun ouders en het gecontracteerde consortium Jeugd ontstaan oplossingen voor complexe problemen die toekomstbestendig zijn.

Meervoudige waardecreatie kenmerkt zich door niet vanuit één perspectief naar een oplossing te zoeken maar vanuit een meervoudig perspectief: win-win-win situatie creëren. Rogplus wil zich ontwikkelen als de verbindende schakel tussen al deze partijen. Om professioneel invulling te kunnen geven aan de opdracht moet Rogplus continue informatie ophalen én verstrekken aan alle betrokkenen. Daarnaast moet Rogplus continue het perspectief van alle betrokkenen scherp hebben en de Figuur 2: meervoudige waardecreatie door Rogplus betrokkenen met elkaar verbinden. In de volgende hoofdstukken maakt Rogplus inzichtelijk hoe we invulling gaan geven aan de meervoudige waardecreatie.

7

Waardecreatie voor de MVS-gemeenten Rogplus en de MVS-gemeenten gaan een strategisch partnerschap aan om het nieuwe jeugdmodel vorm te geven. De primaire taak van Rogplus als UOJ is het monitoren en bewaken van de contractafspraken van de integrale opdracht en daarmee de transformatie van de Jeugdhulp. Rogplus informeert de MVS-gemeenten tijdig en zorgvuldig over de voortgang van het contract/transformatie. Daarnaast zal Rogplus en/of het gecontracteerde consortium kansen en knelpunten signaleren op het niveau van het stelsel. Rogplus agendeert deze kansen en knelpunten bij de MVS-gemeenten en adviseert en ondersteunt de MVS-gemeenten hoe deze kansen benut kunnen worden en hoe de knelpunten opgelost kunnen worden. Rogplus en de MVS-gemeenten moeten gezamenlijk optrekken bij domein overstijgende kansen of knelpunten in het belang van de transformatie. Daarnaast ondersteunt Rogplus de MVS-gemeenten ten aanzien van de publieke verantwoording door informatie te verstrekken en waar nodig te ondersteunen bij bv. Raadsvergaderingen. Voor de MVS-gemeenten is dit een uitgelezen kans om de Jeugdwet en de Wmo-2015 meer integraal en ontschot te organiseren. Vanaf 2023 liggen veel verantwoordelijkheden bij Rogplus en binnen Rogplus is het integreren van werkzaamheden in het kader van de Jeugdwet en de Wmo-2015 één van de belangrijkste organisatiedoelstellingen voor de komende jaren.

Tot slot worden een aantal lasten die iedere organisatie heeft, verdeeld over de Wmo en Jeugdwet (o.a. directie, vastgoed en automatisering etc.). Hoe Rogplus voornemens is dit te organiseren wordt uitgelegd bij de Pijlers UOJ.

Waardecreatie voor de jeugdige/ouder De MVS-gemeenten hebben met het nieuwe jeugdmodel gekozen om de jeugdige en hun ouder centraal te zetten. Rogplus onderzoekt en monitort of het nieuwe jeugdmodel inderdaad waarde creëert voor de jeugdige en/of ouder. Hoe Rogplus voornemens is dit te organiseren wordt uitgelegd bij de Pijlers UOJ.

Waardecreatie voor het consortium De MVS-gemeenten gaan met de integrale aanpak volgens het model van populatiebekostiging een langdurige samenwerkingsrelatie aan met een consortium. De MVSgemeenten leggen hiermee veel verantwoordelijkheid bij het consortium om het nieuwe jeugdmodel vorm te geven. Een langdurige samenwerkingsrelatie is alleen succesvol als de integrale opdracht ook waarde creëert voor het consortium. De waardecreatie voor het consortium moet resulteren in het kunnen voeren van een gezonde bedrijfsvoering maar de waardecreatie zit vooral in het opdoen van nieuwe kennis. Hoe Rogplus voornemens is dit te organiseren wordt uitgelegd bij de Pijlers UOJ.

Waardecreatie voor Rogplus Rogplus is gebaat bij waardecreatie voor de MVS-gemeenten, jeugdige/ouder en het consortium. Als Rogplus de belangen van al deze partijen op waarde weet te schatten en alle partijen betrokken houdt dan worden ten aanzien van de transformatie van de Jeugdhulp flinke stappen gezet. Door de UOJ toe te voegen aan Rogplus wordt de organisatie minder kwetsbaar (minder solistische functies) en geeft het Rogplus de mogelijkheid om de overgang van de Jeugdwet naar de Wmo te verbeteren en de samenwerking tussen beide wetten verder door te ontwikkelen. Rogplus vergaart veel kennis en expertise op het gebied van Wmo en Jeugd, die gebruikt kan worden door de gemeenten voor toekomstige beleidsontwikkeling.

8

Pijlers UOJ De opdracht van de MVS-gemeenten aan Rogplus bevat verschillende elementen die betrekking hebben op het operationeel, tactisch en strategisch niveau. Rogplus verdeelt de verschillende elementen van de opdracht in vier pijlers, zie figuur 3.

Figuur 3: de vier pijlers van de uitvoeringsorganisatie Jeugd

Hierna is per pijler de bezetting weergegeven. De benodigde aantallen fte per functie zijn gebaseerd op een inschatting van de werklast. Waar mogelijk is hierbij gebruik gemaakt van relevante onderliggende informatie, zoals de verwachte aantallen cliënten. Waar dat relevant is, is ter referentie gekeken naar de werkzaamheden die medewerkers in vergelijkbare functies nu ten behoeve van de Wmo uitvoeren. Na de start van de UOJ gaat Rogplus in de praktijk monitoren of de in dit organisatieplan gepresenteerde capaciteit in de praktijk aansluit bij het werk. Waar nodig zal Rogplus, bijsturen. Met uitzondering van de functie contractmanager (pijler ‘contractmanagement’) is de inschaling van de functies binnen de UOJ gebaseerd op de inschaling van vergelijkbare functies in het huidige functiehuis van Rogplus. De contractmanagers zijn, in samenspraak met de MVS-gemeenten, hoger ingeschaald, vanwege de omvang en complexiteit van het contract en vanwege hun prominente rol in het realiseren van de transformatieopgave.

Pijler 1: bestuursadvisering De gemeenten zijn en blijven verantwoordelijk voor het beleid. Om beleid te kunnen maken of aan te passen is het belangrijk om gevoed te worden vanuit de praktijk. Dit vraagt om korte lijnen met de uitvoeringsorganisatie. Rogplus schrijft geen beleid, maar levert input en adviseert over het beleid. Daarnaast initieert of ondersteunt Rogplus de MVS-gemeenten bij domein overschrijdende kansen of knelpunten en ondersteunt Rogplus de MVSgemeenten bij haar publieke verantwoording. In de pijler bestuursadvisering komt alle informatie samen vanuit de andere pijlers. De bestuursadvisering waaraan Rogplus invulling geeft, heeft vooral betrekking op kansen en knelpunten die in de praktijk worden ervaren binnen het stelsel (zie figuur 1). Ook de bestuurlijke ondersteuning vanuit Rogplus valt onder deze pijler. Rogplus geeft met de onderstaande functionarissen invulling aan deze pijler:

9

• • • • •

Directeur, bestaande formatie (0,2 fte) – schaal 16 Adjunct-directeur, bestaande formatie (0,4 fte) – schaal 14 Contractmanager, nieuwe functie zie pijler contractmanagement (Directie)secretaresse, nieuwe functie (0,5 fte) – functieschaal 7 Communicatieadviseur, bestaande formatie (0,25 fte) - functieschaal 10A

Behoudens de (directie)secretaresse en de contractmanager kan Rogplus de pijler bestuursadvisering invullen met de bestaande formatie. Pijler 2: contractmanagement Het doel van het contractmanagement is om gedurende de duur van de overeenkomst te waarborgen dat de transformatieopgave vanuit het MVS jeugdmodel worden bereikt. Het is hierbij van belang dat de contractmanagers zich verantwoordelijk voelen voor gezamenlijk opdrachtgeverschap met de MVS-gemeenten en dat er goede integrale afstemming tussen beleid en uitvoering plaats vindt in het gehele sociale domein. De contractmanagers worden een serieuze gesprekspartner van het consortium en de MVS-gemeenten. Contractmanagement moet gevoed worden door kwaliteitsmanagement om inhoudelijk op de hoogte te zijn van de geboden jeugdhulp en in te schatten of dit aansluit bij de transformatieopgave. De transformatieopgave zal continue bewaakt en gestimuleerd moeten worden.

Het contractmanagement in de UOJ is verantwoordelijk voor het: • Managen van het contract met de aanbieder, zodat de monitoring steeds op orde is, tijdig kan worden gesignaleerd en bijgestuurd en de gemaakte afspraken worden nageleefd; • Integraal realiseren van de onderdelen uit het MVS jeugdmodel die betrekking hebben op de UOJ met de aanbieder en de beleidsmedewerkers van de MVS-gemeenten; • Adviseren en signaleren van strategische/ zorginhoudelijke beleidsontwikkelingen betreffende inkoop, aanbesteding en contractmanagement; • Organiseren van afstemming tussen aanbieder, gemeenten en andere stakeholders; • Tijdig verstrekken van sturing- en verantwoordingsinformatie voor de gemeenten. Rogplus gaat een Team Contractmanagement samenstellen bestaande uit meerdere personen met verschillende competenties: van de meer zakelijke competenties ‘oordeelsvorming’, ‘commercieel vermogen’ en ‘integriteit’ tot de meer softere competentie ‘inlevingsvermogen’ en ‘omgevingsbewustzijn’. Daarnaast beschikken de contractmanagers uiteraard over een inhoudelijke visie en zijn ze in staat om deze inhoudelijke visie samen met de MVS-gemeenten en het consortium te gebruiken in de pijler bestuursadvisering.

Rogplus geeft met de onderstaande functionarissen invulling aan deze pijler: • Contractmanagers, nieuwe formatie (3 fte) – schaal 12 • Specialist managementinformatie, nieuwe functie (1 fte) – schaal 10 De 3 fte aan contractmanagers wordt enigszins flexibel ingericht. Rogplus zal bij de start van de opdracht 2 fte in dienst hebben en 1 fte extern inhuren. Gedurende het tweede contractjaar wordt, in overleg met de MVS-gemeenten, bepaald of de formatie voor externe inhuur (deels) vervalt of structureel moet worden toegevoegd aan de UOJ.

10

Pijler 3: kwaliteitsmanagement Kwaliteitsmanagement richt zich vooral op de kwaliteit en effectiviteit van de geboden jeugdhulp. Daarnaast monitort kwaliteitszorg of risico’s toe- of afnemen. Een mogelijk risico van een opdracht op basis van populatiebekostiging is afwentelgedrag van het consortium Jeugd. Voor het consortium Jeugd kan het (financieel) interessant zijn om een deel van de populatie te verschuiven naar bijvoorbeeld een andere financieringsstroom of om minder ondersteuning te leveren en minder klanten te ondersteunen. Rogplus wil ‘in control’ zijn om de bovenstaande risico’s te borgen. Dat betekent niet doorslaan in het controleren maar wel weten wat het consortium doet, hoe dit wordt ervaren door de jeugdigen en/of ouders en of de beoogde resultaten bereikt worden. Kwaliteitszorg levert input voor het, waar nodig en mogelijk, verbeteren van de kwaliteit van de zorg en de daarvoor benodigde processen. Kwaliteitsmanagement organiseert een gedegen en kritische, onafhankelijke feedback door en vanuit het perspectief van de cliënten en hun opvoeders, de inwoners en belangrijke netwerkpartners en professionals. Deze informatie is nodig om als MVS gemeenten inzicht te behouden in het functioneren van het gehele stelsel en als opdrachtnemer om zicht te houden op de eigen effectiviteit. Rogplus gaat de kwaliteitszorg als volgt vormgeven: 1.

Afhandelen van klachten, indien deze niet door het consortium zelf worden afgehandeld. Aantal klachten is op dit moment niet in te schatten; 2. Bemiddelen bij geschillen. Aantal geschillen is op dit moment niet in te schatten. Uit ervaring met nieuwe contractvormen in de Wmo weet Rogplus dat het aantal geschillen in het begin hoog kan zijn en dat dit gedurende het eerste jaar afneemt naar vrijwel 0, mits het consortium natuurlijk haar opdracht goed invult; 3. Kwaliteitscontroles bij jeugdigen die gedurende het contract uitstromen uit de Jeugdhulp, Rogplus gaat ongeveer 20% van alle uitstroom controleren; 4. Controle prestatielevering. De accountant gaat Rogplus opdragen om de prestatielevering te controleren, zowel voor Zin als voor Pgb. Rogplus verwacht dat dit ongeveer 400 onderzoeken op jaarbasis zijn. Deze controles leveren een belangrijke bijdrage aan rechtmatigheidsverantwoording die gemeenschappelijke regelingen per 1 januari 2022 verplicht zijn om op te nemen in hun jaarrekening. Net als de MVS-gemeenten hanteert Rogplus een verantwoordingsgrens van 1% van de lasten. Bij het bepalen van de voor kwaliteitsmanagement benodigde capaciteit is hier rekening mee gehouden; 5. Kwaliteitsonderzoeken. Rogplus gaat jaarlijks kwaliteitsonderzoeken doen. Een kwaliteitsonderzoek wordt uitgevoerd binnen een subdoelgroep van de populatie.

Bijvoorbeeld wordt de kwaliteit van de Dyslexie ondersteuning door het consortium onderzocht. Rogplus zal minimaal 2 kwaliteitsonderzoeken per jaar uitvoeren; 6. Externe feedback ophalen bij cliënten en hun opvoeders, de inwoners en belangrijke netwerkpartners en professionals; 7. Doel- en rechtmatigheidscontroles Pgb. De Pgb onderzoeker/controleur controleert de kwaliteit bij Pgb-aanbieders op basis van signalen en vanuit preventief toezicht. De pijler kwaliteitsmanagement is essentieel om een serieuze gesprekspartner te zijn en te blijven van het consortium. Kwaliteitsmanagement verzamelt inhoudelijke informatie over de geboden jeugdhulp. De keuze om de toegang van de jeugdhulp bij het consortium te leggen en populatiebekostiging in te voeren heeft tot gevolg dat je vanuit

11

kwaliteitsmanagement de inhoudelijke expertise op peil moet houden. De kwaliteitsmedewerkers van Rogplus zijn inhoudelijke sparringpartners van het consortium. Rogplus geeft met de onderstaande functionarissen invulling aan deze pijler: • Kwaliteitsmedewerker, nieuwe formatie (3 fte) – schaal 10A • Pgb onderzoeker/rapporteur, bestaande formatie2 - schaal 10 De verwachting is dat de kwaliteitsmedewerkers in 2023 veel tijd investeren in het afhandelen en bemiddelen bij geschillen. Dit zal zich eind 2023 en later steeds meer ontwikkelen naar kwaliteitsonderzoeken. Ook de 3 fte aan kwaliteitsmedewerkers wordt enigszins flexibel ingericht. Rogplus zal bij de start van de opdracht 2 fte in dienst hebben en 1 fte extern inhuren. Gedurende het tweede contractjaar wordt, in overleg met de MVS-gemeenten, bepaald of de formatie voor externe inhuur (deels) vervalt of structureel moet worden toegevoegd aan de UOJ. Pijler 4: ondersteunende diensten De overige taken die Rogplus gaat uitvoeren vallen onder de ondersteunende diensten. De integrale opdracht gaat uit van beschikkingsarm werken, waardoor de administratieve lasten bij Rogplus aanzienlijk minder worden. De administratieve ondersteuning bestaat uit het afgeven van beschikkingen voor de Jeugdhulp die ingekocht is via Pgb, LTA en de GRJR. Daarnaast ondersteunt de administratie bij het plannen van de huisbezoeken kwaliteitsmanagement.

Rogplus geeft met de onderstaande functionarissen invulling aan deze taak: • Consulenten backoffice jeugd, bestaande formatie (1,75 fte) – schaal 8 Daarnaast wordt Rogplus verantwoordelijk voor de P&C-cyclus. Rogplus geeft met de onderstaande functionarissen invulling aan deze taak: • Senior financieel medewerker, bestaande formatie (0,25 fte) – schaal 8 Rogplus verwacht dat er incidenteel een bezwaar wordt ontvangen. Rogplus geeft met de onderstaande functionarissen invulling aan deze taak3: • Senior medewerker Juridische zaken, bestaande formatie (0,1 fte) – schaal 11 Tijdens de implementatiefase van het contract (Q2-2022) wordt duidelijk of het gegunde consortium gebruik gaat maken van Rondom of dat het een eigen vergelijkbaar systeem gebruikt. In de aanbestedingsleidraad is het als volgt verwoord: ‘De MVS gemeenten wensen dat de Opdrachtnemer met het systeem Rondom gaat werken. Het is aan Opdrachtnemer of hij van dit systeem gebruik kan en wil maken. Indien Opdrachtnemer gebruik maakt van een eigen vergelijkbaar systeem, dan is dit in principe mogelijk. In dat geval dient dit systeem te worden gekoppeld aan het systeem Rondom,

2

De MVS-gemeenten hebben in september 2021 mondeling ingestemd met het in dienst nemen van een Pgb onderzoeker/rapporteur (0,67 fte) voor de Jeugdwet. De verwachting is dat de Pgb onderzoeker/rapporteur begin 2022 in dienst is bij Rogplus. 3 Mocht in praktijk blijken dat deze taak arbeidsintensiever is dan verwacht, dan zal Rogplus juridische ondersteuning inhuren of om extra formatie vragen

12

opdat gegevens automatisch met elkaar kunnen worden uitgewisseld, uiteraard met inachtneming van de privacywetgeving en de AVG.’ Binnen de UOJ zijn een Functionaris Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming en een Functioneel beheerder voorzien. Welke keuze het consortium ook maakt, Rogplus is verantwoordelijk voor de informatieveiligheid, gegevensbescherming en het functioneel beheer van de automatisering. De beoogde formatie, om deze verantwoordelijkheden te dragen, is afhankelijk van de keuze van de gegunde partij om al dan niet gebruik te maken van Rondom. Als het consortium gebruik maakt van Rondom verzorgt de UOJ het functioneel applicatiebeheer voor de gebruikers binnen het consortium. Deze situatie vereist een actieve rol van de Functionaris Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming4. • •

Functionaris Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming, nieuwe formatie (0,5 fte) – schaal 9 Functioneel beheerder, nieuwe formatie (1 fte) – schaal 9

Als het consortium geen gebruik maakt van Rondom, blijft het functioneel beheer beperkt tot de koppeling tussen het systeem van het consortium en Rondom. Ook het werk van de Functionaris Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming staat meer op afstand. De benodigde capaciteit is in deze situatie kleiner. • •

Functionaris Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming, nieuwe formatie (0,11 fte) – schaal 9 Functioneel beheerder, nieuwe formatie (0,25 fte) – schaal 9

Tot slot vallen de nieuwe taken onder de verantwoordelijkheid van een manager en een teamleider binnen Rogplus. Rogplus geeft met de onderstaande functionarissen invulling aan deze taak: • Manager, bestaande formatie (0,2 fte) – schaal 13 • Teamleider, bestaande formatie (0,5 fte) – schaal 11A

4

Als het consortium gebruik maakt van Rondom dan wordt tijdens de implementatiefase bepaald of de extra kosten bij de UOJ geheel, deels of niet ten laste komen van het consortium. Het verschil tussen beide varianten bedraagt € 107.000 per jaar.

13

Financiële kaders De salariskosten en sociale lasten voor de in deze memo genoemde medewerkers die specifiek voor de UOJ werken worden in 20235 begroot op € 703.000 in de situatie dat het gegunde consortium geen gebruik maakt van Rondom. In het geval dat het consortium gebruik maakt van RondOm wordt dit bedrag € 787.000.

Functie Schaal Contractmanager 12 Kwaliteitsmedewerker 10A Pgb-onderzoeker / Toezichthouder 10 Specialist managementinformatie 10 Functioneel beheerder 9 Functionaris informatiebev. en gegevensbes. 9 (Directie)secretaresse 7 Consulent backoffice Jeugd 8

Wel RondOm Fte Bedrag 2,00 216.000 2,00 178.000 0,67 55.000 1,00 83.000 1,00 74.000 0,50 37.000 0,50 29.000 1,75 115.000 9,42 787.000

Geen Rondom Fte Bedrag 2,00 216.000 2,00 178.000 0,67 55.000 1,00 83.000 0,25 19.000 0,11 8.000 0,50 29.000 1,75 115.000 8,28 703.000

De aan de UOJ toe te rekenen salariskosten en sociale lasten van medewerkers die al in dienst zijn van Rogplus en die, naast het werk voor hun huidige taken, taken ten behoeve van de UOJ uit zullen voeren, worden in 2023 begroot op € 218.000. Deze kosten worden binnen de begroting van Rogplus herverdeeld van de programma’s Wmo en Overhead naar het (nieuw te vormen) programma Jeugd. Functie Directeur Adjunct-directeur Communicatieadviseur Senior Financieel Medewerker Senior Medewerker Juridische Zaken Manager Teamleider

Schaal 16 14 10A 8 11 13 11A

Fte

Bedrag 0,20 31.000 0,40 51.000 0,25 22.000 0,25 16.000 0,25 24.000 0,20 23.000 0,50 51.000 2,05 218.000

De totale overige overheadkosten worden, als het consortium geen gebruik maakt van Rondom begroot op € 539.000. Bijna € 400.000 betreft nieuw op te voeren kosten, waarvan € 256.000 nodig zijn voor de externe inhuur van één contractmanager en één kwaliteitsmedewerker. De rest wordt herverdeeld binnen de begroting van Rogplus. Als het consortium Rondom gebruikt, neemt de omvang van de UOJ (in fte) toe. Hierdoor nemen in dat geval ook de overige overheadkosten toe. Indirecte personeelslasten zijn de toegerekende personeelslasten van ondersteunende functies die niet in dit plan zijn benoemd: P&O, ICT helpdesk en systeem- en netwerkbeheer, Facilitaire Zaken en Control.

5

Alle bedragen in de financiële kaders zijn gebaseerd op het prijspeil 2022; er is geen indexatie toegepast voor 2023.

14

Overige overhead Indirecte personeelskosten Overige personeelskosten Personeel derden Externe advisering Automatisering Huisvesting Overige algemene kosten

Wel RondOm Nieuw UOJ Herv. Wmo Totaal 68.000 68.000 46.000 46.000 256.000 256.000 14.000 14.000 57.000 57.000 52.000 52.000 28.000 28.000 56.000 401.000 148.000 549.000

Geen RondOm Nieuw UOJ Herv. Wmo Totaal 62.000 62.000 42.000 42.000 256.000 256.000 14.000 14.000 57.000 57.000 52.000 52.000 28.000 28.000 56.000 397.000 142.000 539.000

De totale overheadkosten van de UOJ worden in 2023 begroot op € 1,46 miljoen als het consortium Rondom niet gebruikt en ruim € 1,54 miljoen als het consortium Rondom wel gebruikt. Bijna € 0,4 miljoen wordt gedekt door herverdeling van middelen binnen de begroting van Rogplus.

Salariskosten en sociale lasten Overige overhead

Wel RondOm Nieuw UOJ Herv. Wmo Totaal 787.000 218.000 1.005.000 401.000 148.000 549.000 1.188.000 366.000 1.554.000

Geen RondOm Nieuw UOJ Herv. Wmo Totaal 703.000 218.000 921.000 397.000 142.000 539.000 1.100.000 360.000 1.460.000

Binnen de begroting van Rogplus vervallen vanaf 2023 de kosten voor de huidige opdracht voor de backofficetaken voor de Jeugdwet. Het effect hiervan op de gemeentelijke bijdrage aan Rogplus is afhankelijk van het aantal medewerkers dat nu deze taken uitvoert en onder kan worden gebracht in de UOJ of andere taken binnen Rogplus uit kan gaan voeren. Implementatie- en frictiekosten De komst van de nieuwe Jeugdopdracht brengt implementatiekosten en frictiekosten met zich mee: • Na de gunning van de opdracht start, begint één van de contractmanagers als kwartiermaker. De andere twee contractmanagers beginnen naar verwachting in het laatste kwartaal van 2022. • De opdracht voor de pgb-onderzoeker start vooruitlopend op de nieuwe opdracht begin 2022. • Medewerkers van Rogplus moeten worden geschoold voor taken die het UOJ gaat uitvoeren. • Het omzetten van cliënten van de oude opdrachten naar de nieuwe vraagt tijdelijk extra administratieve capaciteit. • De administratieve ondersteuning van zorg op basis van overgangsrechten en zorgcontinuïteit loopt door in 2023. Begin 2024 moeten de kosten hiervan worden verwerkt in de jaarcijfers. Waar mogelijk worden deze taken binnen de bestaande bezetting van Rogplus opgepakt.

15

De volgende tabel geeft de implementatie- en frictiekosten per jaar weer: Implementatie- en frictiekosten Contractmanagers pgb-onderzoeker Scholing medewerkers Extra capaciteit overgang Ondersteuning zorgcontinuïteit

2022 127.000 55.000 30.000 22.000 234.000

2023

2024

44.000 153.000 197.000

26.000 26.000

Verdeelsleutel Voor zowel de structurele overheadkosten van de UOJ, als voor de implementatie- en frictiekosten wordt de volgende verdeelsleutel gehanteerd: • Maassluis: 16,01% • Vlaardingen: 40,82% • Schiedam: 43,17% De verdeelsleutel is afgeleid van de bijdrage per gemeenten aan het budget dat beschikbaar wordt gesteld aan het consortium. Risicoparagraaf financiële kaders Rogplus erkent de volgende risico’s bij de totstandkoming van de UOJ: • Vertraging in de gunning door bezwaar niet gegunde partij. Een niet gegunde partij kan bezwaar indienen. De gunning dient in dat geval uit te worden gesteld tot de bezwaarprocedure is afgehandeld. Door het gunningsproces zorgvuldig uit te voeren, is dit risico beperkt. • Krapte op de arbeidsmarkt. In veel sectoren heerst momenteel krapte op de arbeidsmarkt. Dit kan de werving van medewerkers voor de UOJ belemmeren. • Technische problemen bij overgang consortium naar Rondom. Als het consortium kiest voor Rondom, moet de uitrol van Rondom onder de gebruikers binnen het consortium zorgvuldig uit worden gevoerd. Rondom moet vanaf de ingang van het contract beschikbaar en bruikbaar zijn binnen het consortium. • Vertraging bij omzetten cliënten van oude naar nieuwe contract. Afhankelijk van de samenstelling van het winnende consortium, moeten jeugdigen over worden gezet van de huidige zorgaanbieder naar de nieuwe.

Naarmate er meer cliënten een nieuwe zorgaanbieder krijgen, is dit complexer en tijdrovender. • Uitloop zorgcontinuïteit en overgangsrechten. Tot juli 2023 kunnen de huidige gecontracteerde partijen zorg leveren op basis van zorgcontinuïteit en overgangsrechten. Als in die periode niet of niet tijdig overdracht plaats vindt naar het consortium, kunnen de kosten van zorg op basis van zorgcontinuïteit doorlopen. • Beroep op zorgcontinuïteit. In de aanbesteding is een aanname gedaan voor het aantal kinderen dat zorg ontvangt op basis van zorgcontinuïteit. Als dit aantal hoger is dan ingeschat, leidt dit tot hogere kosten.

16