Bijlage 3 Presentatie commissie Maassluis d.d. 16 juni 2022
Tekst van het document
Bevindingen accountantscontrole 2021 Gemeente Maassluis 16 juni 2022
Proces, status en geconstateerde fouten
Prognose afgifte controleverklaring 24 juni 2022.
Proces De accountantscontrole van de jaarstukken 2021 heeft een kortere doorlooptijd gehad dan voorgaande boekjaren. De versnelling van de controle komt met name doordat er een volledig opstel en samensteldossier beschikbaar was en een snel vraag en antwoord traject doorlopen is. Wij vinden dit een knappe prestatie! Voor 2022 e.v. zien wij wel twee belangrijke aandachtspunten: •
Wij vragen de aandacht voor de tijdigheid van de aanlevering van de spendanalyse ten behoeve van de controle van de naleving van de Europese aanbestedingswet.
•
Doordat de omvang van de SiSa-regelingen en de overige inkomende subsidies nog verder toeneemt, alsmede de hieraan gestelde controle-eisen in het kader van de jaarrekeningcontrole attenderen wij de gemeente Maassluis op het feit dat dit in de komende jaren om extra ambtelijke inzet vraagt tijdens het opstel- en samensteltraject van de jaarstukken.
Status De accountantscontrole is nog niet afgerond. •
De laatste vragen van de controle op de naleving van de Europese aanbestedingswet zijn vandaag beoordeeld. Wij moeten in ons dossier nog wat afrondende werkzaamheden verrichten, voordat de formele afronding plaats kan vinden. Het betreft hier echter geen wezenlijke zaken. Vrijdag 24 juni a.s. kunnen wij hierdoor overgaan tot het afgeven van onze controleverklaring bij de jaarstukken 2021.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Proces, status en geconstateerde fouten
Prognose afgifte controleverklaring 24 juni 2022
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 1,14 miljoen respectievelijk € 3,41 miljoen. Geconstateerde fouten en onzekerheden in het concept rapport:
Getrouwheidsfout - € 0,3 miljoen: • Doorwerkfout uit de jaarstukken 2020 - € 0,3 miljoen. Rechtmatigheidsfout - € 0,1 miljoen: • Begrotingsonrechtmatigheid 2021 - € 0,1 miljoen Nagekomen fout na verzenden van het concept rapport: Rechtmatigheidsfout - € 0,35 miljoen: •
Niet naleven Europese aanbestedingswet, fout 2020 welke doorwerkt in 2021: € 0,1 miljoen.
•
Niet naleven Europese aanbestedingswet, fout 2021 : € 0,25 miljoen.
Het totaal aan fouten blijft onder de goedkeuringstolerantie van € 1,14 miljoen. Wij zijn voornemens om op 24 juni 2022 een goedkeurende controleverklaring af te geven voor het getrouwe beeld en rechtmatigheid.
© 2021 Deloitte The Netherlands
De vermogenspositie van de gemeente Maassluis heeft zich in 2021 positief ontwikkeld, maar vraagt voor de toekomst continue aandacht.
Financiële positie
De vermogenspositie van de gemeente Maassluis is verbeterd Eigen vermogen (x € 1 miljoen)
2021
2020
2019
2018
Eigen vermogen per 1 januari
41.767
34.954
32.815
35.249
Tussentijdse resultaatbestemming
2.443
4.233
1.841
-2.870
Gerealiseerd resultaat
2.332
746
298
435
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
4.775
4.979
2.139
-2.434
34.954
32.815
Directe vermogensmutatie Eigen vermogen per 31 december
1.833 46.542
41.767
+ De reservepositie is in 2021 verder versterkt. + De omvang van de schulden (netto schuldquote) ligt ruim onder de kritische grens en heeft een acceptabel niveau. De solvabiliteit is verbeterd. !
In 2021 en voorgaande jaren positieve resultaten vnl. door incidenteel geld. Uitdaging is om de begroting structureel in evenwicht te houden door o.a. de lastig in te schatten structurele gevolgen vanuit het Rijk vanaf 2026.
Het is ons in ziens cruciaal dat de auditcommissie naar aanleiding van de uitdagingen in de begroting en de reservepositie minimaal één keer per jaar uitgebreid stil staat bij de ontwikkeling van de financiële positie.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Het weerstandsvermogen is voldoende om de door de gemeente Maassluis geïdentificeerde risico’s op te vangen.
Financiële positie
Het weerstandsvermogen is gestegen •
Het weerstandsvermogen bedraagt € 27,5 miljoen (2020: € 28 miljoen).
•
Het weerstandsvermogen is hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s van € 9,0 miljoen (2020: € 8,8 miljoen).
•
Doordat de aanwezige risico’s iets harder gestegen zijn dan de omvang van het weerstandsvermogen, is de weerstansratio per saldo licht gedaald, van 3,18 in 2020 naar 3,06 in 2021.
Ratio weerstandsvermogen
Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen)
30 25
4
20
3
15
2
10
1 -
5 2018
2019 2020 Benodigde weerstandscapaciteit Beschikbare weerstandscapaciteit
© 2021 Deloitte The Netherlands
2021
2018
2019
2020
2021
Rechtmatigheid
Er is sprake van vier begrotingsoverschrijdingen, waarvan € 0,1 mln. meeweegt in het oordeel van de accountant.
Begrotingsrechtmatigheid •
Op vier programma’s zijn overschrijdingen geconstateerd in 2021, te weten programma 2 “Verkeer vervoer en waterstaat”, programma 7 “Volksgezondheid, milieu en duurzaamheid”, Overhead en de Algemene dekkingsmiddelen.
•
De categorieën waarbinnen de onrechtmatigheden van de gemeente Maassluis vallen zijn: 1. De kostenoverschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en waarvan ondubbelzinnig is vastgesteld dat de begroting hier niet tijdig op aangepast had kunnen worden. 2. Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. 3. Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen.
•
In één geval constateert de gemeente dat de begroting inzake één overschrijding wel tijdig aangepast had kunnen worden. Deze overschrijding ad € 85.000 weegt mee in ons oordeel.
Op grond van de door ons verrichte werkzaamheden delen wij het standpunt dat € 85.000 van de geconstateerde overschrijdingen mee dient te wegen in het oordeel van de accountant.
Begrotingsoverschrijdingen zijn adequaat toegelicht in de jaarstukken 2021 op pagina 188 - 193.
© 2021 Deloitte The Netherlands
De voorspelbaarheid van de begroting, met name deze van de investeringskredieten, is een aandachtspunt
Voorspelbaarheid van de begroting
Voorspellende waarde van uw begroting •
De gemeenteraad heeft de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realiteit hiervan is echter niet altijd in balans met de (structurele) beschikbare capaciteit en mogelijkheden.
•
Vooral het begrote versus het gerealiseerde investeringsvolume laat meerjarig een trend zien dat de begroting structureel niet gehaald wordt: Investeringsvolume | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen) 20 15 10 5
Begr 2021
•
Begr nw 2021
Realisatie 2021
Begr 2020
Begr nw 2020
Realisatie 2020
Begr 2019
Begr nw 2019
Realisatie 2019
Op basis van deze afwijkingen in combinatie met de absolute omvang en de oorzaken alsmede het jaarlijks terugkerende beeld wat bestaat betreffende volumeverschillen, concluderen wij dat de ramingen in de begroting en tussentijdse informatievoorziening wat betreft (investerings)projecten en activiteiten te ambitieus zijn en mogelijk niet in lijn zijn met de beschikbare (personele) capaciteit om alle geplande (investerings)projecten en activiteiten daadwerkelijk in het boekjaar te realiseren.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Rechtmatigheid
Wij hebben voor € 0,35 miljoen aan fouten inzake de naleving van de Europese aanbestedingsfouten geconstateerd.
Rechtmatigheid Europese aanbestedingen – Status 16 juni 2022 •
Wij hebben controlewerkzaamheden op de door de gemeente opgestelde analyse op de naleving van de Europese aanbestedingswet, bij de gedane inkopen, over 2021 verricht.
•
Uit de door de gemeente verrichtte eigen werkzaamheden op het naleven van de Europese aanbestedingswet en de door ons hierop verrichtte controlewerkzaamheden, blijken fouten die cumuleren tot een bedrag van circa € 0,25 miljoen.
•
Tevens is er sprake van een doorwerkfout ad € 0,1 miljoen vanuit een contract wat in 2020 al onrechtmatig bevonden is, maar waar in 2021 nog lasten uit voortgevloeid zijn.
•
De geconstateerde fouten zijn voornamelijk ontstaan doordat inhuurcontracten, na de initiële inkoop, meermaals verlengd zijn. Toetsingen die voorafgaand aan het verlengen van contracten essentieel zijn, ter borging dat de verlenging passend is binnen de europese aanbestedingsregels, zijn in deze gevallen niet (goed) gedocumenteerd.
Wij adviseren de gemeente Maassluis om de fouten te evalueren en passende maatregelen binnen het proces te treffen voor de toekomst.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Interne beheersing
Samenvatting boardletter en bevindingen geautomatiseerde gegevensverwerking
Interne beheersing •
Op basis van de interim-controle 2021 hebben wij geconcludeerd dat de interne beheersing van de processen bij de gemeente Maassluis, die wij hebben beoordeeld, in de basis op orde zijn. De belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de interim-controle hebben betrekking op de processen inzake grondexploitaties, inkoop en aanbesteding, memoriaalboekingen en omgevingsvergunningen.
•
In onze boardletter hebben wij eveneens gerapporteerd over het benoemde speerpunt inzake de follow up van onze eerdere bevindingen inzake Filelinx en het zaaksysteem.
•
Naar aanleiding van onze bevindingen rondom de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking hebben wij geconstateerd dat wij voor onze werkzaamheden niet kunnen steunen op de IT beheersmaatregelen. Onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen zien toe op de onderdelen: −
Logische toegangsbeveiliging: Het bestaan van een vastgestelde autorisatiematrix voor het toekennen van rechten in de financieel kritische systemen en het verrichten van een periodieke controle op de toekenning van rechten aan medewerkers.
−
Wachtwoordbeleid: Het verrichten van een periodieke controle op de naleving van het wachtwoordbeleid.
Wij vragen uw expliciete aandacht voor de opvolging van onze bevindingen. Uw gemeente loopt namelijk een verhoogd risico op tekortkomingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking die bijvoorbeeld kunnen resulteren in niet-betrouwbare data c.q. cijfers en een grote(re) impact kunnen hebben indien sprake is van cybersecurity incidenten.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2021 Deloitte The Netherlands