Bijlage 1 Raadsbesluit beschikbaarstellen van incidentele middelen getekend

Raadsvoorstel Openbaar

gemeente

Maassluis

Stad

zaaknummer

171803

datum advies

6 april 2021

opsteller advies

Suijker Zandbergen, F.M.L.

agendering

Bespreekstuk

Clustermanager

Stad

Portefeuillehouder(s)

Wethouder J.M.H. Evers

Onderwerp

Raadsvoorstel tot beschikbaar stellen van incidentele middelen

-

Besluit college van B en W d.d. 22-06-2021 Onderwerp: Raadsvoorstel tot beschikbaar stellen van incidentele middelen Registratienummer: 171803

Conform besloten d.d. 22-06-2021

Het college besluit: • in te stemmen om eenmalig een bedrag van € 560.000 ter beschikking te stellen om de beleidsmatige taken in 2021 uit te kunnen voeren, externe inhuur voor het implementatietraject Omgevingswet te organiseren en om de inhuur van een interim-clustermanager Bedrijfsvoering voor de duur van 6 maanden te kunnen realiseren. •

het totaalbedrag voor onderzoek bij te ramen op de betreffende posten in de begroting en het totaalbedrag voor inhuur van capaciteit bij te ramen op het inhuurbudget en de bedragen ten laste van het rekening resultaat 2021 te brengen.

•

dit voorstel aan te bieden aan de agendacommissie ter bespreking in de gemeenteraad.

Besluit gemeenteraad eenmalig een bedrag van € 560.000 ter beschikking te stellen t.b.v. de uitvoering van (beleidsmatige) taken in 2021, externe inhuur voor het implementatietraject Omgevingswet te organiseren en om de inhuur van een

Besluit gemeenteraad d.d 13-07-202 1 Stemuitslag: Aangenomen met 19

interim-clustermanager Bedrijfsvoering voor de duur van stemmen voor en 1 stem tegen (CU) 6 maanden te kunnen realiseren. het totaalbedrag voor onderzoek bij te ramen op de betreffende posten in de begroting en het totaalbedrag voor inhuur van capaciteit bij te ramen op het inhuurbudget en de bedragen ten laste van het rekening resultaat 2021 te brengen. 1

Zaak: 171803 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen van incidentele middelen

Bestuurssa menvatting Om uitvoering te kunnen geven aan de prioriteiten die de gemeenteraad heeft gesteld, zijn extra middelen nodig. Een aantal grote opgaven dit jaar op het gebied van o.a. Bouwen, Bouwen, Bouwen, de implementatie van de Omgevingswet, transformatie Jeugd, het uitvoeringsprogramma WMO en het herijken subsidietoekenning drukken op de beschikbare capaciteit en budget. Om de geformuleerde taken toch uit te kunnen voeren zijn er incidenteel extra middelen nodig. Het college stelt de gemeenteraad voor om eenmalig € 460.000 ter beschikking te stellen t.b.v. de uitvoering van (beleidsmatige) taken in 2021 en daarnaast € 100.000 voor de inhuur van een interimclustermanager Bedrijfsvoering.

2

Zaak: 171803 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen van incidentele middelen

Coalitieakkoord De Omgevingswet die vermoedelijk in 2021 van kracht wordt biedt meer flexibiliteit voor inwoners. Op grond van de wet moet een Omgevingsvisie worden opgesteld. Wij gaan aan de slag om een breed gedragen omgevingsvisie op te stellen. Voor de overige onderwerpen in dit voorstel is deze paragraaf niet van toepassing. Eerder over dit onderwerp uitgebrachte adviezen Besluit B en W (Zaak 22741) 16 juni 2020 en besluit raad 15 september 2020: vaststellen van het Ambitiedocument Omgevingswet en beschikbaar stellen krediet. Inhoud Om uitvoering te kunnen geven aan de prioriteiten die de gemeenteraad heeft gesteld, zijn extra middelen nodig. Deze worden ingezet om benodigde onderzoeken uit te voeren en extra capaciteit in te huren. Dit is nodig om verschillende redenen. Wij staan voor een aantal grote opgaven die in belangrijke mate beslag leggen op de beleidscapaciteit en onderzoeksbudgetten. Dit zijn o.a.: Bouwen-bouwen-bouwen; versnellen van gebiedsontwikkelingsprojecten en meer verdichting realiseren •

Transformatie MVS-jeugd; uitvoering van het Koersdocument Jeugd MVS

•

Herijken subsidietoekenning; aanpassen van het subsidiebeleid en -toewijzingen

•

Uitvoeringsprogramma WMO; opstellen integraal uitvoeringsprogramma WMO en de benoemde acties verder uitvoeren

•

lmplementatie Omgevingswet; zorgen dat we voor 1-7-2022 gereed zijn voor de Omgevingswet

•

Ombuigingen realiseren; uitvoering van de reeds vastgelegde ombuigingsopgaven

•

Hosting Stroomopwaarts; de hostingstaken overbrengen naar stroomopwaarts

•

Voortzetten organisatieontwikkeling; doorontwikkeling van de organisatievisie

•

Strategische opgaven verankeren; strategisch vermogen van de organisatie en sturing op strategische opgaven versterken

Daarnaast hebben we te maken met een aantal uitdagingen die nog verder drukken op de beschikbare capaciteit en de daarbij behorende financiële middelen. Uitdagingen • De maatregelen omtrent Covid-19 vergen veel (onzekere) inzet. Er zijn extra werkzaamheden om Maassluis, haar verenigingen en instellingen, ondernemers en inwoners te ondersteunen in deze onzekere tijden. •

Daarnaast is het thuiswerken niet in alle situaties even effectief waardoor er meer tijd nodig is voor afstemming.

•

Binnen een aantal clusters zijn er nog veel openstaande vacatures die (nog) niet ingevuld zijn of waarbij invulling moeilijk is gezien de mogelijkheden op de markt. Het merendeel van deze taken worden nu indien mogelijk tijdelijk waargenomen (wat ook weer drukt op de capaciteit)

Zaak: 171803 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen van incidentele middelen

of gepauzeerd. Ook hebben wij een aantal langdurig zieken op cruciale plekken in de organisatie die vervangen moeten worden, willen wij met lopende projecten geen (verdere) vertraging oplopen. Veel van onze uitdagingen worden opgevangen binnen onze eigen bedrijfsvoering, maar we lopen tegen de financiële en capaciteitsgrenzen aan. Om ondanks deze omstandigheden toch een aantal ambities waar te kunnen maken, wordt voorgesteld extra middelen voor 2021 beschikbaar te stellen om capaciteit in te huren of onderzoeksgeld ter beschikking te stellen. De inschatting is een eenmalig budget van € 560.000. Het betreft een inschatting van onderzoeks- en inhuurkosten. De specificatie van dit bedrag kunt u vinden in de bijlage en hieronder. Bouwen, bouwen, bouwen

De uitvoering van onze verdichtings- en versnellingsopgaven van de woningbouw vraagt van de organisatie extra inspanningen. Wij zullen nagaan wat dit op de korte termijn betekent voor de gemeente en ook wat dit voor de (middel)lange termijn voor effecten heeft. Met de onderstaande vraag om budget besteden wij voor de korte termijn werkzaamheden uit voor (deel)onderzoeken, planvorming en personele ondersteuning. Uit deze onderzoeken en planvorming kunnen ook extra werkzaamheden voortkomen op het gebied van oa. groen en (sociale) voorzieningen. Voor de Gebiedsvisie Station-West is een extra bedrag nodig van €50.000. Met dit bedrag huren wij een stedenbouwkundig ontwerpbureau in dat een plan maakt voor Station West. Voor de Gebiedsvisie Nieuwe Waterweg is eveneens een extra bedrag nodig van €50.000. Met dit bedrag onderzoeken wij de mogelijke transformatie van de Nieuwe Waterweg en de Kapel polder. Voor de inhuur van personele ondersteuning en specialistische deelonderzoeken is ook een bedrag van €50.000 nodig. Totaal is er voor de korte termijn c.q. voor komend jaar voor Bouwen, Bouwen, Bouwen een bedrag van €150.000 nodig. Verkeer

Er dienen diverse onderzoeken binnen het domein verkeer te worden uitgevoerd, ook in het kader van Bouwen, Bouwen, Bouwen. Hiervoor is momenteel geen budget beschikbaar. Met het extra geld kunnen wij de onderstaande vraagstukken uitzetten bij bureau's. Actualisatie wegenstructuurvisie: €50.000 Parkeerbeleid (mcl. parkeeronderzoek): €30.000 Vervolgonderzoeken afrit 6/7: €30.000 Voor het uitvoeren van deze onderzoeken vragen wij een bedrag van €110.000 4

Zaak: 171803 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen van incidentele middelen

Vacatures en ziekteverzuim Als kleine organisatie blijven wij kwetsbaar bij grote veranderingen. Niet alleen veranderingen zoals de extra werkzaamheden die Corona mee zich mee bracht en brengt, maar ook door uitstroom van medewerkers en (langdurige) ziekte. Het ziekteverzuim is het laatste jaar toegenomen (van 4,9% in september 2020 naar 8,6% in mei 2021) en dat heeft effect op onze capaciteit. Daarnaast hebben wij veel enkelvoudige en daarmee kwetsbare functies waar dit, bij uitval door ziekte of uitstroom, direct zichtbaar wordt. Taken worden zoveel mogelijk opgevangen, maar de realiteit is dat er ook taken uitgesteld of vertraagd of zelfs (tijdelijk) stopgezet moeten worden. Het aantrekken van nieuwe medewerkers is voor sommige functies heel lastig. Een goed voorbeeld is een verkeerskundige. De markt voor deze functies is overspannen en het aanbod is zeer laag. Voor het tijdelijk invullen van diverse gaten die in onze bedrijfsvoering zijn ontstaan door ziekte en uitstroom en zoveel mogelijk te blijven zorgen voor voldoende continuïteit, vragen wij een bedrag van €150.000. Implementatie Omgevingswet Begin 2021 is het implementatietraject Omgevingswet het derde jaar ingegaan.

Het eerste jaar stond in het teken van bewustwording van de omgevingswet, in het twee jaar is de ambitie van de gemeente Maassluis bepaald met betrekking tot de Omgevingswet en is tevens gestart met de daadwerkelijke implementatie (in de vorm van uitvoering van de minimale acties zoals die door de VNG zijn voorgesteld en in het ambitiedocument zijn opgenomen). Omdat de wet op 1 januari 2022 in werking zou treden, was 2021 het jaar waarin alle voorbereidingen zijn beslag moesten krijgen. Gezien die beperkte voorbereidingstijd hebben we prioriteit gegeven aan die onderdelen die daadwerkelijk gereed moeten zijn bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Dat betreft de werkzaamheden rond het DSO (digitale omgeving), het proces omgevingsvergunning en de juridische voorbereiding. Door deze prioriteitstelling, die mede voort komt uit het gebrek aan interne capaciteit, is de hold' gezet. De Omgevingsvisie voorbereiding van het opstellen van de omgevingsvisie voorlopig hoeft immers pas in 2024 gereed te zijn. Inmiddels heeft de minister laten weten de inwerkingtreding van de Omgevingswet met nog een half jaar uit te stellen (1juli 2022). Dat komt ons goed uit. Niet alleen hebben we iets meer lucht om de voorbereidingen gereed te hebben, het stelt ons ook in staat om met de nieuwe processen en aansluitingen op het DSO te oefenen, zodat we de nieuwe systemen goed in de vingers krijgen.

De urgentie van een goede voorbereiding in 2021 vraagt om een stevigere aansturing dan waarvan tot nu toe sprake was. De huidige projectleider kan onvoldoende tijd vrijmaken om hier invulling aan te geven. Daarom is besloten om (ook) extern op zoek te gaan naar een projectleider/programmamanager. Deze is gevonden bij Rho adviseurs in de persoon van de huidige projectleider, die al vanaf het begin bij het traject implementatie Omgevingswet is betrokken. Budgettair was echter geen rekening gehouden met deze extra externe inhuur van een programmamanager. Om de externe inhuur te kunnen bekostigen, is een extra budget van € 50.000,- nodig. Interim-clustermanager Bedrijfsvoering

Zaak: 171803 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen van incidentele middelen

Bijkomende opgave is dat recent de huidige clustermanager Bedrijfsvoering heeft aangegeven terug te treden uit de huidige functie en een andere functie binnen de organisatie te willen vervullen. Binnen het cluster spelen verschillende opgaven op het gebied van werkbalans en organisatievraagstukken. Het voorstel is om een interim-clustermanager Bedrijfsvoering aan te stellen die voor 6 maanden wordt aangesteld met de specifieke opdracht om deze zaken met het zittende management aan te pakken. Het is geen oplossing om deze taken bij de andere clustermanagers neer te leggen, aangezien onder meer de bestaande vacature van adjunct-directeur reeds binnen het management wordt opgevangen. De geschatte kosten voor inhuur is € 100.000. Duurzaamheid Deze paragraaf is niet van toepassing. Financiële consequenties De in het advies beschreven uitdagingen zorgen ervoor dat in de begroting opgenomen budgetten niet voldoende zijn om de genoemde zaken uit te voeren. Het extra benodigde budget van in totaal circa € 560.000 valt uiteen in deze twee onderdelen (zie bijlage voor een specificatie): • Onderzoeken c 210.000 • Diverse capaciteit € 350.000 (md. de inhuur van een interim-clustermanager Bedrijfsvoering). Het betreft een inschatting van onderzoeks- en inhuurkosten. In de praktijk kunnen deze hoger c.q. lager uitvallen.

Aangezien binnen de reeds beschikbare reguliere middelen geen dekking te vinden is, stellen wij voor om het totaalbedrag voor onderzoek bij te ramen op de betreffende posten in de begroting en het totaalbedrag voor inhuur van capaciteit bij te ramen op het inhuurbudget en beide bedragen ten laste van het rekening resultaat 2021 te brengen. Aangezien het rekeningresultaat op dit moment al negatief is, zal dit resulteren in een grotere onttrekking aan de algemene reserve. Juridische consequenties

Deze paragraaf is niet van toepassing. Personele- of organisatorische consequenties

Met toekenning van deze middelen kunnen we extra capaciteit inhuren zodat we borgen dat we de verschillende opgaven kunnen uitvoeren. Inkoop en aanbesteding

Inhuur van externen zal conform ons inkoopbeleid worden uitgevoerd. Communicatieparagraaf Deze paragraaf is niet van toepassing.

Zaak: 171803 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen van incidentele middelen

Voorstel aan de gemeenteraad eenmalig een bedrag van € 560.000 ter beschikking te stellen t.b.v. de uitvoering van (beleidsmatige) taken in 2021, externe inhuur voor het implementatietraject Omgevingswet te organiseren en om de inhuur van een interim-clustermanager Bedrijfsvoering voor de duur van 6 maanden te kunnen realiseren. het totaalbedrag voor onderzoek bij te ramen op de betreffende posten in de begroting en het totaalbedrag voor inhuur van capaciteit bij te ramen op het inhuurbudget en de bedragen ten laste van het rekening resultaat 2021 te brengen. Bijlagen

7

Zaak: 171803 Raadvoorstel tot beschikbaar stellen van incidentele middelen

Raadsbesluit De raad van de gemeente Maassluis; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 22 juni 2021 besluit eenmalig een bedrag van € 560.000 ter beschikking te stellen t.b.v. de uitvoering van (beleidsmatige) taken in 2021, externe inhuur voor het implementatietraject Omgevingswet te organiseren en om de inhuur van een interim-clustermanager Bedrijfsvoering voor de duur van 6 maanden te kunnen realiseren.

het totaalbedrag voor onderzoek bij te ramen op de betreffende posten in de begroting en het totaalbedrag voor inhuur van capaciteit bij te ramen op het inhuurbudget en de bedragen ten laste van het rekening resultaat 2021 te brengen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Maassluis van d.d. 13juli 2021. / De griffier,

De voorzitter, /

oek

dr. T.J.