Bijlage 1 Transitiedocument SOW

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

Transitiedocument Bedrijfsvoering Stroomopwaarts

30 april 2021 1

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting.........................................................................................4 2 Inleiding......................................................................................................................5 2.1 Waarom transitie bedrijfsvoering?.......................................................................5 2.2 Historische context...............................................................................................5 2.3 Evaluatie Berenschot...........................................................................................6 2.4 Onderzoek BMC...................................................................................................6 2.5 Opdracht Transitie en transitieplan......................................................................7 3 Begroting bedrijfsvoering Stroomopwaarts................................................................8 4 Benchmark bedrijfsvoering Stroomopwaarts.............................................................9 5 Gevolgen voor het personeel...................................................................................10 5.1.1 Overgang van personeel.............................................................................10 6 Transitie bedrijfsvoering...........................................................................................12 6.1

Inhaalslag 2021..................................................................................................12 6.1.1 Informatiemanagement (Schiedam)............................................................12 6.1.2 Documentaire informatievoorziening (Maassluis).......................................12 6.1.3 Facilitaire zaken (Maassluis).......................................................................12 6.1.4 Juridische zaken (Vlaardingen)...................................................................12 6.1.5 Financiële administratie (Schiedam)...........................................................12 6.2 Aanpak om op orde te komen (incidentele kosten)...........................................13 6.2.1 ICT (Vlaardingen)........................................................................................13 6.2.2 Documentaire Informatie Voorziening (DIV) (Maassluis)............................14 6.2.3 Personeelszaken (Vlaardingen)..................................................................14 6.2.4 Financiële administratie (Schiedam)...........................................................14 6.2.5 Kwartiermaker..............................................................................................15 6.2.6 Transitiemanagement..................................................................................15 6.3 Kosten transitie

bedrijfsvoering..........................................................................16 7 Huisvesting Stroomopwaarts....................................................................................17 8 Financiële consequenties.........................................................................................18 8.1 Conclusie en advies...........................................................................................18 8.2 Financiële consequenties..................................................................................18 9 Vervolgproces...........................................................................................................19 9.1 Bestuurlijke besluitvorming................................................................................19 2

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

9.2 Vervolg van de transitie.....................................................................................19 10 Bijlagen...................................................................................................................20

3

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

1 Managementsamenvatting Dit transitieplan is het document op basis waarvan de colleges van Maasluis, Vlaardingen en Schiedam en het bestuur van Stroomopwaarts een definitief besluit nemen om de bedrijfsvoering over te hevelen naar Stroomopwaarts. In de afgelopen vijf jaar is door middel van een hostingbegroting in beeld gebracht wat de drie gemeenten uitgeven aan de bedrijfsvoering van Stroomopwaarts. De bedragen van de hostingbegroting worden overgedragen aan Stroomopwaarts. Omdat er geen beeld is van de werkelijke bestedingen van die hostingbegroting wordt na twee volledige boekjaren een evaluatie gehouden waarin wordt gekeken hoe de begrote kosten zich verhouden tot de werkelijke bestedingen en wordt de begroting eventueel bijgesteld. Vanwege de transitie moeten wel extra kosten worden gemaakt. Deze kosten zijn nodig voor het overdragen van medewerkers, bedrijfsmiddelen en contracten. Daarnaast moeten soms ook data in automatiseringspakketten worden gesplitst. Deze incidentele kosten van de transitie worden ingeschat op 912.000 euro. Door dit transitieplan vast te stellen en de incidentele middelen ter beschikking te stellen kunnen de betrokken organisaties zorgen voor een goede overgang van de bedrijfsvoering en het betrokken personeel naar Stroomopwaarts.

4

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

2 Inleiding 2.1 Waarom transitie bedrijfsvoering? Hosting van bedrijfsvoering is een mooie tijdelijke oplossing maar uiteindelijk heeft een onderneming haar eigen bedrijfsvoering nodig. Zeggenschap en flexibiliteit passen bij een adequaat opererende onderneming in het maatschappelijk domein. In de ontwikkeling van Stroomopwaarts past het dat er nu werk wordt gemaakt van de overdracht van de bedrijfsvoeringsonderdelen. Ook voor de deelnemende gemeenten is de overdracht van de bedrijfsvoering belangrijk. Hosting van de bedrijfsvoering van een andere organisatie uitvoeren vergt veel van het aanpassings- en inlevingsvermogen van de gemeenten. Door deze taken over te dragen kunnen zij zich weer beter richten op hun eigen maatschappelijke taak. In het voorjaar van 2020 is besloten om de bedrijfsvoering naar Stroomopwaarts over te dragen, de ondernemingsraden hebben daar positief op geadviseerd en met dit transitiedocument wordt de realisatie van de overdracht geregeld per 1 januari 2022.

2.2 Historische context Stroomopwaarts is ruim vijf jaar geleden opgericht door de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam. Er zijn zes verschillende organisatie (de drie sociale diensten en de drie leerwerkbedrijven van de drie deelnemende gemeenten) samengevoegd tot één participatiebedrijf dat een aantal wettelijke taken uitvoert. Een organisatie die zich goed heeft ontwikkeld en goede prestaties levert. Berenschot typeert in haar evaluatie “Stroomopwaarts doet haar naam eer aan” de ontwikkeling van Stroomopwaarts als: “De organisatie ‘staat’. Een complexe organisatie, namelijk een fusie van verschillende organisaties, met daarbij drie deelnemende gemeenten met verschillende belangen en achtergronden, is gerealiseerd zonder dat er grote brokken zijn gemaakt. Tegelijkertijd zijn er nog diverse uitdagingen.” Tot nu toe heeft Stroomopwaarts nog geen volledig eigen bedrijfsvoering. Met de overdracht daarvan is gewacht omdat het voornemen was een shared servicecentrum voor de bedrijfsvoeringstaken van Maassluis, Vlaardingen en Schiedam in te richten waarvan Stroomopwaarts onderdeel zou zijn. Tot die tijd zouden bedrijfsvoeringstaken van Stroomopwaarts bij de drie gemeenten ‘gehost’ worden. Die constructie bestaat al meer dan vijf jaar.

Omdat die hosting de ontwikkeling van Stroomopwaarts belemmert om te komen tot een zelfstandig adequaat opererende maatschappelijke organisatie is het principebesluit genomen de hosting te beëindigen en de bedrijfsvoeringstaken onder te brengen bij Stroomopwaarts.

5

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

2.3 Evaluatie Berenschot Dat de bedrijfsvoering beter door Stroomopwaarts zelf uitgevoerd kan worden, concludeerde Berenschot o.a. in oktober 2019 in de inhoudelijke evaluatie van Stroomopwaarts. De titel van dat evaluatierapport: “Stroomopwaarts doet zijn naam eer aan” geeft de conclusies van die evaluatie kort weer. Stroomopwaarts heeft in de vijf jaar van het bestaan mooie ontwikkelingen doorgemaakt die hebben geresulteerd in de organisatie die er nu staat. Maar zo schrijft Berenschot: Deze prestatie is gerealiseerd in een situatie waarin de randvoorwaarden om de doelstellingen uit de businesscase te realiseren niet optimaal waren ingevuld. De volgende randvoorwaarden worden genoemd:  De lastige situatie rondom de hosting van de bedrijfsvoering.  De versnipperde huisvesting op locaties die (om verschillende redenen) niet optimaal zijn.  Vertraging in de harmonisatie van de ondersteunende systemen.  Plaatsing van medewerkers volgens het principe van ‘mens volgt werk’.

2.4 Onderzoek BMC Ook BMC signaleert problemen in de bedrijfsvoering. BMC geeft in haar onderzoek (januari 2020) een beeld van de ingewikkelde situatie die de hosting voor Stroomopwaarts en de gemeenten oplevert. De verschillende (beleids-)doelen van de gemeenten lopen niet gelijk op met de doelen van Stroomopwaarts. Zo kunnen diensten aan Stroomopwaarts niet op tijd geleverd worden omdat de eigen ontwikkelingen bij de gemeentes voorrang krijgen. Stroomopwaarts heeft dan geen andere keuze dan te wachten. Doordat de organisatie geen zeggenschap heeft over het bedrijfsvoeringsbudget kan zij niet optimaal functioneren en haar eigen doelen halen. Daarnaast heeft Stroomopwaarts geen enkel inzicht in de besteding van de budgetten. Gebondenheid aan GR Voor de gemeentelijke hosting zit er een tegenstrijdigheid in de dienstverlening aan Stroomopwaarts. Enerzijds worden de gemeenten gehouden aan de hostingsafspraken. Anderzijds is Stroomopwaarts een uitvoerende dienst van diezelfde gemeente voor het behalen van gemeenschappelijke doelen op het gebied van participatie. De belangen van de gemeenten zijn tweeledig: naast het belang om samen te werken in Stroomopwaarts hebben zij ook belang om de eigen gemeentelijke bedrijfsvoering te optimaliseren en te continueren. Dit levert een grijs gebied op waar de hostingonderdelen niet altijd mee uit de voeten kunnen.

Een keuze voor Stroomopwaarts kan weleens een keuze tegen de eigen organisatie zijn, terwijl Stroomopwaarts ook een deel van die eigen organisatie is. Om deze knelpunten op te lossen is een eenduidige aansturing van de bedrijfsvoerings-budgetten noodzakelijk. Deze eenduidige aansturing komt het beste tot zijn recht wanneer de zeggenschap over het budget van de bedrijfsvoering naar Stroomopwaarts gaat. De grootste knelpunten voor een optimale sturing op de bedrijfsvoering door Stroomopwaarts zijn volgens het rapport van BMC: 6

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

1. Stroomopwaarts is zowel financieel als materieel afhankelijk van de 3 gemeenten en is daardoor geen opdrachtgever en heeft geen budgetsturing, geen sanctiemaatregelen en kan niet ontbinden. 2. De processen van de hostende gemeenten staan centraal en zijn leidend in bedrijfsvoeringsvraagstukken. Voorbeeld zaakgericht werken. 3. De opdrachtnemende gemeenten zijn gericht op dienstverlening aan de eigen organisatie en niet deze van Stroomopwaarts. 4. De dienstverlening is niet vastgelegd in Service Level Agreements voor juridische houvast met sanctiemogelijkheden. Er bestaat geen duidelijkheid over wat wordt geleverd, in welke tijd en tegen welke kosten. Sanctiemogelijkheden zijn er niet. De taakomschrijvingen in de vorm van 17 PDC’s maken niet altijd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. 5. De beslissingen over de hostingbegroting, de uitnutting daarvan en de inzet van mensen en middelen ligt bij de hostende gemeenten, niet bij Stroomopwaarts.

2.5 Opdracht Transitie en transitieplan De colleges van Maassluis, Vlaardingen en Schiedam gaven in juni 2020 opdracht aan de gemeentesecretarissen en de directeur Stroomopwaarts om uitvoering te geven aan de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken naar Stroomopwaarts en aan de actualisatie en de uitvoering van de huisvestingsvisie van Stroomopwaarts. Zij zijn opdrachtgever voor de overdracht van de bedrijfsvoeringstaken naar Stroomopwaarts en zorgen ervoor dat een externe transitiemanager wordt geworven die het project in opdracht van de werkgroep gaat leiden. De eerste opdracht van de transitiemanager was in afstemming met de vier organisaties, het opstellen van een Transitieplan. Daarnaast is hij belast met de aanpak en planning voor het opstellen en uitvoeren van een geactualiseerde huisvestingsvisie. De bedrijfsvoeringstaken die nog niet bij Stroomopwaarts liggen en bij de hostende gemeenten liggen zijn: -

Administratieve organisatie/ Interne controle (Schiedam) Financiële administratie (Schiedam) Facilitaire zaken (Maassluis) Documentaire informatievoorziening/ archief (Maassluis) HRM (Vlaardingen) ICT (Vlaardingen) Informatiemanagement (Schiedam) Juridische zaken (Vlaardingen)

7

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

.

3 Begroting bedrijfsvoering Stroomopwaarts Sinds de oprichting van Stroomopwaarts wordt gewerkt met een hostingbegroting. Deze hostingbegroting bevat de kosten voor de hosting die de drie gemeentes opgeven te gaan besteden aan de bedrijfsvoering van Stroomopwaarts. Deze hostingbegroting wordt jaarlijks door de drie gemeenten vastgesteld. De werkelijke uitgaven van de hosting worden echter niet stelselmatig in beeld gebracht en er wordt ook geen verschillenanalyse gemaakt. Omdat de uitgaven niet te herleiden zijn is niet goed vast te stellen of ook alle kosten uit de hostingbegroting daadwerkelijk zijn besteed aan de hosting van Stroomopwaarts. Ook is niet duidelijk of er in enig jaar meer is uitgegeven dan was begroot door een gemeente. Ondanks deze onzekerheden wordt de hostingbegroting wel als uitgangspunt genomen voor de over te dragen bedrijfsvoering. Daarom is ervoor gekozen omdat de hostingbegroting al is opgenomen in de gemeentelijke begrotingen, er nu geen structurele financiële ruimte is om extra middelen beschikbaar te stellen. Daarnaast is het onmogelijk een goede begroting voor Stroomopwaarts op te stellen omdat informatie over de bestedingen ontbreekt.

Voor Stroomopwaarts betekent dit een forse inspanning om de bedrijfsvoering uit te voeren binnen de beschikbare gelden van de hostingbegroting want in de hostingbegroting was onvoldoende rekening gehouden met kosten van overhead. Daarom worden in de komende twee boekjaren de uitgaven van Stroomopwaarts op dit gebied nauwgezet gemonitord. Incidenteel worden knelpunten via de planning- en control rapportages opgelost. Na twee volledige boekjaren evalueren we de daadwerkelijke bestedingen op de hosting en wordt het “hostingsbedrag” aan de hand hiervan structureel bijgesteld. Onderstaand de bedragen van de hostingbegroting, de bedragen zijn gebaseerd op prijspeil 2021 en de verdeelsleutel is de verdeelsleutel die in de conceptbegroting 2022 wordt gehanteerd.

Hostingbegroting Maassluis Vlaardingen Schiedam TOTAAL

Verdeelsleutel 2022 16,00 % 39,22 % 44,78 % 100,00 %

8

Bedrag 2022 1.329.204 3.258.211 3.720.109 8.307.524

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

4 Benchmark bedrijfsvoering Stroomopwaarts In de afgelopen maanden is een benchmark uitgevoerd naar de kosten van de bedrijfsvoering van vergelijkbare leerwerkbedrijven. Deze benchmark is besproken in de transitiewerkgroep en met de vier concerncontrollers. Uitkomst van de benchmark die is bijgevoegd is dat de leerwerkbedrijven voor wat betreft de kosten van de bedrijfsvoering niet met elkaar te vergelijken zijn. Reden hiervoor is dat elke gemeenschappelijke regeling andere afspraken heeft over gezamenlijk uitgevoerde onderdelen van de bedrijfsvoering. Daarnaast is ook de specifieke situatie van Stroomopwaarts rondom huisvesting niet goed te corrigeren in de benchmark. Over twee jaar zal bij de evaluatie van de werkelijke uitgaven van Stroomopwaarts op de bedrijfsvoering die wordt overgedragen ook moeten worden gekeken op welke terreinen de kosten moeten worden vergeleken met gelijksoortige bedrijven. Hiervoor zal in de komende maanden een voorstel worden ontwikkeld dat door de stuurgroep zal worden vastgesteld. De benchmark is toegevoegd als bijlage bij dit document.

9

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

5 Gevolgen voor het personeel 5.1.1Overgang van personeel De overgang van personeel wordt als gevolg van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren anders geregeld dan in het verleden de gewoonte was bij gemeenten. Sinds 1 januari 2020 moet bij dit soort transities allereerst worden nagegaan of sprake is van “Overgang van Onderneming” in de zin van artikel 7:662 e.v. BW. Als dat het geval is, moeten er specifieke wettelijke kaders en regels in acht worden genomen. Nu ervan kan worden uitgegaan dat in verband met de overgang van de hostingactiviteiten naar Stroomopwaarts daadwerkelijk sprake is van een overgang van onderneming, is in nauw contact met CAPRA Advocaten een proces voor de overgang van het personeel ingericht. Veel aandacht wordt besteed aan het informeren van betrokken medewerkers en de ondernemingsraden. Uitgangspunt is dat de betrokken medewerkers in dienst treden bij Stroomopwaarts met behoud van de arbeidsvoorwaarden die zij bij hun vorige werkgever (één van de drie gemeenten) genoten. Deze medewerkers zijn de medewerkers die nu ook al het werk voor Stroomopwaarts verrichten. Medewerkers die op dit moment deels werkzaam zijn voor de gemeente waar zij in dienst zijn en deels voor Stroomopwaarts, zullen in dienst treden bij Stroomopwaarts voor het aantal uren per week dat zij in de praktijk voor Stroomopwaarts werkzaam zijn.

De medewerkers die geplaatst worden bij Stroomopwaarts gaan, zoals gezegd, over met volledig behoud van hun huidige arbeidsvoorwaarden. Daarom is er geen sociaal plan nodig voor deze overgang. Na de overgang zal Stroomopwaarts de medewerkers die zijn overgegaan, plaatsen op functies in het functieboek van Stroomopwaarts. Hierbij worden op basis van de huidige inzichten geen grote problemen voorzien. Voor de medewerkers zal de plaatsing geen financiële gevolgen hebben. De te ondernemen stappen: 1. De gemeenten stellen een eerste lijst op van over te dragen personeel 2. De ondernemingsraden en het lokaal overleg worden geïnformeerd over het te volgen proces; 3. De betrokken medewerkers worden geïnformeerd over het te volgen proces 4. Personeel dat nu nog wordt geworven, wordt aangetrokken door de hostende gemeente waarbij altijd een afgevaardigde van Stroomopwaarts in de selectiecommissie zit. Bij de werving wordt aangegeven dat de medewerker vanaf het moment van de overgang bij Stroomopwaarts in dienst zal treden. 5. De tussentijds aangetrokken medewerkers (zie punt 4) zullen worden toegevoegd aan de lijst van medewerkers die worden overgedragen. De datum van overgang is 1 januari 2022 10

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

Met de overgang van onderneming zijn kosten gemoeid. In eerste instantie gaat het vooral om juridische begeleidingskosten. Daarnaast moet het proces zorgvuldig worden gestuurd. Hiervoor is de transitiemanager bedrijfsvoering Stroomopwaarts verantwoordelijk in samenwerking met de vier betrokken afdelingen personeelszaken. Zorgvuldigheid is bij deze overgang verreist. Op basis van de eerste inzichten in de lijst van over te dragen medewerkers wordt weinig frictie verwacht. De frictie die kan ontstaan wordt veroorzaakt door veranderingen in de bedrijfsvoering na overgang van personeel. Dat zijn bedrijfsvoeringsrisico’s die in de planning en control cyclus worden meegenomen. Voor de juridische begeleiding wordt een bedrag van 10.000 euro nodig geacht. Juridische begeleiding is nodig omdat het een nieuw proces is maar ook omdat zorgvuldigheid jegens het personeel heel belangrijk is. Door het nauwgezet volgen van de procedures is de kans op uitglijders en procedures achteraf kleiner. Het personeel dat overgaat van de gemeenten naar Stroomopwaarts moet goed begeleid worden in de nieuwe werkomgeving, met nieuwe collega’s, nieuwe afspraken en een voor de meesten een nieuwe cultuur. Voor kennismaking, introductie, opleiden, begeleiden en mobiel werken wordt een bedrag geraamd van 1.200 euro per formatieplaats. In totaal is dat dus 48.000 euro. De overgang kost in totaal 58.000 euro

11

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

6 Transitie bedrijfsvoering 6.1 Inhaalslag 2021 Op een aantal onderdelen wordt ten laste van de hostingbegroting 2021 een inhaalslag gemaakt om zaken op orde te brengen. De kosten van die inhaalslag komen ten laste van de voor dat hostingsonderdeel verantwoordelijke gemeente. Alle kosten die ten maken hebben met de inhaalslag 2021 worden gefinancierd uit de hostingbegroting 2021. Deze middelen zijn reeds beschikbaar gesteld en kunnen daarvoor worden aangewend. Het betreffende volgende hostingonderdelen: 6.1.1 Informatiemanagement (Schiedam) In de afgelopen jaren is geen informatiebeleidsplan en een informatiearchitectuur gemaakt voor Stroomopwaarts. Deze producten moeten nog worden samengesteld. In verband met de overgang naar de Cloud is daar behoefte aan. Deze kosten worden geraamd op 50.000 euro. 6.1.2 Documentaire informatievoorziening (Maassluis) In de afgelopen maanden is uitgebreid in beeld gebracht wat er nodig is om de transitie te doen slagen. Een deel van de kosten komen ten laste van 2021. Deze overige kosten worden ten laste gebracht van de transitie. Het betreft hier 10.000 euro die nog ten laste van de hosting 2021 wordt gebracht. 6.1.3 Facilitaire zaken (Maassluis) In de afgelopen maanden is het meubilair in beeld gebracht. Er dient een investering te worden gedaan in het vervangen van Arbo technisch versleten meubilair.

Dit dient vervangen te worden voor de overgang. Het gaat om een investering van rond de 66.732 euro. Daarnaast zijn ook de stoelen op de productieafdelingen toe aan vervanging. Hiervoor is een investering van 50.575 euro voor noodzakelijk. Hiermee komt de totale eenmalige investering op 117.307 euro. De kapitaallasten van deze investering worden geacht te zijn opgenomen in de hostingbegroting. 6.1.4 Juridische zaken (Vlaardingen) Het overzetten van contracten kan door de drie gemeenten worden verzorgd in 2021. Deze werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door de juridische afdelingen die hiervoor formatie in de hostingbegroting hebben opgenomen. Het betreft hier naar schatting 25.000 euro. 6.1.5 Financiële administratie (Schiedam) Er lopen nog een aantal projecten die nog zouden moeten worden afgerond onder regie van de hostende gemeente in samenwerking met de hosting ICT(Vlaardingen). Het betreft hier e-facturering, digitalisering in Navision en de invoering van een verplichtingenadministratie. Het is een vraagstuk of dit nog in 2021 gerealiseerd kan worden. De verwachte kosten zijn circa 20.000 euro.

12

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

6.2 Aanpak om op orde te komen (incidentele kosten) De overdracht van de bedrijfsvoering van de drie gemeenten naar Stroomopwaarts is een ingewikkelde opgave. Medewerkers van de drie gemeenten komen over naar Stroomopwaarts, de werkprocessen moeten op elkaar worden afgestemd en de werkzaamheden moeten worden losgemaakt van de drie gemeenten. De bereidheid van alle betrokkenen om er een mooi proces van te maken is groot en geeft vertrouwen voor het slagen van deze transitie. Deze transitie bevat een aantal onderdelen: 1. Overgang van personeel 2. Kwartier maken 3. Overgang en ontwikkeling van specifieke onderdelen: a. Financiële administratie b. HRM c. Facilitaire zaken d. Juridische zaken e. AO/IC f. Informatiemanagement g. ICT h. Juridische Zaken 4. Inrichting en aansturing van de transitie.

Op alle onderdelen hebben werkgroepen zich gebogen over de vraag wat er nodig is om de werkzaamheden over te dragen aan Stroomopwaarts. Ook is er gekeken of er sprake is van achterstanden om te kunnen spreken van een sober en doelmatige uitvoering van de taak bij Stroomopwaarts. Bij de onderdelen financiële administratie en personeelszaken is dat intern onderzocht bij Stroomopwaarts omdat die onderdelen al dedicated werken voor Stroomopwaarts. Onderstaand worden de uitkomsten van de onderzoeken samengevat.

6.2.1 ICT (Vlaardingen) Voor dit onderdeel is in de afgelopen maanden uitgebreid in kaart gebracht wat er moet gebeuren om de ICT en informatiemanagement hosting over te kunnen dragen. Nog niet alles is helder want er wordt momenteel ingezet op een ontvlechting tijdens de cloudtransitie om Stroomopwaarts zoveel als mogelijk zelfstandig te maken. Op ICT-gebied zullen contracten en licenties gescheiden moeten worden. Ook moeten processen (bijvoorbeeld de servicedesk) opnieuw worden ingericht voor Stroomopwaarts. Onderwerpen die onderzocht worden zijn: -Licenties (bijvoorbeeld Oracle) -Software (TOPdesk, Barracuda, Flexwhere, enz) -Toegangssysteem, -Klant Contact Systeem (KCS), 13

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

-Business Intelligence, -KCC-oplossing

In totaal wordt een bedrag verwacht van 450.000 euro als eenmalige kosten voor de ontvlechting van de ICT. 6.2.2 Documentaire Informatie Voorziening (DIV) (Maassluis) Om Stroomopwaarts zoveel als mogelijk zelfstandig te maken op DIV-gebied zullen post, scan en archiefstromen gescheiden moeten worden. Ook moeten processen (bijvoorbeeld de uitgaande post) opnieuw worden ingericht voor Stroomopwaarts. Daarnaast moet er een eigen fax aansluiting komen, moeten de DIV-medewerkers naar 1 centrale locatie (om samen te kunnen werken). Er is een uitgebreide rapportage gemaakt waarin alle werkzaamheden staan aangegeven. Een aantal zaken moeten specifiek voor Stroomopwaarts worden geregeld. Daar is in de huidige begroting geen rekening mee gehouden, het gaat dan bijvoorbeeld om scanners, frankeermachines en dergelijke voorzieningen. Tot nu toe lijken de kosten van het ontvlechten voor DIV mee te vallen. Een stelpost van 15.000 euro lijkt voldoende hiervoor. Vanuit de gemeente Schiedam wordt toezicht uitgeoefend op de archieven van Stroomopwaarts. De uren voor toezicht waren verwerkt in de hostingbegroting. Tussen Stroomopwaarts en de gemeente Schiedam zal een afspraak moeten worden gemaakt over dit toezicht. Dit toezicht valt buiten de overdracht van de hosting omdat de verantwoordelijkheid voor het toezicht niet over gaat.

6.2.3 Personeelszaken (Vlaardingen) Er komen medewerkers van de drie gemeenten over naar Stroomopwaarts. Dit vraagt extra administratief werk (12.000). Maar naar verwachting is er ook sprake van een aantal vacante functies die nu met tijdelijke krachten worden bezet. Hiervoor zal extra werving moeten worden opgezet. Het meeste hiervan kan in 2021 gebeuren. Daarnaast moeten ook de kosten van de ontvlechting van het salarissysteem met Vlaardingen nog worden geraamd. Bij de begroting voor 2021 waren deze kosten al opgevoerd en destijds doorgeschoven naar de transitie. De kosten bedragen ongeveer 150.000 euro. In totaal is dus voor HR 162.000 euro nodig in 2022.

6.2.4 Financiële administratie (Schiedam) Bij het onderdeel financiële administratie wordt gebruik gemaakt van de managementrapportage systematiek van de hostende gemeente. Hiervoor moet een eigen rapportage worden opgebouwd. Daarnaast moeten medewerkers worden opgeleid voor een aantal specialistische taken die niet overkomen omdat het te verwaarlozen uren zijn. Totaal is hiervoor 25.000 euro nodig. 14

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

6.2.5 Kwartiermaker Vooruitlopend op de overgang wordt het door Stroomopwaarts wenselijk geacht een kwartiermaker beschikbaar te hebben die alvast operationele zaken kan oplossen en organiseren. Vanuit de hostende gemeenten kan al veel geregeld worden maar er is geen vast aanspreekpunt bij Stroomopwaarts om zaken vast te leggen. Vanaf 1 juli tot 31 december kost een kwartiermaker 52.000 euro. 6.2.6 Transitiemanagement De transitie bedrijfsvoering Stroomopwaarts heeft in de eerste fase een bestuurlijke en ambtelijke stuurgroep gehad. De bestuurlijke stuurgroep vormde in de eerste fase van de transitie de aansluiting tussen de drie gemeentebesturen. De bestuurlijke stuurgroep is samengesteld met de wethouders met de portefeuille bedrijfsvoering en de wethouders met de portefeuille Stroomopwaarts van de drie deelnemende gemeenten. In de tweede fase van de transitie waarin invulling wordt gegeven aan de opbouw van de bedrijfsvoering binnen Stroomopwaarts is er meer sprake van de uitvoering van de transitie voor de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts. Toch blijven de drie gemeentebesturen betrokken want de kennis en de historie van het proces ligt binnen de drie gemeenten en moet daarvandaan worden opgebouwd binnen Stroomopwaarts. Het is een blijft een gezamenlijke transitie met gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Eén van de doelen van de transitie is de zeggenschap over de bedrijfsvoering over te hevelen naar Stroomopwaarts. Dat betekent dat het bestuur van Stroomopwaarts verantwoordelijk wordt voor de inrichting van de bedrijfsvoering. Het ambtelijk opdrachtgeverschap blijft bij de ambtelijke stuurgroep bestaande uit de drie gemeentesecretarissen en de directeur Stroomopwaarts. De opdrachtnemersrol wordt neergelegd bij de transitiemanager bedrijfsvoering en huisvesting die daarbij nauw samenwerkt met de unitmanager bedrijfsvoering van Stroomopwaarts en de hostingsverantwoordelijken van de gemeenten. Naar verwachting zullen er acht werkgroepen worden ingeschakeld voor kortere of langere tijd. De transitiemanager adviseert over de uitvoering van de transitie. Daarnaast neemt de transitiemanager deel aan de werkgroepen, zorgt voor de verbindingen tussen gemeenten en Stroomopwaarts en tussen gemeenten onderling, Is aanspreekpunt voor de stuurgroepen en bewaakt de voortgang en het budget. Uiteindelijk wordt per over te dragen onderdeel een overdrachtsdocument opgesteld. De transitiemanager bedrijfsvoering en huisvesting zorgt ook voor voortgang van de huisvestingsvisie en geeft uitvoering aan de besluiten die daaromtrent zijn genomen. Voor het begeleiden van de transitie door de transitiemanager wordt 90.000 euro geraamd.

15

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

6.3 Kosten transitie bedrijfsvoering De begroting wordt geacht toereikend te zijn voor de uiteindelijke structurele lasten. De in dit hoofdstuk genoemde werkzaamheden die al in 2021 aanvangen hebben een incidenteel budget nodig. In totaal is een incidenteel budget nodig van (bedragen exclusief BTW): Kostensoort 5 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 7 6.2.6

Overgang personeel ICT Documentaire informatievoorziening Personeelszaken Financiële administratie Kwartiermaker Stroomopwaarts Huisvestingsonderzoek Stroomopwaarts *1 Kosten transitiemanager Totaal

Incidentele kosten (excl. Btw) 58.000 450.000 15.000 162.000 25.000 52.000 60.000 90.000 912.000

Ad *1 : de kosten voor het huisvestingsonderzoek worden toegelicht in hoofdstuk 7.

Bovenstaand bedrag van 912.000 euro is het totaal bedrag van de incidentele kosten die nodig zijn om de transitie uit te kunnen voeren.

16

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

7 Huisvesting Stroomopwaarts Separaat aan de transitie van de bedrijfsvoering is een project opgestart om een huisvestingsvisie voor Stroomopwaarts te maken. Omdat het onderzoek en de uitwerking meer tijd vergden is besloten de twee onderzoeken qua voortgang van elkaar los te koppelen. Het project huisvesting Stroomopwaarts is nog niet afgerond en wordt naar verwachting in het najaar van 2021 aan u voorgelegd. In de eerste maanden zijn de vier locaties van het leerwerkbedrijf in beeld gebracht. Elementen als onderhoudstoestand, gebruiksgemak, duurzaamheid en toekomstbestendigheid zijn van alle locaties bekeken. Van al deze locaties is de huidige stand van zaken in beeld gebracht. In de tweede fase van het onderzoek wordt ook de huisvesting op kantoorlocaties in of in nabijheid van de gemeentehuizen nader in beeld gebracht. En wordt gekeken hoe met alle verkregen informatie de uiteindelijke huisvesting van Stroomopwaarts kan worden vormgegeven. Hiervoor worden een aantal scenario’s ontwikkeld. Dit is een complex traject waarbij alle vier organisaties betrokken zijn. Rekening moet worden gehouden met onder andere de toekomstplannen voor de huidige locaties, de effecten van Covid 19 op de huisvestingsplannen, de gewenste flexibiliteit van Stroomopwaarts en dergelijke. Voor dit onderzoek is een eenmalig budget nodig van 60.000 euro.

Dit budget is opgenomen bij de incidentele transitiekosten in dit voorstel.

17

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

8 Financiële consequenties 8.1 Conclusie en advies De hostingbegroting zoals die in de afgelopen jaren is gehanteerd is feitelijk het enige handvat om de overdracht van de bedrijfsvoering van de gemeenten naar Stroomopwaarts mee te dekken. Elke poging om daadwerkelijk in beeld te krijgen wat de juiste over te dragen begroting is strand bij de conclusie dat in de afgelopen jaren niet is na gecalculeerd. Daarom is het nodig na twee volledige boekjaren een evaluatie te organiseren om te kijken of de hostingbegroting aansluit bij de daadwerkelijke kosten en om te kijken of het Stroomopwaarts lukt om met de bedragen van de hostingbegroting een sobere en doelmatige bedrijfsvoering vorm te geven. De uitkomsten van het onderzoek naar de huisvesting van Stroomopwaarts, die nog niet in dit transitiedocument zijn opgenomen, worden aan het eind van het derde kwartaal 2021 verwacht.

8.2 Financiële consequenties Voor de overdracht van de hosting is incidenteel een bedrag nodig van 912.000 euro. Het incidentele bedrag zal worden beheerd door Stroomopwaarts die daarover regelmatig zal rapporteren aan de stuurgroep. Dat bedrag is per gemeente: Gemeenten Verdeelsleutel 2021 Incidenteel bedrag Maassluis 16,28 % 148.474 Vlaardingen 39,62 % 361.334 Schiedam 44,10 % 402.192 Totaal 100,00 % 912.000 Ten aanzien van de incidentele kosten wordt de verdeelsleutel 2021 toegepast omdat het grootste deel van de kosten ook betrekking heeft op 2021. Stroomopwaarts zal via de geëigende P&C-rapportages rapporteren over de besteding van de incidentele en structurele middelen. In het voorjaar van 2024 zal Stroomopwaarts in overleg met de betrokken gemeenten een evaluatie verzorgen van de werkelijke uitgaven op de “voormalige hostingbegroting”. Nog in 2021 zal aan de stuurgroep een voorstel worden voorgelegd waarin een richtinggevend kader wordt gegeven voor de uit te voeren evaluatie. Daarbij rekening houdend met de beleidsmatige en de huisvestingsontwikkeling van Stroomopwaarts. De transitiemanager zal hiervoor zorgdragen.

18

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

9 Vervolgproces 9.1 Bestuurlijke besluitvorming Dit transitiedocument zal worden behandeld in de colleges van Maassluis, Vlaardingen en Schiedam en in het Dagelijks Bestuur van Stroomopwaarts. Daarna zal afstemming over de besluitvorming plaatsvinden en zal het document naar de diverse gemeenteraden worden gezonden. Nadat de drie gemeenteraden hebben ingestemd zal er een definitief besluit worden genomen door de drie colleges op basis waarvan het personeel uiteindelijk wordt overgedragen. De definitieve lijst van over te dragen personeel wordt op een later moment vastgesteld. Dat zal rond 1 januari 2022 liggen. Binnen Stroomopwaarts zal een inpassingsplan gemaakt moeten worden dat uiteindelijk in het dagelijks en algemeen bestuur zal worden vastgesteld. De ondernemingsraad van Stroomopwaarts heeft hier adviesrecht op. Wat Raadsvergadering Collegebehandeling 2e bestuurlijke stuurgroep 1e bestuurlijke stuurgroep Ambtelijke stuurgroep Aanleveren definitief transitiedocument

Maassluis 13-jul 25-mei 28-apr 12-apr 8-apr

Vlaardingen 14 en 15 juli 25-mei 28-apr 12-apr 8-apr

Schiedam 6 en 8 juli 25-mei 28-apr 12-apr 8-apr

1-apr

1-apr

1-apr

Stroomopwaarts DB: 12 mei 28-apr 12-apr 8-apr 1-apr

9.2 Vervolg van de transitie Na de besluitvorming over dit voorstel zal een transitie-implementatieplan worden gemaakt. Hierin zullen de werkzaamheden worden opgenomen die nodig zijn om de transitie tot een succes te maken. Personeel en ondernemingsraden Als eerste zullen de betrokken medewerkers en de ondernemingsraden worden geïnformeerd op de voorgenomen overgang van onderneming die op 1 januari 2022 een feit zal zijn. Zo spoedig mogelijk na besluitvorming zullen zij worden geïnformeerd. Dat zal voor 1 juni 2021 zijn afgerond. Implementatie transitie In de komende weken zal in overleg met de diverse werkgroepen een implementatieplan worden gemaakt. Dat implementatie plan bevat een beeld van de werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd om op 1 januari 2022 de bedrijfsvoering daadwerkelijk over te hevelen naar Stroomopwaarts. Daarbij wordt uitgegaan van de inzet van een aantal reeds bestaande werkgroepen. Uitgegaan wordt van de volgende werkgroepen:

19

Transitiedocument Versie: eindrapport 30 april 2021

Transitiewerkgroep, Werkgroep HR, Werkgroep Facilitair, Werkgroep DIV, Werkgroep ICT, Financiële werkgroep, Werkgroep communicatie, Werkgroep Huisvesting. Dit implementatieplan is 1 juni 2021 gereed en wordt aan de ambtelijke stuurgroep voorgelegd. Daarna zal de implementatie worden uitgevoerd. Daarnaast zal binnen Stroomopwaarts een inpassingsplan worden gemaakt. Dat inpassingsplan regelt de inpassing van het over te nemen personeel en de organisatorische consequenties daarvan. Dat inpassingsplan moet uiteindelijk worden voorgelegd aan de ondernemingsraad van Stroomopwaarts. Aan de stuurgroepen zal periodiek een voortgangsrapportage worden gestuurd over de realisatie van de werkzaamheden. Verwacht wordt dat een groot deel van de werkzaamheden in 2021 plaats kan vinden. De transitiemanager is verantwoordelijk voor de voortgang van de transitie en rapporteert daarover aan de stuurgroepen. Schematisch overzicht van de implementatie transitie: Werkzaamheden Informeren Ondernemingsraden Informeren betrokken medewerkers Implementatieplan transitie in ambtelijke stuurgroep Uitwerking geven aan transitie

Uitvoering door Bestuurders in samenwerking met transitiemanager Managers in overleg met HR werkgroep Transitiemanager

Periode Mei 2021

Transitiemanager in samenwerking met werkgroepen

Juni 2021 tot december 2021

10 Bijlagen Benchmarkonderzoek

20

Mei 2021 Voor 1 juni 2021