Bijlage 1 Toezichtsverslag 2018-2019

Publiek Kunst, Cultuur & Erfgoed

Gemeente Vlaardingen Postbus 1002 3130 EB Vlaardingen

Gemeente Maassluis Postbus 55 3140 AB MAASSLUIS

Bezoekadres: Westnieuwland 6 3131 VX Vlaardingen

Gemeente@maassluis.n1

Telefoon: (010) 248 4000

iilliitliilliillililililiilliill

www.vlaardingen.nl/contact www.vlaardingen.n1 datum

onderwerp

24 maart 2021

Toezichtsverslag 20182019

briefnummer

uw kenmerk

1839908

pagina 1

bijlage(n) 1

Geacht college, Bijgaand — op wettelijke voorschriften gebaseerd — toezichtverslag maakt deel uit van het Interbestuurlijk Toezicht door de Provincie Zuid-Holland. Het gaat over het informatiebeheer in en van de gemeente Maassluis. Het is net als vorige jaren gebaseerd op bezoeken die de gemeentelijke archiefinspecteur heeft afgelegd en op waarnemingen die hij heeft gedaan bij en gesprekken die hij heeft gevoerd met Maassluise collega's en ketenpartners. De uitvoerende kant van het gemeentelijke informatiebeheer, waarover ik u rapporteer, vertegenwoordigt een tactisch en strategisch belang. Net als alle gemeentes is ook de gemeente Maassluis een informatie-machine, waar dagelijks brieven, e-mails, twitterberichten en dergelijke over tal van onderwerpen (producten) naar de burger gaan. Omdat de hoeveelheid informatie enorm toeneemt, neemt de noodzaak van adequaat informatiebeheer navenant toe. Naar mijn inschatting is uw uitgangspositie positief. Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) is klein van omvang maar werkt efficiënt en effectief. De korte lijntjes naar het Stadsarchief Vlaardingen maken het mogelijk snel en proactief te reageren op ontwikkelingen in het brede veld van uw informatievoorziening. DIV staat voor de blijvende uitdaging het informatieverkeer in goede banen te leiden en zorg te dragen voor een zo compleet mogelijk historisch geheugen.

Volledigheid van de stedelijke/gemeentelijke archieven was ook in het verleden natuurlijk kwestieus. Er waren stadsbranden, vergeetachtige bestuurders, vergetende ambtenaren en burgers zonder historisch besef. Daarom is het mijn taak en plicht u te blijven wijzen op uw verantwoordelijkheid inzake het informatiebeheer. Dit verslag helpt u die verantwoordelijkheid te nemen. Ik hoop op een adequate bestuurlijke reactie/doeltreffend plan van aanpak, een goede bespreking van beide stukken in uw college en een betrokken aandacht van de gemeenteraad in het kader van het horizontale toezicht. Hoogachtend, Harm Jan Luth-Mulders, gemeentearchivaris van Vlaardingen en

Bijlage(n): - Toezich

erslag

Wilt u bij beantwoording van deze brief het briefnummer 1839908 vermelden. briefnummer 1839908

In behandeling bij H.C. Geuze

pagina 1/1

Verslag

van het

TOEZICHT

op de naleving van de wettelijke voorschriften voor archivering en informatiebeheer

op de niet overgebrachte archiefbescheiden

2018-2019

uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders van Maassluis

Harm Jan Luth-Mulders, gemeentearchivaris Maart 2021

1

Inleiding Volgens de Gemeentelijke Archiefverordening 2019 is de gemeentearchivaris verplicht tweejaarlijks verslag uit te brengen aan het college van burgemeesters en wethouders. Dit verslag is opgesteld op basis van de bevindingen van de informatie- en archiefinspecteur die in deze materie gespecialiseerd is. Diens bevindingen zijn gebaseerd op gesprekken met collega's van de gemeente Maassluis en op diverse rapporten die zijn uitgebracht door of voor deze gemeente. Daarnaast heeft de inspecteur zich doorlopend georiënteerd op relevante vakmatige fora en publicaties van derden. Waar informatie, in welke vorm ook, tegenwoordig (naast mensen, middelen en bestuur) het vierde bedrijfsmiddel wordt genoemd, neemt het gewicht van toezicht op het informatiebeheer alleen maar toe. Zeker in het digitale tijdperk waarin wij leven, waarin zowel burgers als ambtenaren bijna alles digitaal aanleveren en digitaal verwerken/beantwoorden, is het van cruciaal belang dat de informatiehuishouding op orde is. Om verantwoording te kunnen afleggen, om burgers tijdig en volledig te informeren en om op een later tijdstip historisch onderzoek te kunnen doen. Dit toezichtsverslag heeft betrekking op de jaren 2018 en 2019, jaren waarin de gemeente Maassluis werd geconfronteerd met vele uitdagingen.

lk noem enkele zaken: de strijd tegen Ondermijning (Plan van aanpak Ondermijning 2019-2024), de toekomstvisie van de stad (Nota 'Samen doen'), de integratie tussen bevolkingsgroepen ('Samen naar een gedeelde toekomst') en het grip houden op de uitvoering van de drie decentralisaties, waaronder jeugdhulp. Ik wil ik door middel van dit verslag terugkijken op de bestuurlijke reactie op mijn toezichtsverslag over de periode 2016-2017. Ook de relatie met het team Documentaire Informatievoorziening van het cluster Dienstverlening en de ontwikkelingen bij partnerorganisaties (gemeenschappelijke regelingen, werkverbanden) komen aan bod. ik hoop hiermee het college van B&W zakelijk te informeren over de kwantiteit en de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeente Maassluis. Dit om zowel goede zaken te noemen als negatieve ontwikkelingen aan te kaarten. Opdat het zo essentiële informatiegebruik, alsook het duurzaam bewaren van die informatie, een positieve stimulans krijgt.

2

Kritische Prestatie Indicatoren De archiefinspectie houdt onder meer de controle op de juiste naleving van de wettelijke vereisten voor het informatiebeheer in. Die controle laat ik door de informatie- en archiefinspecteur uitvoeren aan de hand van de door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten vastgestelde tien kernvragen (zie hieronder). Elk van deze kernvragen omvat een aantal Kritische Prestatie Indicatoren (hierna KM. Deze zijn gebaseerd op wettelijke bepalingen over de creatie en registratie van informatie, het beheren van alle stukken/documenten/data en de selectie/vernietiging en/of 'eeuwige' bewaring ervan. 1. LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 3. ORDENING, AUTHENCITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente betreffende digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan specifieke wettelijke voorschriften? 5.

VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na twintig jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in praktijk? 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoet de gemeenten in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 10. MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente — gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer — beredeneerd aangeven hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt, evenals hun kwaliteitsniveau? 3

Wetgeving (KPI 1) Lokaal: op 20 november 2018 stelde de gemeenteraad de Archiefverordening gemeente Maassluis 2018 en de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Maassluis 2018 vast. Uit deze nieuwe Archiefverordening stip ik de volgende punten aan: •

de zorgplicht ligt bij het college van burgemeesters en wethouders;

•

het informatiebeheer moet voldoen aan toetsbare eisen uit een kwaliteitssysteem;

•

de verordening benadrukt de samenhang met domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming. Dat betekent dat de reikwijdte van het toezicht veel breder is geworden;

•

de gemeentearchivaris krijgt de wettelijke mogelijkheid om particuliere archieven op te nemen. De zogenoemde 'hotspots' zijn daarbij leidend.

Uit de nieuwe Beheerregeling noem ik een belangrijke, veranderde zaak: •

voor een breed overleg over de informatiehuishouding is een nieuw gremium in het leven geroepen, namelijk het Strategische Informatie Overleg (hierna: S10). In dit overleg bespreken onder anderen de gemeentesecretaris, het clusterhoofd Dienstverlening, de leidinggevende van het team DIV, de gemeentearchivaris en de archiefinspecteur, zaken en ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding. Het is de bedoeling dat het SIO in de tweede helft van 2020 gaat functioneren.

Op provinciaal niveau speelt sinds 2012 de Wet revitalisering generiek toezicht een belangrijke rol. Jaarlijks moet de gemeente over een zestal beleidsvelden berichten aan de provincie. Het beleidsveld informatie- en archiefbeheer werd over 2018 als 'oranje' gekwalificeerd en over 2019 als `groen'. Deze verslaglegging wordt via de jaarstukken ook onder de aandacht van de gemeenteraad gebracht. De provinciale toezichthouders kregen na september 2019 ook ons toezichtsverslag 20162017 onder ogen. De provinciaal inspecteur nam in 2020 hierover contact op met de gemeente Maassluis, vanwege de verschillende beoordelingen in 2018 en 2019. Dit verslag geeft daar inzicht in en uitsluitsel over. Mijn beoordeling blijft overwegend positief. Zie hierna mijn bevindingen onder het kopje `Zaaksystennen.a. Landelijk kwam en komt een kleine vloedgolf van wetgeving met betrekking tot informatievraagstukken (ook) over de gemeente Maassluis heen: • de Wet hergebruik overheidsinformatie (van kracht sinds 24 juni 2015); • de Wet digitale overheid (aangenomen op 18 februari 2020); • de Wet open overheid (vaststelling van deze initiatiefwet uit 2012 staat in 2020 op de rol); • de Omgevingswet (van kracht sinds 23 maart 2016; invoering uitgesteld tot nader order). Daarnaast is (sinds 25 mei 2018) — in Europees verband — de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) van toepassing.

Die AVG leidde in Maassluis tot de aanstelling van een CIS01 en een Functionaris Gegevensbeheer en tot het uitrollen van een Register van Verwerkingen. Dit verplichte register bevat onder andere een kolom waarin de bewaartermijn van de persoonsgegevens, in de verschillende applicaties bij de gemeente Maassluis moet worden aangegeven.

1 CISO: Chief Information Security Officer

4

Kwaliteitszorg (KPI 2) In het op 27 maart 2017 gepubliceerde 'Plan van aanpak op bevindingen verslag archiefinspectie 2014-2015' is een lijst opgenomen van kernapplicaties die archivalia beheren die voor duurzame bewaring in aanmerking komen. Deze is gekoppeld aan het 'Beleid classificatie van gegevens en informatie' (september 2013). Per applicatie/archivalia zou bepaald worden welke aanvullende actie nodig was om de archiefbestanddelen duurzaam te bewaren. In het plan van aanpak Gemeente Maassluis dat naar aanleiding van mijn toezichtsverslag 2016-2017 is opgesteld, staat dat deze duurzaannheidsmaatregelen nog uitgevoerd moeten worden. Eind 2019 heeft contact plaatsgevonden met de CISO en de Functionaris Gegevensbeheer over het register van verwerkingen in het kader van de AVG. De gemeente Maassluis blijkt een actueel register te hebben, waarvan nog enkele applicaties moeten worden onderzocht op het gebruik van persoonsgegevens. Wanneer dat register klaar is, wordt aandacht gegeven aan de bewaartermijnen en het realiseren van tijdige vernietiging. Deze actie valt grotendeels samen met de bovengenoemde duurzaamheidsactie. Als gemeentearchivaris verleen ik op basis van aangeleverde lijsten machtiging tot het vernietigen van dossiers/data, waarbij speciaal gelet wordt op de eventuele historische relevantie hiervan.

Zaaksystemen.n1 Medio 2018 zond ik u een brief over de aanschaf van het nieuwe documentmanagementsysteem (DMS) Zaaksystemen.nl. lk adviseerde genoemd systeem aan te schaffen. Onze informatie- en archiefinspecteur was nauw betrokken bij de selectie van aanbieders en het testen van applicaties. In 2018/2019 is door medewerkers van DIV, met hulp van externe deskundigen, veel tijd besteed aan de implementatie van dit nieuwe systeem. De informatie- en archiefinspecteur werd hierbij twee keer gevraagd te adviseren over het inrichten van archiveringsprocessen. In 2020 hoop ik het nieuwe DMS te auditen. Uit gesprekken met verschillende clusterhoofden blijkt dat de implementatie — behoudens de bekende `kinderziekten' en wat gewenningsproblemen — goed is verlopen. Over een 'gat' in de doornummering van Zaaksystemen.n1 is met mij gecorrespondeerd. Uit navraag begrijp ik, dat de problemen naar tevredenheid zijn verholpen. Door DIV is besloten het vorige systeem Decos uit te faseren, met 31 december 2020 als sluitingsdatum. Op termijn zullen de te bewaren digitale dossiers worden overgedragen naar een e-depotvoorziening. Het is verheugend dat de gemeente Maasluis in de langere termijnplanning daarvoor gelden heeft gereserveerd.

Informatiebeheerplannen (KPI 3) In de verslagperiode voerde Maasluis voor de gemeentelijke organisatie een reorganisatie door, waarbij van het afdelingenmodel werd afgestapt. Omdat er nu sprake is van vijf clusters, is het maken van informatiebeheerplannen per afdeling niet meer relevant. De kernapplicaties per cluster zijn nu weliswaar in beeld, maar om welke te bewaren documenten/data het gaat, welke metadata aan deze bestanden zijn meegegeven, of er een exportmodule aanwezig is en voor welke jaren een eventuele export van data/bestanden noodzakelijk/wenselijk is, moet nog worden vastgesteld. Een belangrijke noodzaak is daarbij de aanwezigheid van een e-depotvoorziening. Mijn inziens dienen de CISO, de Functionaris Gegevensbeheer, het team DIV en het team Informatiemanagement hierin samen op te trekken, waarbij het eerder genoemde SIO hiervoor zowel opdrachtgever als procesbewaker kan zijn.

5

Metadataschema (KPI 4) In het nieuwe DMS worden aan alle geregistreerde zaken zogenaamde DSP-nummers toegekend. Elk zaakdossier krijgt een kwalificatie bewaren of vernietigen, met de daaraan gekoppelde termijn. Zaaksystmen.nlgeeft aan alle zaken en de daaronder hangende stukken metadata mee. In 2020 verwacht ik de eerste aanvraag te ontvangen voor een machtiging tot vernietiging van zaakdossiers uit dat nieuwe DMS. Voor te bewaren/vernietigen bestanden/data buiten Zaaksystemen.n1 om, verwijs ik naar de vorige alinea 'Informatiebeheerplannen'. Het in kaart brengen en het nemen van de nodige maatregelen in het kader van duurzame toegankelijkheid is in dit vluchtige, digitale tijdperk een basisvoorwaarde. Omdat allerlei applicaties nog niet zijn gekwalificeerd voor langdurig bewaren, c.q. op termijn vernietigen, vraagt dit extra alertheid. Dit strookt met de intentie van de AVG: het niet langer dan noodzakelijk is, bewaren van gegevens.

Vervangingsbesluit en Handboek Vervanging (KPI 5) In februari 2014 stelde uw college het Handboek Vervanging vast om analoge archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties. Vanwege de ingebruikname van Zaaksystemen.n1 zal dit Handboek Vervanging in 2020 moeten worden aangevuld en samen met een nieuw vervangingsbesluit door u dienen te worden vastgesteld. Op grond van het vervangingsbesluit ontving ik een aanvraag voor vernietiging van gescande a rchiefbescheiden in Decos. Deze lijst is goedgekeurd en de machtiging tot vernietiging is afgegeven. In Topdesk is een proces opgenomen waarin clusterhoofden/teamleiders aanvragen kunnen doen om fysieke en/of digitale bestanden te vernietigen. Van deze mogelijkheid wordt echter weinig gebruik gemaakt. Bij veel medewerkers heerst onterecht het idee dat informatiebeheer een zaak is die uitsluitend op het bordje van DIV ligt. Volgens de Informatiebeheerregeling is dit echter een verantwoordelijkheid die bij elke (informatie-creërende) ambtenaar berust. lk adviseer dit blijvend onder de aandacht te brengen van betrokkenen. Vernietiging, zeker ook in het licht van de AVG, is een must. Door de enorme toename van digitale bestanden is verwijdering van data een noodzakelijke actie om grip om onze informatie te houden.

Extra aandacht hiervoor is overigens ook nodig vanwege de belasting (stikstofproblematiek) die het uitbreiden van opslagcapaciteit met zich meebrengt.

Overbrenging (KPI 6) Zoals wellicht bekend, wil de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de overbrengingstermijn van archiefbescheiden van de verschillende overheidslagen, terugbrengen naar tien jaar (nu twintig) jaar. Dat heeft ook consequenties voor de gemeente Maassluis. Tot nu toe zijn de archivalia tot en met 1980 overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Plein Emaus 5) te Vlaardingen. Voor het tienjarenblok 1981-1990 en het laatste fysieke blok over de jaren 1991-2014 zijn lijsten beschikbaar van dossiers. Beide reeksen staan — met uitzondering van de actuele, fysieke dossiers — in de archiefbewaarplaats van het gemeentehuis aan de Koningshoek. Hoewel de intentie is uitgesproken, de noodzakelijke bewerking en schoning van deze niet geringe hoeveelheid archief door eigen medewerkers uit te laten voeren, is gebleken dat de werkdruk — met name door de invoering van het nieuwe DMS — zaaksystemen.nl, te groot is. Ik adviseer dan ook dit uit te besteden aan een extern bureau. Daarbij kunnen ook de kleinere archiefbestanddelen (circa 20 strekkende meter) uit de periode 1980-heden, worden meegenomen. Wanneer na bewerking de inventaris hiervan is opgemaakt, kunnen de geschoonde en geregistreerde dossiers vervroegd worden 6

overgedragen aan het Stadsarchief Vlaardingen. Daarmee eindigt de overdracht van fysieke archiefbescheiden. Wel zullen er ook in het digitale tijdperk uitzonderingen blijven voor stukken die wel fysiek bewaard moeten blijven. Ik verwijs u hiervoor naar het Handboek Vervanging. Deze fysieke stukken zouden wel vervroegd kunnen worden overgedragen aan het Vlaardingse Stadsarchief. Archiefdepot

In de afgelopen periode is de archiefbewaarplaats aan het Koningshof geïnspecteerd. Geadviseerd werd om apparatuur aan te schaffen, waarmee de luchtvochtigheid en de temperatuur kan worden gemeten. Door medewerkers van het team DIV is de ordening in het depot grondig herzien. Zo zijn onder meer de voorraden kerstcadeaus en andere representatie-middelen elders geplaatst. Ik adviseer door de DIV-medewerkers een depotlijst te laten opstellen en deze actueel te houden.

Archiefbewaarplaats en ter beschikkingstelling openbare archieven (KPI 8) Volgens de Gemeenschappelijke Regeling verzorgt het Stadsarchief Vlaardingen voor de Gemeente Maassluis de zogenoemde oud-archieffunctie. De studiezaal aan het Plein Emaus biedt de mogelijkheid aan bezoekers om archiefonderzoek te doen naar de vele en rijke Maassluise bronnen en daar wordt veel gebruik van gemaakt. Archieven die veel geraadpleegd worden, zijn: het archief van de weeskamer, het Oud-Rechterlijk archief en de notariële archiefbestanddelen. Veel bezoekers uit het hele land zoeken met name genealogische en lokaal-historische informatie in de Maassluise archieven en collecties. Gedurende de verslagperiode hebben wij besloten de openingstijden van de studiezalen terug te brengen tot dinsdag, donderdag en vrijdag, van 10.00-17.00. De beperking in de openingstijden heeft niet geleid tot verminderde belangstelling voor het raadplegen van archieven. Onze fysieke bezoekersaantallen dalen langzaam, ook al omdat veel informatie inmiddels online voorhanden is.

In de verslagperiode zijn de historische kranten van Maassluis over de periode 1869-1960 tijdelijk naar Den Haag overgebracht om in het kader van het project Metamorfoze door de Koninklijke Bibliotheek gedigitaliseerd en op termijn beschikbaar gesteld te worden via www.delpher.n1 In nauwe samenwerking met de Historische Vereniging Maassluis, voor wie de realisatie van dit scanproject een langgekoesterde wens is, is deze samenwerking met de Koninklijke Bibliotheek aangegaan. Naar verwachting zullen de krantenleggers in 2020 terugkeren. In samenwerking met de Gemeente Maassluis zal te zijner tijd aan deze mijlpaal uitgebreid ruchtbaarheid worden gegeven. E-depot

Op het 'dashboard' staat bij te behalen resultaten Gemeenschappelijke Regeling Archiefbeheer Vlaardingen-Maassluis onder andere: 'advisering rond keuze e-depot, loopt nog'. In de verslagperiode is hierover met het team DIV met enige regelmaat gesproken. Het heeft nog niet geleid tot een concreet plan van eisen en een aanbestedingstraject. Het team DIV had aanvankelijk de wens om aan te sluiten bij een e-depotvoorziening van een grotere archieforganisatie zoals bijvoorbeeld Haarlem of Rotterdam. Door ministerieel ingrijpen werd daar een streep door gezet. Lokale initiatieven mogen niet aansluiten bij e-depotvoorzieningen van zogenaamde Regionale Historische Centra. Bij het Stadsarchief Rotterdam (SAR) zou die mogelijkheid op zich wel bestaan, maar men heeft daar de handen vol aan de eigen taakopdracht in dezen. Landelijk gezien heeft VNGrealisatie het voortouw genomen voor een vergelijkend onderzoek van e-depotaanbieders. Het lijkt mij goed om dit rapport af te wachten (zomer 2020) en hierin gezamenlijk op te trekken met de gemeente Vlaardingen en wellicht ook met de gemeenten van het eiland Voorne-Putten. Met de streekarchiefdienst Voorne-Putten zijn hierover aftastende gesprekken gevoerd.

7

Rampen, calamiteiten en veiligheid (KPI 9) In 2005 heeft u een crisisbeheersingsplan vastgesteld. Daarin gaat `draaiboek 30' over archivering. Er is geen specifiek calamiteitenplan voor archieven/collecties opgesteld. Wel zijn er afspraken gemaakt met restauratieateliers in Helmond en Vlaardingen. Het regionaal veiligheidsnetwerk RCE/ICN binnen de regio Nieuwe Waterweg leidt een slapend bestaan. Actualisering van dit vijftien jaar oude crisisbeheersplan lijkt mij geboden, waarbij zeker ook aandacht gegeven zal moeten worden aan het organiseren van een verzamelplaats bij het ontruimen van de archiefbewaarplaats en aan de beveiligingseisen van servers voor de digitale opslag van documenten/datasets.

Mensen en middelen (KPI 10) Van het relatief kleine team DIV wordt veel gevraagd. Naast de implementatie van Zaaksystemen.n1 vraagt ook de dagelijkse gang van postsortering, -registratie en -scanning de nodige tijd en aandacht. Omdat de gemeente Maassluis voor wat betreft de poststromen de hostende gemeente is voor Stroomopwaarts, wordt ook hiervoor veel werktijd en meedenken van het team gevraagd. lk spreek hierbij mijn waardering uit voor de Maassluise DIV-medewerkers. Zij hebben een kort lijntje naar onze informatie- en archiefinspecteur en acteren (pro)actief wanneer het gaat om vraagstukken op het gebied van de informatievoorziening. Door externe inhuur is het proces van de keuze en de implementatie van het nieuwe zaaksysteem naar mijn inzicht goed geslaagd. Wel is het zaak om de betrokken medewerkers niet over te belasten met bijvoorbeeld hun betrokkenheid bij het hosten van de informatievoorziening van Stroomopwaarts. De ontwikkelingen rond het heroverwegen van de hostingsformule biedt daarin mijns inziens perspectief. lk hoop dat het lukt om — net als eerder in Vlaardingen — financiële middelen vrij te maken voor het hiervoor genoemde inhaalproject betreffende het schonen en inventariseren van de blokperiodes 1981-1990 en 1991-2014. Dat het e-depot al op de lijst staat van mogelijke investeringen is positief.

Het biedt mogelijkheden om gezamenlijk met andere gemeenten te werken aan deze belangrijke voorziening in het veiligstellen van langdurig te bewaren archivalia.

Gemeenschappelijke regelingen (verbonden partijen) Een aantal gemeentelijke diensten wordt in regionaal verband uitgevoerd. Soms door middel van gemeenschappelijke regelingen, soms door een gemeenschappelijke bedrijfsvoeringorganisatie. Omdat het college van B&W voor wat betreft gemandateerde zaken zorgdrager is, oefent de informatie- en archiefinspecteur namens mij ook toezicht uit op organisaties als Stroomopwaarts en ROGplus. lk informeer u hieronder ook over het informatiebeheer bij deze en andere op afstand geplaatste gemeentelijke taken, zodat uw vertegenwoordigers in de diverse regelingen waar nodig punten kunnen aandragen ter verbetering van de bedrijfsvoering. a.

Stroomopwaarts

In juni 2019 uitte de gemeentearchivaris van Schiedam in een memo aan het dagelijks bestuur van Stroomopwaarts zijn bezorgdheid over de archivering en de volledigheid van het beleidsarchief, zowel van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de directie. Hij betreurde het dat het algemeen bestuur nog geen vervangingsbesluit had genomen om de fysieke archivalia te vervangen door digitale stukken. Voor het vervangen van de fysieke cliëntendossiers is door de drie betrokken 8

gemeentebesturen evenmin nog een vervangingsbesluit genomen. De gemeente Maassluis heeft dit wel gedaan met betrekking tot de opgeslagen cliëntendossiers in de applicatie Decos. In 2018 is de uitvoeringapplicatie van de sociale wetgeving overgegaan van GWS4all naar Civision, maar aan deze applicatie is geen Document Managementsysteem (DMS) gekoppeld. Daarom worden nu dossiers bewaard op servers binnen een onvoldoende beschermde opslagfaciliteit. Ook de benodigde verklaring van migratie van de gegevens van GWS4all naar Civision is nog steeds niet afgegeven. Eind 2019 hadden de gemeentearchivaris en de informatie- en archiefinspecteur contact met de projectleider van de invoering van een nieuw documentopslagsysteem voor Stroomopwaarts. Door de hostende gemeente Maasssluis is voor de documentenopslag gekozen voor Zaaksysteem.nl. Door mij is uitdrukkelijk de opslag van de cliëntendossiers over de periode 2015-heden aan de orde gesteld en de evidente noodzaak tot het opstellen van een Handboek Vervanging ter vervanging van de fysieke stukken. In nauw overleg met de Schiedamse gemeentearchivaris, zijn informatie- en archiefinspecteur en medewerkers van de voor de archivering verantwoordelijke gemeente Maassluis, zal ik de ontwikkelingen op de voet volgen. Voor een zo grote en belangrijke uitvoeringsorganisatie is een goede informatievoorziening cruciaal.

Dat geldt uiteraard ook voor de duurzame opslag van dossiers die onder de verantwoordelijkheid van het college van B&W — als zorgdrager — vallen. Want bijstandsuitkeringen en andere uitgekeerde voorzieningen moeten compleet en langdurig toegankelijk blijven, om eventuele fraude en dergelijke zaken te kunnen opsporen.

b. Minters Zowel in 2018 als in 2019 is de informatie- en archiefinspecteur samen met de CISO van de gemeente Vlaardingen in gesprek geweest met de informatiemanager en de beleidsverantwoordelijke voor archivering binnen Minters. Ter sprake kwamen onder andere de bewaartermijn van de cliëntendossiers, het register van verwerkingen in het kader van de AVG en de aanstelling van een functionaris gegevensbeheer. In 2019 kreeg Minters een inspectiebezoek van het ministerie van Sociale Zaken. Aan een aantal verbeterpunten is hard gewerkt — zo constateerde ook het ministerie — en de privacy heeft de volle aandacht. Sinds de invoering van de AVG is — op grond van het recht op vergetelheid — één keer een verzoek ontvangen om verwijdering van gegevens uit de door Minters gebruikte applicatie. c. ROGplus ROGplus dat de Wet maatschappelijke ondersteuning uitvoert voor de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam, gebruikt voor zijn cliëntvolgsysteem de applicatie Rondom. Ook de medewerkers van de wijkteams van Minters en de ondersteunende teams op scholen maken hiervan gebruik. ROGplus plaatst ook de door de gemeenten aangekochte zorg-arrangementen in deze informatievoorziening. Bij ROGplus is een functionaris gegevensbeheer aangesteld. Met de zorgaanbieders zijn verwerkingsovereenkomsten gesloten.

Het fysieke archief, zowel te bewaren als op termijn te vernietigen, is geplaatst in het depot onder het gemeentehuis van Maassluis. In 2020 worden afspraken gemaakt voor eventuele overdracht van het fysieke beleidsarchief en de procedure vernietiging. Omdat ik tevens gemeentearchivaris van Maassluis ben en deze toezichtstaken in die hoedanigheid aan mij gemandateerd zijn, zijn deze constateringen ook in dit verslag opgenomen. d.

Regionaal Centrum Leerplicht

Het Regionaal Centrum Leerplicht had per 18 april 2019 een doorstart als 'Centrum regiona le samenwerking leerplicht, kwalificatieplicht en regionale meld- en coördinatiefunctie regio nieuwe 9

waterweg noord', maar gaat sinds 6 november 2019 kortheidshalve door het leven als `Leerrecht. Als gemeentearchivaris werd ik betrokken bij het opstellen van de Gemeenschappelijke Regeling. In artikel 17 wordt de zorg voor de archiefbescheiden gekoppeld aan de centrumgemeente Vlaardingen. Uit hoofde van dit artikel oefen ik toezicht uit op het naleven van het archiefbeheer. Samen met de collega's van het team IB is de Vlaardingse informatie- en archiefinspecteur betrokken bij de informatie- en archiefparagraaf in het plan van eisen voor de nieuwe applicatie van het leerplichtcentrum. e.

Kenniscentrum MVS

Na het uitkomen van het plan van aanpak van de gemeente Maassluis in reactie op mijn toezichtsverslag 2016-2017, ontving ik een reactie van een aan het Kenniscentrum MVS verbonden onderzoeker. Het Kenniscentrum is aangesloten bij de Vereniging voor Statistiek en Onderzoek (VSO) en voert conform haar protocol de regels uit die betrekking hebben op de privacy, het opslaan van data en de daarbij behorende bewaartermijnen. Van de databestanden wordt een register bijgehouden. Bij herhalingsonderzoeken, bijvoorbeeld naar veiligheid of cliënttevredenheid, is het noodzakelijk een data-archief op te bouwen. Voordat dat gebeurt, worden privacygevoelige informatiegegevens verwijderd. Het door het Kenniscentrum gebruikte internettool Enalyzer is AVGproof en bij contacten met opdrachtgevers wordt het belang van de AVG-afspraken steeds benadrukt. f.

BI-MVS

Met betrekking tot het toezicht op de gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie Bureau Inkoop Maassluis, Vlaardingen, Schiedam, verwijs ik naar de jaarlijkse plannen van haar team interne controle en kwaliteitszorg. Bij dit team hebben de volledigheid van de dossiers en de juistheid van het soort aanbesteding de nodige aandacht. De bevindingen van dit controle-team zijn doorgenomen met de betrokken collega's en worden jaarlijks gemonitord. Het voornemen is dit gezamenlijke Bureau Inkoop te ontvlechten.

Ontwikkelingen Zoals ik onder het kopje' Wetgeving lokaal' al schetste, komen er op het vlak van de digitale informatievoorziening veel ingrijpende zaken bij de gemeente te liggen, zoals de Wet open overheid (de opvolger van de WOB), de Omgevingswet, het inrichten van een Datawarehouse, de Generieke Digitale Infrastructuur en de berichtenbox Mijn Overheid. Vooral de compleet digitale wereld van de Omgevingswet vraagt mijn inziens zeer veel aandacht. Het gaan werken met het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) vraagt een grote inzet van informatieverwerkende ambtenaren. Vooral het gegevensbeheer voor de burgertoegankelijkheid is uiterst belangrijk, ik adviseer daarvoor een gemeentelijke werkgroep in te stellen. Hoewel u in de nota Strategisch Kader ICT aangeeft dat de gemeente Maassluis een 'fast follower' is, vraagt dat wel een actieve, anticiperende betrokkenheid bij de vele ICT-vraagstukken, die ik hierboven schetste. Voor 2020 staat ook de invoering van een nieuw raadsinformatiesysteem op de lat. Mijn informatieen archiefinspecteur heeft — op grond van artikel 4 van de beheerregeling Informatiebeheer — uw medewerkers daarover geadviseerd. Deze belangrijke applicatie is voor het duurzaam bewaren van kernbestanddelen van het Maassluise bestuurlijk/ambtelijk functioneren van eminent belang.

In gemeenteraads-en B&W-vergaderingen worden over tal van zaken die in Maassluis spelen, beslissingen genomen. Daarbij gaat het om informatie die, zoals archivarissen dat noemen, 'voor de eeuwigheid' bewaard moeten worden. Daarom zal ik als gemeentearchivaris van Maassluis deze aanbesteding nauwlettend volgen en hierover zo nodig rapporteren. 10

Tot slot Ik realiseer mij dat dit verslag u een brede kijk geeft op het geheel van de informatievoorziening binnen de gemeente Maassluis, wat complexe materie is. Naar mijn inschatting is uw uitgangspositie positief. Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) is klein van omvang maar werkt efficiënt en effectief. De korte lijntjes naar het Stadsarchief maken het mogelijk snel en pro-actief te reageren op ontwikkelingen in het brede veld van uw informatievoorziening. Zij staan voor de blijvende uitdaging het informatieverkeer in goede banen te leiden en zorg te dragen voor een zo compleet mogelijk historisch geheugen. Volledigheid van de stedelijke/gemeentelijke archieven was ook in het verleden natuurlijk kwestieus. Er waren stadsbranden, vergeetachtige bestuurders, vergetende ambtenaren en burgers zonder historisch besef. Daarom is het mijn taak en plicht u te blijven wijzen op uw verantwoordelijkheid inzake het informatiebeheer. Dit verslag helpt u die verantwoordelijkheid te nemen. lk hoop op een adequate bestuurlijke reactie/doeltreffend plan van aanpak, een goede bespreking van beide stukken in uw college en een betrokken aandacht van de gemeenteraad in het kader van het horizontale toezicht.

11